Data RH : Un levier stratégique pour optimiser la performance des ressources humaines

La data RH est en train de transformer en profondeur la gestion des ressources humaines. En analysant et en exploitant les données, les entreprises peuvent anticiper les besoins, optimiser la gestion des talents et prendre des décisions plus éclairées.

Découvrez dans cet article comment cet outil stratégique révolutionne les pratiques RH et améliore la performance globale.

Comprendre le concept de Data RH

Qu'est-ce que la Data RH ?

La data RH désigne l’ensemble des données collectées, analysées et utilisées dans le cadre de la gestion des ressources humaines.

Ces données permettent aux entreprises d’obtenir une vision claire de leur organisation, de mieux comprendre leurs collaborateurs et de prendre des décisions stratégiques plus éclairées.

Les différents types de données RH et leur importance

La data RH se divise en plusieurs catégories, chacune jouant un rôle clé dans l’optimisation des pratiques RH et la performance de l’entreprise :

1. Les données administratives
   Il s’agit des informations de base sur les collaborateurs : identité, poste occupé, ancienneté, contrat, etc. Ces données, souvent regroupées dans un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), doivent être mises à jour régulièrement pour garantir leur exactitude. Par exemple, une erreur dans la date d’ancienneté pourrait entraîner des litiges sur des congés ou des primes.
2. Les données sur la performance et les compétences
   Ces données incluent les évaluations annuelles, les formations suivies et les compétences acquises. Une analyse approfondie peut révéler des lacunes à combler ou identifier des collaborateurs à fort potentiel pour des postes clés. Prenons l’exemple d’une entreprise souhaitant ouvrir une nouvelle filiale à l’étranger : grâce à la data RH, elle peut repérer les employés ayant des compétences en langues étrangères et les mobiliser pour ce projet.
3. Les données comportementales
   Cette data RH concerne les interactions des collaborateurs avec l’entreprise : taux de réponse aux enquêtes internes, participation à des formations ou utilisation d’outils numériques. Par exemple, une faible participation à une enquête de satisfaction peut signaler un désengagement des équipes, nécessitant une action rapide pour améliorer la communication interne.
4. Les données prédictives
   En utilisant des outils d’analyse avancés, les entreprises peuvent anticiper des scénarios futurs. Par exemple, une analyse des tendances de démissions sur trois ans peut aider à prévoir les risques de départ et à ajuster la stratégie de fidélisation en conséquence.

La richesse des données RH offre ainsi une base solide pour des prises de décision éclairées et stratégiques. Lorsqu’elles sont bien exploitées, elles permettent aux entreprises de transformer des défis organisationnels en opportunités de croissance.

Les avantages de l'intégration de la Data RH dans la gestion des ressources humaines

L'amélioration du processus de recrutement

Grâce à la data RH, les entreprises peuvent considérablement améliorer leur processus de recrutement.

En exploitant des données issues de candidatures passées, des évaluations ou encore des plateformes de recrutement, les recruteurs peuvent identifier les profils les mieux adaptés aux besoins spécifiques d’un poste.

Par exemple, un logiciel de recrutement peut analyser les CV à grande échelle et faire ressortir les candidats ayant des compétences clés comme la maîtrise de logiciels spécialisés dans un secteur technique. Cela permet une prise de décision plus rapide et plus précise, réduisant ainsi le délai d’embauche.

L'optimisation de la gestion des talents

La gestion des talents est un enjeu central pour toute entreprise cherchant à maintenir un avantage compétitif.

La data RH offre une vue détaillée des compétences, aspirations et performances des collaborateurs, facilitant ainsi la création de plans de développement personnalisés.

Par exemple, une entreprise peut suivre les formations suivies par ses employés et leur impact sur leurs performances. Si un collaborateur ayant récemment suivi une formation en leadership montre une amélioration notable dans ses évaluations, il peut être identifié comme un potentiel futur manager. Cette prise de décision basée sur des données concrètes garantit une meilleure allocation des ressources humaines et favorise la fidélisation.

La prévention du turnover et gestion de la performance

Le turnover est l’un des principaux défis auxquels les entreprises doivent faire face, en particulier dans des secteurs très compétitifs. La data RH permet de détecter les signaux avant-coureurs, tels qu’une baisse de performance, une insatisfaction exprimée dans des enquêtes ou des demandes répétées de mobilité interne.

Par exemple, si les données montrent qu’un collaborateur commence à manquer des formations obligatoires ou à réduire son engagement dans des projets collectifs, cela peut alerter les RH sur un risque de départ.

En agissant rapidement avec des mesures correctives, telles qu’un entretien ou une revalorisation, l’entreprise peut réduire l’impact négatif d’un turnover élevé.

De plus, en centralisant les évaluations des performances et en les reliant à des objectifs mesurables, la data RH améliore également la transparence et l’équité dans les décisions relatives aux promotions ou aux augmentations.

La prise de décision basée sur des données concrètes

L’un des avantages majeurs de la digitalisation des RH est la capacité à prendre des décisions éclairées grâce à des données fiables et centralisées. Contrairement aux approches traditionnelles, souvent basées sur l’intuition ou des informations dispersées, la data RH offre une vue d’ensemble précise et objective.

Prenons l’exemple d’une entreprise cherchant à ajuster son budget formation. Plutôt que de répartir les fonds de manière uniforme, elle peut utiliser la data RH pour prioriser les domaines où les retours sur investissement sont les plus élevés, comme des formations en compétences techniques dans un secteur en pleine évolution.

-> Pour aller plus loin : Améliorer ses entretiens grâce à Empowill

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Les outils essentiels pour une stratégie Data RH efficace

Les systèmes d'information RH (SIRH)

Au cœur de toute stratégie data RH, le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) joue un rôle clé.

Ces plateformes centralisent toutes la data relative à la gestion des RH, comme les informations administratives, les contrats, les formations, ou encore les absences.

Grâce à leur fonctionnement structuré, les SIRH permettent une mise à jour automatique et continue des données des collaborateurs.

Par exemple, lorsqu’un employé change de poste ou suit une formation, le SIRH enregistre ces informations instantanément, assurant ainsi une base de données toujours fiable et prête à être exploitée. Cela évite les erreurs manuelles et offre une vue complète des ressources disponibles pour prendre des décisions éclairées.

Les plateformes d'analyse de données

Pour aller au-delà de la simple gestion des informations, les entreprises adoptent des plateformes d’analyse de données spécifiques aux RH.

Ces outils permettent d’extraire des insights à partir de la data RH brute et d’identifier des tendances qui ne sont pas immédiatement visibles.

Un exemple concret est l’utilisation d’algorithmes prédictifs par un data analyst RH pour anticiper les besoins en recrutement dans un secteur en pénurie de talents.

Ces plateformes analysent des volumes importants de données, comme les taux de départs, les niveaux de satisfaction ou les résultats des évaluations, pour fournir des recommandations stratégiques. Cela donne aux entreprises un avantage compétitif en leur permettant de planifier leurs missions de manière proactive.

Les outils de reporting et de visualisation des données

Une stratégie data RH ne serait pas complète sans des outils de reporting et de visualisation. Ces solutions transforment des données complexes en graphiques, tableaux et tableaux de bord interactifs, facilitant ainsi leur interprétation par les décideurs.

Un tableau de bord conçu pour la GRH peut afficher, par exemple, en temps réel des indicateurs clés tels que le taux de turnover, la répartition des compétences ou encore l’impact des formations sur la performance.

Ces outils permettent aux responsables RH de communiquer plus efficacement avec la direction, en appuyant leurs propositions sur des éléments visuels clairs et convaincants. D'ailleurs nous avons rédigé un guide sur le reporting RH pour y voir plus clair.

Cela permet de faciliter également la people review qui n'est pas un exercice simple sans data visualisation.

Suivre les 10 indicateurs RH indispensables grâce à la data.

Avec une mise à jour en continu de la data et une utilisation intelligente des ressources analytiques, ces outils simplifient le pilotage des stratégies RH et renforcent leur efficacité.

Ensemble, les SIRH, les plateformes d’analyse et les outils de reporting constituent les fondations d’une gestion RH moderne et orientée vers les données.

Mettre en place une stratégie data RH réussie

Identification des objectifs et des indicateurs de performance clés (KPI)

Toute stratégie data RH commence par une identification claire des objectifs à atteindre. Ces objectifs doivent être alignés sur la stratégie globale de l’entreprise et traduits en indicateurs de performance clés (KPI), tels que le taux de rétention des talents, la durée moyenne de recrutement ou le coût par formation.

Par exemple, un KPI efficace pour une entreprise en croissance rapide pourrait être le temps nécessaire pour pourvoir un poste critique.

Collecte et intégration des données : meilleures pratiques

Ensuite, il s'agit de procéder à la collecte et à l’intégration des données.

Le principal défi de la data RH réside dans la fragmentation des informations. Trop souvent, les données sont silotées : les informations contractuelles stagnent dans le logiciel de paie, tandis que les aspirations d'évolution dorment dans des fichiers d'entretiens. Pour une stratégie efficace, il est impératif d'avoir une donnée unifiée qui communique en temps réel entre vos différents outils.

Une véritable intégration permet aux données issues du logiciel de paie de se synchroniser nativement avec vos autres outils RH (logiciel de gestion des entretiens, compétences, formation…). C'est précisément l'approche d'Empowill, qui garantit un transfert de données fluide et automatisé.

À ce sujet, Marie Pouliquen, Chargée de développement RH et Formation chez Maison Cadiou, témoigne :

"Empowill étant intégré avec notre logiciel de paie Lucca, les données collaborateurs sont automatiquement importées dans le logiciel de gestion du parcours collaborateur, nous évitant les double-saisies et le risque d'erreur associé. Ainsi, lorsqu'une donnée est mise à jour dans le logiciel de paie, elle se synchronise automatiquement dans Empowill avec les modules de gestion des entretiens, des compétences ou de la formation où elle est utilisée, ce qui assure une cohérence totale des informations."

Établir une culture de données au sein du département RH

Pour que la stratégie data RH soit durable, il est nécessaire d’établir une véritable culture de la data au sein du département RH. Cela implique de sensibiliser les équipes à l’importance des données dans leur fonctionnement quotidien et de leur montrer comment elles peuvent transformer les processus décisionnels.

Évidement, ce n'est pas quelque chose qui s'impose du jour au lendemain.

Par exemple, partager des succès concrets, comme l’amélioration du taux de fidélisation grâce à une analyse prédictive, peut inciter les équipes à adopter une approche basée sur les données.

Former les équipes RH à l'analyse de données

L'analyse de données est une compétence qui s'apprend, elle n'est pas inée.

Des formations pratiques sur l’utilisation d’outils comme Power BI, Tableau ou des modules spécifiques dans un SIRH permettent de rendre les collaborateurs autonomes dans l’interprétation des résultats.

Ces formations développent notamment leur compréhension des bases de données, l'analyse statistique de base, l'utilisation d'outil d'analyse ou encore la création de rapport visuel.

L'objectif n'étant pas de les transformer en data analyste RH expert mais bien de les sensibiliser au sujet et développer leur sens critique.

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Les défis et meilleures pratiques de la Data RH

Le respect de la confidentialité et des réglementations sur les données

La gestion des données en ressources humaines implique un défi majeur : garantir la confidentialité et le respect des réglementations, notamment le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). La data RH, souvent sensible, inclut des informations personnelles comme les contrats, les évaluations de performance ou les antécédents médicaux. Une gestion inadéquate peut entraîner des sanctions juridiques et nuire à la confiance des collaborateurs. Pour garantir l'intégrité de ces données sensibles, le choix de vos partenaires technologiques est déterminant.

Il ne suffit plus de "stocker" des données ; il faut les protéger via des protocoles de sécurité robustes. Utiliser des outils de confiance, comme Empowill qui bénéficie de la certification ISO 27001, permet de garantir un niveau de sécurité maximal. Cette norme internationale atteste de la mise en place de processus rigoureux pour assurer la disponibilité, l'intégrité et la confidentialité de vos données RH, vous permettant de piloter votre stratégie sereinement.

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Quelles sont les meilleures pratiques en termes de confidentialité ?

• La mise en place de contrôles d’accès stricts : Restreindre l’accès aux données en fonction des rôles.
• L'anonymisation de la data rh : Pour les analyses globales, il est recommandé de supprimer les identifiants personnels afin de minimiser les risques en cas de fuite.
• La sensibilisation des équipes : Former les collaborateurs RH sur les bonnes pratiques en matière de sécurité et sur le fonctionnement des réglementations telles que le RGPD.
• L'audit régulier : Effectuer des vérifications périodiques pour garantir la conformité et identifier d’éventuelles vulnérabilités dans le système de gestion des données.
• Le choix d'un prestataire certifié ISO 27001

Assurer la qualité et l'intégrité des données

Il est impératif de garantir la qualité et l’intégrité des données utilisées. Des données incomplètes, obsolètes ou erronées peuvent entraîner de mauvaises décisions et réduire l’impact des initiatives RH.

Les informations RH proviennent souvent de multiples sources (SIRH, enquêtes, feedbacks, etc.), ce qui peut générer des incohérences ou des doublons.

Quelles sont les meilleures pratiques en termes de qualité et d'intégrité ?

• Automatiser la mise à jour de la data : Intégrer des outils capables de synchroniser les informations entre différents systèmes pour éviter les écarts.
• Établir des standards de saisie : Normaliser les formats de données (par exemple, les dates ou les intitulés de poste) pour éviter les incohérences.
• Mettre en place des processus de vérification : Programmer des contrôles réguliers pour identifier les erreurs, telles que des doublons dans les fichiers des employés.
• Créer une gouvernance des données : Désigner un responsable ou une équipe dédiée à la gestion de la qualité de la data, avec une responsabilité claire sur leur intégrité.

Surmonter les obstacles à l'adoption de technologies avancées

L’intégration de technologies avancées, telles que l’analyse prédictive ou les algorithmes d’intelligence artificielle, peut rencontrer des résistances, notamment au sein des départements RH.

Certaines équipes RH peuvent craindre que l’utilisation accrue de la technologie remplace l’aspect humain de leur métier ou être réticentes à adopter de nouveaux outils par manque de compétences techniques.

Quelles sont les meilleures pratiques en termes d'adoption ?

• Accompagner le changement : Communiquer sur les bénéfices concrets des technologies, comme le gain de temps ou la réduction des erreurs, pour rassurer les collaborateurs.
• Proposer des formations adaptées : Former les équipes à l’utilisation des nouveaux outils, en mettant l’accent sur leur rôle complémentaire.
• Démarrer avec des projets pilotes : Tester les technologies sur un cas précis, comme l’amélioration du processus de recrutement, pour démontrer leur efficacité avant une adoption à grande échelle.
• Choisir des outils user-friendly : Préférer des solutions intuitives et adaptées aux compétences des utilisateurs pour faciliter leur prise en main.

En surmontant ces défis, les entreprises peuvent maximiser l’impact de leur stratégie Data RH tout en renforçant la confiance et l’engagement de leurs équipes.

Une approche bien pensée permet d’exploiter pleinement le potentiel de la data tout en respectant les valeurs fondamentales des RH.