Qualiopi, quels retours d’expérience et conseils pour réussir son audit ?

Alors que de plus en plus d’organismes de formation ont obtenu la nouvelle certification, quels sont les retours d’expérience sur l'audit Qualiopi ? Comment réussir son audit du premier coup ? Quels indicateurs posent le plus problème ? Quelles bonnes pratiques et conseils permettent de se préparer au mieux à l'obtention de la certification Qualiopi ? Nous avons recueilli des réponses à ces questions que nous vous livrons dans cet article. N’hésitez pas à nous contacter pour nous poser vos questions complémentaires. 

Si vous découvrez la certification Qualiopi, nous vous conseillons en amont de lire cet article qui présente les points important à connaître sur le dispositif. 

Mise à jour 2 avril 2020 : Suite à l'adoption du projet de loi sur les mesures d’urgence, un report d’un an de la date limite de certification Qualiopi a été déposé (initialement prévue au 1er janvier 2021 pour les organismes de formation).  Ainsi, les prestataires de formation qui souhaitent bénéficier de fonds publics ou mutualisés devront être certifiés qualité au 1^er janvier 2022.

Quels retours d'expérience sur Qualiopi pour bien s’organiser ? 

• Nommer un référent en charge du sujet et lui dégager le temps nécessaire pour mener sa mission de préparation de l’audit. 
• Partager l’information dans une communication aux différents collaborateurs. Le sujet est directement lié aux budgets disponibles pour l’année 2022, il est donc important de rassurer sur le sujet. 
• Analyser et circonscrire le périmètre à certifier. Il arrive par exemple que des organismes de formation choisissent de ne pas faire certifier certaines activités (VAE notamment). 

Faire un diagnostic avant l’audit de certification Qualiopi ? 

C’est une option intéressante pour identifier les ajustements de fonctionnement ou de pratiques qu’il conviendrait d’ajuster. Cela permet de réduire efficacement les risques de non-conformité lors de l’audit et d'avoir les conseils d'un expert Qualiopi. Pour vous préparer, différentes options existent : 

• La réalisation d’un audit à blanc, avec un auditeur ou un organisme certificateur proposant ce genre de prestation. 
• Utiliser un outil d’évaluation en ligne, le site d’Afnor Certification en propose notamment un : https://certification.afnor.org/qualite/decret-formation-professionnelle2019

Quoi qu’il arrive, il est important de rappeler que le diagnostic pré-audit n’est en aucun cas obligatoire. 

Quelles actions de formation l’auditeur va-t-il analyser ? 

D'après les retours d'expérience Qualiopi, l’auditeur va réaliser un échantillonnage d’actions de formation. Cet échantillon sera déterminé par le poids des activités réalisées et s’appuiera sur un historique récent pour disposer d’informations à jour. De plus, les formations ciblées sont également des formations susceptibles d’être financées. 

L’importance du manque de preuves pour la certification Qualiopi.

Les retours d'expérience Qualiopi montrent que les non-conformités sont souvent documentaires, c’est-à-dire qu’elles sont liées à un manque de preuves. Il est intéressant de rappeler qu’à l’inverse de Datadock, Qualiopi s’intéresse aux preuves que peuvent fournir les OF de la mise en place de processus répondant aux indicateurs de qualité. Le conseil pour réussir son audit Qualiopi est donc d’anticiper au maximum en produisant en amont les documents nécessaires aux preuves. 

Quand programmer son audit Qualiopi ? 

L’idéal est de programmer dès maintenant son audit ! Il est alors possible de prévoir une date d’audit au mois de juin ou de septembre 2020. Les retours d'expérience des organismes certificateurs Qualiopi sont unanimes : tous ont confirmé recevoir beaucoup de demandes sur ces dates. 

Mise à jour du guide de lecture pour bien comprendre et préparer Qualiopi : 

Si le guide de lecture officiel produit par le gouvernement a peu évolué, il est néanmoins intéressant de souligner que des éléments ont été précisés notamment au sujet de l’indicateur numéro 2. La lecture de ce guide peut être intéressante pour préparer et réussir son audit Qualiopi. 

Pour le consulter : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/guide_referentiel_qualite_28-02.pdf

Les indicateurs qui posent le plus de difficultés lors de l'audit Qualiopi : 

Pour rappel, le référentiel national de la nouvelle certification Qualité des prestataires de formation instaurée par la loi « Avenir professionnel » du 05/09/2019 se base sur ces 7 critères et 32 indicateurs d’appréciation. 

(Propos recueillis auprès de Philippe Bourdalé, Expert Certification, AFNOR)

D'après les retours d'expériences Qualiopi, certains indicateurs génèrent davantage de non-conformités (majeures ou mineures). Nous vous conseillons de leur accorder une attention toute particulière pendant votre préparation. 

Indicateur n°2 : cet indicateur demande de communiquer sur des indicateurs de résultats permettant d’aiguiller le choix du client dans un organisme de formation plutôt qu’un autre. On parle d’indicateurs comme le taux de satisfaction, le taux de réussite, le taux d’abandon…L’organisme de formation a le choix quant à l’indicateur sur lequel il souhaite communiquer et les supports d’information doivent présenter ces indicateurs. Il faut donc choisir des indicateurs qui sont pertinents pour le futur client mais aussi pour l’OF (ne pas dévoiler d’informations à la concurrence). 

Indicateur n°26 : cet indicateur est lié à 1) la capacité d’accueillir les personnes en situation de handicap, ou de pouvoir les réorienter vers les structures adaptées le cas échéant. Ainsi que 2) la capacité de réaliser les adaptations nécessaires et pertinentes en fonction du handicap de l’apprenant. 

Indicateur n°1 : cet indicateur touche à l’information du public. Il est nécessaire que ces informations soient présentes en totalité sur les différents moyens de communication or il apparaît que souvent une partie des informations est manquante. 

D’autres indicateurs génèrent également des cas de non-conformité, mais dans une moindre mesure. Nos conseils pour bien comprendre ces indicateurs Qualiopi et réussir son audit :

• Indicateur n°5 : concernant la définition d’objectifs opérationnels et de processus d’évaluation de l’atteinte de ces objectifs.
• Indicateur n°7 : pour les acteurs qui proposent de la formation certifiante RNCP ou répertoire spécifique, il faut pouvoir montrer que le parcours de formation est aligné avec le référentiel de compétences pour réussir son audit Qualiopi.
• Indicateur n°11 : cet indicateur est lié à l’indicateur n°5. Par manque de conception des modalités d’évaluation de l’atteinte des objectifs, on rencontre forcément un manque de réalisation des évaluations.
• Indicateur n°12 : concernant la notion d’engagement et la prévention des abandons en cours de formation. Quelles sont les dispositions prévues ? Cela peut passer par des formateurs mais il faut bien décrire ce qui est prévu.
• Indicateur n°24 : concernant la mise en place d’une veille sur les métiers et les compétences ainsi que l’utilisation faite de cette veille. 
• Indicateur n°27 : concernant la gestion des sous-traitants et des prestataires. Il s’agit à la fois d’avoir une maîtrise contractuelle de ses prestataires ainsi qu’une maîtrise de la qualité de la prestation.
• Indicateur n°30 : concernant la collecte de l’évaluation de la prestation. Elle est souvent réalisée mais doit concerner toutes les parties prenantes : à la fois le bénéficiaire, l’entreprise, l’équipe pédagogique mais aussi le financeur. D'après les retours d'expérience Qualiopi, dans plusieurs situations, malgré la latitude (en fréquence et en modalité), certaines parties prenantes ne sont pas considérées. 
• Indicateur n°32 : concernant le plan d’amélioration continue, il est important de coordonner l’appréciation de la qualité des prestations (indicateur 30) à la mise en place concrète d’actions d’amélioration.

Derniers conseils pour votre audit Qualiopi : 

• Préparez-vous dès maintenant, notamment en vous réservant du temps chaque semaine pour avancer sur le dossier. 
• Réservez dès maintenant vos dates d’audit.

Pour plus de conseils Qualiopi ou d'astuces Qualiopi pour réussir votre audit, n'hésitez pas à nous contacter directement.

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