Les Fermes de Gally structure son référentiel de compétences et digitalise ses entretiens avec Empowill

Si je devais donner notre niveau de confiance vis-à-vis de l’outil et de l’équipe, honnêtement, je mettrais 8 ou 9 sur 10 ! Je le mets vraiment en haut de l’échelle, parce que c’est rassurant d’avoir Empowill en face, par sa compréhension de nos enjeux, par des valeurs partagées comme la notion de service ou encore la réactivité. Il y a une vraie proximité de l’accompagnement.

Les Fermes de Gally, agriculteurs et jardiniers depuis 1746 ont d’abord développé les activités agricoles et de commerce avant de créer et développer en 1972 les activités de paysage et services de nature en France.

Avec des enjeux liés à une forte saisonnalité et une grande diversité de métiers, l'entreprise place la transmission des savoirs et l'humain au cœur de sa stratégie.

Caroline Besle, Responsable Développement RH chez Les Fermes de Gally revient sur la manière dont Empowill leur a permis de digitaliser leurs entretiens, simplifier leur gestion du plan de formation et créer un référentiel de compétences qu’ils n’avaient pas jusqu’alors.

Les enjeux de digitalisation RH chez Les Fermes de Gally pour une organisation multi-sites à fort ancrage terrain

Comment votre organisation multi-sociétés se traduit dans la gestion RH chez les Fermes de Gally ?

“La gestion RH aux Fermes de Gally se caractérise par une complexité structurelle et opérationnelle, liée à la diversité des métiers existants au sein de notre environnement multi-sociétés, multi-marques et multi-conventions collectives.

En effet, les activités de l’entreprise (agriculture, commerce, paysage) induisent des besoins très hétérogènes en termes de gestion des ressources humaines. Cela demande une grande agilité à notre équipe RH, qui doit s’adapter aux spécificités juridiques, techniques et organisationnelles de chacun de ces centres de profits. 

Ainsi, le pôle RH opère une gestion des ressources humaines à 360 degrés, intervenant sur l’ensemble des métiers, sites et centres de profits.”

Quelles sont les spécificités des populations dont vous assurez la gestion ?

“Notre effectif se compose de 700 collaborateurs permanents, auxquels viennent en renfort environ 100 saisonniers lors des pics d’activités, sur les parties agricoles, paysage et vente (préparation des cultures, récoltes, entretien des jardins, renfort en point de vente…)

Des métiers donc très terrain, sans accès à des postes informatiques fixes, qui peuvent complexifier la réalisation de leurs entretiens individuels par exemple. En effet, 70 % des collaborateurs n'ont pas accès à un ordinateur mais sont équipés d’une adresse email professionnelle et d’un smartphone.”

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Dans quel contexte avez-vous découvert Empowill ?

“Le déploiement d’Empowill est né d'un constat clair : notre modèle de gestion RH traditionnel, tout papier, avait atteint ses limites. 

La gestion des entretiens, par exemple, devenait contre-productive, avec un temps de traitement qui ne me permettait pas de me concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, et ce même avec le renfort d’un alternant.

Imaginez devoir scanner 8 à 10 pages d’entretiens pour 700 collaborateurs : ces 5 minutes de traitement par salarié se transforment finalement en près de 60 heures de saisie, qui ne nous permettent même pas d’analyser le contenu des entretiens !

Notre objectif était donc de simplifier la gestion des entretiens et d’en augmenter le taux de réalisation, alors trop bas et résultant d’une frustration des collaborateurs de ne pas toujours voir de suite donnée à ces échanges.

Et puis il y avait le défi de maintenir la proximité malgré le multi-sites : la complexité géographique exigeait une flexibilité que le papier ne pouvait offrir. L’enjeu était de taille : digitaliser sans déshumaniser, en s'assurant que l'outil simplifie l'échange sans altérer la qualité de la relation manager-collaborateur, pilier de notre culture d'entreprise.

C’est donc avec l’ambition de qualifier la donnée RH, d'optimiser le taux de réalisation des entretiens, de rendre plus efficient le recueil des besoins en formation et de replacer l'humain au centre des échanges que nous avons choisi d'amorcer notre transition vers Empowill chez les Fermes de Gally.”

A quels besoins spécifiques répondez-vous avec Empowill aujourd’hui ?

Passer de la conformité subie à la performance RH 

"L’adoption d’Empowill s’inscrit aujourd'hui dans une démarche de structuration profonde de la fonction RH, axée sur la sécurisation et la dynamisation des campagnes d'entretiens. 

En digitalisant ces processus avec Empowill, nous avons transformé cet exercice administratif souvent perçu comme une contrainte en un véritable levier d'engagement collaborateur. 

Les résultats sont tangibles : le taux de réalisation a bondi de 73 % à 93 %. Il reste encore à analyser la qualité des réponses.

La plateforme offre une agilité indispensable pour piloter la diversité des parcours grâce à des supports d'entretiens sur-mesure. Qu'il s'agisse des spécificités liées au secteur, au statut (forfaits jours), ou encore de l'accompagnement des collaborateurs en seconde partie de carrière, l'outil garantit une personnalisation fine des trames d’entretiens."

Avec Empowill, ça n’a pas été un casse-tête de transposer mes différentes trames d’entretien dans l’outil, c’était facile !

Automatiser la gestion de la formation

"Au-delà de la conduite des échanges, Empowill m’a permis de consolider les bases de ma stratégie de formation, en automatisant la remontée des besoins directement depuis les entretiens. 

Cela m’a permis de construire mon plan de formation prévisionnel plus rapidement cette année, et à terme, cette centralisation devrait me permettre un pilotage en temps réel du déploiement du plan, et du suivi de mes sessions de formations. 

Structurer aujourd’hui pour anticiper les défis de demain

Empowill nous a poussé à nous structurer un peu plus, et nous a notamment permis de créer facilement notre référentiel de compétences, que nous n’avions pas jusqu’alors.

"Avant, nous travaillions avec un immense catalogue de compétences, puis avec l’arrivée d’Empowill et d’un alternant qui a travaillé sur le sujet, nous avons affiné et proposé uniquement les compétences utiles pour nous, et celles sur lesquelles nous voulons mettre l’accent, en termes de savoir-être, de valeurs et de savoir-faire.

Nous avons aussi retravaillé notre référentiel d’intitulé de poste, que nous avons paramétré dans Empowill, pour uniformiser nos fiches de poste et aller plus loin dans les analyses permises par l’outil."

L’adoption d’Empowill

Quelles étaient vos appréhensions et comment Empowill y a-t-il répondu ?

Avant de sauter le pas avec Empowill, j’avais certains doutes liés à la complexité de notre organisation et à la culture de l'entreprise. Je redoutais surtout la lourdeur du paramétrage initial et le temps nécessaire pour paramétrer l’outil.

‍Je me demandais aussi comment nos collaborateurs allaient s’approprier l’outil. Ils sont sur le terrain, et certains ne sont pas sensibles à l’informatique. En plus, dans un contexte où depuis quelques années, de plus en plus d’outils digitaux sont introduits, je craignais que placer un écran entre un manager et un collaborateur dégrade la qualité des échanges en face à face. 

Empowill a rapidement levé ces appréhensions grâce à plusieurs facteurs :

• L’accompagnement et la formation : des sessions de démonstration et de formation animées par les équipes d'Empowill ont permis d'embarquer les managers dès le lancement.

• La simplicité et l’intuitivité : l’outil s'est révélé si simple que les sessions de "rappel de l’utilisation de l’outil" organisées la deuxième année pour les managers ont attiré peu de monde, signe que la prise en main était naturelle.

• La valorisation de l'échange : loin de freiner le dialogue, l'outil a poussé les collaborateurs à mieux préparer leurs entretiens (même s’ils ne le préparent pas encore tous !), rendant le moment plus qualitatif.
  
  
• Le gain de temps opérationnel : la suppression des tâches ingrates (scan, saisie Excel) a immédiatement prouvé la valeur ajoutée de la digitalisation à notre équipe RH et managériale.

Quels sont selon vous les points forts d’Empowill ? 

Du côté des fonctionnalités, je vois plusieurs points forts. 

1. D’abord en termes de personnalisation, Empowill offre la capacité de créer des supports d'entretiens variés selon le secteur, le statut (forfait jour, senior, etc.) et les spécificités juridiques (coefficients).

2. L’outil nous permet de centraliser toutes les données issues de ces entretiens pour enfin pouvoir les analyser. L'historique des entretiens est conservé d'une année sur l'autre, évitant de "perdre" les souhaits de formation ou tout autre retour émis par les collaborateurs.
   
   
3. Et puis il y a une remontée simplifiée des besoins de formation pour alimenter la création de mon plan de formation, sur lequel je travaille actuellement.

4. C’est aussi un atout pour structurer et simplifier la gestion des compétences. Empowill a été le déclencheur que nous attendions pour créer un référentiel de compétences qui n'existait pas, permettant d'uniformiser les intitulés de postes et les savoir-faire.

En ce qui concerne l’accompagnement, il y a une relation de confiance forte.

1. Les équipes d’Empowill font preuve d’une grande disponibilité de proximité. J’échange avec eux régulièrement, y compris par téléphone, et ils font preuve d’une grande sensibilité à nos enjeux.
2. J’apprécie que les équipes d’Empowill ne soient pas seulement des techniciens, mais de vrais partenaires “business” qui comprennent les enjeux concrets de la vie d'une entreprise.
   
   
3. Enfin, on ressent une écoute active vis-à-vis du produit : Empowill nous sollicite pour faire évoluer l'outil, on se sent co-constructeur de la solution.”