Adoption d’un logiciel RH : comment Empowill accompagne les utilisateurs dans la prise en main de son outil ?

Vous déployez un nouvel outil de gestion des entretiens, des compétences, de la formation ? Vous avez passé des erreurs à choisir le logiciel idéal, et vous venez d’obtenir vos accès. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, c’est là que commence votre défi le plus complexe !

Le véritable challenge pour la fonction RH réside dans l'usage des outils mis à disposition. Vous aurez beau vous doter des meilleurs outils du monde, s’ils ne sont pas utilisés, ils seront inefficaces. 

L'adoption d'un logiciel RH est donc un enjeu majeur mais sous-estimé dans tout projet de digitalisation, particulièrement dans les entreprises composées de populations terrain ou de collaborateurs peu habitués à l’usage d’un ordinateur dans leur cadre de travail.

Cassons un mythe tout de suite : vos collaborateurs ne sont pas réfractaires à la technologie. Si l’outil que vous leur mettez à disposition n'est pas utilisé, ce n'est pas forcément la faute des équipes : souvent l'accompagnement au changement a été négligé. 

Chez Empowill, nous savons que le logiciel n'est qu'un moyen au service de votre stratégie RH. C'est pourquoi nous avons structuré un accompagnement de proximité et continu, dès le lancement du projet, pour garantir une prise en main fluide par vos RH, vos managers et vos collaborateurs. 

Un accompagnement humain de "A à Z" par un CSM dédié

Chez Empowill, nous ne sommes pas le genre d’éditeur de logiciel qui vous livre des accès puis disparaît dans la nature. L'adoption d'un logiciel RH se prépare et s’accompagne jusqu’à la maîtrise totale de l’outil, non pas seulement par l’équipe SIRH ou les administrateurs, mais par l’ensemble des utilisateurs. 

« Notre responsable de compte, Céline, nous a accompagné de A à Z, elle était disponible pour la moindre question, les moindres problèmes. C'était vraiment incroyable et on la remercie encore une fois ! »
Découvrir le témoignage complet de Malakoff Habitat 

Pour cela, Empowill a choisi d’assigner un Customer Success Manager (CSM, ou Responsable de la relation client) dédié à votre entreprise. Cet accompagnement humain et de proximité commence dès la signature et garantit à nos clients un suivi personnalisé. 

Cela commence par des réunions de cadrage précises pour aligner la plateforme sur vos processus internes. Ensuite, votre CSM vous guide pas à pas tout au long du déploiement, puis tout au long de votre utilisation de l’outil. 

Jamais seul(e), même en cas de difficulté : notre équipe CSM est reconnue par nos utilisateurs pour sa très grande réactivité. À la moindre question, nous sommes là pour lever les freins et rassurer vos équipes.

Des formations "en direct" pour équiper les RH et les managers

Le manager de proximité est la clé de voûte de votre stratégie RH. C'est lui qui anime le terrain et facilite l’adhésion par les collaborateurs. Vous devez donc en faire un ambassadeur, sauf que pour qu'il adhère au projet, il doit en comprendre le bénéfice immédiat. L'équipe d'Empowill anime des sessions de formation spécifiques pour embarquer le management dès le lancement.

Ces formations s'adaptent à la réalité de vos entreprises. Les créneaux sont planifiés de manière flexible pour s'accorder avec les emplois du temps souvent chargés des chefs d'équipe. C'est l'occasion de leur montrer comment l'outil va leur simplifier la vie. 

« Nous avons aussi eu des formations managers, deux ou trois sessions avec Adèle, qui est en charge de notre compte chez Empowill. C'était très adapté, d'ailleurs nous avons affiné avec elle au fil des sessions, par rapport aux pratiques que nous avions par le passé. »
Découvrez le témoignage complet de Caen-la-Mer Habitat

L'autonomie au service de l'adoption d'un logiciel RH

Pour ancrer les usages sur le long terme, l'autonomie est primordiale. Les collaborateurs terrain n'ont souvent pas d'adresse email professionnelle et n'ont pas de temps à perdre avec des interfaces complexes.

Une accessibilité sans friction

Nous facilitons l'accès grâce à des outils "mobile-friendly" et des liens d'auto-connexion sans email. Ainsi, un cariste, un plongeur ou un chauffeur-livreur peut consulter ses objectifs, demander une formation ou préparer son entretien directement depuis son smartphone, pendant une pause ou une période de faible activité.

Guides, vidéos et plateforme de e-learning

Pour accompagner cette autonomie, Empowill met à disposition une palette de supports d'auto-formation :

• Des petits guides d'utilisation clairs et visuels.
• Des procédures écrites étape par étape.
• De courtes vidéos tutorielles très simples pour débloquer une situation en moins de deux minutes.
• Une plateforme de e-learning complète, permettant aux managers et collaborateurs de se former à l'outil quand ils le souhaitent.

Un vrai partenaire pour un déploiement progressif et sécurisé

L'accompagnement d'Empowill dépasse largement le cadre technique. Nous agissons comme un véritable partenaire "business" du DRH, qui doit lui-même asseoir sa position au sein du comité de direction.

Nos clients soulignent régulièrement la valeur de notre support, y compris en termes de recommandation de pratiques. Nous fournissons des trames prêtes à l'emploi et des pistes d'amélioration pour vos process. Vous devez structurer votre GEPP ? Nous vous orientons vers la construction d’un référentiel de compétences et d’une cartographie des compétences pour identifier les écarts. 

« Empowill nous a poussé à nous structurer un peu plus, et nous a notamment permis de créer facilement notre référentiel de compétences, que nous n'avions pas jusqu'alors. »
Découvrez le témoignage complet des Fermes de Gally

Surtout, Empowill permet une prise en main progressive. C'est crucial face aux nouvelles obligations légales comme celles de l'Entretien de Parcours Professionnel (EPP). Nous vous aidons à déployer ces campagnes d'entretiens par étapes, en minimisant les points de tension pour les managers.

La sécurité et l'intégration : des arguments pour convaincre en interne

Enfin, l'adoption d'un logiciel RH passe aussi par la validation de votre DSI et de votre service paie. 

Fini les silos et les fichiers Excel. Empowill s'intègre via API avec vos outils de paie (comme Lucca ou Kelio) pour éliminer la double saisie, première source de frustration RH. 

Côté sécurité, notre certification ISO 27001 (audit indépendant), notre protection Anti-DDoS, notre Firewall et la redondance de nos données en France (avec un SLA de 99,95%) garantissent un environnement de confiance absolu.