Eden Auto, un réseau de concessionnaires automobile a entrepris la digitalisation de ses processus internes avec une volonté forte : celle d’innover pour pouvoir s’adapter aux contraintes du marché et rester compétitif.
Face à la complexité croissante de ses opérations et à sa dynamique d'expansion, Eden Auto, qui gère un réseau de 140 points de vente distribuant des véhicules de 16 marques différentes, a décidé de s'associer avec Empowill, une solution digitale innovante, pour moderniser ses méthodes de gestion des ressources humaines.
Elisa Boursier, Directrice des Ressources Humaines chez Eden Auto, et son collaborateur Benjamin, avaient pour mission de déceler le logiciel de gestion du parcours collaborateur qui permettrait de digitaliser leur processus de formation et d'entretien des collaborateurs, autrefois gérés manuellement via des outils comme Word et Excel.
Cette approche, bien que familière, ne répondait plus aux besoins d'une entreprise en pleine expansion. Pour accompagner cette croissance et gagner en efficacité, l'entreprise avait besoin d'un outil capable de centraliser et d'automatiser ses processus RH internes.
Des processus manuels à l’origine de disparités dans les campagnes d’entretiens
Les limites du traitement manuel
Avant de se tourner vers Empowill, Eden Auto gérait ses processus de formation et d'entretien de manière traditionnelle, en utilisant des outils tels que Word, Excel, et des documents papier.
Cette approche, bien qu'elle ait permis aux managers de faire preuve d'une certaine proactivité dans leurs démarches, présentait plusieurs inconvénients majeurs. Les processus manuels étaient particulièrement chronophages : les documents devaient être centralisés, scannés, puis ajoutés aux dossiers des collaborateurs, augmentant ainsi les risques d'erreurs et de perte de données.
Des pratiques divergentes d’un manager à l’autre
Plus contraignant encore, il existait une disparité notable dans la rigueur avec laquelle les entretiens étaient menés : certains managers les conduisaient de manière approfondie et détaillée, tandis que d'autres s'acquittaient de cette tâche de façon plus concise. Cette variabilité dans les pratiques rendait difficile l'uniformisation des processus.
Une analyse des données d’entretiens complexe
L'analyse des entretiens était également compliquée : les informations collectées affluaient en grande quantité, mais leur exploitation efficace était souvent compromise par un manque de temps.
“On ne pouvait pas s’en servir d’alerte puisque les entretiens nous remontaient en masse. Donc, le temps de lire tous les entretiens, nous avons parfois eu des départs qui auraient pu être anticipés.”
En conséquence, le potentiel des entretiens n’était pas pleinement exploité, et des signaux d'alerte importants pouvaient être manqués. Cela pouvait entraîner des départs de collaborateurs qui auraient pu être anticipés si les données issues des entretiens avaient été mieux analysées.
Pour remédier à ces problématiques et équiper correctement ses managers, Eden Auto a recherché une solution digitale capable de moderniser et d'uniformiser ses processus RH.
“Nous souhaitions que les entretiens deviennent un véritable moment de partage entre les managers et leurs collaborateurs. Empowill semblait pouvoir nous aider à atteindre cet objectif.”
Comment Empowill a répondu aux enjeux d'Eden Auto ?
Accompagner une transition du papier au digital
La transition d'un système papier vers une solution digitale représentait un défi majeur, notamment pour des collaborateurs peu habitués à travailler sur ordinateur.
Pour faciliter cette transition, Empowill a proposé une solution intuitive et accessible, démontrant clairement les avantages de la digitalisation en termes d'efficacité et de praticité.
Le module d'entretien développé par Empowill s'est révélé particulièrement efficace pour l'analyse des données et des entretiens, permettant à Eden Auto de mieux anticiper les besoins et les aspirations de ses collaborateurs.
"Le module de formation est mon coup de cœur parce qu’on est dans le développement pur, et ce sont des choses que nous avons en tête depuis longtemps mais que nous ne savions pas comment déployer."
De plus, l'outil de formation et de développement a répondu à un besoin longtemps exprimé par l'entreprise, facilitant la gestion des talents et la mobilité interne, un aspect crucial pour Eden Auto, qui vise un équilibre parfait entre recrutement externe et mobilité interne (50 % pour chacun).
“Obtenir les 50 % de mobilité interne n'est pas toujours évident à atteindre. Empowill nous aide à identifier immédiatement les souhaits d'évolution et à réagir rapidement si nous avons quelque chose à proposer.”
Accompagner aussi l’équipe RH
“On s’est senti accompagnés, écoutés, et c’est ce qui nous importe.”
Empowill s'est rapidement imposé comme le partenaire idéal pour accompagner Eden Auto dans la digitalisation de ses processus RH, grâce à son approche agile et à sa capacité d'écoute.
Dès le départ, l'équipe d'Empowill a su comprendre les spécificités et les besoins d'Eden Auto, offrant un accompagnement personnalisé et une attention particulière, ce qui a immédiatement séduit l'entreprise.
“Si vous vous mettiez à notre écoute, cela voulait dire que l’outil allait se mettre à l’écoute de nos managers.”
Eden Auto a perçu que cette écoute attentive se traduirait par un outil digital capable de s'adapter aux attentes des managers et aux exigences de l'organisation. La réactivité et le dynamisme de l'équipe d'Empowill ont permis de répondre rapidement aux besoins d'Eden Auto, démontrant une réelle capacité à s'adapter et à proposer des solutions concrètes.
“Vous êtes en remise en question perpétuelle pour construire au mieux l’outil.”
Grâce à Empowill, Eden Auto peut désormais identifier plus facilement les collaborateurs souhaitant évoluer, les accompagner dans leur développement, et réagir rapidement aux signaux d'alerte, assurant ainsi une croissance continue et harmonieuse de ses talents.
Eden Auto et Empowill : une collaboration gagnante
Selon Elisa Boursier, la collaboration entre Eden Auto et Empowill a apporté trois bénéfices majeurs : l'agilité, la réactivité, et le plaisir de travailler ensemble.
"Votre force, c'est vraiment l'énergie de tous les protagonistes à être tous moteurs."
Tout d'abord, l'agilité d'Empowill a permis à Eden Auto d'adapter rapidement ses processus de formation et d'entretien à un format digital, facilitant ainsi la transition depuis des méthodes traditionnelles basées sur le papier. Cette flexibilité a été essentielle pour répondre aux besoins divers et évolutifs de l'entreprise, assurant une adoption fluide des nouveaux outils par les équipes.
Ensuite, la réactivité d'Empowill s'est avérée déterminante : l'équipe a su répondre rapidement aux demandes spécifiques d'Eden Auto, proposant des solutions sur mesure et effectuant des ajustements en temps réel, ce qui a considérablement réduit les délais de mise en œuvre et d'optimisation des processus.
Enfin, le plaisir de travailler avec Empowill a été un facteur clé de succès dans ce partenariat. Grâce à une équipe proactive, à l'écoute et passionnée, Empowill a su créer un environnement de collaboration agréable et motivant, encourageant ainsi l'engagement des collaborateurs d'Eden Auto dans cette transformation digitale.
Un déploiement rapide auprès de 2900 collaborateurs
Le déploiement de la solution Empowill chez Eden Auto a constitué un véritable défi pour les deux équipes, avec un calendrier serré de seulement un mois et demi pour déployer l'outil auprès de 2 900 collaborateurs.
Cette période intense a mis en lumière la technicité et le professionnalisme de l'équipe d'Empowill, qui a su faire preuve d'une maîtrise totale du processus, rassurant ainsi Eden Auto quant à la réussite de cette transformation. À chaque question ou besoin, Eden Auto trouvait le bon interlocuteur chez Empowill, garantissant un accompagnement de qualité et un soutien constant.
Des managers formés à l’utilisation d’Empowill
La formation des managers, cruciale pour assurer une prise en main rapide de l'outil, a été particulièrement bien organisée : les créneaux de formation étaient planifiés de manière flexible pour s'adapter aux emplois du temps de chacun, facilitant ainsi l'engagement et l'apprentissage.
"La prise en main a été très rapide et intuitive du côté de nos managers."
Grâce à cette synergie entre les équipes d'Empowill et d'Eden Auto, le déploiement s'est effectué de manière fluide et intuitive, respectant l'objectif ambitieux d'un mois et demi.
Cette transition digitale a également permis à Eden Auto de centraliser la gestion des formations par territoire, ajoutant une nouvelle dimension à leur travail.
Ce qui a véritablement fait la différence dans ce projet, c'est l'aspect humain : les personnes derrière l'outil. Empowill a su mettre l'accent sur l'importance de l'humain dans cette transformation, ce qui a été déterminant pour le succès du projet.
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