Mise en place GEPP : les étapes indispensables pour réussir !

Les secteurs terrain, tels que le retail, l'industrie, le BTP, l'hôtellerie et la restauration, sont souvent soumis à des changements rapides et imprévisibles. La GEPP permet aux RH de prévoir ces évolutions et d'adapter les compétences des collaborateurs en conséquence. Cela garantit que l'entreprise reste compétitive et capable de répondre aux nouvelles exigences du marché.

Pour les populations terrain, où les compétences techniques et opérationnelles sont cruciales, la GEPP aide à identifier les compétences clés à développer. Elle permet de structurer des parcours de formation adaptés, assurant ainsi que les collaborateurs possèdent les compétences nécessaires pour exceller dans leurs rôles actuels et futurs.

C’est également un levier de fidélisation de vos collaborateurs et un vecteur de performance pour l’ensemble de votre organisation.

Avec l’aide d’un expert GEPP de ConvictionsRH, Galien Ripoche, et des expériences terrain relatées par Alexandre Malarewicz, co-fondateur et DRH d’Empowill, découvrez les étapes essentielles pour concrétiser et réussir la mise en place GEPP au sein de votre entreprise.

Mettre en place une démarche GEPP : par où commencer face à la complexité du terrain ?

Si vous envisagez de structurer une démarche GEPP dans votre organisation, vous avez sans doute déjà été confronté à une réalité : entre la théorie et la mise en œuvre concrète, l’écart peut parfois sembler abyssal.

Pourquoi ? Parce que la GEPP ne se résume pas à une simple cartographie des compétences. Elle suppose une vision claire, un alignement stratégique fort, et surtout une capacité à faire bouger les lignes, parfois en profondeur.

Parmi les freins les plus fréquemment rencontrés :

1. Un manque de lisibilité dans les données RH, souvent éparpillées, incomplètes ou difficilement exploitables.
   
   
2. Une résistance naturelle au changement, que ce soit du côté des collaborateurs, des managers ou même du comité de direction.
   
   
3. Des outils inadaptés ou mal intégrés, qui rendent la gestion des compétences lourde et peu dynamique.
   
   
4. Une difficulté à relier les enjeux RH aux priorités business, faute d’un dialogue stratégique solide entre la direction et les équipes RH.
   
   
5. Et un manque de suivi dans la durée, alors que la GEPP est un processus vivant, qui doit s’adapter aux évolutions internes et aux mutations du marché.
   

La mise en place de la GPEC sur le terrain

Prioriser ses postes clés : l’exemple en retail

Une grande marque dans le secteur du retail a décidé de lancer une démarche GEPP en se concentrant d'abord sur une dizaine de postes clés dans leur réseau de boutiques et sur la relation client. 

Au cours de la première année, ils ont choisi de ne pas traiter immédiatement les départements comme la finance, la communication, le marketing, ou la logistique, pour se concentrer sur les métiers clés (au niveau des réseaux de boutiques et de la relation client) et leurs managers.

La raison ? Galien Ripoche vous l’explique en vidéo ! En réussissant à embarquer ces postes clés et leur faire utiliser les livrables conçus pour eux par les RH, c’est la garantie de réussir à décliner ces méthodes plus facilement à d’autres filières.

Comment la GEPP peut vous aider à gagner du temps sur les recrutements 

Trop souvent, les RH se heurtent à la même difficulté : devoir repartir de zéro avec les managers pour cadrer un besoin de recrutement. Ce travail chronophage ralentit les prises de décision et épuise les équipes.

La GEPP ne résout pas tout, mais elle fait gagner un temps précieux. En tant que RH, vous n’arrivez plus les mains vides : vous disposez d’une base solide avec des fiches de poste claires, des compétences clés identifiées, une vision réaliste du marché. 

Vous pouvez ainsi engager une discussion structurée avec le manager : « Voici les activités que nous avons identifiées, les compétences à prioriser, et les profils potentiels disponibles sur le marché. Qu’en pensez-vous ? ».

Résultat : le manager ne part plus d’une feuille blanche. Il réagit à des propositions concrètes. Ce changement de posture fluidifie les échanges et accélère la prise de décision. Et cette logique s’applique tout autant aux autres volets RH (formation, mobilité, évaluation) chaque fois que vous devez embarquer les managers dans la réflexion.

Les étapes pour réussir la mise en place de votre GEPP

Pour mettre en place une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GEPP), nos experts vous recommandent de suivre 5 étapes clés :

1 - Ancrer la démarche dans un diagnostic initial rigoureux

Avant toute chose, il est crucial de comprendre où vous en êtes et où vous voulez aller.

• Côté business : identifiez les grandes orientations stratégiques de votre entreprise. Quels sont les projets à venir, les métiers en transformation, les évolutions à anticiper ? Cela vous permettra de cibler les compétences critiques à sécuriser ou à développer.
• Côté RH : évaluez vos pratiques actuelles. Disposez-vous de référentiels de compétences à jour ? Vos fiches de poste reflètent-elles la réalité des missions ? Quelle est la maturité de vos processus RH en matière de formation, mobilité ou gestion des carrières ?

Ce double diagnostic vous offre une cartographie claire des écarts à combler.

2 - Définir un plan d’action opérationnel et ciblé

L’objectif ici est de transformer les constats en leviers d’action concrets.

• Fixez des objectifs clairs pour chaque étape : mieux piloter les mobilités, structurer les parcours, anticiper les besoins en recrutement, etc.
• Sélectionnez les compétences clés à travailler en priorité, en les reliant systématiquement aux enjeux stratégiques identifiés.
• Prévoyez des livrables concrets : référentiels actualisés, fiches de poste revisitées, entretiens de développement enrichis, etc.

3 - Déployer progressivement, en commençant par des “quick wins”

Pour embarquer vos équipes, mieux vaut prouver rapidement l’intérêt de la démarche.

• Ciblez d’abord les métiers stratégiques ou en tension et démontrez la valeur ajoutée de la GEPP à travers des cas concrets.
• Intégrez les managers dès le lancement : ce sont eux qui, au quotidien, porteront les outils et les pratiques. Formez-les, impliquez-les, et construisez avec eux des routines RH utiles et simples.
• Mettez en place un processus de mise à jour régulier des données (compétences, postes, formations) pour éviter l’effet “photographie figée” si fréquent dans ce type de projet.

4 - Favoriser l’adhésion par l’engagement des parties prenantes

Une GEPP réussie est une GEPP incarnée. Vous devez donner du sens à la démarche auprès des collaborateurs comme des managers. 

• Expliquez-leur  en quoi elle sécurise les parcours, clarifie les attentes et renforce la lisibilité des évolutions possibles.
• Utilisez des outils visuels et concrets, comme les matrices de compétences, pour rendre le suivi lisible et actionnable.
• Valorisez les réussites intermédiaires pour entretenir la dynamique.

Cela s’applique aussi à votre direction ! Il faut vous assurer qu’il y ait une adéquation entre les ambitions de l'entreprise et les moyens alloués au pôle RH.

5 - Mesurer, ajuster, pérenniser

Dernière étape, et non des moindres : le pilotage dans la durée.

Évaluez régulièrement les résultats de votre démarche : 

• les compétences cibles sont-elles effectivement développées ?
• Les mobilités sont-elles fluidifiées ? 
• Les collaborateurs mieux accompagnés ?

Appuyez-vous sur les retours terrain pour ajuster vos actions, simplifier ce qui doit l’être et enrichir ce qui fonctionne.

Enfin, tout au long de la mise en place de la GEPP, adoptez une posture agile : la GEPP est vivante, elle doit évoluer avec l’entreprise.

Les questions que les RH se posent

Comment intégrer le lien avec la GEPP dans la gouvernance du processus de cartographie des compétences ?

Dans l'industrie, notamment pour les métiers de production, l'utilisation d'une cartographie dynamique des compétences permet de suivre de près les compétences minimales nécessaires pour que la production fonctionne bien et en sécurité, et d'identifier les compétences clés critiques pour l'avenir.

Quelle aide pour réussir à construire le référentiel de compétences ?

Vous pouvez vous aider de l’IA pour construire votre référentiel de compétence, notamment pour analyser les données internes de votre entreprise, telles que les descriptions de poste, les évaluations de performance, et les entretiens annuels. Cela vous aidera à identifier les compétences actuellement valorisées et celles qui pourraient être sous-représentées. Attention toujours aux données que vous soumettez à l’IA ! Ne jamais utiliser de données confidentielles.

L'IA peut comparer vos compétences internes avec celles du marché en utilisant des bases de données externes et des plateformes de recrutement. Cela vous permet d'identifier les compétences émergentes et de combler les lacunes.