Convocation à l’entretien professionnel : comment respecter vos obligations tout en créant de la valeur RH ?

Depuis plusieurs années, l’entretien professionnel est devenu un rendez-vous incontournable dans la vie d’un collaborateur. Et pour cause : il ne s’agit plus d’un simple échange ponctuel, mais bien d’un dispositif structurant au service du développement des compétences, du parcours professionnel, et du dialogue RH. Traditionnellement mené par les RH, certaines entreprises choisissent de co-animer l'entretien professionnel avec leurs managers, voire même de leur déléguer le sujet. Qu'importe la formule choisie, la préparation de ce type d'entretien et la clé de sa réussite !

Si la convocation à l’entretien professionnel peut sembler administrative en apparence, elle est en réalité le premier signal envoyé à votre collaborateur : « ce temps est important, pour vous comme pour nous ». Raison de plus pour faire les choses dans les règles de l’art !

1. Selon le cadre légal, quelles sont les obligations de l’employeur ?

Selon le Code du travail, l’entretien professionnel doit être organisé tous les deux ans à partir de la date d’embauche du salarié. Il s’adresse à tout collaborateur ayant au moins deux ans d’ancienneté, et ce, quel que soit son poste, son contrat ou son statut (y compris après un congé maternité, un congé parental d’éducation, un arrêt maladie de longue durée ou un congé d’adoption).

À noter également : tous les 6 ans, un bilan récapitulatif est obligatoire pour vérifier si le collaborateur a bien bénéficié de ses entretiens professionnels, et s’il a eu accès à au moins une action de formation, à une certification professionnelle, ou à une progression salariale ou professionnelle.

En cas de défaut, des sanctions peuvent s’appliquer, notamment le versement d’un abondement correctif sur le compte personnel de formation (CPF) du salarié.

2. L’importance d’une convocation formelle à l’entretien professionnel

Souvent perçue comme une simple formalité, la convocation à l’entretien joue pourtant un rôle essentiel. Elle pose un cadre clair, donne de la visibilité au collaborateur, et rappelle l’objet de ce moment d’échange.

C’est aussi un gage de conformité, en cas de contrôle ou de contentieux. En effet, la loi impose un certain formalisme, à respecter notamment sur :

• le délai de prévenance,
• la date, l’heure et le lieu du rendez-vous,
• la nature de l’entretien professionnel (et non un entretien d’évaluation),
• le rappel des droits du salarié en matière de formation et d’évolution.

La convocation peut se faire par mail, par lettre remise en main propre ou par courrier recommandé. L’important est de pouvoir prouver que l’employeur a bien respecté ses obligations.

3. Que doit contenir une convocation à l’entretien professionnel ?

Pour être conforme et utile, vous devez inclure dans la convocation à l’entretien professionnel un certain nombre d’informations clés. Voici la trame que nous recommandons, sentez-vous donc libre de réutiliser ce modèle :

✉️ Modèle de convocation à l’entretien professionnel :

Objet : Convocation à l’entretien professionnel

Madame / Monsieur [Nom du collaborateur],

Conformément aux dispositions du Code du travail, nous vous informons que vous serez prochainement convoqué(e) à votre entretien professionnel, obligatoire tous les deux ans.

Ce rendez-vous a pour but d’échanger sur vos perspectives d’évolution professionnelle, vos besoins en formation, et les actions que l’entreprise pourrait engager dans le cadre du plan de développement des compétences.

📍 Date : [indiquer la date]
⏰ Heure : [indiquer l’horaire]
📌 Lieu : [indiquer l’adresse ou le lieu de l’entretien]
👥 Interlocuteur : [Nom du manager ou RH en charge de l’entretien]

Nous vous remercions de nous informer de votre disponibilité. Vous pourrez préparer cet échange à l’aide du support de préparation ci-joint.

Restant à votre disposition,
[Signature]

💡 L’avis d’expert Empowill : envoyez la convocation au moins 15 jours avant l’entretien, pour laisser le temps au collaborateur de se préparer et d’en discuter si besoin. C’est aussi une bonne pratique pour renforcer l’implication des collaborateurs dans leur parcours.

4. Comment bien différencier l’entretien professionnel de l’entretien annuel ?

Il s’agit de l’une des erreurs fréquentes que l’on rencontre sur le terrain : confondre l’entretien professionnel avec l’entretien d’évaluation annuel. Pourtant, les deux ne poursuivent pas le même objectif.

Il est donc essentiel de faire apparaître dans la convocation à l’entretien que le rendez-vous porte bien sur le développement du collaborateur et non sur sa performance.

💡 L’avis d’expert Empowill : Cette précision est d’autant plus importante que vos collaborateurs peinent à différencier les différents types d’entretiens et redoutent ces échéances. Rappeler l’objectif de l’entretien professionnel les aide donc à mieux se préparer et à accueillir cette échéance plus sereinement.

D’ailleurs, n’hésitez pas à consulter notre article sur les 20 questions pertinentes à poser en entretien annuel.

5. Nos conseils pour bien préparer l’entretien professionnel

Une convocation à l’entretien professionnel, aussi claire et anticipée soit-elle, ne suffit pas si le contenu de l’échange n’est pas suffisamment bien construit pour permettre d’aborder tous les sujets clés pour le collaborateur, le manager et vous-même. Avant la tenue de l'entretien professionnel, la préparation est donc une étape-clé pour créer un dialogue constructif.

Il est vivement recommandé de mettre à disposition un support de préparation pour le collaborateur et pour son manager (si l’entretien est coanimé). Cela permet à chacun de venir avec une vision claire des objectifs, des besoins identifiés, et des perspectives d’évolution.

Parmi les informations utiles à rassembler avant l’entretien :

• La trame des entretiens précédents et le compte rendu associé ;
• Les formations suivies dans les deux dernières années ;
• Les changements de poste, de missions ou d’activité ;
• Les demandes ou propositions formulées (mobilité, montée en compétences, etc.) ;
• L’état du compte personnel de formation (CPF) du collaborateur.

Côté manager et RH, il est aussi utile d’avoir une visibilité sur le plan de développement des compétences, les projets en cours dans l’entreprise, et les besoins de recrutement ou d’évolution de l’équipe.

💡 L'avis d'expert Empowill  : Organiser une réunion avec l’ensemble des managers concernés peut s’avérer particulièrement efficace pour les sensibiliser aux enjeux de l'entretien professionnel et maximiser leur niveau d’implication. C’est également une occasion de leur rappeler les bonnes pratiques à appliquer et de favoriser l’échange entre pairs.

6. Quels sujets aborder lors de l’entretien professionnel ?

Durant l’entretien, l’idée n’est pas de dérouler une check-list administrative, mais bien de favoriser un échange ouvert, sincère, et orienté avenir. Voici les grandes parties que nous vous recommandons d’aborder :

1. Le bilan des deux dernières années

• Quelles évolutions ont eu lieu dans le poste ?
• Le collaborateur a-t-il suivi des actions de formation ?
• Ses missions ou ses responsabilités ont-elles changé ?

2. Les projets d’évolution ou de mobilité

• Le collaborateur a-t-il des perspectives d’évolution ?
• Est-il intéressé par un changement de poste ou un élargissement de ses missions ?
• A-t-il des envies de mobilité interne ou de reconversion ?

3. Les besoins de formation

• Quelles compétences clés manque-t-il pour évoluer ?
• A-t-il besoin de renforcer certaines aptitudes (techniques ou comportementales) ?
• Un CEP (Conseil en évolution professionnelle) pourrait-il être pertinent ?

4. L’accompagnement RH

• Quelles actions peut engager l’entreprise pour soutenir ce parcours ?
• Quelles formations pourraient être proposées ?
• Y a-t-il un besoin de certification professionnelle ?

7. La structure idéale pour un compte rendu clair et conforme

À l’issue de l’entretien, il est essentiel de formaliser un compte rendu. Il ne s’agit pas d’un PV rigide, mais d’un document utile pour suivre les engagements réciproques.

Nous vous conseillons de structurer le compte rendu d’entretien professionnel en 3 volets :

1. Rappel du contexte : nom du collaborateur, date de l’entretien, personne(s) présente(s), etc.
2. Points abordés : évolutions passées, souhaits d’évolution, besoins en formation.
3. Actions envisagées : accompagnements, propositions de formations, jalons à suivre.

Ce compte rendu doit être partagé avec le collaborateur, qui peut en demander une copie à tout moment. Il sert de trace dans le processus RH, et sera précieux lors du bilan des 6 ans.

💡 À noter : en cas de litige, ce document peut aussi faire foi auprès des prud’hommes pour démontrer le respect de vos obligations.

8. Anticiper les cas particuliers

La vie en entreprise connaît son lot d’imprévus et demande de s’adapter à de nombreux cas particuliers. S’il n’est pas possible d’anticiper tous les cas particuliers, voici tout de même quelques situations spécifiques que vous pouvez rencontrer :

🔁 Le collaborateur est en arrêt maladie ou en congé

Vous n’avez pas l’obligation de mener l’entretien pendant l’arrêt. Mais il est important de le reprogrammer dès son retour, en respectant un délai raisonnable.

❌ Le collaborateur refuse de venir

L’entretien professionnel est un droit pour le collaborateur, mais pas une obligation. S’il ne souhaite pas y assister, nous vous recommandons de formaliser son refus par écrit et de conserver la convocation initiale.

🕰️ Le collaborateur a oublié ou n’a pas répondu

Renvoyez un mail de relance, en rappelant le cadre légal et en proposant un nouveau créneau. En l’absence de réponse, documentez vos démarches pour prouver votre bonne foi.

💡 L'avis d'expert Empowill  : Au retour de certains congés, comme le congé maternité, le congé de proche aidant ou encore le congé sabbatique, il est obligatoire d'organiser un entretien professionnel avec votre collaborateur, mais si moins de 2 ans se sont écoulés depuis la dernière échéance.

9. Ce que vous gagnez à bien gérer les entretiens professionnels

L’entretien professionnel, quand il est bien conduit, devient un vrai levier de gestion des talents.

✅ Il valorise les collaborateurs, en leur montrant que leur avenir professionnel est pris au sérieux.
✅ Il alimente votre vision RH : quels sont les besoins en formation, les potentiels, les risques de départ ?
✅ Il sécurise juridiquement l’employeur, en montrant que les obligations sont respectées.
✅ Il contribue à la construction d’un plan de développement des compétences solide et pertinent.

Bref, un entretien professionnel, ce n’est pas une case à cocher : c’est un outil stratégique qui mérite toute votre attention.

Pour conclure sur la convocation entretien professionnel

La convocation à l’entretien professionnel, comme son déroulé, s’inscrit dans une logique de responsabilité partagée entre RH, managers et collaborateurs.

Avec un peu d’anticipation, un soupçon de rigueur, et une vraie volonté de construire des parcours individualisés, vous transformez cette obligation en véritable atout RH pour votre entreprise.

💬 Et si vous êtes équipé d’un logiciel de gestion RH comme Empowill, vous pouvez même automatiser une partie de la convocation, centraliser vos supports, suivre les comptes rendus, et gagner un temps précieux. De quoi vous concentrer sur l’essentiel : vos collaborateurs.