Tout savoir sur la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP)

Alors que les évolutions technologiques et économiques redéfinissent constamment les contours du monde du travail, la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) se positionne comme une réponse stratégique incontournable pour les entreprises de tous les secteurs. Il s'agit là d'une démarche RH proactive de gestion des compétences des collaborateurs qui a vu le jour dans le cadre de la loi Avenir du 5 septembre 2018.

Le problème : le terme de GEPP est souvent très flou et on ne comprend pas toujours tout ce qu'il englobe. C'est un vaste sujet, étroitement lié au capital humain, et nous parions que vous avez déjà mis en place des actions de GEPP sans même vous en rendre compte !

Notre article explore justement les fondements, les obligations légales, les avantages et les limites de la GEPP, offrant ainsi une vision complète et pragmatique de cette approche. Bonne lecture !‍

Le cadre législatif de la GEPP

Les textes de loi fondateurs (loi Borloo)

La GPEC a été instaurée par la loi de cohésion sociale du 18 janvier du code du travail, aussi connue sous le nom de loi Borloo

Cette loi a rendu obligatoire la mise en place de dispositifs de GPEC dans les entreprises de plus de 300 salariés, ainsi que dans les entreprises ou groupes de dimension communautaire employant au moins 150 salariés en France

C'est ensuite la loi Rebsamen (2007) qui a ajouté que la négociation des accords GPEC devait être renouvelée tous les 3 ans

Les ordonnances Macron de 2017 (article L2242-2 du code du travail) ont enfin complété la réglementation de la GPEC en intégrant la formation professionnelle, l'emploi et la démocratie sociale qui a notamment apporté des précisions en intégrant les notions de formation continue et de sécurisation des carrière. C'est ici que la GEPP voit le jour.

Cette loi a notamment instauré le Compte Personnel de Formation (CPF) et le Conseil en Évolution Professionnelle (CEP), permettant ainsi aux salariés de mieux gérer leurs parcours professionnels tout au long de leur vie professionnelle. De plus, ces réformes ont eu un impact direct sur les contrats de travail, en introduisant de nouvelles obligations pour les employeurs concernant la gestion des parcours professionnels et la formation des salariés.

Les obligations des entreprises

1. La négociation triennale obligatoire

Les entreprises de plus de 300 salariés ainsi que celles possédant un établissement communautaire de plus de 150 salariés en France doivent engager une négociation triennale sur la gestion des emplois et des parcours professionnels. Cette négociation doit inclure plusieurs thèmes, notamment :

• La mise en place de dispositifs de formation, de développement des compétences et de validation des acquis de l'expérience (VAE).
• Les mesures permettant de favoriser l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.
• Les conditions de mobilité professionnelle et géographique des salariés.
• Les orientations stratégiques de l'entreprise et leurs conséquences sur l'emploi et les expertises.

L'entreprise et les partenaires doivent signer l'accord collectif après la négociation triennale.

En cas de désaccord, l'employeur doit rédiger un procès verbal qui mentionne tout le dispositif de GEPP qui sera déployé.

2. L'information et la consultation du CSE

Les Comités Sociaux et Économiques (CSE) doivent être informés et consultés sur les orientations stratégiques de l'entreprise et leurs conséquences sur l'emploi.

Cette consultation inclut :

• La politique de GPEC.
• La formation et de développement des compétences prévues par l'entreprise.
• Les mesures d'accompagnement des salariés en cas de mutations technologiques ou économiques.

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3. Le plan de développement des compétences

Les entreprises doivent élaborer un PDC qui remplace l'ancien plan de formation. Ce plan vise à identifier les besoins en formation des salariés et à mettre en œuvre les activités nécessaires pour développer leurs savoirs-faire. Les employeurs doit veiller à ce que le PDC soit en adéquation avec les objectifs de la GEPP.

4. L'accompagnement des mobilités et des reconversions

Les entreprises ont l'obligation de mettre en place des dispositifs d'accompagnement pour les salariés en cas de restructuration ou de réorganisation :

• Actions de formation pour les reconversions professionnelles.
• Dispositifs de mobilité interne pour favoriser la transition vers de nouveaux postes.
• Recours au Conseil en Évolution Professionnelle (CEP) ou au CPF.

Quelles sanctions en cas de non-respect des obligations GEPP ?

Si une entreprise de plus de 300 salariés ne respecte pas ses obligations en matière de GEPP, elle s'expose à des sanctions financières ou des obligations d'indemnisation.  En clair si l'entreprise ne propose pas d'accord GEPP à ses IRP tous les 3 ans, elle risque une amende de 3750 euros et une peine de prison d'un an.

Cas particuliers : entreprises multi-sites ou à dimension européenne

Au-delà de coordonner vos actions de GEPP entre un siège et des relais locaux, les entreprises internationales ou multi-sites doivent adapter leur GEPP aux spécificités locales (respect du droit local, etc.)

À l'échelle européenne, l'obligation est plus forte, et spécifiquement si l'entreprise appartient à un groupe de dimension communautaire (et dispose d'au moins un établissement de 150 salariés). Celle-ci est alors dans l'obligation de mettre en place un CEE (comité d'entreprise européen) pour informer et consulter les représentants des salariés des pays dans lesquels l'entreprise est implantée.

Les étapes clés du processus de mise en œuvre de la GEPP dans une entreprise

1. Diagnostic initial des emplois et compétences disponibles

Pour comprendre la situation actuelle de l'entreprise en matière d' emplois et de compétences :

• Analyse du contexte interne et externe : Étudier les tendances du marché du travail, des emplois émergents, les nouvelles tendances technologiques, etc.
• Cartographie des emplois et des compétences : Identifier les métiers existants, les savoirs-faire disponibles et ceux à développer
• Évaluation des besoins en compétences futurs : Projeter les besoins en compétences à court, moyen et long terme en fonction des objectifs stratégiques de l'entreprise. Faut-il lancer un recrutement ou plutôt former pour répondre à ces besoins ?

2. Implication des parties prenantes (ressources humaines, managers...)

Pour assurer l'adhésion et l'engagement de tous les acteurs concernés :

• Information et sensibilisation : Communiquer sur les enjeux et les bénéfices de la GEPP auprès des salariés, des managers et des représentants du personnel.
• Constitution d'un comité de pilotage : Rassembler une équipe dédiée, incluant des représentants des ressources humaines, des managers opérationnels, et des partenaires sociaux.
• Concertation et négociation : Impliquer les partenaires sociaux dans la définition des modalités d'exécution de la GEPP.

3. Définition des objectifs stratégiques et opérationnels

Pour élaborer un plan d'action concret et aligné avec les besoins identifiés et la stratégie d'entreprise :

• Définition des objectifs : Fixer des objectifs clairs et mesurables en termes de développement des expertises, de mobilité interne, de formation, etc.
• Élaboration des actions : Conception et planification d'opérations spécifiques telles que des programmes de formation, des dispositifs de mobilité, etc.
• Calendrier : Planifier les actes dans le temps en fixant des échéances réalistes.

4. Mise en place des actions

Pour déployer le plan et suivre sa progression :

• Lancement des programmes de formation : Mise en place des sessions de formation et des parcours de développement des savoirs-faire
• Accompagnement de la mobilité interne : Faciliter les transitions professionnelles et les évolutions de carrière au sein de l'entreprise.
• Utilisation des logiciels de gestion : Implémenter des logiciels de gestion des emplois et compétences, des plateformes de formation en ligne (LMS), etc.

Le conseil expert d'Empowill 💡: Pensez surtout à définir des responsables de mise en place ou de suivi de chaque action pour vous assurer que le plan se déroule comme il faut. Vous ne pourrez pas tout actionner seul. La GEPP est un projet d'une telle envergure qu'il faut responsabiliser les équipes et trouver des alliés !

5. Suivi et Évaluation

Pour mesurer l'efficacité des actions mises en œuvre et ajuster la stratégie si nécessaire :

• Suivi des indicateurs de performance : Mettre en place des KPI pour évaluer l'atteinte des objectifs (taux de satisfaction des salariés, taux de formation, taux de mobilité, etc.).
• Évaluation périodique : Planification de bilans réguliers pour mesurer l'impact et ajuster les dispositifs en fonction des résultats obtenus.
• Retour d'expérience : Collecter les feedbacks des parties prenantes pour améliorer continuellement le processus de GEPP.

Le conseil expert d'Empowill : Soyez le plus flexible possible. Votre organisation et son environnement évoluent tellement vite qu'il faut rester flexible pour s'adapter. Pour un bon plan de GEPP la GEPP ne doit pas être figé, il doit évoluer !

6. Communication et valorisation

Pour valoriser les résultats obtenus et renforcer l'engagement des parties prenantes :

• Communication interne : Informer régulièrement les salariés et les managers des avancées et des succès DE la GEPP.
• Valorisation des réussites : Mettre en avant les chemins de carrière réussis, les expertises développées, et les bénéfices pour l'entreprise. Astuce : cela peut constituer des atouts à mettre en avant dès vos phases de recrutement
• Partage des bonnes pratiques : Diffuser les bonnes pratiques au sein de l'entreprise.

Le conseil expert d'Empowill 💡 : Cette étape est trop souvent omise. Au-delà d'une communication régulière pour assurer le bon déroulement du plan, c'est important de valoriser les actions mises en place pour montrer l'impact du département RH et redorer son image trop souvent bafouée. Les licenciements, les refus d'augmentation, ça fait du bruit. Il faut que vos réussites fassent encore plus de bruit ! De plus, c'est en en faisant la promotion que cela attirera les nouveaux talents.

Exemple concret de mise en œuvre d’une GEPP réussie

Le contexte et les enjeux initiaux

Au cours d'un échange entre Alexandre Malarewicz et Galien Ripoche, tous deux experts GEPP, ces derniers suggèrent d'envisager la GEPP non pas comme une politique RH isolée, mais comme un processus global et structurant qui agit comme un fil conducteur entre toutes les dimensions RH de l’entreprise. Cela suppose d’en clarifier les finalités, les étapes clés et les leviers d’action pour en faire une aide au quotidien, et non un projet théorique.

La GPEC prend ensuite tout son sens lorsqu’elle est connectée aux ambitions de l’entreprise. Il s’agit de bien comprendre les orientations à moyen et long terme (croissance, transformation, diversification) afin d’anticiper les savoirs-faire essentiels qui permettront d’y répondre (et de relancer le recrutement si besoin de maintenir un compétitivité immédiate)

Ce travail ne peut se faire sans l’engagement des parties prenantes. Les managers, en particulier, ont un rôle clé à jouer dans l’identification des besoins, l’accompagnement des équipes et la mise en mouvement des processus. Mais les collaborateurs eux-mêmes doivent aussi être impliqués : créer du dialogue pour s'assurer de leur adhésion est indispensable pour que les dispositifs déployés produisent des effets concrets.

Surtout, la gestion des emplois et des parcours doit rester flexible et évolutive. Elle doit permettre à l’entreprise de s’adapter constamment, en pilotant les compétences comme un levier d’agilité et de résilience.

Les actions menées

Galien Ripoche recommande de mener des actes concrets, étape par étape, pour réussir sa GEPP :

• Réaliser un audit des compétences existantes au sein de l'entreprise, notamment grâce aux entretiens ou via des ateliers avec les managers
• À cette même occasion, collaborer avec les managers et les responsables de département pour déterminer les savoirs-faire qui seront nécessaires à l'avenir.
• Au cours de l'élaboration du plan de formation, il recommande d'intégrer des modules de formation continue, des ateliers pratiques, et des sessions de mentorat.

Les résultats obtenus et les enseignements

Mettre en œuvre efficacement une stratégie GEPP peut générer des résultats significatifs comme un alignement entre les compétences des collaborateurs et les ambitions stratégiques de l’entreprise, la réduction des coûts de recrutement ou encore un renforcement de la performance globale de l' organisation.

Galien souligne qu'un diagnostic solide est crucial et doit être la pierre angulaire de votre projet. Il est important de comprendre les orientations stratégiques de l'entreprise et d'identifier les compétences clés nécessaires pour soutenir ces orientations.

L'implication des managers dès le début du processus est essentielle pour assurer l'adhésion et l'utilisation des outils développés.

Le conseil expert d'Empowill 💡 : Commencez par des actions ciblées et ne cherchez pas à tout déployer en même temps pour éviter de créer une "usine à gaz".

Découvrez un article complet qui résume d'autres conseils avisés.

Les outils pour faciliter la GEPP

Les outils RH pour la GEPP gestion des emplois

• Les fiches de postes et référentiels de compétences associées
• La grille d'évaluation de compétences
• La ou matrice de polycompétences (cf illustration de la matrice sur Empowill)
• Les entretiens annuels et professionnels
• Les projets de mobilités internes
• L'analyse de la pyramide des âges
• La revue de personnel
• Le plan de formation professionnelle, etc.

Les logiciels de gestion des talents

Excel et la suite Office sont de très bonnes bases pour commencer votre démarche GEPP, notamment pour les petites structures.

Lorsqu'une entreprise atteint les 80-100 collaborateurs, piloter ce projet d'envergure nécessite une solution de gestion des talents spécialisée tel qu'un logiciel GPEC

Empowill est la solution RH spécialiste de tout le parcours collaborateurs qui vous permet de piloter votre plan GEPP au même endroit, avec efficacité et agilité.

Sur un seul outil, vous pouvez :

• Répertorier et organiser vos fiches métiers et votre référentiel de compétences associées pour y voir plus clair
• Faire la liaison entre compétences, performances et actions de formation pour donner plus de sens à votre approche
• Évaluer les compétences de vos collaborateurs et analyser leurs évolutions pour une meilleure anticipation
• Façonner des parcours de carrière engageant et sensé pour vos collaborateurs

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N'hésitez pas à prendre contact avec nous pour discuter de votre projet.

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La digitalisation de la GEPP : un levier pour une gestion moderne des compétences

• Pourquoi digitaliser la GEPP (gain d’efficacité, data, IA prédictive)

Grâce à la centralisation des données RH dans un logiciel GEPP, vous gagnez un temps précieux dans la collecte, l’analyse et la mise à jour des informations liées aux compétences, aux parcours et aux aspirations des collaborateurs. La digitalisation permet aussi de fiabiliser vos données, de générer des indicateurs en temps réel et de passer d’une logique réactive à une logique prédictive. Grâce à l’IA, il devient possible d’anticiper les écarts de compétences, de modéliser des scénarios d’évolution ou d’identifier les risques de rupture sur certains métiers. En résumé, digitaliser votre GEPP, c’est renforcer son efficacité, sa portée stratégique… et sa réactivité.

• Les outils digitaux RH

Le marché des Ressources Humaines propose aujourd’hui une large palette d’outils pour digitaliser efficacement votre gestion des parcours professionnels. Le SIRH reste la colonne vertébrale, centralisant les données administratives et les événements de la vie des talents. Mais pour aller plus loin dans la gestion des compétences, les plateformes spécialisées (comme celles proposées par Empowill) permettent de cartographier les métiers, de référencer les compétences attendues et maîtrisées, et de croiser ces informations avec les projets d’évolution.

• Les bonnes pratiques pour réussir sa digitalisation

Adoptez une approche structurée et progressive. Commencez par clarifier vos objectifs stratégiques et vos besoins métiers, afin de choisir les outils les plus adaptés. Assurez-vous ensuite d’impliquer vos parties prenantes (direction, managers, équipes RH) dès la phase de cadrage, pour garantir une appropriation rapide. Vous l'avez compris, la planification est essentielle ! Pensez également à la qualité des données : une digitalisation efficace repose sur une base fiable et actualisée.

Enfin, ne négligez pas l’accompagnement au changement : formez les utilisateurs, proposez des usages concrets et valorisez les bénéfices au fil de l’eau. Une GEPP digitalisée ne doit pas être un projet technique, mais une dynamique partagée qui alimente en continu votre stratégie de gestion des ressources humaines.

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Les aides et accompagnements disponibles pour mettre en place une GEPP

Le rôle des OPCO et des branches professionnelles

Quelle PME ou ETI n'a jamais misé sur ses OPCO (Opérateurs de Compétences) pour financer des formations clés ?

Sachez que ces organismes sont bien plus que de simples financeurs : ils accompagnent aussi les entreprises dans l’analyse de leurs besoins en compétences, la structuration de leurs référentiels métiers et même parfois dans la conception de plans de développement des compétences adaptés.

En complément, les branches professionnelles diffusent des outils propres à chaque secteur qui constituent une base précieuse pour anticiper les évolutions spécifiques à chaque filière.

Les dispositifs publics de soutien (FNE-Formation, PIC...)

Plusieurs dispositifs publics soutiennent directement les entreprises dans leurs projets de gestion des compétences et d’adaptation à la transformation des métiers, et facilitent la mise en place de parcours individualisés et structurés

Le FNE-Formation, par exemple, peut financer tout ou partie des actions de formation liées à des projets de réorganisation, de transition écologique ou numérique. Le Plan d’investissement dans les compétences ou encore les dispositifs portés par France Compétences visent quant à eux à favoriser l’employabilité, la montée en compétences et l’accompagnement, notamment dans les entreprises en mutation.

Être accompagné par un consultant ou un cabinet RH spécialisé

Faire appel à un cabinet ou à un consultant spécialisé  peut considérablement accélérer et sécuriser votre démarche. Ces professionels apportent un regard extérieur, une méthodologie éprouvée et une capacité à mobiliser rapidement les bons outils (diagnostics, ateliers métiers, référentiels, indicateurs…). Leur accompagnement est particulièrement pertinent pour structurer une première démarche, déployer une méthode dans un environnement multisite, ou sensibiliser vos managers à leur rôle dans la gestion des compétences.

Et si vous devez porter ce sujet seul en interne : pas de panique ! Vous disposez désormais de toutes les clés pour déployer votre stratégie efficacement !

Les tendances et perspectives de la GEPP en 2025 et au-delà

L’intégration de l’intelligence artificielle et des outils prédictifs dans la GEPP

La gestion prévisionnelle des emplois entre résolument dans une ère de pilotage intelligent grâce à l’intelligence artificielle et aux outils d’analyse prédictive. Ces technologies permettent de dépasser la simple observation des compétences existantes pour anticiper les besoins futurs avec précision, selon les évolutions du marché du travail.

En croisant des données internes (mobilité, formation, performance) et externes (évolution des métiers, tendances du marché), les algorithmes aident les directions des ressources humaines à identifier les savoirs-faire à risque, à modéliser différents scénarios d’évolution ou à recommander des programmes d'évolution personnalisés.

La montée en puissance des compétences durables et des métiers verts

Les entreprises sont de plus en plus amenées à cartographier les compétences vertes pour maintenir leur compétitivité : celles qui contribuent à la transition énergétique, à la gestion responsable des ressources ou à la réduction de l’empreinte carbone. Ces nouvelles exigences entraînent la transformation de métiers existants et la création de nouvelles fonctions liées à la RSE, à l’économie circulaire ou à la sobriété numérique.

Le développement de la GEPP territoriale et sectorielle

Sous l’impulsion de l’État, des régions et des branches professionnelles, se développent des initiatives de GEPP territoriale et sectorielle, visant à mutualiser les diagnostics et à anticiper les besoins de compétences à l’échelle d’un bassin d’ emplois. Ces démarches favorisent la coopération entre entreprises, acteurs publics et organismes de formation, afin de mieux accompagner les transitions économiques et sociales. Elles permettent aussi de trouver des accords sécuriser les chemins de carrière des collaborateurs en favorisant la mobilité interentreprises et la reconversion au sein d’un même territoire.

Vers une GEPP plus individualisée et co-construite avec les collaborateurs

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences de demain est plus humaine et participative. Les collaborateurs souhaitent plus que jamais être pleinement acteurs de leur vie professionnelle, et les entreprises l’ont compris : la réussite d’une démarche GEPP passe par la co-construction. Les outils digitaux facilitent cette implication, en donnant à chacun une visibilité sur ses compétences, ses opportunités de mobilité et ses perspectives d’évolution. Cette individualisation des parcours, associée à un accompagnement managérial de proximité, permet de concilier performance collective et épanouissement personnel.

Questions fréquentes :

• Quels outils peuvent faciliter la mise en œuvre de la GEPP ?

Empowill est un outil idéal pour mettre en oeuvre facilement sa GEPP, et ce n'est pas nous qui le disons, mais ceux qui l'ont essayé !

• Existe-t-il des aides financières pour accompagner la GEPP ?

Vous pouvez bénéficier d'aides des OPCO et des branches professionnelles, ainsi que de certains dispositifs publics de soutien type FNE-Formation ou Plan d'investissement dans les compétences;

• Comment mettre en place des parcours professionnels GEPP à court terme dans mon organisation ?

La GEPP est un travail de fond. Commencez par un diagnostic pour prioriser les premières actions à mener dans e cadre du déploiement de vos parcours professionnels.