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Matrice GEPP
Empowill vous propose un exemple de matrice GEPP à compléter selon les spécificités de votre entreprise. Cartographiez vos postes en quelques clics, puis suivez les évolutions de vos métiers et compétences.
À retenir :
Qu'est-ce que la GPEC ?
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est une méthode RH qui adapte, à court et moyen terme, les emplois, les effectifs et les compétences aux choix stratégiques de l'entreprise et aux évolutions de son environnement économique, technologique, social et juridique. C'est la définition retenue par le ministère du Travail.
Concrètement, une GPEC compare deux photographies : les compétences disponibles aujourd'hui et celles que l'activité réclamera demain. L'écart entre les deux, les besoins en compétences non couverts, devient un plan d'action.
La démarche se conduit à trois niveaux :
- l'entreprise, le cas le plus courant ;
- la branche professionnelle, qui négocie elle aussi tous les 3 ans et s'appuie sur les observatoires de branche ;
- le territoire (GPEC territoriale), qui réunit l'État, les collectivités, France Travail et les entreprises d'un même bassin d'emploi.
Ses racines remontent aux années 1980 et aux reconversions des bassins miniers. Elle entre dans le Code du travail avec la loi de programmation pour la cohésion sociale du 18 janvier 2005, dite loi Borloo.
À quoi sert la GPEC dans l'entreprise ?
L'objectif principal est d'éviter de subir les évolutions de l'emploi. Une GPEC bien conduite aide à :
- réduire les difficultés de recrutement sur les métiers en tension ;
- préparer les départs liés à la pyramide des âges et organiser la transmission des savoir-faire ;
- traiter un sureffectif sans passer par des restructurations brutales ;
- orienter le plan de formation vers les compétences qui manqueront vraiment ;
- ouvrir des mobilités internes et donner aux salariés de la visibilité sur leur parcours.
Prenons une entreprise de BTP de 400 salariés dont plusieurs chefs de chantier partent à la retraite dans les trois ans. Sans GPEC, chaque départ se gère dans l'urgence, par un recrutement externe coûteux. Avec une GPEC, les successeurs sont repérés parmi les chefs d'équipe, formés et accompagnés en binôme avant le départ.
GPEC ou GEPP : qu'est-ce qui a changé en 2017 ?
Les ordonnances de septembre 2017, dites ordonnances Macron, ont remplacé dans le Code du travail la notion de GPEC par celle de GEPP (gestion des emplois et des parcours professionnels). Le changement de nom traduit un déplacement d'accent. La démarche ne regarde plus seulement les postes, elle suit aussi le parcours de chaque salarié.
Trois évolutions sont à retenir :
GPEC | GEPP | |
|---|---|---|
Point de vue | les emplois et les postes | les emplois et les parcours individuels |
Périodicité de la négociation | tous les 3 ans | 3 ans par défaut, jusqu'à 4 ans par accord |
Enjeux intégrés | mutations économiques et technologiques | les mêmes, plus la transition écologique |
Dans l'usage, les RH continuent de dire « GPEC » pour désigner la démarche, c'est un terme encore largement utilisé. Pour le détail du passage de la GPEC à la GEPP, un article complet y est consacré.
La GPEC est-elle obligatoire ?
Oui, pour certaines entreprises. L'article L2242-20 du Code du travail impose de négocier sur la gestion des emplois et des parcours professionnels :
- aux entreprises et groupes d'entreprises d'au moins 300 salariés ;
- aux entreprises et groupes de dimension communautaire comptant au moins un établissement de 150 salariés en France.
La négociation a lieu tous les 3 ans. Un accord avec les partenaires sociaux peut porter cette périodicité jusqu'à 4 ans. L'obligation porte sur la négociation, pas sur la signature d'un accord.
Selon le ministère du Travail, cette négociation triennale aborde obligatoirement :
- le dispositif de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, y compris face à la transition écologique, et les mesures associées (formation, abondement du CPF, VAE, bilan de compétences, mobilité professionnelle et géographique) ;
- les grandes orientations à 3 ans de la formation et les objectifs du plan de développement des compétences ;
- les conditions de la mobilité interne ;
- les perspectives de recours aux différents contrats de travail ;
- l'information des sous-traitants sur les orientations stratégiques ;
- le déroulement de carrière des salariés qui exercent des responsabilités syndicales.
Sous le seuil de 300 salariés, rien n'impose la démarche. Les ETI et les PME qui recrutent difficilement ont pourtant autant de raisons de s'y mettre, et c'est à elles que s'adressent la plupart des aides publiques.
Les 4 étapes pour mettre en place une GPEC
1. Cadrer le projet et mobiliser les acteurs
Partez de la stratégie : quels métiers vont grossir, disparaître ou changer dans les 3 à 5 ans ?
Fixez le périmètre, nommez un pilote et associez dès le départ les quatre acteurs de la démarche. La DRH porte la méthode. Les managers de terrain connaissent les compétences réelles de leurs équipes. Le CSE (comité social et économique) porte le dialogue social et participe à la négociation. Les salariés, eux, doivent comprendre ce qu'on attend d'eux, sinon la démarche se heurte à des résistances.
Notre conseil : ne cartographiez pas toute l'entreprise d'emblée. Commencez par cinq à dix métiers sensibles, ceux où un départ ou une évolution technique ferait le plus de dégâts.
2. Faire le diagnostic des emplois et des compétences
Listez les postes, rédigez ou mettez à jour les fiches de poste, puis construisez le référentiel et la cartographie des compétences. Décidez aussi qui évalue, avec quelle grille et à quelle fréquence. Les entretiens annuels et l'entretien de parcours professionnel, désormais tous les 4 ans, sont les moments naturels pour recueillir ces évaluations.
3. Mesurer les écarts et construire le plan d'action
Comparez les compétences disponibles aux besoins futurs, métier par métier. Chaque écart appelle un levier : formation, mobilité interne, recrutement externe, tutorat, VAE ou réorganisation. Le plan d'action se pense sur 2 à 3 ans, car une GPEC ne produit pas de résultat en six mois.
4. Suivre les actions et réajuster
Choisissez quelques indicateurs simples : taux de couverture des postes clés, part des postes pourvus en interne, écarts de compétences résorbés, budget formation consommé sur les compétences ciblées. Revoyez-les chaque année et ajustez le plan, plutôt que d'attendre la négociation suivante.
Quels sont les outils de la GPEC ?
Les outils de la GPEC les plus utilisés sont :
- le référentiel de compétences, qui décrit les compétences attendues par métier ;
- la cartographie des métiers et des compétences, qui montre qui sait faire quoi ;
- la matrice de polyvalence, très utilisée dans l'industrie et la logistique ;
- les fiches de poste ;
- les entretiens, qui alimentent l'évaluation ;
- la pyramide des âges, qui fait apparaître les départs à venir.
Un tableur suffit pour démarrer. Au-delà d'une centaine de collaborateurs, les fichiers se multiplient, les versions divergent et les données d'entretien ne remontent plus. Un logiciel GPEC comme Empowill centralise les référentiels, les fiches de poste et les évaluations, relie l'analyse des compétences au plan de formation et reste accessible sur smartphone, y compris pour les collaborateurs de terrain qui n'ont ni ordinateur ni adresse e-mail professionnels.
Comment financer sa démarche GPEC ?
Plusieurs dispositifs publics soutiennent la GPEC, en priorité dans les TPE et PME :
Dispositif | Pour qui | Ce qui est financé |
|---|---|---|
Prestation de conseil en ressources humaines (PCRH) | entreprises de moins de 250 salariés ou collectifs de TPE-PME | un accompagnement RH par un prestataire, cofinancé par l'État : diagnostic GPEC, plan de développement des compétences, parcours professionnels, gestion des âges |
Engagement de développement de l'emploi et des compétences (EDEC) | branches et organisations professionnelles | un plan d'action subventionné par l'État pour anticiper les mutations d'un secteur, mis en œuvre par un OPCO |
Offres des OPCO | entreprises adhérentes | selon l'opérateur, diagnostic, accompagnement ou outils GPEC |
Votre OPCO (opérateur de compétences) est le premier interlocuteur : AKTO, Opco 2I ou encore Constructys publient chacun une offre dédiée à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Les branches mettent aussi à disposition les études de leurs observatoires de branche, utiles pour construire un référentiel sans repartir de zéro.
Les pièges qui font échouer une GPEC
Les démarches qui échouent se ressemblent. La GPEC est vécue comme une obligation administrative, conduite par les RH seules, sans les managers. Le référentiel est trop détaillé pour être tenu à jour. Les données d'évaluation sont incomplètes, et l'analyse des écarts repose sur des impressions. Enfin, personne n'explique aux salariés ce que la démarche va changer pour eux.
La parade tient en trois réflexes : construire le référentiel avec les managers, limiter le premier périmètre aux métiers sensibles, et communiquer tôt sur le sens du projet.
Exemple : la démarche GPEC de Fluxym
Fluxym, éditeur de logiciels d'achats de 120 collaborateurs répartis sur 6 implantations, devait affecter ses consultants aux missions selon leurs expertises sectorielles et leur maîtrise de près de 9 logiciels. L'équipe RH a centralisé dans Empowill les fiches de poste, les référentiels de compétences et les évaluations, puis relié ces données aux formations internes et aux revues du personnel. Le déploiement a pris 6 semaines.
Le facteur décisif a été la co-construction du référentiel avec les managers, qui s'en sont servis ensuite. Le détail figure dans la démarche GPEC de Fluxym.
+350 DRH font confiance à Empowill pour piloter leur GPEC. Que diriez-vous de discuter avec l'un de nos experts sur votre démarche ?
