Référentiel de Compétences : définition, exemple et méthode de création

Le référentiel de compétences est un outil stratégique de gestion des compétences permettant de décrire précisément les compétences nécessaires pour chaque poste, tout en alignant les attentes des collaborateurs avec les besoins de l'organisation.

Pilier de la stratégie GEPP, le référentiel offre une vision globale et anticipative des compétences requises pour atteindre les objectifs stratégiques.

Qu'est-ce qu'un référentiel de compétences (et différence avec la fiche de poste) ?

Qu'est-ce qu'un référentiel de compétences ?

Le référentiel se présente comme un document structuré qui détaille les compétences essentielles pour occuper un poste ou remplir des missions spécifiques au sein d'une organisation. Ces compétences sont généralement réparties en trois catégories :

• Les savoirs : connaissances théoriques nécessaires, comme la maîtrise de normes de sécurité ou d'hygiène
• Les savoir-faire : aptitudes pratiques incluant, par exemple, la capacité à conduire un chariot-élévateur avec précision ou à assurer la maintenance d'une machine
• Les savoir-être : qualités personnelles et relationnelles, comme l'empathie dans un rôle de manager ou la capacité à gérer son stress dans des environnements sous pression.

Un référentiel de compétences est bien plus qu'une simple nomenclature technique : c'est la pierre angulaire de votre Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP).

Cet outil de GPEC stratégique rend visibles les trajectoires de carrière possibles au sein de l'organisation. En identifiant précisément l'écart entre les compétences actuelles d'un collaborateur et celles requises pour un poste futur (la fameuse "hauteur de la marche"), le référentiel permet de construire des parcours de formation personnalisés et motivants.

C'est ce cadre structurant qui assure l'alignement entre les aspirations individuelles de vos équipes et les objectifs business de l'entreprise, garantissant ainsi une agilité organisationnelle face aux transformations du marché.

Référentiel vs Fiche de poste : quelles différences ?

Là où la fiche de poste se cantonne à décrire des tâches quotidiennes sans parler de niveau attendu, le référentiel cartographie les savoirs (connaissances théoriques), les savoir-faire (aptitudes pratiques) et les savoir-être (qualités relationnelles) indispensables pour évoluer dans un poste avec succès.

Le référentiel sert également de levier pour répondre à différents enjeux organisationnels et stratégiques : identification des besoins en formation pour la construction de votre plan de développement des compétences, soutien de la stratégie business de l'entreprise, clarification des attentes des salariés vis-à-vis des compétences attendues pour un poste, moteur d'engagement pour les collaborateurs...

En fixant le niveau d'exigence à atteindre en termes de compétences, le référentiel permet d'objectiver les échanges entre managers et collaborateurs dans le contexte d'un entretien annuel par exemple, transformant ainsi ces rituels en un véritable levier de développement et de performance.

De quoi est composé un référentiel ? (hard skills & soft skills)

Les compétences techniques (savoir-faire)

Les compétences techniques, ou savoir-faire spécifiques, sont directement liées aux missions opérationnelles d'un poste. Elles regroupent les connaissances et les capacités nécessaires pour effectuer des tâches précises, souvent mesurables et objectives.

Ces compétences techniques varient fortement selon les métiers et les secteurs, et leur mise à jour régulière est essentielle dans un environnement où les outils et technologies évoluent rapidement.

Les compétences comportementales (Savoir-être / Soft Skills)

Les compétences transversales, également appelées soft skills ou savoir-être, sont celles qui s'appliquent à plusieurs postes et contextes professionnels. Elles permettent de favoriser la collaboration, l'adaptabilité et la réussite globale au sein de l'organisation.

Exemples : communication (capacité à transmettre des idées de manière claire et à adapter son discours à différents publics), résolution de problèmes (savoir analyser une situation complexe et proposer des solutions adaptées)...

Ces compétences sont de plus en plus valorisées par les entreprises, car elles jouent un rôle clé dans la gestion des relations professionnelles et dans l'adaptabilité des collaborateurs face aux évolutions stratégiques. Dans un référentiel, elles sont souvent décrites de manière générique, mais adaptées aux besoins spécifiques de l'organisation.

Comment définir les niveaux de maîtrise ? (Exemple de niveaux 1 à 3)

Pour chaque compétence identifiée, le référentiel intègre des niveaux de maîtrise qui permettent d'évaluer les attentes en fonction des postes ou des responsabilités. Ces niveaux offrent une échelle de progression et facilitent l'évaluation des compétences détenues par les collaborateurs.

Voici un exemple simple d'échelle à trois niveaux :

1. Niveau débutant : le collaborateur connaît les bases mais a besoin de supervision pour appliquer la compétence.
2. Niveau intermédiaire : le collaborateur est autonome et peut utiliser la compétence dans des situations courantes.
3. Niveau expert : le collaborateur est capable de former ou conseiller d'autres personnes sur cette compétence.

Ces niveaux permettent de personnaliser les attentes en fonction des postes et d'identifier les besoins en développement.

Par exemple, un commercial junior pourrait être évalué sur un niveau intermédiaire en négociation, tandis qu'un directeur commercial devra atteindre un niveau expert.

L'avis d'expert Empowill 💡 : pour garantir la cohérence et l'objectivité des évaluations, il est essentiel de n'utiliser qu'une seule échelle d'évaluation pour toutes les compétences. Nous vous recommandons également de limiter le nombre de niveaux sur cette échelle, car une échelle trop détaillée peut entraîner des interprétations variées par les managers, réduisant ainsi l'homogénéisation et l'objectivité des évaluations !

Pour plus de granularité, vous pouvez permettre d'évaluer les niveaux en 2 phases : niveau en cours d'acquisition et niveau maitrisé.

Grâce à cette gradation, le référentiel devient un outil pratique pour évaluer les collaborateurs, fixer des objectifs de progression et orienter les parcours de formation.

Voici un exemple d'échelle d'évaluation sur notre logiciel de gestion des compétences (GPEC), Empowill :

5 Étapes pour construire votre référentiel de compétences

Avant de se lancer, il est crucial de déterminer pourquoi ce référentiel est nécessaire et quels objectifs il doit servir.

Est-ce pour structurer les politiques RH ? Faciliter la mobilité interne ? Renforcer la performance ? Rationaliser le plan de formation ? Soutenir une stratégie de transformation digitale ? Les objectifs fixés orienteront par la suite l'ensemble du projet. Veillez à ne pas avoir trop d'objectifs à la fois au risque qu'ils se cannibalisent.

Le référentiel doit être adapté au contexte et aux priorités de l'organisation. L'idée est d'éviter de créer un référentiel trop large, qui serait difficile à exploiter, ou trop restreint, qui manquerait de pertinence. Concerne-t-il un département ? Une zone géographique ? Un corps de métier spécifique ? Toute l'entreprise ?

Une fois ce cadre posé, lancez-vous !

Étape 1 : Cartographier les métiers clés de l'entreprise

Recensez l'ensemble des métiers de votre entreprise, regroupez-les par département. A cette étape l'objectif est d'avoir une vue globale sur l'organisation de l'entreprise et de pouvoir visualiser les passerelles entre les métiers.

L'avis d'expert Empowill 💡 : C'est souvent l'occasion de faire un peu de ménage dans vos intitulés de postes, qui peuvent être à l'origine de fiches de poste en doublon.

Étape 2 : Interviewer les collaborateurs (L'approche terrain)

Pour affiner cette cartographie, il vous faut l'affiner et la lier avec les compétences actuelles et attendues pour chacun des métiers.

Un référentiel de compétences ne peut pas être conçu en vase clos. Il doit refléter les réalités du terrain et répondre aux attentes des parties prenantes. Managers, responsables RH, employés et parfois même clients doivent être impliqués pour garantir la justesse des données et l'adhésion au projet. Plus les parties prenantes sont incluses dans la création et la mise en œuvre, plus le référentiel sera adapté et adopté.

Exemple d'application : Lors de la création d'un référentiel pour les équipes commerciales, organiser des ateliers avec les managers permettra d'identifier les compétences clés des postes concernés et les attentes par niveaux de maitrise, comme la négociation ou la gestion de la relation client.

L'avis d'expert Empowill 💡 : n'allez surtout pas demander à vos managers quelles sont les compétences dont ils ont besoin. Demandez-leur plutôt de quoi ils ont besoin. C'est ensuite votre expertise RH qui traduira le besoin en compétence.

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Étape 3 : Structurer la matrice de compétences (Modèle)

C'est ici que le cœur du projet prend forme : il s'agit de répertorier toutes les compétences nécessaires et de les classer de manière claire et compréhensible.

L'avis d'expert Empowill 💡 : Nous vous conseillons de ne pas dépasser 30 compétences par poste car cela devient difficile à analyser et trop pénible pour votre manager et son évalué.e. Il est important qu'ils en comprennent tous deux l'intérêt et non qu'ils le perçoivent comme une corvée. Concentrez-vous sur les compétences qui ont un véritable impact sur l'évolution de carrière des salariés ou sur la croissance de l'entreprise. Un référentiel ne doit pas nécessairement comprendre TOUTES les compétences d'un poste ou d'une organisation. Commencez petit mais pertinent, puis étoffez votre référentiel petit à petit

Toujours dans l'optique d'un menu (oui, on est gourmands chez Empowill !), imaginez cette étape comme la création d'un menu complet : vous devez non seulement lister les plats, mais aussi détailler leurs ingrédients pour en faciliter la compréhension et la préparation. C'est un inventaire complet !

Formalisez ainsi le référentiel dans un document clair et accessible qui inclut :

• la liste des compétences (selon la catégorisation que vous avez choisi),
• une description des compétences claire et compréhensible par tous,
• leur catégorisation (savoir, savoir-faire, savoir-être),
• les niveaux de maîtrise associés

Voici à quoi peut ressembler un référentiel digitalisé sur les softs skills d'un métier marketing :

Étape 4 : Valider et communiquer le référentiel

Si vous avez impliqué vos managers dans la co-construction de votre référentiel, la validation n'en sera que facilitée ! Vous n'aurez pas à expliquer le "pourquoi" et le "comment" de la démarche.

Soumettez-leur les grilles, présentez-leur et expliquez-leur comment il devront l'utiliser au quotidien ou dans le cadre d'un entretien d'évaluation.

L'avis d'expert Empowill 💡 : Testez votre référentiel sur un périmètre pilote avant sa diffusion large. Plutôt que de lancer le référentiel à l'échelle de toute l'entreprise, commencez par un département spécifique (celui avec le plus de désengagement ou des compétences critiques) pour itérer et affiner la méthode.

Étape 5 : Faire vivre le référentiel dans le temps (Mise à jour)

Une fois toutes les compétences identifiées et structurées, il est temps de

Un référentiel doit être vivant. Sa mise à jour régulière est essentielle pour rester pertinent et en phase avec les attentes du marché, les évolutions technologiques, et les objectifs stratégiques de l'entreprise.

Les tableurs comme Excel ou Google Sheets sont de très bons premiers outils pour digitaliser votre référentiel des compétences.

Sachez qu'il existe également des outils spécialistes de la GPEC comme Empowill qui vous permettent simplement de modéliser votre référentiel de compétences, de le mettre à jour simplement et d'associés les compétences aux fiches de postes correspondantes.

À quoi sert concrètement le référentiel ?

Pour recruter (cibler les bons profils)

Le référentiel de compétences est un atout précieux pour structurer une stratégie de recrutement et renforcer la compétitivité de l'entreprise.

En identifiant clairement les compétences nécessaires à leur fonctionnement et à leur croissance, les organisations peuvent mieux anticiper les besoins futurs, optimiser leurs recrutements et favoriser la mobilité interne.

Quelques exemples d'utilité :

• Recrutement ciblé : En disposant d'une vision claire des compétences requises, les responsables RH peuvent rédiger des fiches de poste précises et attirer des candidats parfaitement adaptés.
• Gestion prévisionnelle des emplois : Le référentiel soutient la stratégie de l'entreprise en identifiant les compétences à développer en fonction des évolutions technologiques ou de marché.
• Alignement stratégique : En centralisant les compétences clés, il permet de mettre en adéquation le capital humain de l'entreprise avec ses objectifs à long terme.

Pour évaluer (support de l'entretien annuel)

Dans le cadre d'un entretien annuel, le référentiel de compétences permet d'objectiver les discussions et de sortir du ressenti purement subjectif. Le manager s'appuie sur cette grille pour mesurer précisément le niveau de progression nécessaire à l'accomplissement de chaque mission. Cette approche transforme l'évaluation en un temps d'échange constructif : elle permet d'identifier les besoins en formation de manière précise et de planifier des actions de développement des compétences concrètes.

Au-delà de la simple mesure de performance, l'utilisation de cet outil lors des entretiens est un véritable atout pour autonomiser vos collaborateurs :

• Visibilité sur les attentes : Le référentiel permet aux salariés de comprendre précisément les compétences attendues pour leur poste actuel ou une future promotion.
• Développement de carrière : En identifiant les compétences manquantes, les collaborateurs peuvent orienter leurs efforts pour progresser ou se reconvertir.
• Engagement accru : Une vision claire des possibilités d'évolution au sein de l'entreprise renforce la motivation et le sentiment d'appartenance.

Pour former (identifier les écarts de compétences / gaps)

En offrant une vision claire des compétences à acquérir, le référentiel de compétences permet d'optimiser les plans de formation et de faciliter l'alignement des investissements avec les besoins réels.

Quelques exemples d'utilité :

• Plans de formation ciblés : En identifiant les écarts entre compétences existantes et requises, les responsables RH peuvent élaborer des formations sur mesure, alignées sur les priorités stratégiques.
• Optimisation des budgets : Le référentiel aide à concentrer les efforts de formation sur les compétences stratégiques, maximisant ainsi l'impact sur le capital humain.
• Accompagnement du changement : Lors de transformations organisationnelles ou technologiques, il guide les efforts de formation pour préparer les collaborateurs à relever de nouveaux défis.

En structurant le développement professionnel des collaborateurs, cet outil contribue à renforcer la qualité du capital humain de l'entreprise, favorisant ainsi l'innovation, la performance et l'adaptabilité à un environnement en constante évolution.

Cette approche permet ainsi de renforcer l'image de l'entreprise en tant qu'organisation qui valorise le développement des compétences et la réussite de ses talents.

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Exemples de référentiels de compétences dans différents secteurs

Des référentiels de compétences dans le BTP

Le secteur du BTP est l'un des secteurs les plus techniques en termes de compétences, où la précision et la sécurité sont primordiales.

Un référentiel bien conçu permet non seulement de s'assurer que les travailleurs possèdent les compétences et habilitations nécessaires, mais aussi de faciliter leur formation continue et leur adaptation aux nouvelles méthodes, comme les techniques de construction durable. Il peut également servir à suivre les formations obligatoires nécessaire à l'exercice de leur activité.

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Voici un exemple d'un référentiel de compétences pour un Chef de chantier, très simplifié et généraliste, duquel vous pouvez partir pour construire le vôtre :

Compétences Techniques (Savoir-faire métier)

• Organisation et coordination des travaux :
  • Niveau 1 : Connaissances de base ; nécessite un encadrement pour l'application.
  • Niveau 2 : Autonomie complète dans la coordination quotidienne des équipes.
  • Niveau 3 : Capacité à optimiser les processus et à former de nouveaux chefs de chantier.
• Suivi des métrés et coûts :
  • Niveau 1 : Saisie des données sous supervision.
  • Niveau 2 : Gestion autonome du suivi budgétaire courant du chantier.
  • Niveau 3 : Analyse stratégique des écarts et conseil sur l'optimisation des coûts.

Compétences Transversales (Savoir-faire relationnels et méthodologiques)

• Gestion d’équipe et leadership :
  • Niveau 1 : Premières notions de management ; besoin d’encadrement pour animer l'équipe.
  • Niveau 2 : Capacité à fédérer les équipes autour des objectifs de production.
  • Niveau 3 : Expertise en médiation, motivation et développement des talents.
• Résolution rapide de problèmes :
  • Niveau 1 : Identifie les problèmes et alerte sa hiérarchie.
  • Niveau 2 : Propose et met en œuvre des solutions correctives en autonomie.
  • Niveau 3 : Anticipe les risques majeurs et conçoit des plans de secours innovants.

Compétences Comportementales (Savoir-être)

• Gestion du stress :
  • Niveau 1 : Gère les situations calmes ; nécessite un appui en cas de forte pression opérationnelle.
  • Niveau 2 : Maintient son efficacité lors des pics d'activité ou d'imprévus courants.
  • Niveau 3 : Diffuse calme et sérénité auprès de son équipe, même dans les situations critiques.
• Sens des responsabilités :
  • Niveau 1 : Assure ses tâches avec sérieux ; besoin de rappels sur les enjeux globaux.
  • Niveau 2 : Engagement fort sur la sécurité et la qualité des livrables.
  • Niveau 3 : Incarne les valeurs de l'entreprise et devient un référent en matière de déontologie.

L'idéal étant d'avoir un référentiel de compétences comportementales et transversales commun et unique à tous les postes. Vous pouvez pour chaque poste préciser les niveaux attendus sur chaque compétences en fonction du niveau de séniorité. N'hésitez pas à décrire au maximum les différents niveaux attendus avec plus de détails : cela facilitera la compréhension de tous !

Des référentiels de compétences dans l'industrie

L'industrie, qu'elle soit manufacturière, chimique ou aéronautique, repose sur une diversité de compétences techniques et de gestion. Un référentiel de compétences industrielles est assure que les salariés possèdent les capacités nécessaires et obligatoires pour opérer efficacement dans un environnement souvent automatisé et hautement technique.

Voici un exemple simplifié d'un référentiel de compétences pour un Opérateur de ligne de production, duquel vous pouvez vous inspirer pour construire votre matrice :

• Pilotage et conduite de la ligne (Technique)
  • Niveau 1 : Connaissances de base nécessitant un encadrement pour l'application des procédures.
  • Niveau 2 : Autonomie dans les situations courantes et application des réglages sans supervision directe.
  • Niveau 3 : Expertise permettant d'encadrer, de former ou de conseiller d'autres collaborateurs sur le poste.
• Maintenance de premier niveau et résolution de problèmes (Technique/Transversale)
  • Niveau 1 : Identification des anomalies simples avec besoin d'appui pour intervenir.
  • Niveau 2 : Capacité à diagnostiquer et résoudre les pannes courantes de manière autonome.
  • Niveau 3 : Maîtrise avancée permettant d'anticiper les dysfonctionnements et d'optimiser le rendement de la ligne.
• Rigueur, Sécurité et Gestion du stress (Comportementale)
  • Niveau 1 : Respect des consignes avec un suivi régulier de la hiérarchie.
  • Niveau 2 : Application rigoureuse des normes de sécurité et maintien de la cadence sous pression.
  • Niveau 3 : Exemplarité dans l'organisation du poste et capacité à gérer des situations critiques avec calme.

Excel vs Logiciel : Comment gérer son référentiel efficacement ?

Les limites de la matrice de compétences sur Excel

Bien que l'utilisation d'Excel soit une étape fréquente pour débuter, cette méthode présente des limites structurelles majeures pour la gestion des compétences à grande échelle. Excel devient rapidement une usine à gaz, difficile à maintenir, car l'outil repose sur une mise à jour manuelle chronophage qui génère souvent des erreurs de saisie.

Aussi lorsqu'il s'agit de gérer la polycompétence, piloter une matrice de polyvalence sur un simple tableur peut s'avérer trop limité pour avoir une vision claire des compétences manquantes ou isolées.

De plus, ces fichiers statiques sont généralement conçus pour les bureaux et s'avèrent inadaptés aux réalités des populations de terrain, qui n'ont pas toujours accès à un poste informatique fixe. Un défi de plus pour permettre à vos managers de terrain de préparer leurs entretiens d'évaluations dans de bonnes conditions.

L'avantage d'une cartographie dynamique avec Empowill

‍Adopter une cartographie dynamique, comme le permet Empowill, vous garantit de transformer votre GEPP en un levier d'engagement agile et accessible.

En automatisant les tâches administratives, l'outil libère un temps précieux pour les RH tout en offrant une visibilité en temps réel sur la "hauteur de la marche" à franchir pour passer d'un poste à un autre.

Fluxym, en tant qu'utilisateur de la solution logicielle, confie apprécier le fonctionnement à la fois global et cohérent d'Empowill, qui regroupe tous les sujets liés aux compétences :

"Les fiches de postes, les évaluations, les référentiels de compétences, tout est centralisé et rendu accessible aux managers, directement depuis leur compte Empowill."

En effet, cette approche collaborative facilite le dialogue entre managers et collaborateurs, garantissant que les trajectoires professionnelles sont non seulement visibles, mais aussi activement soutenues par des plans de développement concrets.

FAQ sur la gestion des compétences

Qui doit rédiger le référentiel de compétences ?

La rédaction du référentiel de compétence doit être un travail co-construit entre l'équipe RH et ses relais managériaux, afin de concilier méthodologie et expertise métiers qui valide la réalité technique du terrain. Empowill vous conseille d'impliquer les managers dès le début pour assurer la légitimité et l'adoption de l'outil par les équipes.

À quelle fréquence faut-il le mettre à jour ?

Le plus régulièrement possible ! Le référentiel doit être un outil vivant, révisé a minima une fois par an. N'attendez pas les des revues de personnel ou qu'une transformation majeure impacte les métiers de l'entreprise mais essayez d'ajuster les compétences en continu pour qu'elles restent alignées avec vos objectifs stratégiques et vos réalités opérationnelles.