Noémie Forcella
Experte Contenu
https://empowill.com/blog/compte-rendu-entretien-professionnel
Comme tous les RH, vous connaissez la musique : tous les 4 ans désormais avec la réforme de l’entretien de parcours professionnel, le ballet des entretiens professionnels recommence. Mais une fois l'échange terminé entre le manager et le collaborateur, le véritable travail commence pour vous.
La récupération du compte rendu d'entretien professionnel est souvent un parcours du combattant. Il faut relancer les managers, déchiffrer des fichiers Word éparpillés ou, pire, courir après des documents papier. Pourtant, ce document est bien plus qu'une formalité administrative. C'est la pierre angulaire de votre stratégie de formation et d'évolution interne.
Voyons ensemble comment structurer ce compte rendu, respecter vos obligations et surtout, comment l'exploiter pour gagner un temps précieux.
Les obligations légales : pourquoi l'écrit est-il incontournable ?
Commençons par le cadre juridique. L'entretien professionnel est une obligation stricte pour l'employeur, dictée par l'article L6315-1 du Code du travail. Pour rester en conformité, il est crucial de bien distinguer l'entretien professionnel de l'évaluation (qui est focalisée sur la performance), car cet échange doit être dédié aux perspectives d'évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d'emploi.
La loi précise que cet entretien donne lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié.
Une valeur de preuve en cas de litige
Ce document écrit est votre seule preuve que l'obligation a été respectée. En cas de litige ou de contrôle, l'absence de compte rendu écrit, signé (ou validé numériquement) et daté peut coûter cher à l'entreprise (notamment via l'abondement correctif du Compte Personnel de Formation - CPF). Que vous soyez dans le secteur privé ou que vous gériez des agents de la fonction publique, la traçabilité est clé.
Les éléments indispensables pour un modèle de compte rendu efficace
Pour que ce document soit exploitable par vos services, il ne doit pas être une simple feuille blanche laissée à l'appréciation du manager. Vous devez fournir une trame structurée. Voici les éléments clés à intégrer dans votre modèle :
- L'identité des parties : Nom du collaborateur, du manager, date et lieu de l'entretien.
- Le bilan du parcours : Retour sur les formations suivies, les certifications obtenues et les évolutions salariales ou professionnelles depuis le dernier entretien.
- Le projet professionnel : Les souhaits d'évolution du salarié à court et moyen terme.
- Les besoins en formation : C'est ici que le lien se fait avec le développement des compétences.
- L'information sur les dispositifs : Une mention indiquant que le salarié a bien été informé sur le CPF, le Conseil en Évolution Professionnelle (CEP), la Validation des acquis de l’expérience (VAE) et les abondements possibles.
Les nouveautés propres à l’entretien de parcours professionnel
Les mentions spécifiques aux "Seniors".
La réforme insiste sur l'accompagnement de la seconde partie de carrière. Pour les salariés concernés, le compte rendu doit aborder la prévention de l'usure professionnelle lors de l’entretien de parcours professionnel de mi-carrière (45 ans) ou la fin de carrière lors de l’entretien de parcours professionnel de fin de carrière (à partir de 58 ans).
Les informations à intégrer lors du bilan à 8 ans
Tous les 8 ans (et non plus 6 ans avec la nouvelle réforme), l'entretien donne lieu à un bilan plus formel. Le compte rendu doit obligatoirement vérifier et mentionner si le salarié a :
- Bénéficié de tous ses entretiens périodiques (rythme 1-4-8 ans).
- Suivi au moins une action de formation non obligatoire (qui ne conditionne pas l'exercice direct de la fonction).
- Bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle (individuelle ou collective).
- Acquis des éléments de certification (diplôme, titre pro, CQP) par la formation ou la VAE.
La valeur stratégique du compte rendu pour votre gestion RH
Chez Empowill, nous sommes convaincus d'une chose : un compte rendu n'est pas fait pour dormir dans un dossier ou au fond d'un disque dur partagé.
C'est une mine d'or d'informations. Il permet de garder une trace précise du projet d'évolution du collaborateur. C'est la mémoire de votre gestion des ressources humaines. Sans cette trace, comment justifier d'une promotion refusée ou acceptée quatre ans plus tard ? Comment analyser et construire des parcours cohérents si les souhaits des employés ne sont pas centralisés ?
Avec le logiciel Empowill : un compte-rendu d’entretien professionnel est généré automatiquement et signé électroniquement au moment de la conclusion de l’entretien entre le manager et le collaborateur.
L'erreur classique : la rupture de la chaîne d'information
Trop souvent, le compte rendu reste bloqué entre le manager et le collaborateur. S'il ne remonte pas à la direction RH, ou s'il remonte sous un format inexploitable (papier, scan illisible), il n'engendrera aucune action concrète. Ni pour l'évolution de la carrière du salarié, ni pour l'optimisation des process de l'entreprise.
Les avantages de digitaliser le processus de rédaction
C'est ici que la technologie change la donne. Faire le choix de digitaliser vos campagnes d'entretiens plutôt que d'utiliser un traitement de texte classique permet de résoudre le problème "actuel" majeur des RH : la consolidation des données.
Simplifier le recueil des besoins
Grâce à la solution digitalisée d'Empowill, les données issues des entretiens sont structurées. Lorsqu'un manager formime un besoin de formation lors de l'entreiten, cette information remonte automatiquement dans votre tableau de bord RH.
Plus besoin d'éplucher les compte-rendus ! Vous pouvez ainsi valider ces demandes et les exploiter immédiatement pour construire le plan de développement des compétences de votre entreprise. Le recueil de besoin est simplifié, automatisé et sécurisé.
Garantir la conformité et la signature
Le digital facilite aussi la procédure de validation. Le RH peut s'assurer en temps réel que les comptes rendus sont bien signés par les deux parties. C'est un gain de sérénité immense par rapport aux règles légales et aux éventuelles spécificités de votre convention collective.
Les règles d'or pour la suite de l'entretien
La rédaction du compte rendu ne marque pas la fin du processus, mais le début de l'action RH.
Comme le soulignent souvent nos clients, la communication est cruciale. Il est indispensable d'informer le collaborateur des étapes qui suivront la signature du document.
Quand aura-t-il un retour sur ses demandes de formation ?
Ses souhaits d'évolution ont-ils été validés par la direction ?
Le compte rendu doit être un outil vivant de dialogue. En le formalisant correctement et en assurant sa bonne remontée, vous transformez une obligation administrative en un véritable levier de performance et de fidélisation des talents.
