Nous avons échangé avec Damien Cléry, Assistant RH depuis 2023 au sein de Malakoff Habitat. Damien est notamment en charge de l'administration du personnel (intégration, offboarding…) et a activement pris part à l’implémentation d’Empowill au sein de son organisation.
À propos de Malakoff Habitat
Ancien Office Public de l'Habitat (OPH), Malakoff Habitat est aujourd'hui une Société Anonyme Immobilière et d’Économie Mixte (SAIEM), qui intervient exclusivement dans la ville de Malakoff, en Ile-de-France (31 000 habitants).
Profil de collaborateurs
Un mix de collaborateurs bureau et terrain, dont le rapport au digital est très variable d’un profil à l’autre.
Quel était le processus d'entretien au sein de votre organisation avant Empowill ?
Avant d’utiliser Empowill, tous les entretiens se faisaient sous format papier, rien n’était dématérialisé. Il y avait beaucoup de documents à scanner, à archiver, à renvoyer au collaborateur…
On travaillait avec de multiples tableaux Excel pour suivre les entretiens service par service, collaborateur par collaborateur, ou encore pour répertorier les collaborateurs concernés par les différents types d'entretiens (entretien professionnel, entretien annuel d’évaluation, d’objectif, entretien professionnel à 2 ans, bilan à 6 ans, fin de période d'essai, rapport d'étonnement…). C’était très fastidieux et cela représentait beaucoup de travail.
Une fois ces entretiens terminés, nous devions imprimer les documents, les transmettre aux différents managers, puis lancer des emails d'information pour tous les collaborateurs et les managers. Il nous fallait y préciser les dates de début et dates de fin, les différents rappels, les relances, les différents objectifs pour chaque entretien…
Par la suite, le suivi était aussi fastidieux, parce que cela nécessitait plusieurs relances par téléphone et par email avec le manager. Rien n’était automatisé.
Cela représentait énormément d’heures de travail, qui mobilisaient les 3 collaborateurs du service RH, alors que l’on aurait pu consacrer ce temps à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
À quels freins étiez-vous confrontés avec votre ancien processus d’entretien ?
C'était compliqué d’exploiter les données RH. On le faisait tout de même avec des tableaux Excel où l’on recensait le contenu de chaque entretien, puis une fois que les campagnes étaient terminées, on procédait à un tri et on priorisait avec les managers et la direction, toujours à la main.
Quel a été le déclic pour enclencher votre digitalisation ?
Tout était au format papier, donc d’un point de vue écologique et pratique, ce n'était pas bon. Les documents pouvaient facilement se perdre, il fallait faire de nombreuses relances, également préparer plusieurs tableaux Excel. Chaque campagne demandait beaucoup de temps et beaucoup d'organisation. Il y avait une vraie perte de temps liée aux tâches de numérisation, d'archivage, de renvoi des documents…
Comment avez-vous fait le choix d’Empowill ?
Tout a commencé par une phase de réflexion et de benchmark en plusieurs étapes :
- recherche et analyse des secteurs du marché
- études et tendances du secteur
- prises de référence auprès d'autres structures
- demande de démos et de tests d'outils
La phase suivante consistait à présenter le projet en interne, aux RH et à la direction pour négocier et obtenir leur accord.
À la suite de tout cela, la sélection d’une solution s’est faite selon plusieurs critères :
- meilleur rapport qualité-prix
- priorité sur la simplicité et l'ergonomie pour les utilisateurs.
Au sein de nos effectifs, on recense différents niveaux d’aisance face au digital. Par exemple, nos gardiens d'immeuble ont parfois plus de difficultés avec l’informatique.
C’est donc pour ces raisons que nous avons choisi Empowill !
Qu’est-ce qui vous a donné envie de travailler avec Empowill en tant que bailleur social à taille humaine ?
En plus de proposer le meilleur rapport qualité-prix, le logiciel Empowill répondait à l'ensemble de nos critères fonctionnels et budgétaires.
Surtout, nous avons vraiment apprécié sa simplicité d'utilisation, son ergonomie et la pertinence des options. C’est vraiment adapté à nos besoins qui étaient assez spécifiques avec des collaborateurs non digitalisés.
En plus de cela, Empowill est en lien avec notre logiciel de paie (Silae), ce qui est encore plus simple pour nous.
Enfin, ce qui a vraiment joué, c'était la disponibilité et la réactivité de l'équipe d’Empowill. Notre responsable de compte, Céline, nous a accompagné de A à Z, elle était disponible pour la moindre question, les moindres problèmes. C'était vraiment incroyable et on la remercie encore une fois !
Aujourd’hui encore, Céline reste très présente lorsque l’on a des questions et des interrogations. On est toujours accompagné et ça joue énormément sur notre satisfaction.
Par exemple, nous sommes actuellement en train de mettre en place un nouveau process d'offboarding et je l'ai justement contacté pour lui demander de nous partager des trames d'offboarding existantes.
Que préférez-vous dans le logiciel d’Empowill ?
Ce qui est bien avec Empowill, c'est que tout est dématérialisé, ce qui rend la préparation et le lancement des campagnes beaucoup plus simple. Il est également possible d'envoyer des rappels automatiques, en fixant une date ou manuellement.
Quand les rappels généraux ne suffisent pas, on peut choisir d’envoyer des rappels individuels ou de sélectionner un ensemble de collaborateurs qui partagent un même critère (qui ont rempli leur entretien ou qui n'ont pas encore signé…) C'est un gain de temps énorme.
Il y a aussi le fait de retrouver facilement ses entretiens : tout est stocké et centralisé au même endroit. Même pendant les campagnes d'entretien, je peux cliquer sur les anciennes évaluations et y accéder directement. Ça nous aide à faire un meilleur suivi, que ce soit en termes RH ou du point de vue du collaborateur.
Pour ce qui est du questionnaire de satisfaction envoyé post-campagne, on a trouvé le format très pertinent, on est vraiment conquis !
En quoi Empowill répond particulièrement bien aux enjeux des collaborateurs moins à l'aise avec le digital ?
Le logiciel est simple d'utilisation mais en plus, plusieurs guides nous ont été transmis pour bien le prendre en main. Il y avait aussi de courtes vidéos tutorielles. Rien que pour la formation c’était très simple !
Nous avons pu dupliquer simplement des campagnes en personnalisant certaines questions quand la campagne était à destination des collaborateurs ou des managers.
En interne, nous avons juste eu à mettre en place des petits process pour répondre à d'autres questions soulevées lors des différentes campagnes et suite à l’envoi du questionnaire de satisfaction.
D’ailleurs, nos collaborateurs sur le terrain nous ont remonté que la prise en main était facile et vraiment rapide.
Comment se déroule le process d’entretien pour votre personnel de proximité ?
Nos gardiens d'immeubles ont des bureaux d'accueil équipés d’internet, d’ordinateur et de tout le nécessaire pour pré-remplir leur entretien en ligne. Ils vont donc préparer leur entretien sur Empowill puis ils ne leur reste plus qu’à prendre un rendez-vous avec leur manager pour se rencontrer en présentiel et finaliser l’entretien ensemble.
Il y a toujours un échange, il y a toujours le côté humain qui reste hyper important dans le cadre d'un entretien.
Quels étaient les retours du terrain suite à la première campagne ?
Comme nos anciens entretiens se réalisaient sur papier, je n’avais pas jusqu’alors la possibilité de suivre le taux de complétion des entretiens. Avec Empowill, je peux désormais tracer ces données !
Ce sont les chiffres les plus importants que l’on ait besoin de suivre.
En tant que RH, quelle est ta fonctionnalité préférée ?
Les campagnes ! On peut les lancer quand on le souhaite, définir les dates de la campagne, de quel type d'entretien il s’agit, et le personnaliser.
On peut créer et modifier facilement des templates. D’ailleurs, j’ai eu un petit coup de cœur pour le modèle de questionnaire de satisfaction, qui est incroyable visuellement et que j’ai pu réutiliser selon mes besoins.
Quels sont les bénéfices du logiciel RH d’Empowill selon Malakoff Habitat ?
La simplicité de l’outil se reflète à tous les niveaux :
- La centralisation des documents est un véritable avantage car cela permet un accès rapide à l'ensemble des documents des collaborateurs, peu importe les campagnes, les dates.
- L’accès aux documents est aussi facile du point de vue de l'administrateur (RH) que du collaborateur.
- La consultation des objectifs est elle aussi très simple.
- L’exploitation des données pour la génération et l'exploitation des rapports à destination du CSE ou du CODIR sont simples et accessible
Empowill nous a aussi permis de dégager du temps au quotidien pour nous lancer dans des projets que nous n’arrivions pas à traiter jusqu’alors. Ainsi, nous avons enfin pu commencer à travailler sur les processus d’offboarding.
Penses-tu que la digitalisation puisse déshumaniser les entretiens ?
Chez Malakoff Habitat, on n’a aucune crainte vis-à-vis de l'outil car on continue d'avoir des échanges en face à face. Il y a toujours une vraie relation humaine tout au long de l’entretien.
Le seul moment où le collaborateur est seul, c’est en phase de préparation de l’entretien. Si jamais il a des questions, son manager et nous, RH, restons bien évidemment à disposition.
En phase de d'entretien “pur”, le manager reçoit le collaborateur et ils échangent sur base de ce qui a été préparé en amont. Le manager peut voir ce que son collaborateur a noté et donc préparer l’entretien en conséquence pour pouvoir répondre aux questions de son collaborateur pendant le temps d’échange.
Un message à faire passer aux autres bailleurs sociaux qui s'intéresseraient à Empowill ?
On a eu un interlocuteur dédié, à la fois très accessible et à l'écoute, ce qui a grandement facilité le déploiement. Tout s’est déroulé de manière structurée et dans l’efficacité.
En tant que client, vous êtes vraiment pris par la main par l’équipe Empowill pendant tout le processus de déploiement pour qu’ils s’assurent que tout fonctionne. Il ne faut pas avoir peur de poser des questions s'il y a besoin.
L'accompagnement a été parfait de A à Z. On s'est senti soutenu du début à la fin avec une CSM qui répondait à la moindre de nos questions et interrogations si l’on avait des soucis. Empowill nous a donné beaucoup de conseils et de pistes d’amélioration !
L’autre point fort a été la possibilité de disposer de différents modèles directement dans l'outil.
Mon mot de la fin : foncez ! Il faut expérimenter, il faut tester. Et vraiment, vous allez être aussi satisfait que nous ! On est très contents de l'outil et de ses évolutions à venir.
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