Ce DRH du BTP a digitalisé tous les process RH pour gagner du temps

Le Groupe Chavigny est un acteur de référence dans différents corps de métiers : industries, travaux publics, carrière & béton, transports & logistique, recyclage, énergie et matériaux.

L’enseigne familiale, créée en 1896, s’est développée au fil des années par l’ouverture à l’international et le déploiement de nouveaux métiers.

Samuel Barreau, Directeur des Ressources Humaines du groupe, a rejoint l’entreprise avec pour mission de digitaliser la gestion RH : entretiens de carrières, formations, paie… À son arrivée, la digitalisation n’en est qu’à ses débuts au point où il récupère des cartons entiers remplis d’entretiens collaborateurs réalisés sur papier.

Son enjeu : mettre en place un outil simple et facile d’utilisation pour notamment faciliter l’adoption par ses collaborateurs qui ne sont pas habitués aux interfaces digitales et dont les métiers très terrains les éloignent de ces problématiques.

Les défis du groupe Chavigny

1. Déployer rapidement un outil digital sur de nombreux sites éparpillés

Chavigny possède plus de 80 sites partout en France. L’enjeu pour la direction RH était de proposer un outil qui soit simple à prendre en main sur le terrain, y compris par des populations de collaborateurs peu digitalisés ou n’ayant pas accès à un ordinateur sur leur lieu de travail. La diversité des sites et leur éloignement géographique impliquait de choisir un outil unique, agile et intuitif.

2. Se mettre en conformité concernant les entretiens règlementaires

Conscient de leur retard dans la conduite des entretiens obligatoires (professionnels, bilan à 6 ans & cadre forfaits jours), la direction de Chavigny a donné mandat à Samuel Barreau pour digitaliser la conduite des entretiens. Les objectifs ? Augmenter la complétion des entretiens, centraliser les données, les mettre à disposition des managers et des directeurs d’agences, et enfin, permettre une meilleure analyse de ce qui en découle.

3. Gérer facilement le suivi et le recyclage des habilitations

Compte tenu de leur coeur de métier (BTP), le sujet des habilitations et de la sécurité au travail était central pour l’équipe RH. Il était nécessaire de déployer un nouvel outil pour s’assurer facilement de la mise à jour de l’ensemble des habilitations pour les collaborateurs pour lesquels celles-ci sont obligatoires.

En effet, de nombreux salariés de Chavigny doivent manœuvrer chariots, engins de chantiers et autres véhicules de transport de marchandises. Il est donc nécessaire de suivre avec précision les formations règlementaires et leur mises à jours.

Chavigny digitalise son suivi RH avec Empowill

Fort de ces enjeux, la direction RH de Chavigny fait alors un appel à projet en étudiant plusieurs solutions du marché sur les sujets de digitalisation des entretiens et de gestion de la formation. Il était primordial que le déploiement de cette solution soit le plus simple et efficace possible. La prise en main devait être aisée pour l’ensemble des équipes de l’entreprise, et il fallait à tout prix éviter de tomber dans un système d’usine à gaz qui ne permettrait pas d’aller chercher des résultats rapidement. C’est ainsi que la solution Empowill fut retenue par la direction RH face à d’autres acteurs du marché.

Les bénéfices perçus par Chavigny

1. Le gain de temps et l’augmentation du taux de complétion des entretiens

L’équipe RH a constaté un gain de temps considérable sur la récupération des documents liés aux entretiens. La digitalisation des données a grandement simplifié le travail de l’équipe RH et lui a permis de se dégager du temps pour d’autres tâches.

En parallèle, le taux de complétion des entretiens a largement augmenté. Cela a notamment été facilité par :

• L’envoi des rappels d’échéance en quelques clics via la plateforme,
• La possibilité pour les collaborateurs de remplir / signer leurs entretiens via une interface mobile,
• Et enfin, la capacité pour les managers de suivre facilement l’avancement de la complétion des entretiens.

2. La centralisation et l’accessibilité des données

La digitalisation des données a permis, tant pour les entretiens que pour les formations et habilitations, de faciliter l’accès à l’information et d’uniformiser la base de donnée des collaborateurs.

Avec la mise en place d’Empowill, chaque manager de site a accès à des informations précises et à jour sur ses collaborateurs. Et peut formuler, s’il le souhaite, des demandes de formation.

Par ailleurs, ils perdent moins de temps dans l’envoi et la récupération de certains documents. Les entretiens s’archivent automatiquement et les documents d’habilitation sont accessibles à tout moment sur la plateforme.

3. La simplification du pilotage du plan de formation

La centralisation des habilitations a permis de faciliter la construction du plan de formation annuel et la mise en place des formations obligatoires nécessaires à la bonne conduite des opérations sur le terrain. Cette gestion est désormais centralisée pour l’ensemble du groupe et non plus éparpillée sur plusieurs fichiers Excel, source d’erreurs et de perte d’efficacité considérable.