Noémie Forcella
Experte Contenu
https://empowill.com/blog/mise-en-conformite-epp-soyez-serein
Avec la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, l'entretien professionnel (EP) mute pour devenir un entretien de parcours professionnel (EPP). Une réforme qui appuie la volonté de transformer cette formalité administrative en un vrai levier d’action en faveur du développement des compétences.
Il faut tracer les échanges, historiser les compte-rendus d’entretien et prouver les formations proposées et réalisées. Le problème ? Beaucoup d'entreprises gèrent encore cette complexité sur Excel (voire ne la gèrent pas du tout !). Pour les DRH et dirigeants de PME/ETI, le risque est double : une déconnexion avec la réalité du terrain et, surtout, une exposition aux sanctions (jusqu'à 3 000 € d'abondement CPF par salarié en cas de non-conformité).
La promesse d'Empowill est claire : transformer cette contrainte en opportunité de pilotage.
Mais plutôt que de nous croire sur parole, lisez plutôt les avis de nos clients et découvrez pourquoi ils dorment sur leurs deux oreilles quant à leur mise en conformité sur l’entretien de parcours professionnel !
1) Une trame d’entretien de parcours professionnel adaptée en un clin d’oeil
Empowill permet avant tout de se mettre en conformité quasi-immédiate avec les obligations de l’entretien professionnel (EPP) grâce à la grande flexibilité de personnalisation de ses trames d’entretiens.
En quelques clics, l'outil permet d'ajuster les trames d’entretiens pour y intégrer les thématiques obligatoires, telles que l'activation du passeport de compétences, l’utilisation du CPF ou encore le recours à la VAE.
Des trames flexibles permettent également l'exploration des perspectives d'évolution à court, moyen et long terme, tout en sécurisant le suivi des adaptations nécessaires selon le contexte de l’entreprise, le risque d’usure professionnelle, etc.
L’équipe RH de Malakoff Habitat apprécie particulièrement cette facilité à créer et modifier des templates de trames d’entretien. D’autant qu’Empowill leur permet aussi de dupliquer simplement des campagnes en personnalisant certaines questions quand la campagne est à destination d’une autre population cible.
2. L'automatisation des campagnes pour ne manquer aucune échéance
La conformité ensuite largement sur le respect du calendrier. Entre les entretiens de parcours professionnels “classiques”, maintenant tous les 4 ans, les bilans à 8 ans, et les nouvelles temporalités (entretien l'année suivant l'embauche, de mi-carrière à 45 ans, de fin de carrière dès les 58 ans, retour de longue maladie), le pilotage manuel se complexifie encore d’un point de vue logistique.
Les clients d’Empowill ont abandonné les fichiers Excel pour une raison simple : l’automatisation des campagnes et s’éviter la charge mentale des relances.
Avec Empowill, les campagnes sont programmées selon des critères personnalisables, comme la date du dernier entretien, et permettent ainsi de sécuriser la temporalité de l’organisation des entretiens.
Une fois les campagnes lancées, le logiciel notifie automatiquement les managers et les collaborateurs pour les inviter à réaliser ces entretiens. C’est ce qui a permis au Groupe Chavigny et au Groupe Setec de voir leurs taux de complétion grimper en flèche, tout en libérant les équipes RH des tâches de "police administrative".
Pour l'industriel agroalimentaire Jean Floc'h, cette automatisation n'est pas un confort, c'est une sécurité juridique. Leurs équipes RH témoignent que ces alertes sont devenues "la garantie d'être en conformité avec la réglementation". Vous ne subissez plus le calendrier, vous le maîtrisez.
3) Des données centralisées pour fournir des justificatifs simplement
Le jour où l'inspection du travail ou un auditeur de certification débarque, la dispersion des documents est votre pire ennemi. Dossiers papier dans les armoires des managers, scans perdus sur des serveurs locaux... La mise en conformité de l’entretien de parcours professionnel exige une traçabilité immédiate :
- Justifier la bonne tenue des entretiens
- Fournir des compte-rendus signés
- Prouver que le contenu des entretiens respecte les obligations de l’EPP
- Suivre les formations non obligatoires réalisées par les collaborateurs.
D’autant que la conformité ne se juge pas sur une année, mais sur la durée. Prouver que vous avez rempli vos obligations sur un cycle de 8 ans nécessite une historisation infaillible. Un fichier Excel écrasé par erreur ou une feuille volante égarée peut coûter cher.
Empowill centralise l’ensemble de ces données, historise et archive les entretiens et génère des compte-rendus PDF des entretiens signés par les deux parties. Son module de gestion de la formation permet de faire remonter les besoins en formation automatiquement et d’alimenter le plan de développement des compétences piloté également depuis le logiciel.
De fait, les formations suivies par les collaborateurs sont traquées dans l’outil, permettant de justifier simplement que les obligations légales sont respectées.
La preuve en un clic
Le fait qu'Empowill centralise l'intégralité des comptes-rendus et attestations est un argument de poids pour Caen la mer Habitat. Lors de leur audit de certification Qualibail, ils ont impressionné l'auditeur en accédant aux informations demandées en temps réel, directement sur la plateforme. Pas de recherche, pas de stress.
De même, la Manufacture Française du Cycle (MFDC) utilise cette centralisation pour fluidifier ses relations avec les instances représentatives du personnel (IRP). Quand les données sont propres et accessibles, le dialogue social s'apaise et se concentre sur le fond : la stratégie GEPP.
Le + d’Empowill : La sécurité des données est au cœur des enjeux RH. Empowill l’a bien compris et a développé son logiciel certifié ISO 27001 pour garantir aux fonctions RH que leurs data sont en lieu sûr.
4) Un outil accessible même aux populations terrain pour booster la complétion des entretiens
C'est ce qui fait la force d'Empowill : les collaborateurs terrain (ouvriers, chauffeurs, logisticiens) font l’objet d’enjeux bien spécifiques, que tous les éditeurs de logiciel ne savent pas toujours adresser.
Sans accès à un poste de travail fixe, ou sans adresse e-mail professionnelle, pas simple de leur permettre de réaliser leurs entretiens dans de bonnes conditions ainsi qu'en temps et en heure !
De plus, la mise en conformité de l’entretien de parcours professionnel n'est atteinte que si 100% des effectifs réalisent leurs entretiens, pas seulement les cadres au siège. L’enjeu pour les équipes RH est donc de s’équiper d’un logiciel qui soit capable d’embarquer ces populations terrain.
Comment toucher un collaborateur qui n'a ni ordinateur ni email professionnel ?
Surmonter la contrainte du "collaborateur terrain déconnecté" est essentiel.
Empowill a résolu ce problème avec une interface mobile-friendly et un système de connexion par lien unique :
- Jean Floc'h a réussi le tour de force de déployer l'outil pour 1 500 collaborateurs répartis sur 11 sites industriels. Les salariés accèdent à leurs supports directement sur leur smartphone personnel ou une tablette partagée.
- Chez Caen la mer Habitat, les gardiens d'immeubles, qui sont par définition mobiles et non sédentaires, ont adopté l'outil grâce à son ergonomie pensée pour le terrain.
Au-delà de l’accès simplifié à la plateforme, Empowill est un outil est simple à prendre en main, tant pour les RH que les managers et collaborateurs. Un vecteur d'adhésion immédiate qui booste le taux de complétion des entretiens mais aussi l’engagement des collaborateurs, pour qui l’exercice devient plus agréable et moins stressant.
5) La garantie de la conformité des formations obligatoires, certifications et autres habilitations
L'entretien de parcours professionnel permet de faire le point sur les compétences réglementaires obligatoires (CACES, SST, Habilitations électriques). Un pilotage des compétences efficace doit garantir que chaque collaborateur soit à jour dans ses certifications et formations obligatoires. Pour cela, il faut pouvoir monitorer les dates d’expiration de ces certifications pour pouvoir planifier des sessions de formation ou de recyclage.
L'alerte avant la rupture de conformité
Empowill intègre nativement la gestion de ces échéances. C'est un changement radical pour Maison Cadiou.
L'entreprise profite des périodes de saisonnalité basse pour former ses équipes (SST, CACES), et utilise Empowill pour s'assurer qu'aucun recyclage n'est oublié. La plateforme offre une visibilité immédiate et envoie des alertes avant l'expiration.
Même constat chez Würth Elektronik, où la chargée HSE gère désormais les habilitations électriques en totale autonomie via le module dédié. Le lien entre l'entretien (le besoin) et la formation (la réponse) est enfin automatique.
En bref, les utilisateurs d’Empowill ont repris le contrôle de leur gestion RH
La mise en conformité de l’entretien de parcours professionnel est loin d’être vécue par les clients d’Empowill comme une nouvelle contrainte administrative source de stress. Comme le montrent les témoignages de Jean Floc'h, Maison Cadiou, Legendre Logistics et des autres, le bon outil permet un pilotage serein, qui neutralise le risque de non-conformité et offre la bande-passante aux RH pour se concentrer sur leur véritable valeur ajoutée : l'accompagnement des hommes et des femmes qui font l'entreprise.
