Noémie Forcella
Experte Contenu
https://empowill.com/blog/logiciel-gepp-competences
Vous cherchez à anticiper les besoins en compétences et piloter les carrières de vos collaborateurs ? Les méthodes manuelles (Excel) sont inefficaces face aux défis et obligations légales, générant inefficacités, coûts élevés et risques stratégiques. Un logiciel GEPP devient votre partenaire stratégique pour transformer ces défis en opportunités concrètes. Découvrez ses avantages : centralisation des données RH en temps réel, cartographie dynamique des compétences, identification précise des écarts, mobilité interne optimisée, réduction des coûts de recrutement, fidélisation des talents, conformité légale et positionnement stratégique du service RH pour une performance durable.
Qu’est-ce qu’un logiciel GEPP et pourquoi est-il devenu indispensable ?
Vous vous demandez comment anticiper les besoins en compétences de votre entreprise face aux mutations rapides ? La gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) répond précisément à cette problématique. C’est une démarche stratégique, évolutive de la GPEC, rendue obligatoire par la loi Borloo de 2005 et actualisée par l’Ordonnance du 22 septembre 2017.
Avant l’arrivée des logiciels dédiés, les données RH étaient dispersées dans des fichiers Excel, rendant l’analyse complexe et les décisions hasardeuses. Un logiciel GEPP centralise toutes ces informations, offrant une vision claire en temps réel.
L’avis d’expert Empowill 💡 : Nous avons que vous êtes encore de nombreux RH à gérer manuellement ce processus. Et c’est bien normal : vos fichiers Excel historisent des milliers de lignes de données qu’il n’est pas toujours facile de transposer dans un logiciel. L’inconvénient ? Ces précieuses données ont tendance à dormir au fond d’un dossier partagé et ne permettent que rarement de construire des plans de développement de compétences dynamiques. Rassurez-vous, il est possible de changer la donne !
Généralement, ce type d’outil intègre une cartographie des compétences, et permet d’identifier les écarts entre les capacités actuelles et les besoins futurs. Des reportings automatisés peuvent aider à ajuster votre stratégie RH avec précision.
En vous aidant à anticiper les besoins, un logiciel GEPP peut contribuer à réduire les coûts de recrutement et renforcer la rétention des talents. C’est aussi la possibilité de prendre du recul, pour mieux planifier les projets stratégiques
L’avis d’expert Empowill 💡 : Ce type d’outil facilite aussi la préparation des entretiens annuels et professionnels en regroupant toutes les informations pertinentes. D’ailleurs lle logiciel Empowill combine un module de gestion des entretiens et de GEPP, permettant ainsi d’exploiter directement les données relatives aux compétences et formations remontées lors des entretiens.
Aussi, les RH ne sont pas les seuls bénéficiaires d’un tel logiciel ! Les managers et les salariés y gagnent une meilleure visibilité sur leur parcours professionnel, une traçabilité de leurs formations et évolutions, favorisant la mobilité interne et l’engagement.
En intégrant les parcours professionnels et la gestion des compétences, il renforce l’employabilité des collaborateurs et améliore la performance globale de l'entreprise. Pour approfondir la définition de la GEPP, consultez notre guide détaillé.
Les entreprises qui adoptent un logiciel GEPP optimisent leurs ressources humaines et se positionnent en leaders de l’employabilité. C’est un atout stratégique pour piloter l’avenir de votre organisation.
Les fonctionnalités clés que vous devez attendre d’un logiciel GEPP
Cartographie des compétences : pour avoir enfin une vision claire !
Un logiciel GEPP a vocation à centraliser les compétences en temps réel, remplaçant les tableurs statiques. Il est un appui pour évaluer chaque compétence selon les besoins stratégiques.
Avec la cartographie, vous identifiez précisément les écarts entre les compétences existantes et les besoins futurs de l'entreprise. Cela évite les pénuries critiques et optimise vos investissements en formation. Vous anticipez les mutations du marché et adaptez vos stratégies RH proactivement.
Gestion des parcours professionnels et de la mobilité interne
Le logiciel structure les parcours professionnels de chaque collaborateur. Il identifie les opportunités de mobilité interne et vous donne les clés pour définir des trajectoires de carrière alignées avec les ambitions de l'entreprise. Vous valorisez ainsi les talents internes et réduisez les coûts de recrutement externe.
Plus important encore, vos salariés se sentent valorisés ! Ils comprennent leurs perspectives d'évolution, ce qui renforce leur engagement et réduit les départs vers la concurrence. La mobilité interne devient un levier clé pour la rétention.
Pilotage du plan de développement des compétences
Identifier les lacunes en compétences et planifier des actions ciblées est fastidieux pour vous ? Un logiciel centralise les formations, vous aidant à mieux suivre leur impact et en mesurer leur efficacité sur les performances. Certains outils intègrent même des analyses prédictives pour anticiper les besoins futurs.
L’avis d’expert Empowill 💡 : rien de plus frustrant que de former vos collaborateurs et ne pas voir si ces formations ont porté leur fruit ! Avec un logiciel qui vous permet, à vous RH et au manager d’avoir une vue sur les formations réalisées par les collaborateurs, vous facilitez, lors des entretiens annuels par exemple, la fixation d’objectifs permettant au collaborateur de mettre en application ce qu’il a appris.
C’est aussi un outil clé pour piloter votre plan de formation et adapter les développements des compétences aux enjeux de la stratégie globale de l'entreprise.
Un vrai support à la préparation des entretiens
Et si vous centralisiez enfin toutes les données nécessaires au déroulement d’entretiens structurés et pertinents ? Un logiciel génère des rappels automatisés, assure le respect des échéances légales et fournit des rapports détaillés. Les managers disposent d'une vision claire des compétences et des objectifs. Les entretiens deviennent des moments constructifs, basés sur des données objectives et des indicateurs clés.
- Cartographie dynamique des compétences de vos équipes
- Construction de parcours de carrière sur-mesure
- Identification des opportunités de mobilité interne
- Planification et suivi des actions de formation ciblées
- Centralisation des données pour des entretiens pertinents
Pour digitaliser la gestion de vos entretiens, un outil digitalisé simplifie le processus et transforme les échanges en leviers de développement professionnel. Vous gagnez en temps et en qualité d'analyse, tout en respectant les obligations légales avec rigueur.
Les avantages stratégiques de l’intégration d’un logiciel GEPP dans votre politique RH
Anticipation des besoins pour sécuriser l’avenir de l’entreprise
Un logiciel GEPP transforme votre service RH en acteur stratégique, passant d'une approche réactive à proactive. Grâce à la cartographie des compétences, il identifie les écarts entre les besoins actuels et futurs, évitant ainsi les pénuries critiques et permettant un recrutement ciblé.
L'analyse prédictive permet de préparer les transformations économiques et de réduire la dépendance au recrutement externe par le perfectionnement des compétences (upskilling) et le développement de compétences nouvelles pour basculer sur un nouveau poste par exemple (reskilling).
En intégrant les données de tous les collaborateurs, vous prenez des décisions basées sur des faits concrets. Cette anticipation protège votre entreprise des aléas économiques et renforce sa compétitivité.
Optimisation des coûts et des processus RH
Un logiciel GEPP optimise les coûts RH en favorisant la mobilité interne pour réduire les recrutements externes coûteux. Les budgets formation sont ciblés, évitant les dépenses inutiles et maximisant l'efficacité des investissements.
L'automatisation des données RH libère du temps pour des tâches stratégiques, tandis que la centralisation améliore la précision des décisions. La réduction du turnover induite par la fidélisation de vos collaborateur diminue les coûts liés aux départs et renforce la stabilité de l'équipe.
Renforcement de l’engagement et de la fidélisation des collaborateurs
Un logiciel GEPP renforce l'engagement en offrant des perspectives de carrière claires et des opportunités de développement. La transparence sur les promotions et les parcours professionnels crée un climat de confiance.
Cela améliore la marque employeur et stimule la fidélisation. La reconnaissance des compétences renforce la motivation et la performance collective, créant un cercle vertueux de réussite partagée.
Un atout considérable pour s’assurer du respect des obligations légales et sociales
Vous le savez certainement, les entreprises de plus de 300 salariés doivent négocier la GEPP tous les 3 ans. Cela demande de rassembler et consolider un grand nombre de données dont vous aurez besoin lors de ces Négociations Annuelles Obligatoires, ou même pour le Bilan Social.
Présenter des données claires et précise vous sera bénéfique à bien des égards. D’autant plus que la transparence des données renforce le dialogue social et la collaboration avec les parties prenantes.
Comment choisir et mettre en place votre logiciel GEPP ?
4 critères essentiels pour sélectionner le bon outil
Voici les quatre critères incontournables à considérer pour le choix de vote logiciel GEPP :
- L'ergonomie et la simplicité d'utilisation pour tous les acteurs (RH, managers, collaborateurs). Une interface intuitive favorisant l'adoption et réduisant la résistance au changement.
- Le niveau de personnalisation des fonctionnalités (référentiels, processus d'évaluation, etc.). Un outil adaptable répondra mieux à votre contexte spécifique.
- Les capacités d'intégration avec votre SIRH et vos autres outils RH. Cela permettra une meilleure centralisation des données et limitera le risque de créer des silos informationnels.
- La qualité de l'accompagnement et du support client proposés par l'éditeur. Un support réactif est crucial pour une mise en œuvre réussie.
Ces critères garantissent que l'outil choisi soutiendra vos objectifs stratégiques tout en facilitant l'adoption par l'ensemble de l'organisation.
Les étapes clés d’un déploiement réussi
Un déploiement réussi nécessite une méthode structurée. Commencez par un audit complet de vos processus actuels et définissez clairement vos objectifs. Cette phase permet d'identifier les besoins réels et les écarts à combler, en impliquant les managers et les collaborateurs.
Ensuite, construisez ou importez votre référentiel de métiers et de compétences. Pour guider cette étape, consultez des ressources comme choisir les bons outils pour votre gestion des compétences.
Privilégiez un déploiement progressif en phase pilote pour tester l'outil en conditions réelles avant une généralisation. Cela limite les risques et permet d'ajuster l'outil selon les retours, en s'appuyant sur une communication constante.
Enfin, assurez une communication transparente et des formations adaptées pour maximiser l'adoption par les managers et collaborateurs. La conduite du changement est essentielle pour transformer la digitalisation en réussite collective, en impliquant tous les acteurs dès le départ.
Logiciel GEPP ou tableur : le comparatif pour vous décider
La comparaison entre un tableur et un logiciel GEPP révèle des différences significatives. Voici les principaux points à considérer :
Un logiciel GEPP structure les données, facilite les entretiens et génère des reportings stratégiques pour piloter les RH. Sans lui, processus fragmentés et peu réactifs face aux mutations.
Le rôle de l'intelligence artificielle dans les logiciels GEPP de demain
Vous ne savez pas encore comment l'IA transforme vos données RH figées en ressources stratégiques ? Certains logiciels GEPP intègrent l'intelligence artificielle pour augmenter, non remplacer, les décisions RH.
L'IA est généralement utilisée pour analyser en temps réel les compétences de vos équipes, ou encore identifier les écarts entre les besoins actuels et futurs. Cela peut constituer une aide appréciable pou planifier des formations ciblées et des mobilités internes efficaces. 80 % des métiers évolueront d'ici 2035 selon les experts.
- Suggestion de compétences pertinentes pour chaque métier
- Détection de parcours professionnels non évidents entre postes
- Prévision des compétences critiques à moyen terme
78 % des professionnels RH attendent de l'IA qu'elle suggère des dispositifs de formation.
Dans certains cas, elle propose aussi une analyse des passerelles entre postes, révélant des parcours professionnels non évidents. De plus, 60 % des travailleurs auront besoin de formations complémentaires d'ici 2027.
Grâce à l'IA, les parcours professionnels deviennent encore plus personnalisés. Les collaborateurs voient clairement leurs possibilités d'évolution.
L’avis d’expert Empowill 💡 : Les logiciels GEPP avec IA promettent une analyse des données pour anticiper les compétences critiques. C’est une aide précieuse ! Prenez toutefois le temps de vous assurer que votre éditeur protège comme il se doit les données sensibles qui sont exploitées par leur IA.
Avec l'IA on ouvre la porte à une nouvelle utilisation des données RH : elles deviennent une source vivante, interconnectée et analysée en continu. L’intelligence artificielle remplace les tableurs figés par une vision stratégique et plus agile.
Faire de la GEPP le moteur de votre stratégie de gestion des talents
La GEPP dépasse l'obligation légale. Intégrée à un logiciel, elle transforme la gestion des talents en levier de développement pour l’entreprise en permettant une évolution stratégique des compétences.
Vous vous demandez peut-être si une telle digitalisation peut compromettre l’appréciation “humaine” de la valeur des collaborateurs. Rassurez-vous, avec un logiciel GEPP, vous gardez le collaborateur au centre de cette démarche.
Derrière l’engagement promis par de tels logiciels, les parcours professionnels personnalisés sont pensés dans une optique d’amélioration du bien-être, de motivation par le potentiel d’évolution et par une large transparence. Idem pour les entretiens professionnels, pour lesquels vos managers et collaborateurs réclament systématiquement plus de simplicité, avec des objectifs clairs et des actions concrètes.
En fait, le logiciel permet à la GEPP de devenir un outil vivant, adapté à vos besoins spécifiques et à l'évolution de votre secteur. Il transforme les défis en opportunités, rendant votre entreprise plus agile et compétitive. C'est l'outil indispensable pour piloter le capital humain.
Pour maximiser votre stratégie, découvrez comment adopter une approche complète de la gestion des talents. Notre guide ultime 2025 pour une transformation RH réussie.
Rappelez-vous, la GEPP n'est pas une simple obligation légale, mais un levier stratégique pour aligner votre capital humain sur la vision de l'entreprise. En plaçant le développement des talents au cœur de votre politique RH, vous renforcez l'engagement et la performance durable. Découvrez comment adopter une approche complète de la gestion des talents.
FAQ
Quels sont les outils essentiels pour mettre en œuvre une GEPP efficace ?
Les outils clés pour une GEPP réussie reposent sur des fonctionnalités stratégiques plutôt que sur des logiciels spécifiques. Vous devez privilégier une cartographie dynamique des compétences, un suivi précis des parcours professionnels, une gestion personnalisée des formations, ainsi qu'une analyse prédictive des besoins futurs. Ces éléments permettent de transformer la GEPP en un processus agile et collaboratif, où les managers et les collaborateurs participent activement à l'identification des compétences critiques et des opportunités de développement.
Quel logiciel RH est le plus adapté pour une gestion stratégique des talents ?
Aucun logiciel ne peut être qualifié de "meilleur" universellement, car le choix dépend toujours des besoins spécifiques de votre entreprise, de sa taille et de sa maturité RH. Vous devez rechercher une solution intégrée au SIRH, capable de centraliser les données sur les compétences, les parcours et les formations, tout en offrant une interface intuitive pour les managers et les collaborateurs. L'essentiel est de sélectionner un outil qui soutient la démarche stratégique de la GEPP, en favorisant la transparence et l'engagement de tous les acteurs.
Quelle est la définition et l'objectif de la GEPP ?
La GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) est une démarche stratégique qui anticipe les mutations des métiers et des compétences pour aligner le capital humain sur les besoins de l'entreprise. Obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés depuis l'Ordonnance du 22 septembre 2017, elle dépasse la simple prévision des compétences pour intégrer une vision proactive des parcours professionnels. Son objectif est de sécuriser les trajectoires des collaborateurs tout en renforçant la compétitivité de votre organisation, en favorisant la mobilité interne et en investissant dans l'employabilité continue.
Quels logiciels RH sont adaptés aux collectivités territoriales comme les mairies ?
Les collectivités territoriales utilisent des solutions RH spécialisées dans le secteur public, conformes aux réglementations propres aux fonctionnaires. Ces outils intègrent des modules dédiés à la gestion des carrières selon les statuts administratifs, à la planification des formations continues et à la négociation triennale obligatoire. Vous devez privilégier des systèmes qui assurent la traçabilité des données, la transparence des processus et la conformité aux exigences légales spécifiques au service public, tout en facilitant la collaboration entre les services RH, les managers et les agents.
Quels sont les 5 principaux outils collaboratifs utilisés en RH ?
Les 5 outils collaboratifs clés en RH incluent les plateformes de gestion des parcours professionnels, les systèmes de cartographie des compétences en temps réel, les outils de planification et de suivi des formations, les portails dédiés aux entretiens professionnels, et les tableaux de bord partagés pour la visualisation des indicateurs RH. Ces solutions permettent de fédérer les équipes autour d'une vision commune, en rendant les processus de gestion des talents plus transparents et participatifs, ce qui renforce l'engagement et la rétention des collaborateurs.
Quels sont les 4 types de gestion clés dans le cadre des ressources humaines ?
Les 4 types de gestion fondamentaux en RH sont la gestion des compétences, qui identifie et développe les savoir-faire et savoir-être ; la gestion des carrières, qui structure les parcours professionnels et les mobilités ; la gestion des formations, qui aligne les apprentissages sur les besoins stratégiques ; et la gestion des effectifs, qui optimise la répartition des ressources humaines en fonction des projets et des évolutions de l'entreprise. Ces piliers interconnectés permettent de construire une politique RH cohérente et proactive.
Quels sont les 4 catégories principales de logiciels utilisés en ressources humaines ?
Les 4 catégories principales de logiciels RH sont les SIRH (Systèmes Intégrés de Ressources Humaines), qui centralisent toutes les données RH ; les outils de recrutement, dédiés à l'attractivité et à la sélection des candidats ; les solutions de gestion des compétences, pour cartographier et développer les talents ; et les plateformes de formation, qui organisent et suivent les actions de développement. Ces outils complémentaires permettent de structurer chaque étape du cycle de vie du collaborateur, de l'embauche à la rétention.
Quelles sont les options gratuites disponibles pour la gestion des ressources humaines ?
Les logiciels gratuits de gestion des ressources humaines présentent souvent des limitations significatives en termes de fonctionnalités, de sécurité des données et de support technique. Vous devez comprendre qu'une gestion stratégique des talents, notamment avec une GEPP, nécessite une solution professionnelle adaptée à votre contexte. Les outils gratuits ne permettent généralement pas de personnaliser les processus, de gérer des données sensibles en conformité avec le RGPD, ni de soutenir une démarche collaborative entre managers et collaborateurs. Investir dans une solution adaptée reste la meilleure voie pour maximiser l'impact de votre politique RH.
