Le logiciel de gestion de formation qui décuple le potentiel collaborateurs

Un logiciel de gestion de formation est conçu pour faciliter le suivi de vos formations et optimiser le pilotage de votre plan de développement des compétences au sein de votre entreprise.

Empowill est, par exemple, un logiciel spécialiste et clé en main dont les fonctionnalités vous permettent de :

• Centraliser l'offre de vos organismes de formation,
• Recueillir les besoins auprès de vos collaborateurs,
• Arbitrer les demandes,
• Visualiser un plan prévisionnel et un plan réel avec une gestion budgétaire et administrative simplifiée.

Ce logiciel vous permet également la planification et la gestion opérationnelle autour de la formation : envoi des convocations, feuille d'émargement, réservation des créneaux dans les agendas, questionnaire de satisfaction, etc.
Un logiciel de gestion de la formation est différent d'un Learning Management System qui permet de construire des parcours de formation à travers du e-learning par exemple. Un centre de formation utilise généralement un LMS.

Utiliser une solution de gestion de formation a de nombreux bénéfices.

Pour les équipes des ressources humaines :

• Gain de temps dans la gestion et le pilotage du plan de développement des compétences.
• Conformité renforcée dans le recyclage et la mise à jour des habilitations obligatoires des salariés.
• Meilleures prises de décisions grâce à l'accès aux dashboard analytics sur tout le plan de formation professionnelle.
• Lien renforcé avec les managers et collaborateurs grâce à une communication fluidifiée et efficace dans le logiciel.

Pour les managers :

• Contribution évidente au parcours de carrière de leurs équipes.
• Visibilité sur les plannings de formation des apprenants.
• Accès simplifié aux attestations de formation des collaborateurs.

Pour les collaborateurs :

• Engagement renforcé grâce à l'écoute apportée à leurs demandes et à leurs feedbacks concernant les organismes de formation, à l'investissement dans leur développement des compétences etc.
• Accès simplifié à leur historique de formation et à toutes ses attestations.

Oui, Empowill vous permet de gérer automatiquement le recyclage des formations obligatoires types CACES, SST, FCO, etc… Des alertes vous seront envoyées sur l’application ainsi que par email pour vous prévenir lorsqu’un ou plusieurs collaborateurs arrivent en fin d’échéance d’une habilitation. Vous pourrez alors programmer des sessions de formation en fonction, dans votre plan de formation.

Oui, les managers peuvent valider ou non les demandes de formation lors de l’entretien avec le collaborateur. Les équipes RH pourront par la suite accepter ou refuser (en précisant une raison si elles le souhaitent) la demande de formation. Le manager et le collaborateur concernés en seront informés automatiquement.

Les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de formation sont généralement les suivantes :

• Digitalisation et mise à jour du catalogue de formation professionnelle
• Recueil des besoins de formation
• Traitement et arbitrage des demandes
• Gestion du budget et des financements des formations
• Planning des formations et gestion administrative
• Analyse des performances du plan de développement des compétences
• Enquête de satisfaction sur un organisme de formation dans le cadre d'une démarche qualité

Oui, Empowill vous permet d’inscrire dans chaque formation les remboursements ou financements issus de différents organismes comme l’OPCO ou le CPF qui sont applicables.

Oui, bien sûr, notamment avec l’indice homme/femme, cadre/non cadre, CDI/CDD etc.

Les conseils les plus importants selon nos experts dans le choix de votre solution de gestion de formation sont les suivants :

• Définissez vos besoins métier précisément avant de lancer votre benchmark (ne pensez pas fonctionnalité, pensez besoin métier)
• Veillez à ce qu'il existe un accompagnement dans la prise en main et le paramétrage de l'outil.
• Choisissez un outil évolutif et flexible, capable de s'adapter à vos besoins qui évoluent également.
• Ne négligez pas le design et l'ergonomie de la solution : ces éléments augmentent les chances d'adhésion à l'outil en interne.
• Méfiez-vous des logiciels qui font tout : un bon maçon ne peut pas être un bon plombier et un bon peintre. C'est la même chose pour les outils du service RH. Faites appel à un spécialiste de la gestion de la formation.

Retrouvez l'ensemble de nos conseils dans notre article complet : Les critères pour choisir son logiciel de gestion de la formation.

La gestion de la formation va au delà qu'un simple processus administratif ; c'est un levier stratégique pour le développement des compétences, l'engagement des employés et la performance globale de l'entreprise.

En alignant les plans de formation aux besoins réels de l'entreprise et les aspirations individuelles des salariés, elle permet de combler les écarts de compétences et de préparer l'organisation aux défis futurs.

‍Les employés se sentent valorisés et soutenus dans leur développement professionnel, ce qui renforce leur motivation et leur fidélité.

Qui plus est, une formation bien gérée encourage davantage l'innovation et l'adaptabilité, grâce à l'acquisition de nouvelles compétences nécessaires dans un environnement en constante évolution.

Pour l'entreprise, cela se traduit par une meilleure compétitivité, une réduction des coûts liés au turnover, et une capacité accrue à s'adapter aux mutations du marché.

La gestion de la formation, lorsqu'elle est bien orchestrée, devient un véritable atout pour la pérennité et la croissance de l'entreprise.

Les grilles de comparaison du marché alignent des dizaines de fonctionnalités. Cinq points suffisent le plus souvent à départager les candidats.

L'adéquation à vos effectifs et à vos établissements

Un outil calibré pour 80 collaborateurs sur un site ne tient pas la charge d'une ETI de 2 000 personnes réparties sur quinze établissements. Le vrai test porte sur la consolidation : est-ce que vous obtenez une vue unique du plan et du budget, tout en laissant chaque établissement travailler sur son périmètre ? C'est ce que demandent en priorité les équipes RH du BTP et de l'industrie.

L'accès des collaborateurs sans adresse e-mail professionnelle

Sur un effectif terrain, une partie des salariés n'a ni adresse e-mail professionnelle ni ordinateur de travail. Si l'outil suppose les deux, le recueil des besoins se fera encore par le manager, sur un papier, et vous n'aurez rien gagné. L'accès se fait depuis un smartphone, sans prérequis bureautique.

La couverture des formations obligatoires de votre secteur

Un logiciel généraliste sait suivre une formation. Il ne sait pas toujours suivre une habilitation avec sa durée de validité, son recyclage et sa preuve de conformité. Pour les équipes RH de l'industrie ou de la logistique, c'est ce point qui fait la différence à l'usage.

La qualité du reporting pour défendre votre budget

Un budget formation se défend plus difficilement quand personne ne peut chiffrer ce qu'il a produit. Regardez aussi ce que l'outil vous permet d’exploiter en termes de données.

Le coût réel et le délai de déploiement

Au prix de l'abonnement s'ajoutent la reprise de l'historique, le paramétrage des référentiels et l'accompagnement des managers. Demandez un délai de mise en service réaliste, et le nom de l'interlocuteur qui vous suivra.