Noémie Forcella
Experte Contenu
https://empowill.com/blog/suivi-formation-efficace
Investir dans le développement des équipes est une nécessité, mais cela représente un budget conséquent. Pourtant, en tant que Responsable RH, vous faites souvent face à une "boîte noire" : une fois le collaborateur parti en formation, qu'en reste-t-il vraiment trois mois plus tard ?
Le suivi de la formation ne doit pas se limiter à collecter une attestation de présence pour satisfaire les financeurs. C'est un processus global qui va de la définition des besoins à l'évaluation de la performance post-formation. Sans un pilotage rigoureux, vous risquez de financer du "tourisme de formation" sans impact réel sur l'activité de l'entreprise.
Les enjeux d'un suivi de la formation rigoureux
Le suivi répond à une triple exigence : la conformité administrative, la maîtrise budgétaire et l'efficacité opérationnelle.
D'un point de vue légal, vous avez des obligations de traçabilité. Que la formation se déroule en présentiel ou en e-learning, vous devez prouver la réalisation de l'action auprès de votre Opco ou de l'État. Cela passe par la gestion rigoureuse des documents : conventions, feuilles d'émargement et certificats. C'est la base pour assurer le financement et répondre à vos obligations en cas d’audit.
Un enjeu financier direct pour les RH
C'est un point souvent sous-estimé, mais les formations non suivies (collaborateurs qui ne se présentent pas le jour J) ont un coût immédiat : elles sont très souvent facturées par l'organisme malgré l'absence. Pour un RH, c'est du budget qui part littéralement en fumée.
Au-delà de cette perte sèche, c'est votre crédibilité budgétaire qui est en jeu. Si vous peinez à prouver que l'enveloppe actuelle est consommée efficacement, vos marges de négociation avec la direction seront réduites lorsqu'il s'agira de défendre vos budgets formation pour l'année suivante.
Enfin, l'enjeu majeur reste le développement du capital humain. Le véritable succès d'un plan ne se mesure pas au nombre d'heures dispensées, mais aux compétences réellement acquises et réinvesties. Si vous ne suivez pas l'impact des cours, vous ne pourrez pas justifier le retour sur investissement (ROI) de votre stratégie auprès de votre Direction.
Les étapes clés pour engager l'apprenant et le manager
L'erreur classique est d'envoyer un collaborateur en formation sans préparation, en espérant qu'il en revienne transformé. Pour garantir l'efficacité, le suivi commence bien avant le jour J.
Définir des objectifs clairs en amont
Il est impératif de valoriser la formation aux yeux des collaborateurs. Un collaborateur qui ne comprend pas pourquoi il est là ne retiendra rien.
Vous devez impliquer le manager dès la phase de demande. Le moment idéal pour cela est de définir les objectifs lors de l'entretien annuel, afin d'aligner la formation avec les attentes opérationnelles.
Pour garantir un impact réel, ne vous contentez pas d'objectifs génériques : définissez des objectifs directement liés à la montée en compétences qu'aura permise la formation.
L'avis expert d'Empowill 💡 : Nous recommandons également de convenir d'un entretien intermédiaire. Ce point d'étape à mi-parcours est essentiel pour vérifier la réalisation de cet objectif et s'assurer que les acquis sont bien mis en pratique sur le terrain.
Assurer le suivi pendant et après l'action
Pendant l'action, votre rôle est de lever les contraintes logistiques (inscriptions, convocations) pour que le salarié se concentre sur l'apprentissage.
Une fois la formation terminée, la mise en œuvre des acquis est cruciale. C'est là que le bât blesse souvent. Vous devez planifier un point de contrôle (à chaud puis à froid) pour vérifier l'utilisation des nouvelles connaissances.
Les méthodes pour mesurer l'efficacité et la montée en compétences
Comment passer du ressenti à la donnée objective ? Vous devez structurer votre évaluation sur plusieurs niveaux.
- L'évaluation de la satisfaction (à chaud) : Elle permet de juger la qualité du prestataire (l'organisme) et des formateurs. Le contenu était-il adapté ? Les méthodes pédagogiques étaient-elles pertinentes ?
- L'évaluation des acquis (à froid) : C'est ici que vous devez mesurer la montée en compétences pour valider l'impact réel sur le terrain.
Chez Empowill, nous conseillons de mesurer le niveau du collaborateur sur une compétence attendue avant et après la formation. En liant ces résultats aux grilles de compétences, vous obtenez des indicateurs fiables sur l'efficacité des programmes.
Si l'écart de compétence n'est pas comblé, il faudra peut-être revoir le choix de l'organisme ou proposer un accompagnement complémentaire (tutorat, mise en pratique).
Les avantages de centraliser votre gestion avec un outil dédié
Soyons réalistes : gérer ce suivi sur Excel devient vite ingérable dès que l'entreprise grandit.
Entre les relances par email, la perte d'informations et la dispersion des dossiers, la charge mentale est énorme pour le service RH (et le temps perdu à réaliser des actions à faible valeur ajoutée est tout aussi énorme !)
Automatisation et anticipation
L'utilisation de logiciels spécialisés ou de solutions RH intégrées permet de centraliser votre gestion de la formation et l'ensemble des données associées.
Tout est regroupé au même endroit : le recueil des besoins, la validation du plan de formation, et le suivi des inscriptions.
Cela permet à l'équipe RH d'anticiper. Vous savez exactement qui doit suivre quel module et à quelle date. Vous recevez des alertes pour la mise à jour des habilitations ou des certifications obligatoires.
L'exemple du suivi par objectifs
L'outil permet aussi de créer du liant entre les temps forts RH.
Certains de nos clients utilisent notre plateforme pour fixer des objectifs intermédiaires à mi-parcours, entre deux entretiens. Par exemple, suite à une formation technique, le manager fixe un objectif de "mise en application" à valider sous 3 mois. Cela oblige le collaborateur à utiliser ses acquis et permet au RH de mesurer concrètement la pertinence de l'action.
Le suivi de la formation est la clé de voûte de votre politique de gestion des talents. Il transforme une obligation de moyens (dépenser un budget) en obligation de résultats (gagner en productivité).
Ne laissez plus vos actions de formation sans lendemain. En structurant vos processus et en vous équipant des bons outils, vous donnez à vos salariés les moyens de leur projet professionnel, tout en servant la stratégie de l'entreprise.
