De l’opacité à la transparence : comment Yusen Logistics a structuré son parcours collaborateur pour fidéliser ses 500 salariés.

“Avec Empowill, on est passés d’une gestion opaque sur Excel à un parcours carrière totalement transparent et structuré pour nos collaborateurs.”

Contexte

Yusen Logistics est un acteur international majeur de la logistique et du transport de marchandises, spécialisé dans la gestion de fret complexe (maritime, aérien et routier) ainsi que dans l’entreposage. Présent sur 11 sites en France, le groupe accompagne des industries de pointe telles que la pharmaceutique, l’aérospatiale ou l’automobile : des secteurs qui exigent un très haut niveau d’expertise technique et de maîtrise réglementaire.

Avec près de 60 000 collaborateurs dans le monde, dont 24 000 en Europe et 500 en France, Yusen Logistics évolue dans un contexte de forte croissance, avec l’intégration prochaine de 3 500 nouveaux salariés. Dans ce contexte, le groupe souhaite instaurer un parcours carrière de qualité dès le recrutement, afin d’anticiper l’évolution des postes stratégiques à court et moyen terme. La ligne directrice de l’équipe RH est claire : « placer la bonne personne, au bon endroit, au bon moment ».

L’un des objectifs stratégiques du groupe est d’être à la pointe en matière de compétences : ses clients viennent chercher avant tout une expertise métier pointue. Comme le résume Ilhem Hadef, responsable du développement des compétences et de la gestion des carrières Europe :

« Accompagner les collaborateurs dans le développement de leurs compétences est essentiel : c’est une condition indispensable pour préserver la valeur ajoutée de l’entreprise et tenir sa promesse auprès de ses clients. »

Ilhem Hadef nous raconte comment elle a réussi à booster, structurer et formaliser le parcours collaborateur avec l’aide d’Empowill.

Les process actuels et les attentes de la direction

Le développement des compétences est au cœur de la stratégie mondiale de Yusen Logistics. L’objectif était de centraliser les entretiens, les compétences et la formation dans une plateforme intuitive, pour rendre les parcours collaborateurs accessibles et sécuriser les processus RH. Comme le souligne Ilhem Hadef :

« Pour nous, le développement des compétences et la gestion des carrières, c’est vraiment quelque chose de central, pivot, sur lequel nous avons investi beaucoup, à la fois en argent, en temps et en ressources. »

Historiquement, la gestion des carrières se faisait sur Excel et d’autres outils disparates, rendant le processus opaque et difficile à suivre, notamment face aux exigences réglementaires. Avant Empowill, le parcours carrière restait une « boîte noire » pour les salariés : peu de communication, pas de standardisation, et manque de visibilité sur les fiches de poste et les compétences attendues, ce qui limitait les candidatures internes.

L’enjeu était clair : rendre le parcours carrière transparent, lisible et structuré pour tous, ce qui a motivé le choix d’Empowill pour formaliser et professionnaliser les processus RH et accompagner efficacement le développement des collaborateurs.

Les ambitions de Yusen Logistics en matière de développement des compétences et de formation

Le groupe se distingue par une culture de promotion interne exceptionnelle : 80 % des postes de management sont pourvus par des collaborateurs issus du terrain. Ce fort taux de mobilité interne, moteur de carrière, nécessitait un suivi clair et structuré des parcours professionnels.

Chez Yusen, 100 % des collaborateurs sont formés chaque année depuis deux ans, un taux exceptionnel dans le secteur. L’entreprise réalise également des évaluations de compétences pour toutes les business units (six au total), afin de détecter les talents, identifier les appétences et construire des plans d’action personnalisés, ce qu’on appelle le parcours de carrière.

Le parcours carrière est intégré dès le recrutement : dès l’onboarding, les collaborateurs découvrent les perspectives possibles et peuvent se projeter sur leur évolution future. Tout au long de l’année, le suivi inclut les entretiens professionnels et les entretiens de performance (PDR), qui couvrent la carrière, la formation et la mobilité, interne ou internationale, en lien avec la gestion des talents au niveau européen.

Enfin, tout collaborateur peut solliciter un entretien avec les spécialistes carrière de l’équipe RH, même sans projet défini :

« C’est open bar : qu’ils aient un projet ou pas, ils peuvent venir explorer leurs ambitions et compétences. »

L’objectif final : un parcours carrière transparent, lisible et clair pour tous les collaborateurs.
Pourquoi un logiciel RH était nécessaire pour soutenir la stratégie de l'entreprise ?

1. Des freins techniques qui brident la performance RH

a. Un traitement manuel (Excel) source d’erreur et chronophage

Avec les Entretiens de Performance (PDR) trois fois par an et les Entretiens Professionnels tous les deux ans, la masse d’informations était colossale.

Les outils disparates rendaient la centralisation difficile et chronophage : invitations Outlook, Excel, documents à droite à gauche… Malgré les tentatives d’automatisation, le suivi restait lourd et fastidieux. Gérer ces flux via Excel et Outlook était devenu épuisant pour l’équipe RH, qui devait vérifier chaque donnée plusieurs fois pour garantir la fiabilité des plans de formation.

b. Des people reviews récurrentes

Les People Reviews sont un élément central de la gestion des carrières chez Yusen Logistics. Elles concernent 100 % de l’effectif, sont réalisées deux fois par an. Un processus lourd, dont la plus-value n’est, qui plus est, pas toujours bien comprise et mesurée par la direction.

« Réaliser des people reviews deux fois par an est un vrai choix stratégique : ce n’est pas le service RH qui va dire le contraire, car c’est beaucoup de travail et d’énergie. »

Le processus se déroule en quatre étapes clés :

• Dans un premier temps, il y a un tour du personnel avec les N-1 du codir : les managers positionnent leurs collaborateurs sur la matrice.
• Ensuite, il y a un examen réalisé par le directeur de BU qui va se charger d’ajuster les positions en fonction de la perspective métier, business et évolution.
• Puis il y a une validation auprès des DRH.
• Enfin, une validation finale est réalisée par le président avec un focus sur les talents clés et les postes stratégiques accompagné d’un plan de succession sur 3 à 5 ans.

2. Sécuriser l’entreprise face à la pression réglementaire

Dans la logistique, la conformité est stratégique. La difficulté à centraliser les preuves de certifications pour les audits (ISO, OEA) représentait un risque réel.

« On a un vrai contexte réglementaire, très peu couvert par la loi. Par le passé, on a déjà eu des non-conformités. Si un auditeur voit un cariste sans certification valide, c’est une non-conformité directe. Perdre une certification comme l’ISO 14001 ou l’OEA, c’est perdre des clients. »

Avant Empowill, la recherche d’informations pour les audits nécessitait d’ouvrir Excel et de fouiller les dossiers collaborateurs, ce qui rendait le processus long et risqué. La centralisation via un outil structurant est donc devenue indispensable pour sécuriser la conformité et les engagements contractuels.

3. Redonner de la visibilité pour les collaborateurs et managers

Même si la formation et le développement des compétences sont des enjeux stratégiques chez Yusen Logistics, les processus restaient opaques et peu concrets pour les managers et les collaborateurs : ils ne voyaient pas toujours ce qui se passait en arrière-plan.

Avant Empowill, les collaborateurs recevaient uniquement leur convocation mais n'avaient aucune visibilité sur le compte rendu de ces rencontres. Ils pouvaient parfois recevoir un feedback oral ou une enquête ponctuelle, mais rien n’était structuré dans le temps ni suivi de manière régulière.

Les managers disposaient d’un accès limité à leur périmètre, tandis que les collaborateurs n’avaient aucune visibilité sur les opportunités ou les parcours internes ce qui restreignait leur projection et favorisait une forme d’autocensure.

Comment Empowill a accompagné cette transformation ?

1. Aider à repenser les process

« Avant, on utilisait Excel, et passer à Empowill, ça nous a changé la vie », explique Ilhem Hadef, pour qui l’objectif est de centraliser les données et processus afin de pouvoir les piloter entièrement dans Empowill.

Le vrai challenge en passant d’Excel à Empowill était de repenser les process, de se demander s’il fallait conserver l’existant tel quel ou profiter de l’outil pour revoir leur façon de travailler. L’enjeu n’était donc pas l’outil lui-même, mais la manière dont il serait utilisé.

L’équipe RH a dû réfléchir à quels process garder, lesquels améliorer, et comment tirer parti des fonctionnalités d’Empowill pour gagner en clarté et en efficacité. Dès le départ, des tests ont été réalisés en RH pendant l’implémentation pour valider les workflows et adapter l’organisation.

L’implémentation d’Empowill chez Yusen Logistics a été très fluide : c’est l’application qui a été déployée le plus rapidement, sans gros freins techniques.

2. Proposer un cadre pour structurer les fiches de poste et les référentiels de compétences

L’objectif était clair pour Ilhem : rendre les processus totalement transparents, lisibles et accessibles à tous les collaborateurs.

Pour y parvenir, Yusen Logistics a formalisé un référentiel de compétences au niveau de l’entreprise, couvrant tous les métiers. Avant cela, les compétences figuraient seulement dans les fiches de poste, mais sans cadre structuré, ni standardisé. Ce manque de formalisation limitait l’évolution et empêchait une véritable gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Aujourd’hui, ce référentiel est lié à chaque fiche de poste avec des missions clairement définies. Depuis l’adoption d’Empowill, ces informations sont accessibles à tous les collaborateurs en France, garantissant transparence et compréhension des rôles et des attentes.

3. Automatiser les People Review

Processus central dans la gestion des carrières chez Yusen Logistics, la People Review est désormais entièrement automatisée grâce au logiciel Empowill, ce qui permet de construire des plans de succession concrets sur 3 à 5 ans, basés sur des notes de calibration objectives et standardisées.

Pour assurer une évaluation juste et objective, les People Reviews combinent différents critères : 40 % proviennent des retours des managers, tandis que le reste s’appuie sur les entretiens annuels et les entretiens de performance (PDR).

Le processus se déroule en plusieurs étapes, toutes visibles dans Empowill, jusqu’à la définition du plan de succession, élaboré conjointement entre le RH et le directeur de BU.

L’automatisation apporte efficacité, transparence et suivi : collaborateurs et managers ont désormais une visibilité claire sur les plans de développement et de succession, facilitant la mobilité interne et la progression des talents.

Les bénéfices

1. Gain de temps et de productivité

Avant Empowill, la gestion de la formation et des compétences était très administrative et chronophage. Les équipes RH devaient traiter manuellement les informations, vérifier les données à de multiples reprises et jongler entre Excel, Outlook et d’autres outils disparates.

Aujourd’hui, grâce à Empowill,  la gestion de la formation et des compétences est entièrement centralisée, structurée et accessible dans un seul outil intuitif.

L’impact est concret :

• Les tâches à faible valeur ajoutée ont été supprimées.
• “L’équipe RH gagne entre 1,5 et 2 jours de travail par semaine sur la seule gestion de la formation.”
• Les processus sont plus clairs, plus rapides et les collaborateurs bénéficient d’une visibilité complète sur leurs parcours et leur développement.

Comme le résume Ilhem Hadef : « Avant, travailler sur la formation pour mes collègues était une tare, très administratif. Aujourd’hui, elles le font avec le sourire, tout a changé. »

Empowill a donc permis de transformer une gestion fastidieuse en un processus efficace, transparent et valorisant, tout en donnant un gain de temps considérable à l’équipe RH.

2. Sérénité dans les phases d’audit

Empowill a aussi transformé la manière dont l’équipe RH de Yusen Logistics travaille. La solution logicielle a permis de structurer et de formaliser les processus, de professionnaliser le suivi, et de concrétiser des pratiques qui restaient jusque-là abstraites.

Lors des contrôles réglementaires, Empowill rend la démonstration de conformité instantanée. Les auditeurs sont souvent impressionnés par la clarté et la rigueur du suivi.

Pour des audits comme ISO 14001 ou des audits sûreté, le logiciel facilite la présentation de l’accompagnement au développement des compétences, l’évaluation de la polycompétence, ainsi que la visualisation des plans de formation et des certifications. Tout est accessible en quelques clics .

“Certifications, évaluations, polycompétence : c’est simple, efficace et toujours à jour. Les retours des auditeurs sont excellents, tant sur la formalisation et la structuration que sur la visualisation des parcours carrière, compétences et formations. L’outil a véritablement impressionné l’auditeur. »

3. Satisfaction des collaborateurs

Empowill a permis d’ouvrir l’accès aux compétences et aux fiches de poste à 100 % des collaborateurs, une transparence permettant ainsi de lever les freins à l’autocensure.

“Résultat : des “pépites” internes se révèlent et postulent à des métiers auxquels on ne les attendait pas.”

La plateforme est conçue pour être totalement transparente et accessible. Tous les collaborateurs peuvent consulter les fiches de poste, le référentiel de compétences et l’onglet compétences. Ils peuvent ainsi identifier leurs axes de progression et se positionner sur des offres internes, ce qui ne se produisait quasiment jamais auparavant. Dans une organisation anglo-saxonne où les intitulés de poste peuvent être flous, cette visibilité est précieuse. Aujourd’hui, Yusen observe de belles surprises : des collaborateurs postulent pour des postes dans d’autres BU ou sur de nouvelles fonctions, et cela enrichit leur parcours.

Empowill permet aussi un suivi complet : les collaborateurs ont accès à leurs évaluations de compétences, leurs plans de formation, le suivi de leurs formations et leurs certifications. Même si la vue sur la people review reste réservée aux managers, ces derniers bénéficient d’une visibilité totale sur leurs équipes, leurs compétences, leur carrière et leur formation.

Pour Ilhem, l’impact le plus fort d’Empowill est qu’il ne se limite pas uniquement à un bénéfice pour l’équipe RH : les managers reçoivent des informations claires et lisibles, ce qui les aide à accompagner leurs équipes et à piloter la mobilité interne. 80 % des postes de manager sont pourvus par des collaborateurs issus du terrain et de promotion interne. Ce fort taux de mobilité interne, moteur de carrière, nécessitait un suivi clair et structuré des parcours professionnels.

Empowill soutient ce parcours, tout en accompagnant l’intégration de jeunes collaborateurs avec de nouvelles attentes. Un plan d’accompagnement des managers, avec des formations tous les trois mois, vient compléter cette approche.

Aujourd’hui, grâce à Empowill, les collaborateurs perçoivent un suivi formation concret et une réelle lisibilité sur leur carrière. Le processus de people review est clair, simple et compréhensible pour tous, ce qui est un atout majeur pour l’entreprise.