Comment construire un tableau de bord RH utile et efficace ?

Nous vivons à l'ère des indicateurs, de l'analytique et du big data. Dans un contexte où les chiffres dominent, les ressources humaines ne font pas exception.

En effet, afin de jouer un rôle significatif dans la stratégie de l'entreprise, de dialoguer dans le langage du Directeur Financier et de réussir à gagner en légitimité, l'utilisation de tableaux de bord RH et des données est incontournable.

Or il n'est pas toujours aisé de mettre en place un tableau de bord réellement opérationnel. Dans cet article, nous verrons qu'est-ce qu'un bon tableau de bord, les erreurs à éviter, quels sont les objectifs à suivre, les chiffres à mesurer, les questions à se poser…

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I. Pourquoi le tableau de bord RH est-il indispensable ?

Le tableau de bord RH ou dashboard RH doit être le pilier essentiel de la gestion stratégique des ressources humaines au sein de votre société. En rassemblant les indicateurs opérationnels clés, il vous offre une photographie réaliste de la situation, permettant ainsi une compréhension approfondie de ce qui se passe au sein du pôle RH. Plus encore, avec des notions d'historisation, il vous permet d'écrire un narratif et de suivre l'évolution de votre entreprise.

Ainsi, cet outil va au-delà de la simple visualisation de données : il permet de synthétiser, de disposer d'une vue d'ensemble simplifiant la complexité des informations, fournissant un langage commun facile à échanger au sein de votre équipe et des autres équipes.

Grâce au tableau de bord, vous pourrez en tant que professionnels RH créer une histoire commune, suivre l'évolution de votre pôle RH au fil du temps et développer une compréhension partagée des défis et des opportunités de l'entreprise.

En résumé, le tableau de bord devient un catalyseur facilitant la communication, la collaboration et la prise de décision éclairée au sein de votre organisation.

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II. Qu'est-ce qu'un bon tableau de bord RH ?

Nous l'avons vu, dans un environnement dynamique où la gestion de la performance revêt une importance cruciale, un bon tableau de bord se révèle être un atout inestimable. En effet, un tableau de bord RH n'est pas un simple outil de synthèse, c'est également un outil de communication, de pilotage et d'anticipation. Or pour remplir toutes ces fonctions, il est indispensable de disposer d'un bon tableau de bord.

Pour être efficace, votre tableau de bord rh doit :

• Être simple : présenter une vision simplifiée de la performance, même si elle n'est pas exhaustive, permettant de saisir rapidement les tendances et les informations essentielles. ‍

‍💡 Le conseil d'expert d'Empowill : ne multipliez pas les indicateurs et concentrez vous sur les plus parlants.

• Être efficace : permettre une évaluation efficace et efficiente des indicateurs.‍

‍💡 Le conseil d'expert d'Empowill : concentrez vous sur des indicateurs fiables, faciles à mesurer et où la donnée sera de qualité.

• Être automatisé : minimiser la double saisie au maximum dans vos tableaux de bord RH. Cela facilitera une mise à jour régulière et en temps réel des données, vous permettant ainsi une analyse fiable.

‍Le conseil d'expert d'Empowill : privilégiez des outils interconnectés par API ou l'utilisation d'un outil comme Zapier.

• Être accessible et lisible : et ce, pour tous les utilisateurs de l'équipe qui doivent y avoir accès (selon la confidentialité de certains résultats), facilitant ainsi la communication et la collaboration.

‍Le conseil d'expert d'Empowill : n'hésitez pas à diviser votre tableau de bord en sous-rapports pour simplifier la compréhension.

En résumé, un tableau de bord RH efficace combine la simplicité, la mesure facile, l'automatisation, la compréhension et la fiabilité des informations pour guider de manière éclairée vos décisions stratégiques au sein de votre entreprise.

💡 Le conseil d'expert d'Empowill : Il est préférable de commencer avec un tableau de bord comprenant quelques indicateurs pertinents que vous pourrez mettre à jour régulièrement, plutôt qu'un tableau de bord RH rempli d'indicateurs peu fiables et pas à jour. Au fur et à mesure, vous pourrez ajouter de nouveaux indicateurs si nécessaire.

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III. Les objectifs du tableau de bord RH 

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1) Rendre concret des ressentis et des signaux faibles à grande échelle

Un tableau de bord RH est indispensable pour traduire des comportements (turnover par exemple, ou encore mesure de l'engagement de vos collaborateurs), des ressentis (satisfactions ou insatisfactions) dans la langue universelle des chiffres pour pouvoir les comparer, à eux même dans le temps ou avec d'autres chiffres.

Ce genre de mesure est d'ailleurs maintenant possible à plus grande échelle, sur des entreprise de plusieurs centaines voire milliers de collaborateurs. Avec un tableau de bord RH bien calibré, le RH peut endosser un rôle de vigie stratégique : suivre les RPS, le turnover, l' absentéisme, les CSE, les piquets de grèves, les demandes de concertations immédiates, les registres des droits d'alerte…

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2) Appuyer et accompagner le RH dans la transformation de son rôle

Ces mesures permettent alors ensuite aux équipes RH de prendre des meilleures décisions et de mieux communiquer sur leur action. C'est un enjeu capital alors que le rôle du RH évolue et que les attentes se font de plus en plus fortes sur la question de la performance RH.

En effet, alors que le monde du travail a connu une évolution importante ces dernières années, le tableau de bord revêt une importance croissante, répondant à une demande accrue de chiffres concrets et d'objectifs mesurables.

Or, à mesure que le rôle des RH évolue, passant d'une fonction administrative à un acteur stratégique, l'objectif du tableau de bord est de fournir un outil puissant pour répondre à ces nouvelles attentes.

Ainsi, un bon tableau de bord RH permet non seulement de communiquer efficacement les performances et les impacts des initiatives RH, mais il permet également de :

• Structurer un discours basé sur des chiffres et répondre à des exigences de performance RH de plus en plus attendues par les CODIR.
• D'appuyer les prises de décision stratégiques et de justifier des investissements dans la politique RH.
• Mettre en valeur l'impact des actions RH sur l'entreprise et évaluer le retour sur attentes, voire le retour sur investissement.

C'est pourquoi, en légitimant le rôle des RH et en orientant de manière plus précise vos actions, le tableau de bord vous permet d'optimiser votre temps et votre énergie. Il vous guide dans le choix des actions pour l'année à venir, en concentrant vos efforts là où une intervention peut avoir le plus d'impact.

En résumé, le tableau de bord devient votre allié numéro un en favorisant une approche stratégique, éclairée et proactive dans la gestion des ressources humaines.

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💡 Le conseils d’expert d’Empowill : Nous savons qu'il est parfois compliqué d'enclencher un passage à l'action. En fournissant des informations tangibles par le biais des tableaux de bord, vous pourrez convaincre plus facilement votre direction.

3) Pourquoi certains dashboards RH ne sont pas utilisés ? 

Il est crucial de reconnaître que tous les tableaux de bord ne sont pas optimisés, et certains peuvent manquer d’efficacité, voire même être contre-productifs pour diverses raisons. 

En premier lieu, le risque de suivre aveuglément la mode de la data peut conduire à la création de tableaux de bord qui, bien que visuellement attrayants, ne sont pas toujours véritablement utiles. Il est essentiel de se concentrer sur la pertinence des people analytics en RH et de s'interroger sur leur utilité réelle.

Paul Gratian de chez Somanyways nous offre d’ailleurs un exemple assez parlant dans notre webinar commun intitulé “Dashboard RH, ce que les chiffres ne nous diront jamais”. Il affirme que “c’est un peu comme regarder la météo et ne pas prendre de parapluie, ou dans le cas des RH, regarder la météo pour les autres et ne pas les avertir qu'il faut prendre un parapluie.”

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IV. Les indicateurs clés d'un tableau de bord RH efficace

1) Les indicateurs de performance essentiels pour votre tableau de bord RH

Le choix de vos indicateurs clés de performance est essentiel pour être en mesure de prendre des décisions éclairées. Ces derniers doivent permettre de suivre en un clin d'oeil l'alignement de vos performances avec les objectifs de votre entreprise.

Parmi les indicateurs les plus utilisés dans les tableaux de bord RH, on retrouvera par exemple le taux de turnover, l'absentéisme, ou encore le suivi des entretiens et des formations obligatoires. Ces indicateurs sont propres à chaque entreprise et doivent être en lien avec ses objectifs. Le choix des bons indicateurs rh est donc primordial pour suivre l'évolution des objectifs rh avec un efficacité. Grâce à eux, la gestion des talents est facilitée pour le RH, qui pilote plus efficacement sa stratégie et actionnent les bons leviers quand les besoins se font ressentir.

Pour cela, les données présentées dans le tableau de bord rh doivent être présentées de manière simple et accessibles pour les responsables RH et leur service.

2) La étapes clés pour réussir la mise en place de votre tableau de bord RH

Vous devez vous posez 3 questions en amont de la création de votre tableau de bord.

Pourquoi ?

Avant de vous lancer dans la création de votre tableau de bord RH, faites donc le point sur les indicateurs qui font sens vis-à-vis de vos priorités et des objectifs de votre entreprise. Soyez critique, passez en revue les données RH à votre disposition et questionnez-vous sur leur pertinence.

• Interrogez votre équipe et votre CODIR : quelles sont les données indispensables à leur faire remonter ? Quels indicateurs facilitent leur prise de décision ? Et la mienne ?
• Ai-je déjà les moyens de mesurer ces données de manière fiable aujourd’hui ou non ?
• Quelles sont les données que vous avez le plus de difficultés à suivre ?

Grâce à la création de votre tableau de bord RH, vous pourrez notamment vous appuyer sur des indicateurs vous aidant à mesurer plus concrètement certains phénomènes, comme par exemple le bien-être de vos collaborateurs. Votre tableau de bord RH peut aussi avoir pour vocation de suivre vos besoins en recrutement, dans ce cas, certains indicateurs rh comme le taux de turnover, le nombre contrats approchant de leur date de fin ou encore les demandes d'évolution de votre personnel recueillie lors des entretiens.

Pour qui ?

Déterminez à qui est destiné votre tableau de bord et assurez-vous que votre langage leur soit adapté.

• Mes indicateurs pourront-ils être communiqués ? Si non, quelles sont les limitations et comment les lever ?
• Est-ce que je distingue des sous-tableaux de bords RH en fonction des populations (par exemple, un tableau de bord pour le Codir, un autre pour mes managers de production…)

Quelle temporalité ?

Une fois cette étape d'analyse effectuée, assurez-vous de la santé de vos données RH et envisagez une fréquence de mise à jour. Une bonne gestion des données rh est primordiale à la mise en place votre tableau de bord. La fréquence et la temporalité de la mesure sont des facteurs critiques pour garantir la fiabilité des données.

V. Les erreurs à éviter dans un tableau de bord RH

Manque d'ergonomie, données erronées, indicateurs trop flous, compréhension difficile… La liste des écueils est longue. Nous avons réuni dans cette rubrique les retours d'expérience de nombreux responsables RH ainsi que notre expertise accumulée au contact de nombreux professionnels RH qui cherchent à mieux communiquer et chiffrer leur activité RH auprès de leur employeur. Tour d'horizon des erreurs à éviter :

• Utiliser des données peu qualitatives, peu fiables et peu claires peut conduire à une compréhension difficile et à des interprétations erronées de la part des membres de votre équipe. Par exemple, si votre tableau Excel vous fourni une donnée mais que vous avez une donnée différente sur un autre outil, quelque chose cloche. Il faut enquêter pour déceler le vrai du faux et identifier le chiffre (et donc la source) fiable.
• Utiliser des tableaux de bord RH prêts à l'emploi proposés par de nombreux logiciels peut également poser des problèmes. En effet, chaque organisation étant unique, avec ses propres processus et besoins spécifiques, les tableaux de bord standardisés peuvent ne pas répondre aux préoccupations spécifiques de votre équipe RH, car ils ne capturent pas la singularité des processus internes. Un tableau de bord standard peut être un bon début mais le personnaliser reste la solution la plus efficace.

💡 Le conseil d'expert Empowill : L'intérêt d'un tableau de bord réside dans sa pertinence au regard de l'organisation qui l'utilise. Créez un dashboard RH en fonction de vos besoins, faites confiance à votre expérience pour choisir quels sont les indicateurs importants et fiables qui vous permettront d'agir en conséquence.

• Vouloir tout mesurer : soyez sélectif. En effet, être noyé d'indicateurs ne servira à rien, si ce n'est à vous faire perdre du temps et de la concentration sur l'essentiel. Réfléchissez d'abord à vos objectifs sur l'année à venir et identifiez 1 ou 2 indicateurs clés qui pourront guider vos actions. Si vos indicateurs ne vous aident pas à prendre des décisions, c'est qu'ils sont inutiles.
• Vouloir mesurer quantitativement un indicateur qualitatif : il est essentiel de reconnaître que tout ne peut pas être mesuré de manière quantitative. Des aspects tels que l'engagement des employés peuvent être des concepts complexes et subjectifs, résistant à une mesure précise. Les tableaux de bord qui ne prennent pas en compte ces nuances risquent de fournir des approximations qui ne reflètent pas fidèlement la réalité perçue par l'équipe RH.

Comme l'a souligné Alexandre Malarewicz Co-fondateur d'Empowill, également intervenant lors du webinar : “Il faut assumer la nature des indicateurs ; il y a des indicateurs qui sont moins fiables de par leur nature mais n'en restent pas moins importants.”

• Se concentrer sur ce qu'on appelle les “vanity metrics”, les indicateurs booster d'égo. Par exemple, est-ce le taux de complétion d'entretiens professionnels qui va vous intéresser pour agir ou plutôt les raisons pour lesquelles celles et ceux concernés ne l'ont pas complété ? Est-ce le nombre de formations dispensées qui est important ou la satisfaction des collaborateurs vis-à-vis de ces formations qui compte réellement ? Un tableau de bord ne devrait être composé uniquement d'indicateurs qui révèlent la véritable performance.
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En conclusion, le meilleur tableau de bord RH, c'est celui qui vous aide à gagner en temps et à asseoir votre stature.

Nous l'avons vu, un bon tableau de bord RH doit être valide, fiable, adapté et surtout, actionnable. Il doit être conçu pour guider des actions spécifiques, mettre en valeur vos actions et l'impact décisif d'une politique RH efficace !

Pour arriver à un tel résultat, il est indispensable de faire preuve de pragmatisme en avançant petit à petit, en cadrant son besoin avec précision et en faisant preuve de pédagogie. Enfin il est également important de se souvenir des limites des tableaux de bords RH : tout n'est pas mesurable et compte tenu de la pluralité et de la complexité des enjeux RH, vous n'arriverez jamais à tout centraliser dans un simple rapport chiffré et synthétique.

C'est pourquoi, au delà de votre tableau de bord RH, il est toujours indispensable d'écouter vos collaborateurs pour garder de la proximité. Ainsi, la structuration et la fiabilisation des données, ainsi que l'automatisation de la collecte, sont des éléments clés pour transformer le tableau de bord en un outil puissant au service de la gestion des ressources humaines, mais ne remplacera jamais votre savoir-faire et votre connaissance de vos équipes.
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Questions fréquentes

• Comment faire un tableau de bord RH ?
  Certaines étapes sont indispensables pour créer un tableau de bord dans le cadre de l'optimisation de la gestion des ressources humaines. Procédez d'abord à un audit pour définir les objectifs de votre tableau de bord, identifiez les indicateurs qui doivent y figurer, alimentez votre tableau de bord avec des données fiables et structurées pour garantir une visualisation optimale. Il existe de nombreux exemples de tableaux de bords rh dont votre entreprise peut s'inspirer. N'hésitez pas à consulter votre CODIR et votre équipe des ressources humaines pour préparer la mise en place de votre outil. Ensemble, il sera plus facile de lister l'ensemble des indicateurs RH essentiels au suivi de la performance.
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• Pourquoi élaborer un tableau de bord des ressources humaines ?
  Construire un tableau de bord rh permet d'abord une visualisation claire de vos indicateurs clés de performance pour un meilleur suivi de vos objectifs. C'est un outil indispensable au service rh pour structurer son discours sur une base chiffrée, permettant par exemple de justifier des investissements dans la politique RH. Enfin, créer un tableau de bord rh permet de mettre en valeur l'impact des actions RH sur l'entreprise et de mesurer la complétion d'objectifs, suivre une évolution du plan d'action, ou encore mesurer un retour sur investissement.
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• Quels sont les indicateurs essentiels d'un tableau de bord RH ?
  Les indicateurs peuvent être variés mais dépendent des objectifs des ressources humaines et de ceux de votre entreprise. Par exemple, les indicateurs clés fréquemment utilisés par les responsables des ressources humaines dans leur tableau de bord sont : taux de turnover, absentéisme, suivi des entretiens, suivi des formations, engagement, suivi des effectifs...

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