Le logiciel de gestion de formation qui décuple le potentiel collaborateurs

Un logiciel de gestion de formation est conçu pour faciliter le suivi de vos formations et optimiser le pilotage de votre plan de développement des compétences au sein de votre entreprise. Il organise le cycle complet de la formation dans une entreprise employeuse : identifier les besoins, arbitrer ce qui sera financé, planifier les sessions, suivre la réalisation, mesurer les effets et conserver les preuves.

Empowill est, par exemple, un logiciel spécialiste et clé en main dont les fonctionnalités vous permettent de :

• Centraliser l'offre de vos organismes de formation,
• Recueillir les besoins auprès de vos collaborateurs,
• Arbitrer les demandes,
• Visualiser un plan prévisionnel et un plan réel avec une gestion budgétaire et administrative simplifiée.

Ce logiciel vous permet également la planification et la gestion opérationnelle autour de la formation : envoi des convocations, feuille d'émargement, réservation des créneaux dans les agendas, questionnaire de satisfaction, etc.

Logiciel de gestion de formation et LMS : deux briques complémentaires

Un LMS (Learning Management System) héberge et diffuse les contenus pédagogiques : modules en ligne, quiz, parcours e-learning. Un logiciel de gestion de formation pilote l'organisation et le budget autour de ces contenus, quelle que soit la modalité, présentiel inclus. Les deux se complètent, et beaucoup d'entreprises font tourner les deux en parallèle en les connectant.

Entreprise employeuse ou organisme de formation : deux outils différents

C'est la confusion la plus fréquente sur cette recherche. Un organisme de formation, un CFA ou un centre de formation a besoin d'un outil tourné vers son activité commerciale et déclarative : catalogue vendu, stagiaires externes, facturation, financeurs, bilan pédagogique et financier. Une entreprise employeuse, elle, a besoin de piloter la montée en compétence de ses propres salariés. Les deux marchés portent le même nom et ne répondent pas au même métier. Empowill se situe du côté de l'entreprise employeuse.

Pour trois raisons qui reviennent systématiquement : arrêter de perdre les demandes entre le terrain et les RH, sécuriser les échéances d'habilitations qu'un tableur ne surveille pas, et pouvoir défendre le budget avec des chiffres consolidés plutôt qu'avec une estimation.

La base comprend le recueil des besoins, l'arbitrage budgétaire, la gestion des sessions et des inscriptions, les convocations, le suivi des présences, la gestion des habilitations avec leur périodicité, le suivi des coûts et des financements, et le reporting. Une connexion au socle RH complète l'ensemble.

La meilleure méthode consiste à définir vos besoins métier précisément avant de lancer votre benchmark (ne pensez pas fonctionnalité, pensez besoin métier)

Voici ensuite les critères de comparaison détaillés pour choisir le bon logiciel de gestion de formation pour votre entreprise :

• L'adéquation à vos effectifs et à vos établissements

Un outil calibré pour 80 collaborateurs sur un site ne tient pas la charge d'une ETI de 2 000 personnes réparties sur quinze établissements. Le vrai test porte sur la consolidation : est-ce que vous obtenez une vue unique du plan et du budget, tout en laissant chaque établissement travailler sur son périmètre ? C'est ce que demandent en priorité les équipes RH du BTP et de l'industrie.

• L'accès des collaborateurs sans adresse e-mail professionnelle

Sur un effectif terrain, une partie des salariés n'a ni adresse e-mail professionnelle ni ordinateur de travail. Si l'outil suppose les deux, le recueil des besoins se fera encore par le manager, sur un papier, et vous n'aurez rien gagné. L'accès se fait depuis un smartphone, sans prérequis bureautique.

• La couverture des formations obligatoires de votre secteur

Un logiciel généraliste sait suivre une formation. Il ne sait pas toujours suivre une habilitation avec sa durée de validité, son recyclage et sa preuve de conformité. Pour les équipes RH de l'industrie ou de la logistique, c'est ce point qui fait la différence à l'usage.

• La qualité du reporting pour défendre votre budget

Un budget formation se défend plus difficilement quand personne ne peut chiffrer ce qu'il a produit. Regardez aussi ce que l'outil vous permet d’exploiter en termes de données.

• Le coût réel et le délai de déploiement

Au prix de l'abonnement s'ajoutent la reprise de l'historique, le paramétrage des référentiels et l'accompagnement des managers. Demandez un délai de mise en service réaliste, et le nom de l'interlocuteur qui vous suivra.

• La présence d'un accompagnement 

Dès la prise en main et le paramétrage de l'outil, et tout au long de votre contrat.

• L'évolutivité et la flexibilité de l'outil

Est-il capable de s'adapter à vos besoins, qui évoluent également ?

• Le design et l'ergonomie de la solution 

Ces éléments augmentent les chances d'adhésion à l'outil en interne.

Enfin, méfiez-vous des logiciels qui font tout : un bon maçon ne peut pas être un bon plombier et un bon peintre. C'est la même chose pour les outils du service RH. Faites appel à un spécialiste de la gestion de la formation.

Retrouvez l'ensemble de nos conseils dans notre article complet : Les critères pour choisir son logiciel de gestion de la formation.

Côté RH, du temps administratif récupéré et un budget défendable. Côté managers, une visibilité sur ce que leurs équipes vont suivre et quand. Côté collaborateurs, des demandes qui aboutissent et un parcours qui avance. Côté direction, la preuve que l'obligation de formation est tenue.

Oui. Chaque habilitation porte sa durée de validité et déclenche une alerte avant échéance, avec le délai de prévenance que vous paramétrez. Les CACES, habilitations électriques, SST et formations d'hygiène alimentaire sont suivis avec leur périodicité propre.

Oui. Le circuit de validation se paramètre selon votre organisation : manager seul, manager puis RH, ou ajout d'un niveau établissement. Chaque demande garde la trace de qui a validé, quand et sur quel motif.

Oui, Empowill vous permet d’inscrire dans chaque formation les remboursements ou financements issus de différents organismes comme l’OPCO ou le CPF qui sont applicables.

Les données de formation disponibles se superposent à celles attendues par la BDES, dont la répartition par catégorie professionnelle et par sexe, sans reconstruction manuelle.

Un module formation isolé recrée le problème qu'il devait résoudre : une deuxième base de données à tenir à jour à la main.

Le logiciel de paie comme base de données source fiable

Empowill s'appuie sur votre logiciel de paie comme base de données source fiable, par connexion API. Les entrées, les sorties, les changements de poste et les rattachements d'établissement descendent automatiquement. Vous ne saisissez pas deux fois un collaborateur, et vos effectifs de formation collent à vos effectifs réels.

Un module qui communique avec les entretiens et les compétences

Le besoin de formation naît le plus souvent d'un entretien ou d'un écart de compétence. Les modules de gestion des compétences et d'entretiens partagent la même base. Un souhait de formation formulé en entretien alimente facilement votre plan.

Oui, et les deux se complètent. La paie porte les données administratives du salarié et sert de base source. Le logiciel de formation porte le plan, les budgets, les sessions et les habilitations, que la paie ne gère pas.