Le guide de la GPEC : comment gérer efficacement les compétences ?

Comprendre la GPEC : définition et objectifs

Qu’est-ce que la GPEC ?

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (acronyme : GPEC) est un outil de gestion RH essentiel. Il permet à l’entreprise d’anticiper les évolutions socio-économiques, technologiques ou organisationnelles et d’adapter les compétences des salariés pour faire face à ces évolutions.

Il s’agit d’une démarche importante pour la pérennité de votre entreprise.

En effet, la GPEC répond à une question majeure de votre organisation : « comment m’assurer d’avoir les bonnes compétences au bon endroit et au bon moment pour déployer ma stratégie et atteindre mes objectifs ? »

Pour fonctionner efficacement, la GPEC doit donc obligatoirement prendre en compte tous les collaborateurs de votre entreprise. En ce sens, nous vous encourageons à vous former sur la gestion du capital humain.

L’objectif étant de fédérer toutes vos équipes autour de ce projet, qui a pour finalité de motiver et qui peut conduire à des changements considérables en interne.

À noter qu'il il existe trois niveaux de démarche :

• La gestion des emplois au niveau de l'entreprise
• La gestion des emplois au niveau d'une branche professionnelle
• La gestion des emplois au niveau territorial

L'historique de la GPEC

La GPEC remonte aux années 80 et est un outil RH développé pour amortir le choc social des fermetures programmées des bassins miniers français. Il était question à l’époque de permettre les reconversions professionnelles des mineurs !

C'est en 2005, avec la loi Borloo, que la GPEC s'officialise dans le Code du travail.

Aujourd’hui, ce dispositif intervient dans la stratégie des entreprises et des modifications de leurs environnements économique, technologique, social et juridique.

Bascule GEPC - GEPP : qu'est-ce qui a changé ?

À la suite de la réforme du Code du travail marquée par les Ordonnances Macron de 2017, certains changements ont été mis en place dans le cadre juridique.

L’un d’eux concerne la mise à jour de la GPEC par la Gestion des Emploi et Parcours Professionnels – également appelée GEPP.

La bascule GEPC/GEPP a pour objectif d'encourager les entreprises à anticiper les évolutions futures. En effet, son objectif est de mettre en place une stratégie de l’emploi sur le long terme en accompagnant le changement de façon dynamique. Elle vise à replacer l’humain au cœur de la gestion des ressources humaines.

Voici les principaux changements :

• L’intégration de la notion de “parcours professionnel”. La formation professionnelle a été remplacée par la notion de formation continue et n’est plus obligatoire.
• La reconnaissance de la transition écologique est définie comme un facteur de changement systémique auquel les entreprises doivent s’adapter.
• La périodicité de négociation peut être fixée par les partenaires sociaux à condition de ne pas excéder un délai de 4 ans.

La mise en place de la GEPP : étapes clés et best practices

Diagnostic et cartographie des compétences actuelles

Une fois que les objectifs stratégiques de la gestion prévisionnelle des emplois et compétences sont bien cadrés, en lien avec la stratégie globale de l’ entreprise, il est important de dresser la liste des postes occupés ainsi que le référentiel et la cartographie des compétences disponibles afin de préparer le déploiement opérationnel de la gestion des emplois.

Posez-vous les questions suivantes :

• Comment les compétences seront-elles évaluées ? Combien de niveaux comportera la grille d’évaluation ? Qui seront les évaluateurs ? Seront-ils formés ?
• Comment est formalisé le référentiel de compétences ? Comment sont formalisées les fiches de postes ? Ces éléments sont-ils communiqués à tous les collaborateurs ?
• Cette formalisation se fait-elle en interne ou avec le soutien d’un consultant extérieur ? S’il y a une intervention extérieure, quel est le cahier des charges ?
• Quels sont les outils utilisés pour la gestion de la GEPP ? Quelle visualisation sera possible ? Comment les compétences seront-elles évaluées ? À quelle fréquence ?
• Qui sera chargé de piloter le projet de GEPC/GEPP et quelle latitude est-ce qu’il/elle aura dans l’organisation ?

Identification des besoins futurs en compétences

Une fois l'’état des lieux terminé, identifiez quels sont les écarts entre les besoins de l’entreprise pour atteindre ses objectifs et la situation actuelle.

L'avis d'expert Empowill 💡 : il est indispensable d’avoir collecté une quantité significative de données pour pouvoir mener une étude apportant des résultats fiables et exploitables.

Élaboration et mise en place d'actions de formation et d'adaptation

Vous devez penser votre plan d'action à court et moyen terme, car ce genre de projet ne porte ses fruits que s’il est construit dans la durée. Intégrez-y différents leviers d’action RH : évaluation professionnelle, actions de formations, recrutement externe et mobilité interne…

Reste alors à déployer ces actions ! Nous vous recommandons vivement de communiquer clairement ce qui va être mis en place, et de superviser le bon déroulement du projet.

La conduite du changement nous apprend qu’il est alors important d’identifier clairement le rôle de chacune des parties prenantes dans le déploiement des actions. Il peut notamment être intéressant de mettre en place des phases “pilotes” pour tester les nouveaux dispositifs puis s’appuyer sur la réussite de ces pilotes pour déployer le plan à plus grande échelle.

Le suivi et l'évaluation des actions de GEPP

Cette étape est tout aussi importante que les autres, analyser les résultats permet de réajuster ce qui n’a pas bien fonctionné, ou au contraire de mettre l’accent sur ce qui a bien fonctionné.

Et le KPI à prendre en considération est le retour sur investissement (ROI). Dresser un tableau de résultats en mesurant le ROI reflétera alors la réussite ou non de la gestion prévisionnelle des emplois et des ci.

Instruments et outils au service de la GEPP

• Les référentiels de compétences
• Les cartographies de compétences
• La matrice GEPP

L’impact de la GEPC sur l’entreprise et ses salariés

Anticiper les besoins en compétences

La GPEC a pour objectif principal de prédire les besoins en compétences de l'entreprise sur les moyens et longs termes :

• Adapter les emplois aux transformations de l’environnement et à la stratégie de l’entreprise.
  Les mutations du marché et des besoins de l’entreprise peuvent être perçues à travers ce procesus.
• Faciliter la transmission des savoirs et savoir-faire pour valoriser les compétences clés de l’entreprise. Cela va favoriser les échanges en interne entre différents collaborateurs, ainsi que les managers. En mettent en avant les expertises clés et en favorisant l’échange de connaissances, la GEPP facilite la création de nouvelles synergies, le partage de bonnes pratiques dans l’entreprise et la collaboration transversale entre les différentes équipes, améliorant in fine les conditions de travail.
• Anticiper une problématique interne liée à la pyramide des âges. L'arrivée massive de jeunes salariés peut générer déséquilibres organisationnels et conflits intergénérationnels, liés à al collaboration entre juniors et seniors. De ce fait, la GEPC va permettre de mettre en lumière les problèmes de pénurie de main-d’œuvre, d’encadrement, de dynamisme, de compétitivité… et de les anticiper !

Gérer les carrières et la mobilité

• Trouver de nouveaux leviers de fidélisation pour les collaborateurs de la structure. La fidélisation de vos collaborateurs est tout aussi importante que la fidélisation de vos clients. En effet, plus vos collaborateurs se sentiront engagés, plus ils seront productifs. Dynamiser et motiver les salariés par la valorisation de leurs compétences et par l’accompagnement de leurs projets professionnels est important pour l’entreprise. Cela contribuera à créer un environnement propice à l’apprentissage et à l’expérimentation.
• Favoriser la mobilité en interne. Rester au même poste plus de 5 ans, sans changements de responsabilité, ni de missions, nuit beaucoup à l’épanouissement du collaborateur. C’est pourquoi il est important d’écouter les besoins de ses salariés et d’agir en conséquence. Ainsi, avec une analyse fine des compétences et des métiers, il devient plus facile de proposer des mobilités et des mutations à vos équipes.
• Assurer une meilleure organisation en interne et valoriser les conditions de travail dans la société. La GEPC permet de mieux clarifier l’organisation interne de l’entreprise et de positionner les bonnes ressources aux bons endroits, au bon moment.

Accompagner les mutations économiques et technologiques

• Développer l’activité économique sur le long terme par la sauvegarde d’une compétitivité importante.
• Affirmer la valeur ajoutée de l’entreprise sur le marché par l’évolution cohérente des métiers en interne. Mettre en avant le potentiel des collaborateurs présents en interne permet de crédibiliser encore davantage l’image de l’entreprise.

Exemples réussis de mise en œuvre de la GEPP

Fluxym a pu structurer sa GEPP en s'appuyant sur Empowill.

Fluxym a commencé par centraliser l’ensemble des éléments liés aux compétences au sein d’un seul outil : fiches de poste, référentiels de compétences et évaluations.

Cette centralisation a facilité le travail des managers, qui disposaient d’une vue cohérente entre les métiers, les expertises et les missions confiées.

En parallèle, l'entreprise a appuyé son pilotage RH  sur les données. Fluxym a donc tracé les entretiens de carrière, niveaux de compétences et atteinte des objectifs avec Empowill, pour pouvoir les analyser.  

Pour la DRH de Fluxym et ses managers, la clé a été d'adopter une vision « terrain » pour gérer la GEPP de manière stratégique.

D'ailleurs la réussite de cette démarche de gestion des compétences et parcours professionnels n'aurait été possible sans un plan pour engager les managers. Pour Fluxym, cela résidait dans la mise à disposition d'un outil intuitif et facilement accessible.

Aussi, la construction du référentiel de compétences, co-construite avec les équipes, a renforcé leur implication et donné de la légitimité à l’ensemble de la démarche.

Rôle essentiel du dialogue social dans la GEPP

Le rôle des directions des ressources humaines (DRH)

Les DRH sont responsables de l'identification et de l'anticipation des besoins en compétences de l'entreprise.  En matière de gestion prévisionnelle des emplois :

• En collaboration avec les managers, les DRH analysent les transformations du marché et des métiers pour ajuster les plans de formation et de développement.
• Ils veillent à la mise en place de dispositifs adaptés pour le recrutement, la mobilité interne et la gestion des talents, garantissant ainsi une adéquation optimale entre les compétences disponibles et les besoins futurs.
• Les DRH doivent mettre en place des actions de sensibilisation et d' accompagnement des salariés dans leurs parcours professionnels, favorisant leur formation et leur engagement.
• En intégrant des outils digitaux et des méthodes innovantes, les DRH optimisent les processus de GEPP, renforçant ainsi la compétitivité et la résilience de l'organisation.

Les managers et responsables de pôles

Sur site et en première ligne des opérations, les managers possèdent une connaissance approfondie des compétences nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise. Ils sont chargés :

• D'identifier les besoins en compétences au sein de leurs équipes et de détecter les écarts entre les compétences actuelles et futures.
• D'évaluer, grâce à leur proximité avec les collaborateurs, les performances individuelles et collectives notamment lors d'un entretien professionnel, et de proposer des plans de développement personnalisés des emplois et des compétences
• De participer activement au déploiement de formations et à la gestion de la mobilité interne.
• D'assurer une communication fluide en collaboration avec les services RH.
• De motiver les collaborateurs et les accompagner dans leur évolution professionnelle. (les encourager à penser à la formation professionnelle, leur rappeler qu'ils disposent d'un compte personnel de formation...)

L’implication des salariés et de leurs représentants

• Les représentants du personnel (CSE)

Les représentants du personnel, comme les membres du CSE, sont présents sur site lors de la négociation, donc avant que le projet soit validé. Le CSE cherche à déterminer les mesures d’accompagnement à mettre en place et à s'assurer que ce cadre sera respecté.

• Les collaborateurs

Il est important que les collaborateurs fassent partie intégrante du projet, même s'ils sont représentés par le CSE. C'est une démarche participative et globale de la structure. Il est donc nécessaire de faire preuve d' anticipation et d’inclure toutes les parties prenantes pour ne pas avoir à faire face par la suite à des résistances lors de l'application de la GEPC.

Le soutien des institutions publiques et des branches professionnelles

Les institutions publiques et les branches professionnelles jouent un rôle déterminant dans le soutien et la promotion du pilotage des emplois et des compétences.

Les institutions publiques, telles que les ministères du travail et de l'emploi, proposent des cadres réglementaires et des dispositifs de financement pour encourager les entreprises à adopter des pratiques de management des compétences. (Pour tout savoir sur le management des compétences, c'est parci ici !)

Elles offrent également des ressources et des outils, tels que des études de marché et des analyses sectorielles, pour aider les entreprises à anticiper les phases de transformations économiques et technologiques.

De leur côté, les branches professionnelles mettent en place des observatoires des métiers et des compétences pour suivre les transformations du secteur et identifier les besoins émergents. Elles élaborent des référentiels de compétences et des formations adaptées aux spécificités de chaque secteur, facilitant ainsi la montée en compétences des salariés.

Pour tout comprendre sur le référentiel des compétences professionnelles, nous vous invitons à lire nos articles associés.

Par ailleurs, elles jouent un rôle de médiation en favorisant le dialogue social entre employeurs et salariés, essentiel pour la mise en œuvre réussie de la GPEC.

Enjeux futurs et évolutions de la GEPP

Les avantages de la GEPC pour l'organisation et les salariés

La GEPP permet d’anticiper les mutations des métiers, d’aligner les compétences internes avec les objectifs à moyen et long terme, tout en optimisant les investissements en formation. En favorisant la mobilité interne et la montée en compétences, elle renforce l’agilité de l’entreprise face aux transformations. Elle positionne les services RH comme  partenaire clé de la performance.

Côté collaborateurs, la GEPP offre une meilleure visibilité sur les opportunités d’évolution, tout en valorisant les compétences existantes. Elle contribue à renforcer l’engagement en donnant du sens au développement professionnel, avec des parcours clairs et personnalisés. En sécurisant les trajectoires et en facilitant l’accès à la formation, elle soutient l’employabilité sur le long terme, tout en ancrant chacun dans une dynamique collective de progression.

Les difficultés rencontrées et les obstacles à surmonter

En raison d’un manque de vision claire ou d’une faible implication des managers, la GEPP est parfois perçue comme une contrainte administrative plutôt qu’un levier stratégique, ce qui freine son adoption.

L’absence de référentiels de compétences actualisés, de données fiables ou d’outils adaptés rend également le pilotage complexe. Enfin, la méconnaissance ou la crainte du changement peut susciter des résistances, tant du côté des RH que des collaborateurs.

Pour surmonter ces obstacles, il est essentiel d’ancrer la GEPP dans une logique de co-construction et de pilotage collaboratif. Cela passe par une association des managers à la réflexion dès les premières étapes, la formalisation de référentiels métiers vivants, et l’utilisation d’outils digitaux comme Empowill pour centraliser les données, fluidifier les échanges et objectiver les décisions.

Avoir une vision trop ambitieuse

Un désalignement des acteurs

On entend par là, un désaccord entre les différentes parties prenantes du projet.

Les RH, et managers ont parfois tendance à mal s’aligner avec les besoins des collaborateurs, ce qui, par la suite, crée des résistances.

Gardez en tête que la mise en place d’une GEPP doit être acceptée par tous, tant par les managers que par les collaborateurs. Le but principal est la bonne évolution de tous au sein d’un projet commun.

L'avis d'expert Empowill 💡 : Face à ces problématiques, la communication est clé : faites l'effort d'expliquer le sens de la démarche, valoriser les gains concrets et inscrire la GEPP dans une dynamique d’amélioration continue permet de créer une véritable culture du développement des compétences.

Le manque de bons outils

Le manque d’outils survient de manière récurrente dans de nombreuses entreprises qui se développent, grandissent, mais continuent d’utiliser les mêmes méthodes qu’avant leur expansion, souvent papier ou Excel.

Par conséquent, un problème se pose : sans outils adéquats les objectifs ne pourront être atteints, la qualité ne suivra pas, et de ce fait, les données recueillies seront difficilement exploitables ou fiables.

Avoir les bons outils permet de donner un sens aux données, et ainsi de mieux encadrer et gérer les projets. La GPEC demande en effet d’être précis et rigoureux sur l’exploitation des données, pour mieux mesurer les résultats ensuite.

Votre démarche GEPP avec Empowill

Nous savons à quel point il peut être fastidieux de déployer une démarche GPEC : formaliser toutes les compétences présentes, dresser et harmoniser vos référentiels et fiches de poste, évaluer les compétences actuelles, anticiper les besoins futurs... C'est d'autant plus fastidieux lorsqu'on est mal équipé.

Excel a le mérite d'être un bon outil pour se lancer ou pour les petites structures. À partir de 100 collaborateurs, les limites d'Excel sont vite atteintes et pénalise le travail RH.

Empowill est le logiciel GPEC le plus complet et bien pensé du marché (c'est pas nous qui le disons, ce sont nos clients !).

La plateforme permet de piloter les carrières (entretien, plan de formation et compétences) au même endroit, de manière simple et intuitive.

Côté GEPP, sur Empowill vous pouvez :

• Répertorier et classer vos référentiels de compétences au même endroit pour y voir plus clair
• Evaluer les compétences de vos collaborateurs, notamment via les entretiens
• Lier votre analyse des compétences directement à votre plan de formation
• Analyser l'évolution des compétences afin d'anticiper les besoins futurs de l'entreprise

+350 DRH font confiance à Empowill pour piloter leur GPEC. Que diriez-vous de discuter avec l'un de nos experts sur votre démarche ?

Les questions que les RH se posent

• Comment définir la GPEC ?
• Quelle est la différence entre GPEC et GEPP ?
• Quels sont les 4 aspects de la GPEC ?