Optimisez la gestion des compétences au sein de votre entreprise

Pour les entreprises, la mise en place de la gestion des compétences est devenue un enjeu majeur pour favoriser l'engagement des collaborateurs et la rétention des talents.

Dans la gestion des compétences, la prise en compte des besoins évolutifs des collaborateurs permet d'adapter les formations et les évaluations pour maximiser leur développement et leur performance au sein de l'entreprise.

Qu'est-ce que la gestion des compétences ?

La gestion des compétences est une approche stratégique qui permet une meilleure gestion des talents en entreprise. Elle vise à identifier, développer et mobiliser les compétences des collaborateurs, tant au niveau du savoir-faire que du savoir-être, au sein d'une organisation.

Elle consiste à établir un référentiel de compétences, à évaluer les aptitudes actuelles des employés, et à combler les écarts entre les compétences existantes et celles nécessaires pour atteindre les objectifs de l'entreprise, présents comme futurs.

C'est le moteur opérationnel de votre GEPP, et elle répond à plusieurs enjeux vitaux : la rétention de vos collaborateurs, l'amélioration continue de la performance collective, la transmission des compétences, ou encore l'anticipation des mutations de votre secteur.

Les objectifs de la gestion des compétences

La gestion des compétences ne se limite pas à répondre à des besoins immédiats mais est bien au coeur de la stratégie de croissance de l'entreprise. En structurant leur gestion des compétences, les RH tendent à optimiser les ressources humaines et à maximiser ainsi la performance de l'entreprise au niveau global. Cela se matérialise notamment par :

• L'anticipation et montée en compétences : Identifier et développer les compétences techniques et savoir-être (comportementaux) indispensables pour combler les écarts entre l'existant et les ambitions futures.
• La fidélisation stratégique : Proposer des parcours de carrière clairs pour stimuler l'engagement, accroître la satisfaction au travail et réduire drastiquement le turnover.
• La performance opérationnelle : Garantir que chaque collaborateur occupe le rôle où son potentiel s'exprime le mieux, maximisant ainsi l'efficacité collective et la productivité globale.

Pourquoi mettre en place une gestion des compétences ?

Développer le capital humain de l'entreprise

Il existe un lien direct et mesurable entre le niveau de compétence de vos équipes, leur performance individuelle et la croissance globale de votre organisation. Un collaborateur bien formé est un collaborateur plus productif, plus investi et plus épanoui. En investissant dans le développement de votre capital humain, vous faites émerger un véritable avantage concurrentiel des mains de vos équipes.

Fidéliser les collaborateurs et réduire le turnover

La formation est aujourd'hui un levier d'attractivité et de rétention majeur. Une gestion des compétences structurée prouve à vos collaborateurs que vous investissez dans leur employabilité. En encourageant le développement professionnel continu des salariés, on engendre une augmentation de leur satisfaction au travail, de leur engagement, et une réduction du turnover.

Anticiper les évolutions métier et les besoins futurs

Le marché du travail ne cesse de faire face à des mutations qui challengent les pratiques de votre organisation, vos modèles de fonctionnement, le contenu de vos fiches de postes... et biensûr,  vos stratégies RH. Pour garder un coup d'avance, vous devez adapter vos équipes en continu. Dans des secteurs comme la logistique ou l'industrie, cela passe souvent par la valorisation de l'évolution "horizontale". Et à ce niveau là, inutile (et même impossible !) de transformer tous vos salariés en managers. Préférez proposer à vos collaborateurs de se spécialiser, d'acquérir de nouvelles habilitations... Misez sur la polycompétences !

Comment mettre en place une gestion des compétences ?

Étape 1 : Analyser les compétences nécessaires

Commencez par identifier avec précision les compétences clés requises pour chaque poste et chaque équipe nécessaires à l'atteinte des objectifs stratégiques de l'entreprise.

Cette analyse doit tenir compte des évolutions du marché, des innovations technologiques et des changements organisationnels, afin de définir la cible à atteindre.

De quelles habilitations avez-vous besoin pour faire tourner telle ligne de production ? Quels sont les "must-have" pour assurer la sécurité en entrepôt ? Quels sont les objectifs de l'entreprise en termes de production cette année ?  Telles sont des exemples de questions essentielles à vous poser pour optimiser votre gestion des compétences efficacement.

Étape 2 : Cartographier les compétences existantes (et manquantes !)

Faites l'état des lieux objectif des forces en présence : évaluez les compétences actuelles des collaborateurs pour avoir une vue d'ensemble des capacités internes de l'organisation. L'objectif est de pouvoir mettre le doigt sur les compétences manquantes ou qui demandent à être développées.

L'avis d'expert Empowill 💡 : Cette étape nécessite d'avoir préalablement construit un référentiel de compétences solide, sans quoi vous ne pourrez pas cartographier avec précision les compétences au sein de votre entreprise, ni identifier les "trous dans la raquette" (les écarts entre les compétences que vous possédez aujourd'hui et celles dont vous aurez besoin demain.)

Étape 3 : Élaborer et déployer un plan de développement des compétences (PDC)

C'est ici que votre gestion des compétences se concrétise et est mise en œuvre via la formation et la mobilité interne.

Plutôt que de simplement compiler des demandes de formation isolées, croisez les orientations stratégiques de votre CODIR avec les besoins révélés par votre cartographie et émis lors des entretiens individuels.

Organisez et prioriser ensuite des sessions de formation, des ateliers, des séminaires ou des formations en ligne (e-learning) en fonction des besoins identifiés, non seulement de combler les "zones grises" de compétences, mais aussi de renforcer l'engagement des collaborateurs en leur offrant des perspectives de carrière concrètes et motivantes tout au long de leur cycle de vie dans l'entreprise. Vous devez avoir une stratégie de formation des collaborateurs claire et activable.

L'avis d' expert Empowill 💡 : Ne sous-estimez l'apprentissage continu dans votre PDC ! Promouvoir une culture d'apprentissage au sein de votre entreprise permet de développer constamment les compétences des collaborateurs, mais aussi, de favoriser l'adaptabilité de vos salariés aux transformations de leurs métiers.

Étape 4 : Suivre, évaluer et ajuster en continu

Une démarche RH de gestion des compétences n'est jamais figée. Elle commence par la mesure de l'impact des actions de développement des compétences afin de s'assurer de l'efficacité des formations.

Comment ? Réalisez des évaluations post-formation, recueillez l'avis de vos apprenants. Ces KPI vous permettront d'identifier les ajustements nécessaires à votre PDC en vous basant sur du concret.

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En plus du suivi rigoureux de vos indicateurs de performance, pensez à organiser des revues régulières avec les managers, et en profiter pour ajuster, ensemble, votre référentiel de compétences.

L'avis d'expert Empowill 💡  : Mettre à jour régulièrement le référentiel de compétences de l'entreprise aide à refléter sans effort les nouvelles compétences acquises, les compétences obsolètes et les nouvelles exigences. Des logiciels spécialisés comme Empowill peuvent vous aider à centraliser et analyser ces données de compétences, facilitant ainsi votre suivi et vos prises de décision.

Quel est le rôle des managers dans la gestion des compétences ?

Si la directions des Ressources Humaines définit la vision stratégique, le manager de proximité est le garant de son exécution sur le terrain. Véritable relais opérationnel, son rôle dépasse la simple supervision et implique l'identification et la remontée de besoins en compétences.

En s'appuyant sur ses rituels managériaux, charge à lui de transformer ses points de contact quotidien avec les équipes en opportunités de sonder les éventuels déficits de savoir-faire ou besoins de développement des compétences.

Au-delà de l'identification, le manager assure un accompagnement continu par le feedback. En instaurant une culture de la performance bienveillante, il devient le premier vecteur de développement des collaborateurs, orientant les actions de formation vers les priorités du terrain.

Pour les ressources humaines, outiller ses managers avec des solutions de pilotage simples est donc crucial : c'est cette proximité qui permet de transformer une intention RH en une montée en compétences concrète et mesurable.

Les outils pour gérer les compétences en entreprise

Le référentiel de compétences

Un référentiel de compétences est un document ou une base de données qui liste toutes les compétences nécessaires pour les différents postes au sein de l’entreprise. Il inclut des descriptions des compétences, des niveaux de maîtrise requis, et des exemples d’utilisation.

La cartographie et la matrice de compétences

Ces deux outils sont complémentaires mais ont des vocations différentes. La cartographie offre une vision macroscopique et visuelle aux RH pour identifier les écarts globaux. À l'inverse, la matrice de compétences est un outil micro-opérationnel beaucoup plus orienté vers le manager. Elle  permet de savoir instantanément "qui sait faire quoi" dans une équipe pour organiser le quotidien opérationnel.

Les évaluations à 360 degrés

Ce format croise l'auto-évaluation du collaborateur avec les retours de son manager, de ses pairs, et parfois même de clients internes. Il permet d'obtenir une vision nuancée et complète, particulièrement utile pour évaluer les fameux "soft skills" (savoir-être).

Les entretiens individuels

Les entretiens sont une excellente opportunité de discuter avec ses collaborateurs de leurs compétences. Mais à chaque entretien son objectif !

• L'entretien annuel d'évaluation se concentre purement sur l'évaluation et la réussite des objectifs sur l'année passée. Manager et collaborateurs évaluent donc les compétences mises en oeuvre dans ce cadre, et fixent potentiellement des axes de développement en fonction des objectifs nouvellement fixés pour l'année à venir.
• L'entretien de parcours professionnel (ex- entretien professionnel) se concentre sur l'avenir et sur les compétences à développer par le collaborateur pour s'adapter aux transformations de son métier, aux évolutions technologiques ou de l'entreprise. C'est aussi au cours de cet entretien qu'il est bon de parler des compétences à développer par un collaborateur dans le cadre de son évolution (transversale ou horizontale) au sein de l'entreprise, et ce en lien avec son projet professionnel.
• Le feedback : que cet entretien soit formalisé ou non, encouragez vos managers à prendre un temps avec leur équipe pour mesurer l'adéquation entre les attentes de vos collaborateurs et le quotidien en matière de formation. Vous pouvez aussi automatiser ce feeedback par l'envoi de questionnaires post-formation pour évaluer les compétences acquises.

L'avis d'expert Empowill 💡 : la nuance est parfois fine lorsqu'il s'agit de parler du développement des compétences lors de ces différents rituels. Selon notre expérience et au vu de la complexité apportée par la réforme de l'entretien de parcours professionnel, nous vous recommandons de faire mener vos entretiens annuels d'évaluations par vos managers et de mener les entretiens de parcours professionnels (EPP) vous-même, en tant que RH. Cela vous permettra d'obtenir la finesse nécessaire pour analyser les besoins en compétences et obtenir une vision globale fort utile à la construction de votre plan de formation.

Le logiciel de gestion des compétences

Pour orchestrer toute cette gestion des compétences, il faut briser les silos données RH qui transforment la GEPP en usine à gaz. Un bon logiciel RH va bien au-delà de la simple gestion d'un PDC. Il automatise le suivi, génère du reporting en temps réel et, surtout, s'interconnecte avec vos outils de paie ou de GTA pour éliminer définitivement la double saisie.

En ce sens, Empowill s'impose comme l'allié stratégique de la gestion des ressources humaines, en transformant la complexité de la GEPP en un processus fluide et automatisé. Grâce à une interface intuitive, ce logiciel de gestion des compétences orchestre la montée en compétences en connectant directement les entretiens au plan de développement. Cette simplicité opérationnelle permet de piloter les carrières en temps réel tout en garantissant un alignement parfait entre les compétences et la stratégie de l'entreprise.

Comment choisir un logiciel de gestion des compétences ?

Un bon logiciel de gestion des ressources humaines est un logiciel de gestion RH utilisé.

Le choix de votre logiciel de gestion des compétences doit se baser sur son expérience utilisateur simple et agréable, mais ne doit pas se baser uniquement sur la beauté de l'interface !

Il doit centraliser efficacement la donnée compétences, en la faisant remonter spontanément des entretiens pour alimenter votre plan de développement des compétences dynamiquement par exemple.

Votre logiciel de gestion des compétences doit permettre aussi de tenir un état des lieux exacts des compétences possédées par chacun des collaborateurs, mais aussi de les mettre en perspective avec le référentiel de compétences de l'entreprise.

Enfin, au-delà des fonctionnalités métiers et de l'accompagnement au déploiement, la sécurité des données est le point d'attention ultime à vérifier. Exigez un niveau de sécurité irréprochable, comme la certification ISO 27001 du logiciel.

Les questions les plus posées sur la gestion des compétences

C'est quoi la gestion des compétences ?

C'est l'ensemble des méthodes et outils permettant à une entreprise d'identifier, d'évaluer et de développer les capacités de ses collaborateurs, afin d'aligner le capital humain sur la stratégie business.

Quels sont les 4 types de compétences ?

En gestion des ressources compétences, distingue généralement le savoir (connaissances théoriques), le savoir-faire (pratique et technique métier), le savoir-être (comportement et relationnel), et les compétences transversales (aptitudes transférables d'un métier à un autre, comme la résolution de problèmes).

Quelle est la différence entre GPEC et GPEEC ?

La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) a évolué légalement vers la GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels), intégrant une dimension plus dynamique centrée sur le collaborateur.

Quels sont les outils de gestion des compétences ?

Les outils principaux de gestion des compétences incluent le référentiel métier, la cartographie RH, la matrice de polycompétences pour les managers, les campagnes d'entretiens (annuels et EPP), et les logiciels RH spécialisés pour centraliser l'ensemble de ces données.