Comment construire un tableau de bord RH utile et efficace ?

Nous vivons à l'ère des indicateurs, de l'analytique et du big data. Dans un contexte où les chiffres dominent, les ressources humaines ne font pas exception. 

En effet, afin de jouer un rôle significatif dans la stratégie de l'entreprise, de dialoguer dans le langage du Directeur Financier et de réussir à gagner en légitimité, l'utilisation de tableaux de bord RH et des données est incontournable.

Or il n’est pas toujours aisé de mettre en place un tableau de bord réellement opérationnel. Dans cet article, nous verrons qu'est-ce qu'un bon tableau de bord, les erreurs à éviter, quels sont les objectifs à suivre, les chiffres à mesurer, les questions à se poser…

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I. Pourquoi le tableau de bord RH est-il indispensable ?

Le tableau de bord RH ou dashboard RH doit être le pilier essentiel de la gestion stratégique des ressources humaines au sein de votre organisation. En rassemblant les indicateurs opérationnels clés, il vous offre une photographie réaliste de la situation, permettant ainsi une compréhension approfondie de ce qui se passe au sein du pôle RH. Plus encore, avec des notions d’historisation, il vous permet d’écrire un narratif et de suivre l’évolution de votre organisation.

Ainsi, cet outil va au-delà de la simple présentation de données : il permet de synthétiser, de disposer d’une vue d’ensemble simplifiant la complexité des informations, fournissant un langage commun facile à échanger au sein de votre équipe et des autres équipes.

Grâce au tableau de bord, vous pourrez en tant que professionnels RH créer une histoire commune, suivre l'évolution de votre pôle RH au fil du temps et développer une compréhension partagée des défis et des opportunités de l’entreprise.

En résumé, le tableau de bord devient un catalyseur facilitant la communication, la collaboration et la prise de décision éclairée au sein de votre organisation.

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II. Qu’est-ce qu’un bon tableau de bord RH ?

Nous l’avons vu, dans un environnement dynamique où la gestion de la performance revêt une importance cruciale, un bon tableau de bord se révèle être un atout inestimable. En effet, un tableau de bord RH n’est pas un simple outil de synthèse, c’est également un outil de communication, de pilotage et d’anticipation. Or pour remplir toutes ces fonctions, il est indispensable de disposer d’un bon tableau de bord. 

Pour être efficace, votre tableau de bord doit :

• Être simple : présenter une vision simplifiée de la performance, même si elle n'est pas exhaustive, permettant de saisir rapidement les tendances et les informations essentielles. ‍

‍Notre conseil : ne multipliez pas les indicateurs et concentrez vous sur les plus parlants.

• Être efficace : permettre une évaluation efficace et efficiente des indicateurs.‍

‍Notre conseil : concentrez vous sur des indicateurs fiables, faciles à mesurer et où la donnée sera de qualité.

• Être automatisé : minimiser la double saisie au maximum dans vos tableaux de bord RH. Cela facilitera une mise à jour régulière et en temps réel des données, vous permettant ainsi une analyse fiable.

‍Notre conseil : privilégiez des outils interconnectés par API ou l’utilisation d’un outil comme Zapier. 

• Être accessible et lisible : et ce, pour tous les utilisateurs de l'équipe qui doivent y avoir accès (selon la confidentialité de certains résultats), facilitant ainsi la communication et la collaboration.

‍Notre conseil : n’hésitez pas à diviser votre tableau de bord en sous-rapports pour simplifier la compréhension.

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En résumé, un tableau de bord RH efficace combine la simplicité, la mesure facile, l'automatisation, la compréhension et la fiabilité des informations pour guider de manière éclairée vos décisions stratégiques au sein de votre organisation.

💡 Le conseil d’expert d'Empowill: Il est préférable de commencer avec un tableau de bord comprenant quelques indicateurs pertinents que vous pourrez mettre à jour régulièrement, plutôt qu’un tableau de bord RH rempli d’indicateurs peu fiables et pas à jour. Au fur et à mesure, vous pourrez ajouter de nouveaux indicateurs si nécessaire.

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III. Les objectifs du tableau de bord RH 

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1) Rendre concret des ressentis et des signaux faibles à grande échelle

Un tableau de bord RH est indispensable pour traduire des comportements (turnover par exemple, ou encore mesure de l'engagement de vos collaborateurs), des ressentis (satisfactions ou insatisfactions) dans la langue universelle des chiffres pour pouvoir les comparer, à eux même dans le temps ou avec d'autres chiffres. 

Ce genre de mesure est d’ailleurs maintenant possible à plus grande échelle, sur des organisations de plusieurs centaines voire milliers de collaborateurs. Avec un tableau de bord RH bien calibré, le RH peut endosser un rôle de vigie stratégique : suivre les RPS, le turnover, l'absentéisme, les CSE, les piquets de grèves, les demandes de concertations immédiates, les registres des droits d'alerte…

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2) Appuyer et accompagner le RH dans la transformation de son rôle

Ces mesures permettent alors ensuite aux équipes RH de prendre des meilleures décisions et de mieux communiquer sur leur action. C’est un enjeu capital alors que le rôle du RH évolue et que les attentes se font de plus en plus fortes sur la question de la performance RH. 

En effet, alors que le monde du travail a connu une évolution importante ces dernières années, le tableau de bord revêt une importance croissante, répondant à une demande accrue de chiffres concrets et d'objectifs mesurables. 

Or, à mesure que le rôle des RH évolue, passant d'une fonction administrative à un acteur stratégique, l'objectif du tableau de bord est de fournir un outil puissant pour répondre à ces nouvelles attentes. 

Ainsi, un bon tableau de bord RH permet non seulement de communiquer efficacement les performances et les impacts des initiatives RH, mais il permet également de : 

• Structurer un discours basé sur des chiffres et répondre à des exigences de performance RH de plus en plus attendues par les CODIR. 
• D’appuyer les prises de décision stratégiques et de justifier des investissements dans la politique RH.
• Mettre en valeur l’impact des actions RH sur l’entreprise et évaluer le retour sur attentes, voire le retour sur investissement.

C’est pourquoi, en légitimant le rôle des RH et en orientant de manière plus précise vos actions, le tableau de bord vous permet d'optimiser votre temps et votre énergie. Il vous guide dans le choix des actions pour l'année à venir, en concentrant vos efforts là où une intervention peut avoir le plus d'impact.

En résumé, le tableau de bord devient votre allié numéro un en favorisant une approche stratégique, éclairée et proactive dans la gestion des ressources humaines.

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💡 Le conseils d’expert d’Empowill : Nous savons qu'il est parfois compliqué d'enclencher un passage à l'action. En fournissant des informations tangibles par le biais des tableaux de bord, vous pourrez convaincre plus facilement votre direction.

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3) Pourquoi certains dashboards RH ne sont pas utilisés ? 

Il est crucial de reconnaître que tous les tableaux de bord ne sont pas optimisés, et certains peuvent manquer d’efficacité, voire même être contre-productifs pour diverses raisons. 

En premier lieu, le risque de suivre aveuglément la mode de la data peut conduire à la création de tableaux de bord qui, bien que visuellement attrayants, ne sont pas toujours véritablement utiles. Il est essentiel de se concentrer sur la pertinence des people analytics en RH et de s'interroger sur leur utilité réelle.

Paul Gratian de chez Somanyways nous offre d’ailleurs un exemple assez parlant dans notre webinar commun intitulé “Dashboard RH, ce que les chiffres ne nous diront jamais”. Il affirme que “c’est un peu comme regarder la météo et ne pas prendre de parapluie, ou dans le cas des RH, regarder la météo pour les autres et ne pas les avertir qu'il faut prendre un parapluie.”

Si ce webinar vous intéresse, le replay du webinar "Dashbord RH, ce que les chiffres ne vous diront jamais" est disponible juste ici 👇 

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IV. Comment bien construire son tableau de bord RH ? 

La création d'un tableau de bord RH efficace ne repose pas sur une recette magique, mais va bien au-delà de la simple présentation de données chiffrées. Il doit permettre une comparaison aisée de l'évolution d'une année à l'autre, tisser un langage commun au sein de l’équipe, permettre une prise de décision facilitée et ainsi mettre en lumière des aspects qui seraient autrement difficiles à appréhender.

1) Se centrer sur vos besoins et les enjeux de votre organisation

Pour réussir à remplir toutes ces fonctions, un tableau de bord doit avant tout être adapté. Il n’existe malheureusement pas d’indicateurs universels qui répondent automatiquement à tous vos besoins… car justement, chaque entreprise, chaque service RH est unique. Vous trouverez ci-dessous des pistes de questions que vous pouvez vous poser pour affiner le type de tableau de bord RH et d’indicateurs dont vous avez besoin. 

Pour construire un tableau de bord RH adapté, il est également intéressant de dissocier les indicateurs “légaux” où tous les chiffres sont prédéfinis VS le dashboard “opérationnel” avec ce qu’on a besoin de suivre au quotidien les projets RH… ce dernier tableau de bord peut d’ailleurs être sujet à évolutions beaucoup plus fréquentes. 

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2) Quelles sont les questions à vous poser lors de la création de votre tableau de bord RH ? 

Pourquoi ? La construction d'un tableau de bord RH efficace nécessite une approche réfléchie et stratégique. Le tableau de bord doit être aligné sur la stratégie RH, en mettant en place des indicateurs spécifiques répondant à des objectifs clairs, tels que l'augmentation de l'engagement, la réduction du turnover, ou le développement des compétences.

• Quelles sont mes priorités ? Quelles sont les données dont j’ai le besoin le plus rapidement ?
• Est-ce que j’ai déjà les moyens de mesurer ces données de manière fiable aujourd’hui ou non ? 
• Si non, est-il facile de mettre en place les processus de mesure nécessaire ?

Pour qui ? Déterminez à qui est destiné votre tableau de bord (direction, collaborateurs, vous-même, etc.). Les indicateurs utilisés ne seront pas nécessairement les mêmes, et vous pourrez adapter votre langage à votre interlocuteur pour éviter les malentendus.

• Mes indicateurs pourront-ils être communiqués ? Si non, quelles sont les limitations et comment les lever ? 
• Est-ce que je distingue des sous-tableaux de bords RH en fonction des populations (par exemple, un tableau de bord pour le Codir, un autre pour mes managers de production…)

Quelle temporalité ? Il est essentiel de définir à quelle fréquence votre tableau de bord RH doit être mis à jour. La fréquence et la temporalité de la mesure sont des facteurs critiques pour garantir la fiabilité des données.

💡 Le conseil d’expert d’Empowill : Adaptez la fréquence de mise à jour du tableau de bord en fonction des indicateurs. Par exemple, vérifier quotidiennement l'engagement des collaborateurs n'est pas pertinent, car en posant la question tous les jours, ils finiront par répondre de manière automatique, faussant ainsi les résultats.

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Attention : La communication du tableau de bord RH est une étape cruciale. Il faut se poser la question de l'audience cible, que ce soit pour l'équipe RH ou pour les dirigeants. Le tableau de bord n'est pas figé et peut évoluer au fil du temps. Il sert de point de départ pour comprendre les problématiques RH et définir des indicateurs pertinents.

IV. Les erreurs à éviter dans un tableau de bord RH

Manque d’ergonomie, données erronées, indicateurs trop flous, compréhension difficile… La liste des écueils est longue. Nous avons réuni dans cette rubrique les retours d’expérience de nombreux responsables RH ainsi que notre expertise accumulée au contact de nombreux professionnels RH qui cherchent à mieux communiquer et chiffrer leur activité RH. Tour d’horizon des erreurs à éviter :

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• Utiliser des données peu qualitatives, peu fiables et peu claires peut conduire à une compréhension difficile et à des interprétations erronées de la part des membres de votre équipe. Par exemple, si votre tableau Excel vous fourni une donnée mais que vous avez une donnée différente sur un autre outil, il faut enquêter pour déceler le vrai du faux et identifier le chiffre (et donc la source) fiable. 
• Utiliser des tableaux de bord RH prêts à l'emploi proposés par de nombreux logiciels peut également poser des problèmes. En effet, chaque organisation étant unique, avec ses propres processus et besoins spécifiques, les tableaux de bord standardisés peuvent ne pas répondre aux préoccupations spécifiques de votre équipe RH, car ils ne capturent pas la singularité des processus internes. Un tableau de bord standard peut être un bon début mais le personnaliser reste la solution la plus efficace.

💡 Le conseil d’expert Empowill : L'intérêt d'un tableau de bord réside dans sa pertinence au regard de l'organisation qui l’utilise. Créez un dashboard RH en fonction de vos besoins, faites confiance à votre expérience pour choisir quels sont les indicateurs importants et fiables qui vous permettront d’agir en conséquence.

• Vouloir tout mesurer : soyez sélectif. En effet, être noyé d’indicateurs ne servira à rien, si ce n’est à vous faire perdre du temps et de la concentration sur l’essentiel. Réfléchissez d’abord à vos objectifs sur l’année à venir et identifiez 1 ou 2 indicateurs clés qui pourront guider vos actions. Si vos indicateurs ne vous aident pas à prendre des décisions, c’est qu’ils sont inutiles.
• Vouloir mesurer quantitativement un indicateur qualitatif : il est essentiel de reconnaître que tout ne peut pas être mesuré de manière quantitative. Des aspects tels que l'engagement des employés peuvent être des concepts complexes et subjectifs, résistant à une mesure précise. Les tableaux de bord qui ne prennent pas en compte ces nuances risquent de fournir des approximations qui ne reflètent pas fidèlement la réalité perçue par l'équipe RH.

Comme l'a souligné Alexandre Malarewicz Co-fondateur d’Empowill, également intervenant lors du webinar : “Il faut assumer la nature des indicateurs ; il y a des indicateurs qui sont moins fiables de par leur nature mais n'en restent pas moins importants.”

• Se concentrer sur ce qu’on appelle les “vanity metrics”, les indicateurs booster d’égo. Par exemple, est-ce le taux de complétion d’entretiens professionnels qui va vous intéresser pour agir ou plutôt les raisons pour lesquelles celles et ceux concernés ne l’ont pas complété ? Est-ce le nombre de formations dispensées qui est important ou la satisfaction des collaborateurs vis-à-vis de ces formations qui compte réellement ? Un tableau de bord ne devrait être composé uniquement d’indicateurs qui révèlent la véritable performance.

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Le meilleur tableau de bord RH, c’est celui qui vous aide à gagner en temps et à asseoir votre stature. 

Nous l’avons vu, un bon tableau de bord RH doit être valide, fiable, adapté et surtout, actionnable. Il doit être conçu pour guider des actions spécifiques, mettre en valeur vos actions et l’impact décisif d’une politique RH efficace !

Pour arriver à un tel résultat, il est indispensable de faire preuve de pragmatisme en avançant petit à petit, en cadrant son besoin avec précision et en faisant preuve de pédagogie. Enfin il est également important de se souvenir des limites des tableaux de bords RH : tout n’est pas mesurable et compte tenu de la pluralité et de la complexité des enjeux RH, vous n’arriverez jamais à tout centraliser dans un simple rapport chiffré et synthétique. 

C’est pourquoi, au delà de votre tableau de bord RH, il est toujours indispensable d'écouter vos collaborateurs pour garder de la proximité. Ainsi, la structuration et la fiabilisation des données, ainsi que l'automatisation de la collecte, sont des éléments clés pour transformer le tableau de bord en un outil puissant au service de la gestion des ressources humaines, mais ne remplacera jamais votre savoir-faire et votre connaissance de vos équipes. 

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