Entretien professionnel : guide pour bien le préparer

L'entretien professionnel est une étape cruciale dans la gestion de carrière d'un salarié. Il permet de faire le point sur les compétences, les objectifs professionnels et les besoins de formation de chacun. Cette pratique est devenue une obligation légale en France depuis la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale. Pour faciliter son suivi et sa gestion, de plus en plus d'entreprises utilisent désormais un logiciel de gestion des entretiens

Dans cet article, nous allons comprendre à quoi sert l'entretien professionnel, explorer son importance, examiner les obligations de l'employeur, les sanctions en cas de non-respect, qui est concerné par l'entretien professionnel, ainsi que la manière dont Empowill peut vous aider à bien le préparer.

Qu'est-ce qu'un entretien professionnel ?

L'entretien professionnel est un rituel managérial essentiel qui permet de faire un bilan des compétences et de définir les objectifs professionnels de chaque salarié. Il s'agit d'un moment privilégié pour discuter avec son manager de ses aspirations, de ses ambitions et de ses projets futurs au sein de l'entreprise.

Côté employeur, c'est également l'occasion de prendre en compte les besoins de formation, afin d’aider chaque salarié à évoluer professionnellement, à renforcer ses qualifications et à se projeter dans l’avenir de son emploi. Il ne faut pas confondre l'entretien professionnel avec l'entretien individuel, qui est davantage centré sur l’évaluation des performances passées.

Quel est l'intérêt de l'entretien professionnel ?

L'entretien professionnel est un véritable outil de gestion des carrières. Il permet aux employeurs de mieux connaître les compétences et les aspirations de leurs collaborateurs. C’est aussi un moyen d’anticiper les besoins en termes de recrutement, de mobilité interne ou de mobilité volontaire sécurisée.

Il s’applique à tous les salariés, y compris ceux qui ont connu une évolution significative de leur poste (nouvelle mission, période d'activité à temps partiel, retour de congé maternité, ou encore congé de proche aidant). Il doit également être proposé à l’issue d’une période de mobilité volontaire ou d’une longue absence liée à un arrêt maladie.

Enfin, l’entretien professionnel est encadré par un accord collectif ou, à défaut, par les dispositions du Code du travail. Il représente un acte structurant dans le parcours professionnel de chaque collaborateur.

Quels sont les objectifs de l'entretien professionnel ?

L'entretien professionnel offre des bénéfices croisés, tant pour l’employeur que pour le salarié.

Du côté de l’employeur :

• Recenser les besoins individuels de formation, pour adapter les dispositifs de montée en compétences.
• Faire un bilan du fonctionnement des équipes, contribuant à une meilleure organisation collective.
• Détecter les souhaits de mobilité, et accompagner les parcours dans le cadre d'une évolution professionnelle ou d’une mobilité volontaire sécurisée.
• Favoriser la motivation, l’engagement et la responsabilisation des collaborateurs.

Du côté du salarié :

• Devenir acteur de son évolution professionnelle en construisant un projet réaliste et motivant.
• Faire le point sur ses qualifications actuelles et les compétences à acquérir pour aller plus loin.
• Identifier les formations suivies et les valoriser dans son passeport formation.
• Aborder librement avec son manager les perspectives de carrière, les envies de lecture (dans une logique d'auto-formation), ou les besoins spécifiques liés à son parcours de vie (retour de congé maternité, soutien d’un proche via un congé de proche aidant, etc.).

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Les obligations de l’employeur

L’entretien professionnel ne peut être improvisé : il s’inscrit dans un cadre légal précis. L’employeur a l’obligation d’en informer le salarié par écrit au moins 15 jours à l’avance, en précisant la date, l’heure, le lieu ainsi que l’objet de l’entretien. Ce rendez-vous, encadré par l’article L. 6315-1 du Code du travail, est obligatoire et constitue un acte structurant de la gestion des ressources humaines.

L’entretien professionnel doit être organisé tous les deux ans. Par ailleurs, un bilan récapitulatif doit être réalisé tous les six ans pour vérifier que le salarié a bien bénéficié :

• d’au moins une action de formation ;
• d’une évolution professionnelle ou salariale ;
• de démarches visant à maintenir ou renforcer son employabilité.

Ce dispositif constitue un levier stratégique pour l’entreprise, en contribuant à la gestion des talents et à la performance collective. Il permet d’instaurer une dynamique constructive entre le salarié et son manager, tournée vers l’avenir et l’évolution professionnelle.

Informer le salarié sur ses droits à la formation

Lors de l’entretien professionnel, l’employeur doit informer le salarié de ses droits en matière de formation professionnelle. Il doit notamment lui présenter les différents dispositifs existants (plan de développement des compétences, CPF, etc.) ainsi que leurs conditions d’accès et de financement.

Formaliser l’échange par un compte-rendu

À l’issue de l’entretien, un compte-rendu écrit doit être rédigé par l’employeur et communiqué au salarié. Ce document doit retracer les échanges tenus lors de l’entretien, mentionner les perspectives d’évolution professionnelle identifiées, et préciser les actions envisagées pour y parvenir.

‍Quelle est la périodicité de l'entretien professionnel ?

En France, la loi impose une périodicité pour la réalisation de l'entretien professionnel.

En ce qui concerne la périodicité, celui-ci est rythmé en 3 temps :

• Tous les 2 ans, à partir de l'entrée dans l'entreprise ou de la date de l'entretien précédent.
• Au retour de certains congés tels que le congé de maternité, parental, sabbatique, d'adoption, etc.
• Tous les six ans pour faire un état des lieux et s'assurer que le collaborateur a suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification (par la formation ou la VAE) et bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle. Cet entretien est connu sous le nom de bilan à 6 ans.
• Il est à noter que l'entretien professionnel s'adresse à tous les salariés, peu importe la typologie de contrat (CDI, CDD, intérim, à temps plein ou partiel) et la taille de l'entreprise. Les contrats d'apprentissage ou de professionnalisation sont également concernés par cet entretien.

Les sanctions en cas d'absence d'entretien professionnel 

L'entretien professionnel est une obligation légale pour les employeurs en France. S'ils ne respectent pas leurs devoirs en matière d'entretiens professionnels, ils s'exposent à des sanctions.

Pour les entreprises de 50 salariés et plus, si au cours des 6 dernières années le collaborateur n'a pas bénéficié d'entretien professionnel et d'au moins une action de formation non obligatoire, l'employeur doit abonder son compte personnel de formation de 3 000€. Une absence d'entretien professionnel régulier peut donc entraîner un coût financier direct pour l'entreprise.

En ce qui concerne les entreprises de moins de 50 salariés, celles-ci restent soumises à des obligations en matière de formation : adaptation du salarié à son poste de travail et maintien de leur employabilité.

Ainsi, si un collaborateur fait valoir qu'il a subi un préjudice du fait d'un manquement aux obligations de l'employeur en matière de formation professionnelle, l'entreprise peut être soumise à un risque de contentieux et par conséquent être sanctionnée. L’absence de suivi peut se traduire par le versement au profit du salarié de dommages et intérêts.

Enfin, le non-respect de ces obligations peut également constituer un manquement grave qui peut justifier un licenciement pour faute. Il est donc essentiel pour les employeurs de respecter leurs devoirs en matière d'entretiens professionnels afin d'éviter ces sanctions et de s'assurer que leurs salariés bénéficient d'un suivi de leur parcours professionnel.

Quelques bonnes pratiques

Les bonnes pratiques côté collaborateur

Pour bien préparer son entretien professionnel, il est important de se poser les bonnes questions :

• Quels sont les objectifs professionnels à court, moyen et long terme ?
• Quelles sont les compétences à développer ?
• Quels sont les points forts et axes d’amélioration du salarié ?
• Quelles sont les formations qui pourraient l’aider à atteindre ses objectifs professionnels ?

Il est également utile de faire le point sur son parcours professionnel, en identifiant les moments clés de son évolution au sein de l’entreprise. Pour certains collaborateurs, notamment ceux ayant connu une interruption de carrière (comme un congé parental d’éducation), l’entretien est aussi une opportunité de redéfinir leurs priorités et leurs ambitions.

Se remémorer les réalisations de l’année écoulée, les présenter de manière claire et concise, et préparer une liste de points à aborder lors de l’entretien sont autant de bonnes pratiques à adopter. Cela permet de structurer l’échange et de ne rien oublier.

Enfin, il est essentiel de rester ouvert aux feedbacks de son manager, tout en prenant en compte les besoins et les enjeux de l’entreprise. L’entretien professionnel est un moment d’écoute, de dialogue et de co-construction, au service du développement du parcours professionnel du salarié.

Les bonnes pratiques côté RH

L’entretien professionnel constitue une étape clé dans la gestion de carrière. Il revêt une importance particulière pour tous les salariés, y compris les fonctionnaires ou les collaborateurs issus du secteur public en transition vers une structure privée.

Pour garantir un entretien utile et constructif, les RH doivent d’abord bien le préparer. Cela passe par la communication en amont des objectifs de l’entretien, la mise à disposition d’une trame claire, et la création d’un climat de confiance.

Pendant l’échange, il est recommandé de :

• Donner un feedback honnête et bienveillant ;
• Identifier les compétences à renforcer et les opportunités de formation ;
• Encourager la projection du salarié dans son avenir professionnel, même en cas de transition de poste ou de retour d’un congé parental d’éducation.

Enfin, les objectifs fixés à l’issue de l’entretien doivent être clairs, réalistes et mesurables. Ils servent de feuille de route pour accompagner le parcours professionnel du salarié, tout en alignant ses ambitions avec les besoins stratégiques de l’organisation.

L'entretien professionnel avec Empowill

Empowill est le logiciel de gestion RH spécialisé dans le suivi du parcours collaborateur. Nous digitalisons et optimisons tous les rituels d'entretien, le plan de formation et la gestion des compétences.

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• Créer vos trames personnalisées et dynamiques, intégrer vos trames actuelles pour tous les usages, notamment au cours de l’entretien professionnel.
• Simplifier le travail de vos managers : ils peuvent suivre les campagnes pour leur équipe. La signature électronique et l'auto-évaluation vous permettent de donner de la robustesse à vos processus RH.
• Disposer d'un recueil des besoins simplifié : Empowill analyse pour vous les résultats aux questions fermées et vous propose un recueil de verbatim pour les questions ouvertes. Les demandes de formation remontent directement dans votre plan de formation prévisionnel, y compris celles exprimées au cours de l’entretien professionnel.
• Automatiser l'envoi de rappels et communiquer simplement : ne perdez plus de temps à suivre la complétion des entretiens et à envoyer des e-mails de rappel, Empowill l'automatise pour vous !

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En conclusion, l'entretien professionnel est une étape clé dans la gestion de carrière d'un salarié

Il permet de faire le point sur ses compétences, ses objectifs professionnels, ses besoins de formation, ainsi que d’établir un récapitulatif du parcours professionnel. Bien préparé, il peut être un levier de développement professionnel et personnel, aussi bien pour le salarié que pour l’employeur.

C'est un rituel qui favorise l'engagement et fidélise l'employé s'il est bien construit, récurrent et si les besoins sont bien identifiés et pris en compte.

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