Würth Elektronik, entreprise internationale intégrée au prestigieux groupe Würth, est reconnue pour son expertise dans la fabrication et la distribution de composants électroniques et électromécaniques.

Avec une large présence mondiale, l'entreprise s'appuie sur un réseau solide de filiales, dont Würth Elektronik France. Cette entité de 240 collaborateurs joue un rôle significatif dans le succès global de l'entreprise, en apportant une expertise locale et en garantissant un haut niveau de qualité et d’innovation au regard des normes auxquelles elle répond.

Johanna Belpomo, Chargée de Formation et de Développement des Ressources Humaines, et Marjorie Garcia, Coordinatrice du pôle Formation et Développement RH, doivent naviguer dans un environnement professionnel complexe, caractérisé par une grande diversité de profils de collaborateurs aux besoins variés. 

En effet, elles interviennent à la fois auprès de commerciaux itinérants et sédentaires, du personnel logistique basé dans un entrepôt desservant le monde entier, ainsi que du personnel administratif. Il s’agit là d’un mix de collaborateurs de terrain et de bureaux dont le rapport au digital diffère fortement selon les profils, et dont la résistance au changement peut s’avérer plus ou moins grande.

Face à cette hétérogénéité, le binôme doit impérativement faire preuve d'une grande flexibilité pour accompagner et soutenir chaque groupe de manière adaptée, tout en assurant la cohésion et la performance globale de l'organisation. 

Un enjeu crucial pour la réussite de ses missions et pour la pérennité de l'entreprise est de trouver un logiciel RH flexible capable de répondre aux besoins variés des populations terrain, administrative et logistique, notamment en ce qui concerne la gestion des entretiens de carrière et du plan de formation.

La digitalisation des entretiens : un chantier de longue date

‍

Johanna travaille chez Würth Elektronik France depuis dix ans et a non seulement été témoin de l'évolution des processus RH de l'entreprise, mais y a également activement contribué, main dans la main avec Marjorie, en modulant leurs processus RH pour répondre plus spécifiquement aux besoins de leur organisation. 

L'entreprise connaît alors une période de forte croissance, où plusieurs outils sont déployés tour à tour pour accompagner cette phase de transition. 

Avant d’implémenter Empowill, Würth Elektronik France s’en remet à Excel pour assurer la gestion des entretiens de carrière et du plan de formation, seule solution qui lui offre un degré de personnalisation suffisant jusqu’alors.

"Malgré une forte volonté de digitalisation, nous travaillions sur des fichiers Excel, nous mettions en place des macros, nous codions et utilisions le VBA (Visual Basic for Applications), dans le but de générer beaucoup de données et surtout des fichiers personnalisés."

Les membres de l’équipe RH sont convaincus que la digitalisation des processus RH représente un réel gain de temps, mais font aussi face à des exigences métiers et des défis spécifiques, générant de nombreuses exceptions, difficilement gérables par des outils standardisés. 

Les limites d'Excel : quand la gestion RH devient un casse-tête

Une saisie manuelle des informations sur Excel, chronophage et laborieuse

Jusqu’en 2023, la gestion de la formation et de la GEPP des 250 collaborateurs s'effectue donc sur Excel. Cela implique de gérer une multitude de fichiers, rendant la création de fiches de poste et de référentiels de compétences fastidieuses.

De nombreuses données spécifiques aux différents métiers, telles que les habilitations ou les dates de formation doivent être renseignées manuellement, rendant le processus complexe.

S'ajoutent naturellement à cela les erreurs de saisie dans les tables ou des déplacements involontaires de cellules, sans même s'en rendre compte, ce qui fausse tout le travail effectué !

De plus, Marjorie et Johanna doivent gérer et collecter un flux important d'informations générées lors des différentes campagnes d'entretiens de leurs 250 collaborateurs. C’est un défi majeur pour elles  :

"Avec la croissance de l'entreprise, le nombre d'entretiens – annuels, professionnels, de forfait, de sortie – augmentait, rendant la digitalisation de ces processus cruciale, car cela devenait de plus en plus difficile à gérer pour nous."

Excel ne suffit plus à répondre à cette demande croissante et il leur manque une solution efficace pour centraliser ces données. Il devient évident qu'un outil plus adapté est nécessaire.

Les risques de perte de données 

Avec des processus RH sur Excel, Johanna et Marjorie sont parfois confrontées à des pertes d'informations : réponses à des questions d'entretien effacées, demandes de formation mal remontées… Les fichiers Excel qu'elles envoient par email ne leur sont pas toujours renvoyés signés, ce qui implique de nombreuses relances par e-mail. Ces données égarées, même si elles sont rares, constituent tout de même une perte réelle, significative et irréversible. 

Le constat est clair pour le binôme RH : il est essentiel de relancer leur démarche de digitalisation des processus RH, en optant pour un logiciel adapté à leurs besoins.

Comment Empowill répond aux enjeux de Würth Elektronik France ?

La réflexion concernant le besoin de digitalisation des processus RH est bien avancée dans l’équipe de Marjorie Johanna , qui sont au clair sur la priorisation de leurs besoins RH et de ce qu’elles aimeraient éviter concernant leur partenaire SIRH.

Würth Elektronik a besoin d'une meilleure traçabilité des données et d'un logiciel RH suffisamment flexible pour s’adapter aux différents fonctionnements de ses business units. Le logiciel qu’elles recherchent doit aussi être capable de s'adapter à leurs défis humains, aux multiples profils des collaborateurs, de respecter les obligations légales, tout en leur faisant gagner du temps.

“Certains logiciels peuvent être très performants soit dans la gestion des entretiens, soit dans la formation, soit dans la gestion des compétences, mais rarement les trois à la fois. Empowill nous a présenté un logiciel qui couvre tous ces aspects, qui est flexible et qui correspond à nos différentes populations de collaborateurs ainsi qu'à nos enjeux.”

Würth Elektronik a opté pour Empowill, un logiciel qui répond parfaitement à leur besoin de digitaliser la gestion des entretiens de carrière et la formation de leurs collaborateurs.

Les atouts d’Empowill qui ont séduit Würth Elektronik 

Fiabilité : finies les erreurs de saisies et la perte de données

Grâce au traitement des données et à l'enregistrement automatique, Empowill a permis à l'entreprise de sauvegarder de manière fiable et régulière ses informations. 

Par exemple, le recueil des besoins de formation se fait automatiquement : toutes les demandes émises lors des entretiens sont déjà centralisées dans le recueil des besoins, sans nécessiter de manipulation supplémentaire. Cela répond à l'un des principaux enjeux de l'entreprise, à savoir améliorer la traçabilité et éviter la perte de données.

“La fiabilité des données et la traçabilité n'étaient plus un problème pour nous.”‍

Traçabilité : historisation des données

Les entretiens sont historisés dans le logiciel Empowill d’une année sur l’autre, et les entretiens antérieurs ont même pu être repris au moment de l’implémentation de l’outil.

Il en est de même pour les demandes de formations ou encore les dates de réalisation des différentes formations, qui peuvent être suivies dans l’outil.

Gain de temps : digitalisation des entretiens et du plan de formation en quelques clics

La transition vers Empowill permet de digitaliser les processus de gestion des entretiens et de la formation, réduisant considérablement le temps nécessaire à leur réalisation. Les tâches administratives ne prennent plus des jours à s’effectuer. Elles sont réglées en quelques clics sur la plateforme.

L'équipe RH ne perd plus de temps à rechercher et à collecter des informations clés pour leur prise de décision, car tout est accessible via la plateforme. Ils peuvent également analyser les données grâce à des tableaux de bord disponibles sur Empowill. 

Par exemple, lorsque Johanna ou Marjorie ouvrent Empowill, elles accèdent immédiatement à un tableau de bord intuitif. Ce tableau de bord RH leur fournit des informations clés en un coup d'œil, telles que le nombre d'entretiens en cours, le nombre de formations en cours, le budget engagé, ainsi que le suivi des formations obligatoires. 

De plus, il inclut des alertes pour les certifications arrivant à expiration et un onglet dédié aux rappels des entretiens obligatoires qui n'ont pas été effectués ou qu'il va falloir prévoir. 

Grâce à Empowill, le binôme peut gérer efficacement et rapidement toutes ces tâches essentielles depuis une seule interface centralisée.

Johanna confie : 

"On gagne énormément de temps grâce à Empowill. Lorsqu'on dispose de temps libre, on peut mieux accompagner nos collaborateurs."

Accessibilité : les supports d’entretiens sur mobile pour un accès simplifié par les populations terrain

Marjorie et Johanna apprécient particulièrement l'accessibilité de la plateforme Empowill. Les collaborateurs peuvent remplir leur entretien professionnel directement sur leur téléphone portable, ce qui facilite grandement les démarches pour ceux qui sont itinérants ou travaillent à l'entrepôt et non pas accès à un poste de travail “classique”. 

De plus, l'outil est intuitif et s'adapte à tous les types de collaborateurs, même les moins habitués aux technologies digitales, ce qui constitue un réel avantage en terme d'utilisation.

Gérer les certifications avec Empowill : un bonus non négligeable

De par la nature de son activité, Würth Elektronik doit gérer des certifications obligatoires telles que les habilitations électriques, qui étaient auparavant gérées sur Excel. 

Selon Johanna, “le fait qu'Empowill propose un module dédié à ces habilitations est un véritable atout.” 

Ce module est connecté au plan de formation : très pratique pour ne pas oublier de les inclure et veiller à leur recyclage dans les temps.

La chargée HSE en charge des autorisations employeurs et des habilitations a même pu obtenir un accès à la plateforme lui permettant d'être plus autonome dans sa gestion. Cette connexion améliore ainsi la fluidité du flux d'informations et le partage de données dans l’équipe.

"Les habilitations sont centralisées au même endroit, ce qui permet de les retrouver facilement et d'être averti quand elles arrivent à échéance."

Un accompagnement et suivi de qualité  

Johanna et Marjorie connaissant bien le degré d’attente sur ce changement, la collaboration avec l’équipe d’Empowill est d’autant plus étroite, pour garantir l’adoption de ce nouvel outil en interne

L’équipe CSM d’Empowill accompagne ainsi les managers et l’équipe RH de Würth Elektronik à travers différentes formations : prise en main de l’outil, réunions de cadrage... Johanna et Marjorie savent rapidement qu’elles peuvent se fier à la réactivité et la disponibilité de l’équipe CSM pour répondre à leurs questions. 

“D’ailleurs, Empowill a toujours été à l’écoute des retours et des suggestions de ses clients. De notre côté, nous avions identifié  avec Marjorie des pistes d’amélioration pour le logiciel et nous avons pu en faire part à Empowill, qui nous a tout de suite intégré à des réflexions collectives autour des évolutions de l’outil.”

L’accompagnement de proximité d’Empowill permet aux équipes de Würth Elektronik de prendre en main progressivement l'outil, en minimisant les points de tension.

Le déploiement se déroule ensuite dans un laps de temps relativement court, la signature ayant eu lieu à la fin de l'été pour un déploiement début novembre.

"Nous avons bénéficié d'un réel accompagnement de la part de l'équipe CSM, qui a été extrêmement disponible. C'est grâce à cela que le déploiement a été un succès en fin d'année, alors que cela nous semblait utopique et risqué."

Si vous rencontrez des défis similaires en matière de digitalisation de la formation et de gestion des entretiens, n'hésitez pas à prendre rendez-vous avec l'un de nos experts pour découvrir Empowill.