Noémie Forcella
Experte Contenu
https://empowill.com/blog/outils-gpec-indispensables
La GPEC est une notion perçue comme floue ou très théorique pour nombre de DRH. Pourtant, cette contrainte légale est aujourd'hui un vrai pilier de la stratégie RH
Au-delà de constituer un vrai cadre à votre politique de développement des compétences, la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) aide à répondre à de nombreuses questions : Comment anticiper les départs à la retraite ? Comment gérer la pénurie de caristes ou de techniciens de maintenance ?
Il ne s’agit pas d’une boule de cristal, mais bien d’une méthodologie pour impacter durablement et positivement la performance de vos collaborateurs.
Pour passer de la théorie à la pratique, voici les outils indispensables de la GPEC !
1. Les outils de la GPEC pour structurer votre démarche
Avant de vouloir piloter, il faut cartographier. Une GPEC efficace repose sur des fondations saines. Si vos données sont éparpillées dans des fichiers Excel obsolètes, aucune stratégie ne tiendra la route.
L’organigramme et les fiches de postes standardisées
C'est le B.A.-BA de votre organisation, mais c'est souvent là que le bât blesse.
L'organigramme offre une vision claire de la hiérarchie et des flux fonctionnels. Cette cartographie des emplois est pourtant un support essentiel pour construire des parcours de carrière clair. C’est aussi un outil précieux pour l’onboarding de vos collaborateurs.
Les fiches de poste, quant à elles, ne doivent pas être de simples listes de tâches, et surtout, ne doivent pas être construites “au cas par cas”. Elles doivent être standardisées, sans doublons, pour servir de base de comparaison objective.
Le référentiel de compétences
C'est la colonne vertébrale de votre GEPP. Il doit être fixe, objectif et garant de l'équité. Il liste l'ensemble des savoirs, savoir-faire et savoir-être nécessaires à l'entreprise, indépendamment des personnes qui les détiennent.
L’avis d’expert Empowill 💡 : le référentiel de compétences, pour être vraiment objectif et réaliste, doit être co-construits avec vos managers. Ils sont les garants de l’identification des bonnes compétences (hard-skills comme soft skills) et d’un niveau attendu pour chaque poste ancré dans la réalité du terrain.
La cartographie des compétences
Si le référentiel est votre dictionnaire, la cartographie est votre carte d'état-major. C'est un outil macro qui permet de visualiser, à l'instant T, l’ensemble des compétences présentes au sein de l'entreprise et d'identifier les écarts entre l'existant et les besoins futurs.
2. Les outils pour déployer et faire vivre votre GPEC sur le terrain
Une fois la structure posée, la GPEC doit descendre sur le terrain, dans les ateliers et les entrepôts. C'est ici que l'on met en lumière les expertises de vos collaborateurs, et vos outils doivent valoriser leur savoir-faire.
Les entretiens (Annuels, de parcours professionnel)
Les entretiens sont un moment clé pour parler compétences avec vos salariés.
Si l’entretien annuel concentre l’évaluation des compétences sur les performances de l’année écoulée du collaborateur, l’entretien de parcours professionnel (ancien entretien professionnel, dont les modalités sont transformées par la Loi du 24 octobre 2025) oriente la discussion sur l’avenir et sur les compétences à développer pour s’adapter aux évolutions du marché, de l’entreprise et du poste.
Empowill permet de simplifier la gestion de ces campagnes d'entretiens et d'automatiser les rappels pour les collaborateurs concernés par ces entretiens. Surtout, le logiciel sécurise la conformité pour éviter les sanctions en centralisant les documents de preuve de réalisation de des entretiens et de réalisation de formations.
La matrice de polycompétences
C'est l'outil micro-opérationnel favori des managers de terrain. Contrairement à la cartographie (macro), la matrice répond à la question immédiate : "Qui sait faire quoi aujourd'hui dans mon atelier ?". Elle est vitale pour identifier les compétences pénuriques.
Empowill permet d’exploiter une grille de compétences facilitant la visualisation des compétences présentes (ou manquantes) à l’échelle d’une équipe, d’un département, voire de l’entreprise tout entière. Dans des cas concrets comme celui de Maison Cadiou, un tel outil facilite la gestion des Unités Autonomes de Production (UAP) et permet de profiter des périodes de saisonnalité basse pour former les équipes (CACES, SST) sans perturber la production.
La revue du personnel (People Review)
Cet outil permet d'arbitrer les évolutions de carrière sur un périmètre donné. Dans de nombreux secteurs d’activité, l'évolution n'est pas toujours verticale (devenir chef). La revue du personnel aide à valoriser l'évolution "horizontale" : un chauffeur-livreur qui se spécialise, un opérateur qui gagne en technicité.
Un outil clé chez Yusen Logistics qui a pu transformer un processus autrefois complexe et manuel en une people review structurée, fluide et porteuse de sens grâce à Empowill. En abandonnant les outils disparates au profit d'une plateforme centralisée, l'entreprise a gagné en lisibilité sur ses talents. Désormais, le processus est clair et compréhensible pour l'ensemble des parties prenantes, permettant ainsi de lever les freins à l'autocensure et de révéler des « pépites » internes. Cette professionnalisation du suivi, au-delà de simplifier la préparation des décisions stratégiques, offre une transparence inédite aux collaborateurs sur leurs perspectives d'évolution, transformant la revue du personnel en un véritable levier de fidélisation et d'engagement.
Le Plan de Développement des Compétences (PDC)
Anciennement connu sous le nom de “plan de formation”, le Plan de développement des compétences (PDC) est votre levier d'attractivité majeur. Pour les populations terrain, l'accès à la formation est souvent un parcours du combattant.
Empowill rend la gestion de la formation plus simple et plus activable, en remontant directement des campagnes d’entretien les besoins en formation. Les entretiens sont eux même en accès simplifié pour vos populations terrain, grâce à un lien d’auto connexion qui leur permet d’accéder sans mot de passe au support d’entretien.
De plus, un module est dédié au pilotage de votre PDC dans Empowill. L’un de ses atouts majeurs est de vous faire gagner un temps précieux dans la construction de votre plan de formation prévisionnel, de tester les combinaisons possibles selon votre budget, puis de suivre la réalisation de ce plan de développement des compétences via le plan de formation réel.
La Communication et le relais managérial
Le meilleur outil GPEC reste votre manager de proximité. Il doit être outillé pour sensibiliser ses équipes à la transmission des savoirs. Vous pouvez aussi co-construire avec deux des actions de tutorat ou de compagnonnage entre seniors et juniors. En tant que DRH votre rôle est alors d’agir comme partenaire stratégique pour aligner ces actions sur la feuille de route RH globale.
3. Les outils pour mesurer la pertinence et la performance
On ne gère bien que ce que l'on mesure. Votre GPEC doit prouver son ROI (retour sur investissement).
Les entretiens d’évaluation
Ils servent à mesurer l'évolution des compétences d'une année sur l'autre (N vs N-1) ou l'efficacité d'une formation à chaud et à froid. C'est la preuve factuelle de la montée en compétences.
Le suivi budgétaire : PDC Prévisionnel VS Réalisé
Avez-vous consommé votre budget intelligemment ? L'analyse des écarts entre le prévisionnel et le réalisé permet d'ajuster le tir et d'aligner l'investissement formation sur les performances business de l'entreprise.
Les sondages et l'engagement (Climat social)
Mesurer l'eNPS (Employee Net Promoter Score) est crucial. Dans des environnements industriels, cela peut prendre la forme de "tableaux météo" du climat social, comme le pratique la Maison Cadiou, pour anticiper les tensions avant qu'elles ne se transforment en désengagement.
Le tableau de bord RH et ses KPI
Enfin, votre tableau de bord doit consolider les indicateurs clés : taux d'ancienneté, pyramide des âges (critique pour l'Index Senior), ou encore taux de turnover. Ces données doivent être fiables et sécurisées.
Au-delà de la visualisation, Empowill garantit la sécurité de ces données sensibles (Certification ISO 27001, hébergement en France, protection Anti-DDoS).
