Modernisation des entretiens et optimisation du recueil des besoins de formation chez Caen la mer Habitat

Nathalie Metivier, DRH de Caen la mer Habitat et Stéphanie Doyer, Gestionnaire RH, partagent leur expérience avec Empowill.

Comment se structure Caen la mer Habitat ?

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Nathalie Metivier présente son OPH et ses enjeux

Nous sommes un office public de l'habitat qui opère sur l'agglomération caennaise et qui est associé à Presqu'île Habitat (Cherbourg). Nous gérons plus de 11 000 logements répartis sur 3 sites, dont 1 site principal qui concentre l’essentiel de nos collaborateurs.

Sur le terrain, nous avons 50 gardiens d’immeubles et 20 agents d’entretien, qui n'ont pas d'ordinateurs mais utilisent des smartphones.

Du côté de l’équipe RH, nous sommes 6 personnes, dont 4 qui utilisent régulièrement Empowill depuis son implémentation en 2024.

Pourquoi avoir changé d'outil RH ?

Quand il a fallu renouveler notre outil, j'ai sollicité plusieurs fournisseurs, avec lesquels nous avons eu trois ou quatre démonstrations. Très rapidement, je me suis rendue compte que l'on avait besoin d'un outil intuitif, avec une interface moderne.

Le processus d'entretien avec Empowill

Nous menons notre campagne annuelle d'entretiens d'évaluation au cours du premier trimestre, notre objectif étant de les signer au 31 mars.

Ce qui est nouveau pour nous avec Empowill, c'est la préparation des entretiens, puisque l'on n’avait pas cette possibilité auparavant.

Cette année, les collaborateurs ont pu préparer leur entretien pour la première fois. Chez nous, ce n'est pas obligatoire, et en plus nous avons la possibilité avec Empowill de valider la préparation et de passer directement à l'étape suivante si les collaborateurs ne le font pas eux-même.

Bilan de la première campagne d'entretien

Sur le terrain, les collaborateurs qui sont équipés d'un smartphone n'ont pas à préparer leur entretien, parce qu'ils n’y sont pas formés. Par contre, dans les bureaux, il y a eu évidemment beaucoup plus de préparations d'entretien. Cela avait généré un peu de stress au niveau des managers, certains craignaient que l’on puisse voir ce qu’ils avaient écrit avant l’entretien, mais ils ont vite compris que l'on pouvait valider cette étape seulement au moment de l'entretien et de ne partager l'information qu'à ce moment-là.

Ça s'est super bien passé !  C'était tout nouveau pour nous, et j'ai le sentiment que la préparation a été un point fort de l'échange managérial. Les peurs qu’avaient exprimées les managers au départ ne sont plus revenues.

Stéphanie Doyer, Gestionnaire RH chez Caen la Mer Habitat ajoute :

C’était très rassurant et comme Empowill avait mis en place des petits outils, avec des procédures, nous avons pu les transmettre aux managers et les accompagner au fur et à mesure des petits problèmes qu'ils pouvaient rencontrer.

Nathalie Metivier, DRH, reprend :

Nous avons aussi eu des formations managers, deux ou trois sessions avec Adèle,  qui est en charge de notre compte chez Empowill. C’était très adapté, d'ailleurs nous avons affiné avec elle au fil des sessions, par rapport aux pratiques que nous avions par le passé.

Une prise en main simplissime

Surprenamment, ces quelques sessions ont été suffisantes ! Nous avons fait très peu de SAV après-coup. Simplement avec la démonstration d’Empowill, nos managers ont pu être autonomes très rapidement.

Ensuite, pour les collaborateurs, nous avions mis un petit guide à disposition, mais nous avons eu très peu de questions. Ils étaient assez autonomes, assez sereins, et on est convaincues que c’est l'intuitivité et l'ergonomie du produit qui ont aidé pour les onboarder.

On a eu un déploiement incroyable : en termes de ressources RH, on était un peu justes, mais on n’a pas reçu beaucoup d'appels après les formations. L'outil a été pris en main très facilement par les managers et par nous-mêmes. La campagne s'est déroulée dans de bonnes conditions.

Le processus de gestion de la formation avec Empowill

Stéphanie Doyer, Gestionnaire RH, parle de son expérience avec les plans de formation qui sont utilisés chez Caen la mer Habitat :

J’ai découvert les formations en même temps qu’Empowill. C’est assez facile d'utilisation et j'ai aussi noté qu’il était très complet, il y a vraiment tout. Je me suis même dit "ils ont pensé ça de A à Z,  jusqu'au sondage !"

Pour suivre les formations, je ne me suis jamais sentie perdue.

Nathalie Metivier, DRH, décrit les différents process RH qui existent au sein de leur structure :

Il y a des formations obligatoires cycliques que nous devons suivre.

D'ailleurs, une fonctionnalité que l’on a bien utilisé pendant l'entretien d'évaluation cette année, et qui nous manquait avant, c'était d'avoir la capacité pour le manager de pouvoir saisir une demande de formation. Cela nous a permis d’alimenter notre plan de formation.

Les demandes de formation remontent donc par les managers, par les agents au travers de l'entretien ou par des prises de contact directes. Nous remontons tout et nous consolidons cela dans Empowill.

Les fonctionnalités préférées

Nathalie Metivier :

J'adore la possibilité de créer des campagnes simplement.

Ça nous offre des possibilités que nous n’avions pas précédemment. Par exemple, on va créer des campagnes dans notre process de onboarding, en intégrant un entretien pour le rapport d'étonnement. Nous allons aussi créer une campagne pour le retour de collaboratrices après un congé maternité.

Stéphanie Doyer :

Après m’être attaquée aux formations, aux entretiens professionnels et d’évaluation, la cerise sur le gâteau, c’était les campagnes ! Il y a un large panel de possibilités à exploiter.

Et puis il y a aussi des templates que l’on peut utiliser, c'est très pratique !

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Les bénéfices perçus : efficacité, simplicité, adhésion

Nathalie Metivier reprend :

On constate un gain de temps au niveau de l'équipe RH. On a un outil simple, on est quatre à l'utiliser et on n’a pas eu besoin de 3 jours de formation.

C'est aussi un outil qui nous permet une bonne adhésion des managers, puisqu'il est simple à utiliser. On n’a pas de frein à l'entretien d'évaluation.

Sur la partie formation, on apprécie le fait de pouvoir centraliser toutes nos demandes. Pouvoir faire ces demandes au cours de l'entretien d'évaluation, ça nous permet aussi de mieux agréger les besoins en formation et de faire en sorte que l'expression du besoin soit facilitée.

C’est vraiment une prise en main facile, c’est intuitif, accessible pour tout le monde !

L'auditeur Qualibail impressionné par Empowill

Stéphanie Doyer partage l'expérience vécue lors de son audit :

En tant que bailleur social, nous avons été auditionnés dans le cadre de la certification Qualibail qui est assez classique dans notre secteur d’activité.  Sur le volet RH, l’audit porte quasi-exclusivement sur la partie formation.

L'auditeur a été impressionné par Empowill et nous a posé des questions sur nos formations. On a réussi à y répondre très facilement en recherchant l’information sur Empowill et en lui montrant directement l’outil. L’auditeur nous a dit que l’on avait vraiment un bon outil pour les formations. Il a été étonné et il s'est rendu compte par lui-même tout ce que l'on pouvait faire au niveau des formations.

Un message pour les bailleurs sociaux : allez-y !

Nathalie Metivier conclut :

C'est facile, c'est simple, c'est moderne ! On a une hotline réactive et de qualité.

Et on a aussi eu de bons échos de nos collègues OPH de l’Orne.

Empowill est un vrai facilitateur. Offrez-vous au moins une démonstration !

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