Comment élaborer un plan de formation (vraiment) efficace ? Mode d’emploi et conseils

Plan de formation (PF), plan de développement des compétences (PDC), compte personnel de formation (CPF), opérateurs de compétences (OPCO), formation intra ou inter, actions collectives... ce sont tout autant de termes qui font vivre l'écosystème de la formation au sein des organisations !

Créer des stratégies de formation qui accompagnent la croissance et in fine la performance de l'entreprise sont les défis que vous, professionnels RH, aurez à relever.

Dans cet article, nous avons pris le soin de tout poser à plat.

Cet article s'adresse à tout professionnel RH étant amené à aborder la formation aussi bien sous l'angle opérationnel que stratégique.

Dans cet article, nous vous partagerons les bonnes pratiques sur la conception d’un plan de développement des compétences. Nous partagerons notre vision et des retours d’expérience concrets sur les meilleures approches pour concevoir un PDC. Vous découvrirez un mode d’emploi étape par étape pour assurer le succès de sa conception et de son pilotage.

1. Qu’est-ce qu’un plan de formation ou plan de développement des compétences ?

1.1 Plan de formation : définition

Le plan de formation est un dispositif RH indispensable pour orchestrer les actions de formation proposées à vos collaborateurs.

Visualisez ce plan comme votre cadre de référence avec un double objectif : 

• Vous permettre de traduire de façon opérationnelle vos ambitions stratégiques (besoin de formations)
• Vous permettre de piloter rigoureusement vos actions (planification, organisation, évaluation)

La formation s'inscrit comme une composante essentielle de votre stratégie RH. Elle accompagne le développement des compétences, mais pas que ! C'est aussi un levier de reconnaissance et de fidélisation auprès de vos collaborateurs.

Généralement, le plan de formation est construit sur une année calendaire et renouvelé tous les ans. Dans la pratique, celui-ci est souvent ajusté au fil de l’eau, en fonction des besoins en formation émergeants. 

Pour vous aider à le construire, voici un exemple de plan de formation sur Excel que vous pouvez télécharger gratuitement : 

1.2 Quelle différence entre le plan de formation et le plan de développement des compétences ?

Il n’y en a aucune ! Le plan de formation est tout simplement l’ancêtre du plan de développement des compétences. 

Depuis le 1er janvier 2019, le plan de formation est renommé le plan de développement des compétences pour inclure notamment les notions de : 

• Bilan de compétences,
• Validation des acquis d’expérience (VAE),
• Formations obligatoires (en application d’un accord ou d’une convention collective),
• Formations suivies en interne,
• Formations fournies par des prestataires externes.

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1.3 Qui est concerné par le plan de formation ?

Au niveau de l’employeur 

Toutes les entreprises, peu importe leur taille ou leur secteur d’activité, sont encouragées à élaborer un plan de développement des compétences. Cela relève de l’initiative de l’employeur de proposer un plan de formation et d’assurer son bon déploiement. 

En d’autres mots, l’élaboration et le déploiement d’un plan de formation est souvent entre vos mains à vous, professionnels RH ! Avec un peu de chance, votre direction est déjà convaincue des bienfaits d’un plan de formation. Si ce n’est pas le cas, il faudra s’armer des meilleurs arguments pour les convaincre que c’est un investissement vertueux pour la croissance de la société. Et cela tombe bien, nous en avons une pléthore à vous proposer plus loin dans cet article !

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‍Au niveau du salarié

Tout collaborateur, qu’il soit en CDD ou en CDI, peut être éligible à des actions de formation prévues par votre plan, selon les conditions fixées par l’entreprise. Il n’y a pas de généralité, cela dépend de chaque société.

Les salariés qui sont en contrat d’apprentissage, de professionnalisation ou d’accompagnement au retour à l’emploi de type PEC (Parcours Emploi Compétences) peuvent aussi bénéficier de la formation, uniquement si son objectif est différent de celui prévu au contrat. En effet, ce type de contrat de travail prévoit déjà par définition de former le salarié à son poste.

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‍Est-ce qu’un salarié peut refuser de suivre une formation ?

À priori non. Le suivi d’une formation est assimilé à l'exécution du contrat du collaborateur. L’employé ne peut donc pas refuser, d’autant plus s’il s’agit d’une formation obligatoire, comme par exemple sur la santé sécurité au travail ou des certifications obligatoires liées à son contrat de travail (CACES par exemple).

Mais vous connaissez la complexité des lois françaises ! C’est comme les règles de grammaire, il existe forcément quelques exceptions à la règle : 

• Le collaborateur peut refuser d’effectuer un bilan de compétences car vous n’êtes pas en droit de lui imposer.
• Le collaborateur peut refuser une validation des acquis de l’expérience (VAE) car vous ne pouvez pas non plus lui imposer.
• Le salarié est en droit de refuser la formation si celle-ci est conduite entièrement ou en partie en dehors de ses heures de travail.
• Le collaborateur peut refuser un départ en formation si celle-ci sous-entend un changement de poste non consenti.
• Si le collaborateur est un représentant du personnel et que la formation va à l’encontre de l'exécution de son mandat, il est en droit de refuser sa formation.

Hormis ces cas particuliers, le salarié est dans l’obligation de suivre les actions de formation qui lui sont confiées.

À noter également que la demande de formation peut émaner du collaborateur lui-même. Dans ce cas, la procédure de demande et d’acceptation est libre à chaque entreprise, aucune obligation légale ne vous est imposée. Vous êtes en droit de refuser cette demande ou de la reporter à plus tard si nécessaire.

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2. Pourquoi faire un plan de formation ?

Le plan de développement des compétences n’est pas obligatoire mais nous le recommandons fortement car il génère de nombreux avantages à différentes échelles. En d’autres mots, voici les fameux arguments à mettre en avant pour convaincre votre direction d’investir dans la formation.

Les avantages pour le pôle RH et la direction 

• Le plan de formation est un bon moyen de faire un état des lieux du niveau de compétences des salariés et d’identifier les besoins en formation pour développer les compétences stratégiques et améliorer la performance de l’entreprise et sa compétitivité sur son marché.
• Il permet aux équipes RH de s’organiser, de chiffrer un budget prévisionnel et d’être en règle face aux obligations légales de la formation professionnelle.
• Investir dans la formation est aussi un levier de fidélisation des collaborateurs puissant, et le plan de formation est un outil qui facilite ce projet. 

Vous pouvez également raisonner par l’analyse du risque : 

Ne pas former ses équipes constitue un manque à gagner considérable : ce manque de formation aura forcément un impact négatif sur la performance des équipes et vous pouvez parier que vos concurrents forment déjà leurs collaborateurs donc c’est un train de retard que vous vous imposez. 

Prenons l’exemple concret d’une entreprise industrielle dont le nouvel objectif stratégique est de cibler les grands comptes. Si l’équipe commerciale n’est pas formée à la compréhension des besoins des sociétés grands comptes, leur performance ne sera pas à la hauteur des objectifs fixés. Les concurrents empièteront progressivement sur vos parts de marché.

Rendre les managers et les collaborateurs acteurs des parcours professionnels est une des clés pour réussir son plan :

Avec un plan de formation, les managers ont le sentiment de contribuer au développement professionnel de leurs collaborateurs, et cela valorise d’autant plus leur rôle stratégique dans l’entreprise. C’est essentiel de les inclure dans la conception du PDC le plus tôt possible.

Les collaborateurs se sentent écoutés et leurs besoins sont pris en compte. La formation les engage dans un parcours de carrière motivant et ils renforcent leur fidélité à votre organisation. Si l’on tire le trait plus loin, ils ont auront le potentiel de devenir des ambassadeurs de votre marque employeur et d’encourager d’autres à rejoindre cette entreprise qui mise justement sur leur talent.

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3. Qui contribue au plan de développement des compétences ?

Il y a deux approches différentes ici. Et vous vous doutez bien que nous avons notre préférence, mais c’est important que vous preniez connaissance de toutes les options avant de faire votre choix.

3.1 L’approche managériale VS l’approche RH

L’approche centrée manager

Les managers travaillent en direct et quotidiennement avec leurs collaborateurs. Ils captent leurs besoins en formation généralement lors des entretiens annuels ou professionnels et surtout, ils ont une connaissance profonde du marché de l’entreprise. Ils savent également identifier les hauts potentiels de leur équipe, et les collaborateurs qui ont besoin d’être formés.

Cette première approche consiste donc à faire de vos managers les moteurs de la conception de votre plan de formation, de vous fier à leur analyse métier et à leur vision stratégique. 

Vous captez ainsi les besoins en formation issus de vos managers qui vous proposent également les organismes de formation, les salariés à positionner sur telle ou telle formation etc… Une pratique commune que l'on observe souvent est de fournir un catalogue de formations pour que les managers puissent faire leur(s) choix. Votre rôle dans cette approche est un rôle opérationnel, d’accompagnateur et de chef d’orchestre pour déployer le plan de formation.

Cette démarche garantit notamment : 

• D’embarquer les managers et les collaborateurs dès le début pour faciliter le déploiement et l’adoption du plan de développement des compétences.
• De répondre à un maximum de besoins en formation émis par les équipes.
• De garantir que les organismes de formation soient pertinents car ils auront été sélectionnés par les managers qui ont le recul et l’expertise métier nécessaire pour faire le bon choix.

En revanche, cette approche comporte également des risques : la difficulté de gérer un budget et de répondre à tous les besoins, les dangers que comportent le catalogue de formation, le risque de décevoir les managers et collaborateurs si leur souhait n’est pas accepté car l’organisme choisi par exemple est trop onéreux. Vous risquez également d’obtenir un plan d’actions de formation qui manque d’alignement avec les orientations stratégiques de l’entreprise et qui ne convainc donc pas votre direction.

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L’approche centrée RH

L’autre approche consiste à ce que vous, professionnels des ressources humaines, soyez l’acteur.trice principal.e de la conception du plan de formation. 

Cela implique que vous captiez les besoins en formations de vos collaborateurs, que vous sélectionniez les actions de formation, les prestataires et que vous soyez capable d’identifier les potentiels pour déceler les collaborateurs à former. 

Avec cette démarche, vous êtes maître de la budgétisation et de toute la gestion opérationnelle et stratégique du plan de développement des compétences.

C’est une approche vertueuse car vous avez la vision 360° du plan : vous maitrisez d’une part les orientations stratégiques et les objectifs business de l’entreprise et d’autre part les demandes de formation de vos équipes. Cela vous arme pour arbitrer et construire votre plan de la manière la plus complète et pertinente possible.

Cependant, cette approche n’est pas dénuée de risques non plus.

Par exemple, manquer d’impliquer les managers et les collaborateurs dès la conception du plan peut rendre son adoption plus difficile. Ils peuvent ressentir qu’on leur impose une formation qui n’a rien à voir avec leurs attentes. 

Cette approche implique également que vous ayez développé une expertise sur beaucoup de métiers pour être légitime de choisir les organismes de formation adéquats. 

La réussite de cette approche dépend aussi de la place du département RH dans votre entreprise : si celui-ci est central et proche des équipes terrain, vous ne devriez pas rencontrer de problème pour élaborer votre plan. À l’inverse, il vous sera très compliqué d’identifier les talents, de comprendre et bien capter leurs besoins si la collaboration avec les équipes est plus distante. 

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3.2 Quelle approche choisir ?

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise approche, mais chez Empowill, nous avons une préférence, forcément ! 

Et au risque de tricher un peu, nous vous encourageons d’opter pour une approche hybride.

💡 L’avis expert d’Empowill :
Chez Empowill, nous avons une préférence et nous vous conseillons d’adopter une posture de chef d’orchestre stratégique ET opérationnel pour garantir la réussite de votre plan de développement des compétences.

D’une part, il serait dommage de vous priver des connaissances et de l’expertise métier de vos managers pour élaborer votre plan. 

D’autre part, vous êtes obligé de considérer les orientations stratégiques et les enjeux business de votre entreprise car la raison d’être d’un plan de formation est avant tout de servir ces enjeux. Nous verrons d’ailleurs ensemble plus loin dans l’article, le mode d’emploi concret pour créer un plan de formation qui suit cette approche hybride.

Attention, c’est une recommandation mais nous savons pertinemment que la pratique est parfois plus compliquée. Malheureusement, on ne laisse pas toujours au pôle RH sa place de partenaire stratégique et central, proche des équipes... Optez donc pour l’approche qui correspond le plus à votre environnement actuel et qui sert les objectifs que vous vous êtes fixés avec votre direction. Dans tous les cas, un plan de formation vaut mieux que rien du tout !

Petite piste de réflexion tout de même : le plan de formation n’est-il pas l’occasion idéale de revaloriser le pôle RH et de lui accorder cette place centrale dans votre entreprise ? À méditer…

Avant de passer au mode d’emploi concret pour élaborer votre plan de formation, listons ensemble les obligations liées à la formation professionnelle car c’est la première étape de toute démarche RH : comprendre la loi pour construire un dispositif en règle.

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4. Les obligations liées à la formation professionnelle

La conception d’un plan de formation n’est pas obligatoire, bien que fortement recommandée.

En tant qu’employeur, vous avez néanmoins plusieurs obligations en matière de formation professionnelle de vos collaborateurs : 

• L’obligation d’adaptation au poste : en d’autres mots, l’employeur se doit de former son salarié à correctement occuper son poste. 
• L’obligation de maintien de l’employabilité : c’est-à-dire de faire en sorte que la capacité du collaborateur à exercer son métier soit maintenue au regard des  évolutions technologiques et/ou organisationnelles qui ont lieu.
• L’obligation de se conformer au contrat de travail et accorder une formation si ce dernier le stipule. Par exemple, si le salarié est en contrat d’apprentissage, l’employeur se doit de le former adéquatement tout au long de son contrat.
• L’obligation de former si la convention collective impose des formations obligatoires.
• L’obligation de consulter le CSE à propos des initiatives de formation si votre entreprise compte plus de 50 salariés. Attention, il ne s’agit pas d’obtenir leur validation, votre obligation n’est que consultative. Mais pour maintenir de bonnes relations, il faut évidemment éviter les situations conflictuelles et rester à l’écoute de leurs recommandations.

Une fois toutes les obligations bien en tête, il est temps d’attaquer l’élaboration de votre plan de formation en bonne et due forme !

→ À lire aussi : 10 astuces pour réussir son plan de formation

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5. Piloter un plan de formation efficace en 6 étapes

À noter : Nous partons du principe que vous construisez pour la première fois votre plan de formation. Si toutefois il en existait déjà un auparavant, la première étape avant d’élaborer le prochain est bien sûr d’analyser les résultats de ce dernier et faire un audit interne de la satisfaction relative aux formations (si cela n’a pas déjà été fait). Les conclusions que vous en tirerez seront vitales pour assurer un meilleur plan d’actions pour l’année à venir. 

Étape 1 : Définir les objectifs stratégiques du plan de formation

S’il y a une étape qu’il ne faut surtout pas négliger, c’est bien la définition des objectifs stratégiques de votre plan de formation. 

Et pour que les objectifs soient pertinents, ils doivent émaner de la direction stratégique de l’entreprise et de ses enjeux business. En effet, un plan de formation n’a de raison d’être que s’il sert à accompagner la croissance de l’entreprise.

Pour intégrer ces enjeux, il est primordial par exemple de prévoir un moment d’échange avec votre direction pour comprendre la vision moyen / long terme de l’entreprise et réfléchir ensemble à la manière dont le PDC peut servir ces objectifs. 

Voici notamment quelques questions précieuses à poser à votre DG ou CODIR qui affineront votre plan : 

• Quelle est la vision stratégique à 5 ans de l’entreprise ?
• Est-ce que l’entreprise à des enjeux d’internationalisation ?
• Est-ce que l’entreprise envisage une expansion de son offre de produit ou service ?
• Y-a-t-il des grandes tendances de marché qu’il faut anticiper ?
• Dans le paysage concurrentiel, qu’est-ce que la direction aimerait contrer ?
• Quels sont les grands enjeux auxquels la formation des équipes peut répondre selon lui/elle ?
• Quels sont les objectifs de performance visés pour l’année prochaine ? Et d’ici à 5 ans ?

Les réponses seront précieuses pour donner un cap et un cadre à votre réflexion dans la conception du plan de développement des compétences. Elles vous permettront d’aligner les objectifs business à une projection métier. Par exemple, si votre direction envisage une expansion en Allemagne, il est important que vos commerciaux y soient préparés.

➕ Le petit plus sur Empowill :
La rubrique "plan de formation prévisionnel" disponible sur Empowill vous permet notamment de fixer un budget et des actions de formation prévisionnels pour estimer les coûts de votre PDC.

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Étape 2 : Définir les parties prenantes et leurs rôles

Un des critères de succès de toute gestion de projet c’est la définition des rôles de chaque partie prenante. 

Si l’on adopte une approche hybride comme évoquée plus haut, chaque partie prenante à un rôle bien défini dans l’élaboration du plan de formation. 

‍Le rôle de la direction

La direction a un rôle très important dans la construction du plan de formation. Son enjeu est de parvenir à définir clairement les orientations stratégiques de l’entreprise et les objectifs business. Et surtout, dans un monde idéal, la direction se doit de communiquer cette stratégie de manière claire auprès de ses employés. 

Le plan de formation doit répondre à ces enjeux, et si tout le monde est aligné avec l’orientation stratégique de l’organisation, alors les choix effectués concernant le plan de formation seront également compris par tous ?. Si ces objectifs manquent de clarté, le plan de formation risque d’être incohérent, remis en question et inefficace.

La direction est aussi responsable de confirmer le budget. Dans l’idéal, ce budget doit être co-construit avec vous, expert RH, car vous êtes doté d’une expérience RH et d’une connaissance du marché de la formation qui sont indispensables pour chiffrer un budget réaliste. Vous saurez aiguiller votre DG dans la faisabilité du plan de formation au vu du budget accordé. C’est à ce moment-là que vos compétences de négociation seront primordiales ! 

Nous verrons plus loin dans cet article deux approches pour budgétiser un plan de formation.

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Le rôle des ressources humaines

Votre rôle en tant que Responsable de la formation, est d’assurer la cohérence du programme de formation avec les enjeux business. Vous êtes le garant de l’alignement entre la stratégie d’entreprise et le déploiement opérationnel de la formation.

Tout d’abord, votre mission est de clarifier les besoins de formation car tout besoin de formation ne se traduit pas forcément en action de formation. Par exemple, si un manager remonte un besoin de “formation en management”, c’est une demande imprécise et difficile à transformer en action de formation. À vous de creuser et de définir précisément le besoin : s’agit-il d’un besoin de formation en leadership ? pour apprendre à fixer des objectifs ? ou sur la communication non violente ? 

➕ Le petit plus d’Empowilll :
Vous avez la possibilité de construire un catalogue de formation sur mesure visible totalement ou partiellement par vos managers pour les aider lors de la première remontée des besoins. 

Chez Empowill, nous avons à cœur de doter votre communauté de managers des ‘outils et fonctionnalités intuitives pour prendre part à cet exercice RH ! L'accès au catalogue de formation est un moyen efficace de les rendre contributeurs.trices du montage du plan de formation. Et encore plus en leur donnant la possibilité d'initier des demandes de formation directement depuis la plateforme.

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Vous avez la responsabilité de mobiliser les ressources et moyens pour veiller au bon déroulement du plan de formation. Contribuer au choix des organismes, prévoir le bon moment pour former un collaborateur, être en capacité de répondre à un maximum de demande et ce, en collaboration étroite avec les managers.

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Enfin, vous contribuez à l’arbitrage car les demandes entrantes risquent d’être nombreuses et de surpasser le budget prévu. Le choix vous revient donc d’accepter, de refuser ou de reporter les demandes de formation. 

➕ Le petit plus Empowill :
Les demandes de formation remontent directement depuis les entretiens. Elles peuvent être classées de façon interactive, ajoutées au plan ou non et conservées sans limitation de temps d'une année sur l'autre.

Une fois le plan de formation déployé, il revient enfin aux ressources humaines d’identifier des leviers d’optimisation organisationnels ou financiers pour améliorer le plan et de capter les retours des collaborateurs bénéficiaires d’une formation.

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Le rôle des managers

Les managers contribuent activement à capter les besoins des collaborateurs notamment au cours des entretiens annuels, et exercent un rôle de relais auprès des équipes RH. Ils collaborent avec vous pour clarifier les besoins et prioriser les demandes entrantes. 

Ils peuvent parfois soutenir les professionnels RH dans le déploiement opérationnel du plan comme par exemple avec la gestion des sessions de formation, des convocations ou des rappels d’échéance.

➕ Le petit plus sur Empowill :
Les communications sont automatisées et les managers sont directement avertis quand leurs collaborateurs sont invités en formation.

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Le rôle des collaborateurs

Dans certaines organisations, le collaborateur contribue à la recherche des organismes de formation. Il est aussi encouragé à évaluer la qualité des formations qu’il aura suivies pour améliorer la performance du prochain plan de formation.

➕ Le petit plus sur Empowill :
La collecte de feedback d’une formation, à chaud et à froid, est simple et automatisée sur Empowill.

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Étape 3 : Capter et clarifier les besoins en formation

À choisir, nous dirions que c’est la partie la plus complexe de la conception d’un plan de formation mais de loin la plus importante et décisive pour la réussite du PDC. 

Il existe plusieurs sources de besoins en formation : 

• Les obligations réglementaires comme la formation en santé sécurité. Dans ce cas, référez-vous à votre convention collective.
• Les formations pour servir les ambitions de l’entreprise.
• Les demandes de formation issues des entretiens annuels ou entretiens professionnels des collaborateurs.
• Les suggestions du manager.
• Un événement interne majeur qui impacte la fonction du salarié comme une évolution légale ou un nouvel outil interne à savoir utiliser par exemple.

L’enjeu sera de rassembler toutes les sources de formation pour constituer le plan de formation final.

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Les demandes de formation inhérentes aux ambitions de l’entreprise 

Comme évoqué auparavant, les orientations stratégiques de l’entreprise vont naturellement influencer les actions de formation dispensées aux équipes. 

Par exemple, si l’organisation décide de changer un logiciel interne pour plus d’efficacité, la formation des équipes à la prise en main de l’outil doit être intégrée dans le plan. Si la société prévoit de développer un nouveau marché en Angleterre, certains collaborateurs devront sans doute être formés à l’anglais professionnel. D’où l’importance de bien comprendre et intégrer les ambitions de l’entreprise dans le plan d’action.

Votre rôle est donc de comprendre les objectifs business et de les traduire en besoins de formation métier pour y répondre.

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Les demandes de formation issues des collaborateurs 

Les demandes de formation des collaborateurs remontent généralement depuis les entretiens annuels ou professionnels. D’où l’importance de savoir poser les bonnes questions en entretien. 

Inclure vos collaborateurs dans la conception du PDC est très avantageux : leur engagement est d’autant plus important. 

C’est d’ailleurs ce que constate Katiana Morata, Responsable Formation chez Maison de la Literie : “La première étape avant toute chose c’est d’effectuer un audit : aller dans les magasins pour interroger les collaborateurs sur leurs besoins. L’engagement est plus important quand on les inclut dans la construction du plan !”

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Dans un monde idéal, vous êtes équipé d’un logiciel de gestion des entretiens comme Empowill qui vous permet de centraliser toutes les demandes de formation issues des entretiens annuels dans une unique interface. Cela simplifie drastiquement le travail de captation et de traitement des besoins. 

Si comme Katiana Morata (Responsable Formation chez Maison de la Literie) vous n'êtes pas équipé(e), que les entretiens sont inexistants ou qu’ils se conduisent sur papier ou encore que les demandes de formations se centralisent sur un fichier Excel, la captation des besoins est toujours envisageable mais simplement beaucoup plus chronophage pour vous. 

Comme le souligne Katiana, il est important d’aller à la rencontre de vos collaborateurs, et particulièrement de vos managers afin de capter les besoins et de les clarifier. Cela vous garantit d’avoir bien compris le besoin métier et les objectifs pédagogiques visés face à une demande qui manque parfois de clarté.

Attention : faites bien la distinction entre demande et besoin d’être formé !

💡 L’avis expert d’Empowill :
Une demande de formation n’est pas nécessairement un besoin. Un collaborateur peut avoir envie d’apprendre l’anglais mais si cela ne sert pas les objectifs business de l’équipe ou de l’entreprise alors cette demande n’a pas lieu d’être. D’où l’importance de consulter les managers dans la captation des besoins pour valider les objectifs pédagogiques des formations demandées.

-> À lire aussi : Pourquoi investir dans un logiciel de management de la formation ?

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L’arbitrage : quand il faut faire des choix

Le plus gros du travail en termes de volume est fait : les demandes de formation sont transformées en besoins, les objectifs stratégiques sont intégrés et tout est rassemblé au même endroit pour être analysé.

Maintenant, place à la réflexion !

Votre rôle en tant que RH est d’arbitrer tous ces besoins en formation. Quelle formation allez-vous accepter ? Refuser ? Reporter ?

Voici plusieurs manières d’opérer.

Commencez par les formations obligatoires. Naturellement, vous êtes dans l’obligation de les intégrer dans le plan de formation pour être en conformité avec la loi. Ce sont des formations fondamentales à l’exercice de l’activité de votre entreprise qu’il est difficile de supprimer.

💡L’avis expert d’Empowill :
Certes l’aspect légal des formations est important car il en va de la conformité de votre entreprise et de sa capacité à exercer son activité. Toutefois, il est également important de réserver une partie du budget à la formation dite de développement professionnel pour maintenir la performance et la compétitivité de l’entreprise. Vos collaborateurs doivent, effectivement, être accompagnés pour intégrer les nouvelles pratiques et évolutions de leur métier. C’est un équilibre à trouver.

Ensuite, bâtissez un cadre de référence pour faciliter votre arbitrage. Chez Empowill, nous avons constaté différents modes opératoires chez nos clients. Par exemple, l’un de nos clients à pour principe de former tous les salariés au moins une fois par an. Trouvez le système qui fonctionne pour votre organisation et qui est aligné avec votre vision de la formation.

Dans la réalité, tout le monde ne demande pas une formation. Cela va dépendre de la culture de votre société. L’adéquation de votre cadre de référence avec votre culture et vos objectifs est donc primordiale.

Les éléments qui peuvent également orienter vos choix et la priorisation des formations sont : 

• le degré d’alignement avec les objectifs business de l’entreprise
• le volume global de demande face au budget estimé : s’ils sont alignés, l’arbitrage ne devrait pas être un souci
• le budget par formation et les financements ou optimisation financière
• les types de formation : s’agit-il d’une formation individuelle ou collective ? Les formations collectives ont l’avantage de mutualiser les coûts sur plusieurs collaborateurs. 

L’arbitrage de votre plan de développement des compétences peut également se faire au prisme de votre revue de personnel. Si vous effectuez des comités de carrière en interne vous saurez identifier les talents en fonction de leur performance et de leur potentiel pour leur accorder des formations stratégiquement. 

Une fois votre arbitrage cadré et effectué, il est important de bien communiquer vos décisions aux managers ou responsables de département qui relaieront aux collaborateurs. Cela favorise l’adoption de votre modèle et la compréhension des collaborateurs face aux décisions prises.

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➕ Le petit plus d’Empowill :
Lorsque vous acceptez une demande, vous avez la possibilité d'alerter automatiquement le manager et le collaborateur de la validation du besoin. Pratique non ? :) Fini les mails individualisés par département avec le bon vieux tableur Excel !

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Étape 4 : Construire un plan de développement des compétences

La conception du catalogue de formation

Le catalogue de formation, qu’est-ce que c’est ?

C'est un outil qui recense toutes les formations proposées au sein de votre entreprise, par des organismes externes ou dispensées en interne. 

Pour vous faire une idée, voici un aperçu du catalogue de formations sur Empowill : 

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Vous pouvez y rassembler toutes les catégories de formations : 

• Les actions dites obligatoires, de prévention sécurité, ou les habilitations
• Les actions de développement, liées à la carrière du collaborateur
• Les actions de maintien dans le poste (formation à l’actualité juridique, usage d’un nouvel outil…)

Tous les types de formation peuvent également être recensés dans le catalogue de formation : 

• Les formations collectives (1 formateur pour plusieurs apprenants) ou individuelles (1 formateur pour 1 apprenant).
• Les formations intra : répondent à un besoin collectif au sein d’une organisation 
• Les formations inter : répondent à un besoin individuel une formation collective mais avec des apprenants en provenance de différentes sociétés.

À noter que depuis le 5 septembre 2018, les formations conduites à distance peuvent également être intégrées dans le plan de formation.

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‍Comment construire son catalogue de formation ?

La conception du catalogue de formation s‘effectue dans l’idéal en parallèle de la captation et de la priorisation des besoins de formation car vos managers pourront partager leur expertise et leur connaissance du marché de la formation sur leur métier. 

Bon, ce n’est pas toujours vrai car vous avez sans doute déjà un historique de formation sur lequel vous baser. Il reste néanmoins important de le maintenir à jour et d’éviter de proposer des formations obsolètes.

D’autant plus que pour faire un arbitrage légitime il est essentiel de prendre en compte les coûts de la formation et les modes d’apprentissage dispensés.

Il y a deux manières de voir les choses ici : 

• Soit vous optez pour une gestion du plan de développement des compétences de manière très opérationnelle : vous gérez les plannings, le budget, les feedbacks, les présences etc… Ce qui est déjà énorme ! Vous déléguez la partie pédagogique à vos managers (cf approche managériale dont nous parlions plus tôt).
• Soit vous optez pour une gestion dans laquelle vous maitrisez les sujets de pédagogie et votre implication va jusqu’à la rencontre des formateurs, la sélection des organismes, voire parfois la co-conception des parcours pédagogiques (cf approche RH ou approche hybride)

Si l’on se fie à l’exemple de Katiana Morata, Responsable Formation chez Maison de la Literie, elle adopte davantage la seconde posture : “C’est une conviction personnelle de contribuer à former les collaborateurs car c’est ainsi que l'on contribue pleinement à la performance du plan de formation et à la croissance de l’entreprise”.

-> À lire aussi : 7 critères pour réussir sa formation

Si, comme Katiana, vous avez la possibilité de vous impliquer dans la dimension pédagogique du plan de formation, foncez ! Voici quelques questions à vous poser pour sélectionner avec soin les formations de votre catalogue : 

• L’organisme de formation propose-t-il des sessions de formation toute l’année, ouù y a-t-il des créneaux ponctuels à ne pas rater ? Ces créneaux correspondent-ils à votre calendrier interne ?
• Quel mode d’apprentissage est préféré par vos collaborateurs ? L’e-learning n’est pas fait pour tout le monde, ni pensé pour enseigner sur tous les sujets ! Il existe également l’AFEST, le MOOC, le SPOC etc… renseignez-vous bien sur les différents modes de formation et les affinités de vos collaborateurs avant de faire votre choix.
• La formation est-elle appréciée et bien notée par les apprenants alumnis (consultez les évaluations à chaud et à froid si vous renouvelez votre catalogue de l’année dernière) ?
• L’organisme ou sa formation est-elle connue ? Méfiez-vous des belles vitrines marketing qui embellissent et donnent envie mais qui cachent parfois une mauvaise qualité de formation dispensée.

💡 L’avis expert d’Empowill :
Point de vigilance quant à la construction de votre catalogue de formation. C’est un outil intéressant mais qui présente plusieurs limites, notamment le risque de pousser vos collaborateurs à la consommation et à choisir des formations dont ils n’auraient finalement pas besoin. D’où l’importance de la clarification des besoins et de l’arbitrage.

-> À lire aussi : Pourquoi les catalogues de formation sont-ils dangereux ?

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Le budget et le financement du plan de formation

Comment chiffrer son budget de formation ? 

Le nerf de la guerre c’est votre budget ! Il va falloir faire preuve de beaucoup d’ingéniosité car il est souvent très complexe de répondre à toutes les attentes des collaborateurs au vu du budget accordé au plan de formation. 

Dans certains cas de figure, votre direction va vous accorder un budget qui représente un pourcentage de la masse salariale. Le plus souvent on ne parle pas de plus de 1 ou 2%, ce qui peut déjà être un bon début ! À vous ensuite d’attribuer intelligemment votre budget aux actions de formation en mobilisant les financements disponibles pour faire un maximum d’économies.

Dans d’autres cas, la direction attend de vous que vous proposiez un budget optimisé qui réponde à un maximum de demandes de formation. 

Ce qui est certain c’est que depuis 2022, les investissements dans la formation professionnelle augmentent drastiquement.

Chiffrez votre budget au prisme : 

• De votre cadre de référence pour l’arbitrage : qu’est-ce qui est prioritaire ?
• Des types de formations, les formations techniques étant généralement plus onéreuses que les formations de développement comme l’apprentissage des langues par exemple.
• Des modes de formation : une formation intra est plus avantageuse au niveau du budget car le coût est mutualisé entre tous les participants.
• Des enjeux et la culture de l’entreprise : votre direction a-t-elle une véritable volonté d’investir dans la formation ? Elle peut décider par exemple d’investir X euros par an dans la formation, ou alors d’adopter une approche individuelle : investir X euros par an par collaborateur sur demande (c’est d’ailleurs un bel argument à mettre en avant pour votre marque employeur). 

Vous obtiendrez ainsi un budget prévisionnel que vous pourrez défendre auprès de votre direction. 

Attention, dans la pratique, vous rencontrerez sans doute du budget hors plan : il s’agit de formations qui n’étaient pas prévues ni budgétisées à la conception du plan et qui s’ajoutent au fil de l’eau. L’objectif ultime est d’arriver à les anticiper au maximum, mais en réalité, il y a souvent quelques formations hors plan qui se greffent en cours de route ! Nous vous encourageons donc à prévoir un petit coussin de sécurité budgétaire.

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Quels sont les leviers pour financer la formation ?

En France, la formation professionnelle est essentiellement financée par la contribution des entreprises aux travers de deux taxes : la formation initiale et la CUFPA (contribution unique pour la formation professionnelle et l’alternance). 

Après être passées par l’URSSAF, ces contributions sont redistribuées à deux organismes principaux : les OPCO (opérateurs de compétences), et à France Compétences qui diffusent ce budget à travers plusieurs dispositifs (cf schéma ci-dessous).

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Le premier levier de financement s’appelle donc l’OPCO, anciennement OPCA. Ce dernier a notamment pour objectif d’aider les entreprises à développer leurs compétences et à rester compétitives sur leur marché. Ils financent également une partie des contrats de professionnalisation et d’apprentissage. C’est un des leviers de financement les plus connus pour la formation professionnelle, et les plus couramment utilisés pour les jeunes étudiants en alternance. 

Il existe différents référents par branche d’activité, et chaque branche détient une enveloppe financière précise déterminée notamment par la taille de l’entreprise. Il faut vous rapprocher de votre référent pour connaître l’enveloppe budgétaire de votre secteur. 

-> Connaître votre référent OPCO avec votre numéro de SIRET. 

Il existe d’autres leviers de financement de la formation comme par exemple : 

• Le CPF co-construit, le compte professionnel de formation : l’employeur et le salarié s’accordent pour co-financer la formation suivie par le collaborateur.
• Les aides de l’État notamment pour l’AFEST : l’action de formation en situation de travail est un type de formation qui peut être financé par le CPF ou par les aides de l’État (Pôle Emploi ou les Régions)
• Les aides des Régions : ces dernières ont également un budget attribué à la formation professionnelle, et il vous est possible de déposer une demande de financement auprès de votre région.

-> À lire : Tout savoir sur le financement de la formation

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Le planning de formation

D’une part, vous avez votre budget bien défini. D’autre part, vous avez identifié les organismes de formation. Il faut maintenant orchestrer tout cela sous forme de planning de formation pour identifier concrètement comment se répartissent vos formations sur l’année à venir. 

Pour rappel : les actions de formation sont considérées comme du temps de travail. Nous vous encourageons à tenir ces formations, au maximum possible, pendant les heures de travail du collaborateur pour être plus arrangeants. Si ce n’est pas possible, vous pouvez trouver un accord avec vos collaborateurs pour privilégier les temps du soir pour la formation par exemple. C’est un critère essentiel lorsqu’il s’agit d’envoyer un salarié en formation.

Voici plusieurs questions à vous poser pour organiser votre calendrier de formation efficacement et vous éviter une reprogrammation des sessions à la dernière minute : 

• Le collaborateur est-il le seul à exercer son poste ? Quelqu’un peut-il le remplacer lorsqu’il sera en formation ? Si oui, veillez à ne pas envoyer deux personnes au même poste en même temps si possible. Si non, ou bien s’il s’agit d’une formation collective que les deux salariés ont besoin de suivre, tâchez autant que possible de les solliciter en période creuse de leur activité.
• La formation relève-t-elle d’une formation obligatoire liée à une certification ? Un conseil, placez ces formations dans votre plan de formation en premier pour être sûr d’être en règle au niveau du recyclage des habilitations. 
• Est-ce que vous êtes déjà au fait des congés pris par vos collaborateurs ? Si oui, anticipez si possible et veillez à ne pas envoyer un collaborateur qui ait déjà posé ses congés.

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L’importance du plan prévisionnel de formation

Le catalogue, le budget et le planning sont trois éléments indispensables pour constituer votre plan prévisionnel de formation. C’est un outil puissant qui incarne votre plan d’action concret et vous arme des meilleurs arguments face à votre direction ou votre CSE. 

💡L’avis d’expert Empowill :
Le plan prévisionnel de formation est trop souvent mis de côté alors qu’il a une véritable valeur ajoutée. C’est un outil de pilotage RH puissant qui permet l’anticipation, la prise de hauteur sur l’opérationnel et les dialogues stratégiques avec sa direction. Le plan prévisionnel vous place comme acteur stratégique affirmé de l’entreprise et non comme un acteur cantonné à l’opérationnel.

Une fois votre plan prévisionnel établi et bien cadré, il est temps de le présenter pour le faire valider.

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Étape 5 : Faire valider le plan de formation

Présenter le plan de formation à la direction

L’art de la présentation d’un projet n’est pas des plus simples à maîtriser. Il y a beaucoup de choses qui paraissent évidentes mais que l’on constate souvent absentes.

Il faut commencer par mettre vos interlocuteurs dans les meilleures conditions : 

• Réservez un créneau le matin : votre DG ou les membres de votre CODIR seront pleins d’énergie, à l’écoute et ouverts à la discussion.
• Envoyez votre plan prévisionnel et votre support de présentation au moins une semaine avant la présentation du plan de formation. Vos interlocuteurs auront ainsi le temps de le consulter à tête reposée pour bien se préparer à la réunion.
• Ne prévoyez pas plus de 30-45 minutes de présentation pour éviter de perdre l’attention de votre audience et pour aller à l’essentiel.

Les clés pour réussir votre présentation au CODIR : 

• Insistez bien sur votre compréhension des enjeux business de l’entreprise et la manière dont votre plan de formation y répond.
• Mentionnez les risques encourus, les manques à gagner de ne pas investir dans la formation.
• Référez-vous à tous les arguments cités plus haut pour convaincre votre direction.
• Expliquez clairement votre rationnel et votre cadre de référence qui a dicté vos choix pour vous assurer d’aligner vos interlocuteurs.
• Si vous avez des KPI sur le plan de formation de l’année précédente, appuyez-vous sur ces victoires pour convaincre.

En réalité, vous arriverez (presque) jamais à faire valider à 100% votre PDC du premier coup. Il y aura certainement des remises en question et des ajustements à appliquer mais cela restera anecdotique si vous préparez bien votre plan prévisionnel et votre présentation en amont.

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Présenter le plan de formation au CSE

Après avoir obtenu la validation de votre direction, félicitez-vous ! Car le plus gros du travail de conception et de réflexion est fait !

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Si votre entreprise compte plus de 50 salariés, vous êtes ensuite dans l’obligation de consulter votre CSE concernant la formation de vos collaborateurs.

‍Le comité social et économique est l’instance de représentation du personnel qui relaie les besoins et réclamations du personnel à la direction. Cette instance doit être consultée pour toutes initiatives qui auront un impact de près ou de loin sur les collaborateurs. 

Votre obligation consiste simplement à présenter le plan de formation de la manière la plus claire et complète possible aux délégués du personnel. Pensez à intégrer tous les éléments fondamentaux du plan pour une compréhension optimale : les collaborateurs concernés, le cadre de référence, le budget, le programme sur l’année dans les grandes lignes, les décisions stratégiques… 

La direction et le CSE, c’est dans la poche ! Maintenant, place au déploiement !

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Étape 6 : Déployer le plan de formation

L’importance de la communication interne

Le plan de communication est la première étape d’un déploiement du plan de développement des compétences réussi. Vous pouvez d’ailleurs faire appel à vos confrères et consoeurs au service marketing pour obtenir des conseils sur la meilleure manière de communiquer et déployer ce grand projet.

Il est important que vous définissiez des échelons pour communiquer sur votre plan de formation.

Dans un monde idéal, nous vous encourageons à commencer par faire une présentation générale de votre plan de formation à tous les décideurs, chefs de secteur ou managers de l’entreprise. 

‍Pourquoi ?

• Rien ne vaut une présentation en direct pour engager son audience. Envoyer un simple mail ne suffit pas.
• C’est l’opportunité rêvée de placer le département RH comme un acteur stratégique de l’entreprise en prenant la parole sur un sujet d’ampleur qui impacte toute l’organisation.
• C’est également l’occasion de souligner vos attentes quant au rôle des managers dans le développement des compétences de leurs équipes.

Les managers auront pour mission de redescendre ces informations à leurs équipes et embarquer les collaborateurs dans la formation.

S’il est difficile pour vous de rassembler tout le monde, pourquoi ne pas enregistrer une vidéo promotionnelle ? C’est toujours mieux qu’un simple mail ! Elle devra bien sûr être plus courte, 5 ou 6 minutes maximum, pour présenter le plan dans son ensemble et les prochaines actions prévues. 

Si c’est effectivement l’asynchrone que vous privilégiez, veillez à créer et à transmettre avec cette vidéo des documents qui récapitulent le PDC, ses objectifs et les dates clés. Documents auxquels les managers et les collaborateurs pourront se référer s’ils ont des questions.

Une fois le plan de formation général présenté, il faut communiquer aux managers et à leurs collaborateurs le verdict pour chacune de leur(s) demande(s) de formation. Vous pouvez par exemple opter pour le mail, avec le manager en copie, pour annoncer le verdict à vos collaborateurs. Veillez à bien insister sur les raisons qui expliquent un refus ou un report pour éviter de désengager votre collaborateur et de lui donner le sentiment de promesses non tenues.

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Le déploiement opérationnel du calendrier de formation

Pour piloter le calendrier du plan de formation, il faut faire appel au chef d’orchestre qui est en vous ! 

En effet, vous allez devoir être un chef de projet hors pair pour suivre le calendrier des formations, envoyer les convocations aux bonnes personnes, assurer la coordination avec les organismes de formation, monter les dossiers pour les demandes de financement, piloter le budget pour s’assurer que tout est dans l’ordre, gérer les absences et les imprévus… bref avoir les yeux partout ! 

➕ Le petit plus d'Empowill :
Une gestion centralisée et automatisée pour chaque étape de gestion du dossier de formation (administratif, convocations, feedback, suivi budgétaire etc).

Dans un premier temps, pour la gestion du timing, les rappels d’agenda sont vos meilleurs amis. C’est un travail de fourmis qui prend du temps au début mais un travail qui vous sauvera dans le déroulement du PDC. 

Configurez des rappels dans vos agendas Google ou Outlook sur toutes les dates butoires essentielles que vous ne devez pas dépasser. Les dates des formations, l’envoi des convocations, l’envoi de rappel, les dates de recyclage de certifications : le maximum de deadlines que vous devez respecter doivent être pointées sur votre agenda.

➕ Le petit plus d'Empowill :
Vous recevez des alertes automatiques pour les certifications et habilitations qui arrivent à échéance.

Ensuite, dressez un modèle de to-do liste sur votre outil de gestion de projet interne ou sur votre logiciel de traitement de texte. Cette to-do liste doit énumérer chaque étape pour confirmer et déployer efficacement une formation. Dupliquez cette to-do liste pour chaque action de formation que vous déclenchez.

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➕ Le petit plus d'Empowill :
La possibilité d'insérer une to do avec vos rappels et tâches incontournables dans chaque dossier de formation. Fini les oublis ! Place à la productivité.

Autre astuce dans le déploiement de votre plan de formation : rédigez en amont du lancement, un document de FAQ qui liste les questions les plus fréquemment posées par vos collaborateurs. 

C’est un document précieux qui récapitule notamment les processus à suivre face à certaines situations comme l’absence imprévue à une formation ou la perte d’une convocation. Le collaborateur pourra se référer à ce document à tout moment, cela évitera des montagnes de mails ou de messages pour régler les problèmes de chacun. 

En somme, pensez à tout ce que vous pouvez anticiper et créer qui pourra vous faire gagner du temps lorsque le plan de formation sera déployé.

💡 Le conseil expert d’Empowill :
La meilleure des solutions pour ne rien oublier, vous soulager d’une charge mentale monstre et vous faire gagner du temps reste de s’équiper d’un outil. Les logiciels de pilotage de la formation comme Empowill vous permettent de déclencher des rappels automatiques, d’envoyer automatiquement les convocations et de réduire drastiquement la saisie manuelle.

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Étape 7 : Évaluer la performance du plan de formation et l’ajuster

Quand évaluer la performance du plan ?

En ce qui concerne l’évaluation de la performance du plan de formation, nous vous encourageons à faire un premier bilan à mi-année. Cela vous donnera une première idée du bon déroulement et de l’atteinte des objectifs fixés pour le plan. 

Ensuite, procédez à un second et dernier bilan à la fin de l’année pour tirer des conclusions sur le plan dans son ensemble et vous forger des convictions pour améliorer le prochain.

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Quels indicateurs de performance pour le PDC ?

Ce qui est important, c’est de disposer d’indicateurs de performance représentatifs et utilisables d’une année à l’autre, notamment pour suivre l’évolution de votre plan de développement des compétences.

Voici quelques exemples de KPI à suivre pour évaluer la performance de votre plan de formation : 

• Combien d’actions de formation ont été réalisées par rapport à ce qui était prévu ? Combien d’heures de formation ont été dispensées ?

• Vous pouvez procéder à une analyse plus poussée en analysant les actions de formation au prisme des CSP, du genre et le comparer à l’effectif entier.
• À quelle point le plan prévisionnel était-il fidèle au plan réel ? Y a-t-il eu beaucoup d’actions hors plan ?
• Globalement, quelle est l’appréciation de vos collaborateurs quant aux formations suivies ?
• L’optimisation financière était-elle optimale ? Y a-t-il des aides financières qui ont été omises ?
• D’une année à l’autre, constatez-vous une augmentation des demandes de formation ?‍
• L’alignement des thématiques de formation aux objectifs stratégiques de l’entreprise a-t-il été respecté ? Si la majorité des actions de formations étaient dédiées au service R&D alors que l’objectif de l’entreprise était de capitaliser sur l’équipe commerciale pour conquérir un nouveau marché, le plan n’est logiquement pas performant.

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Comment capter les feedbacks des collaborateurs formés ? 

Les premiers évaluateurs de la performance de votre plan de formation sont vos collaborateurs. En effet, l’efficacité d’un plan repose sur sa capacité à permettre à vos collaborateurs de remplir leurs objectifs. 

C’est donc fondamental de capter leurs retours pour améliorer votre prochain plan de formation et pour maintenir leur intérêt vis à vis de la formation.

Il existe deux façons complémentaires de capter les feedbacks de vos collaborateurs : l’évaluation à chaud et l’évaluation à froid.

L’évaluation à chaud

Cette étape consiste à envoyer un questionnaire de satisfaction à vos collaborateurs bénéficiaires d’une formation directement après que la formation ait eu lieu. 

L’objectif est de comprendre quelles sont les premières impressions du collaborateur, notamment en ce qui concerne le contenu, le format et le formateur de la formation.

Les questions qui peuvent composer cette évaluation à chaud sont par exemple : 

• Donnez une note de 0 à 5 sur votre satisfaction globale de la formation X ? 0 étant “pas du tout satisfait” et 5 “très satisfait”.
• Qu’avez-vous pensé du mode d’apprentissage de cette formation ?
• Comment évalueriez-vous le formateur sur : son dynamisme ; sa capacité à répondre à vos questions
• Que pensez-vous globalement du contenu de la formation ? 

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L’évaluation à froid

L’évaluation à froid consiste à envoyer un questionnaire de satisfaction à vos collaborateurs bénéficiaires d’une formation plusieurs semaines après avoir reçu la formation. Généralement, nos clients comptent au moins 2 ou 3 mois après la formation. 

L’objectif de cette évaluation est de comprendre la pertinence et l’utilité de cette formation pour le collaborateur qui l’a suivie. Cela permet au collaborateur de prendre le temps de prendre du recul et d’appliquer ce qu’il a appris dans son quotidien.

Les questions qui peuvent constituer cette évaluation sont par exemple : 

• Utilisez-vous régulièrement ce que vous avez appris en formation ? (Avec une échelle graduée qui va de “jamais” à “oui tous les jours”
• Si vous ne l’utilisez pas fréquemment, quelles en sont les raisons ?
• La formation a-t-elle répondu à vos attentes et objectifs ?
• Quelles sont les compétences que vous pensez avoir acquises grâce à cette formation ?
• Recommanderiez-vous cette formation à vos collaborateurs ?

Vous pouvez héberger ce genre de questionnaire de satisfaction sur un Google Form ou un Typeform pour pouvoir analyser les résultats par la suite. Pensez à automatiser l’envoi de ces formulaires à chaque fin de formation si possible. Cela évitera les oublis.

Pour avoir des résultats représentatifs et utilisables d’une année à l’autre, il faut savoir poser les bonnes questions et donner le bon mode de réponse (scoring, verbatim, échelle de satisfaction..) pour une appréciation pointue et juste des résultats. L’ingénierie RH n’est pas anodine pour ce processus !

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Appliquer des actions correctives

Avec les feedbacks de vos collaborateurs et vos indicateurs de performance, vous allez pouvoir tirer des conclusions actionnables pour améliorer votre prochain plan de formation.

Qu’il s’agisse de changer d’organisme de formation, d’inclure un autre type de financement ou d’opter pour de nouveaux modes d’apprentissage, appliquez les actions correctives pour décupler l’efficacité de votre PDC. Faites-le si possible dès la première analyse de mi-année si vous identifiez des leviers d’optimisation facilement actionnables.

Enfin, pour entretenir de bonnes relations avec le CSE, nous vous encourageons à partager ces résultats et les actions correctives prévues aux délégués du personnel. 

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(Bonus) Étape 8 : Gagnez du temps avec un outil spécialiste de la gestion de la formation

La conception, le déploiement et l’analyse d’un plan de formation est un projet RH d’envergure et passionnant mais qui demande beaucoup de temps. 

Les responsables formation accumulent souvent beaucoup de charge mentale et leur travail est parfois freiné et rendu désagréable par des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée : envoyer les invitations aux formations, gérer les absences, envoyer les convocations, calculer les coûts etc… Toute cette orchestration n’est pas une partie de plaisir. Et surtout, cela empiète sur le temps qu’il faudrait dédier à la stratégie et à toute l’ingénierie RH pour piloter la formation professionnelle de votre entreprise. Cela empiète sur la vraie valeur ajoutée de votre métier.

Pour optimiser la conception et la gestion de votre plan de formation, il existe des logiciels spécialisés comme Empowill. 

Empowill est le logiciel spécialiste du parcours collaborateurs. Vous pouvez piloter tout le plan de formation sur un seul outil depuis la captation des besoins jusqu’à l’analyse de la performance, en passant par tout le plan prévisionnel et réel chiffré.

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Ce que nos clients apprécient particulièrement sur Empowill c’est : 

• La remontée automatique des demandes de formations depuis les entretiens : Aucune manipulation à faire côté RH pour capter les demandes, si ce n’est d’inclure la captation des demandes dans la trame de l’entretien annuel. Le manager, avec l’accord du collaborateur, entre la demande de formation durant l’entretien et celle-ci atterrit directement dans le recueil des besoins sur Empowill. Qui plus est, la demande de formation correspond déjà au bon intitulé de la formation présente dans le catalogue mis à disposition (si vous en avez un) ce qui vous évite un retraitement inutile de la demande par la suite. Vous montez votre plan en toute simplicité.
• La communication simple et automatisée avec les managers et les collaborateurs. Pour chaque demande de formation, vous pouvez l’accepter, la refuser ou la reporter en ajoutant un commentaire. Cela déclenche directement un mail au collaborateur et au manager concernés pour les en informer.

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• ‍Le dossier de formation complet. Il contient toutes les informations relatives à la formation : l’organisme, la durée, le coût, le financement mobilisé, les collaborateurs et managers rattachés, les évaluations à chaud et à froid etc…
• La checklist to-do personnalisable sur chaque dossier de formation pour n’oublier aucune étape dans son déploiement et son financement.
• La possibilité de bien visualiser le plan prévisionnel par rapport au plan réel pour un pilotage intelligent et maîtrisé du PDC.
• Les dashboards qui rendent des graphiques rapidement accessibles pour analyser la performance du plan de formation à tout moment.

Ce qui fait qu’Empowill se distingue des autres éditeurs de logiciel, ce sont nos convictions et notre vision RH. Nous avons pensé notre outil avec une réelle expertise RH et nous accompagnons nos clients dans leur réflexion pour déployer le plan de formation le plus performant possible. Et surtout pour leur faire gagner en temps et en efficacité afin de se concentrer sur leur vrai métier et ce qu’ils aiment : la gestion de l’humain.

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Si vous souhaitez en savoir plus sur Empowill et voir comment nous pouvons vous aider dans la conception et le déploiement de votre plan de développement des compétences, vous pouvez nous contacter en remplissant ce formulaire. 

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Conclusion

Finalement, piloter son plan de formation est un exercice multidisciplinaire aussi exigeant que passionnant. Il faut parvenir à la fois à être un excellent gestionnaire de projet, connaître ses métiers par cœur et comprendre les enjeux de ses managers ainsi que sa propre population RH. C’est un véritable projet d'orchestration qui, s’il est bien pensé et exécuté, peut véritablement décupler de manière exponentielle la performance de l’entreprise.

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-> A lire : Découvrez le témoignage de ce DRH du BTP qui a simplifié la gestion de son plan de formation grâce à Empowill.

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