RH : comment reprendre le contrôle de votre temps ?

Dans un quotidien rythmé par les urgences, les e-mails, les demandes ad hoc et les échéances qui s’enchaînent, beaucoup de professionnels RH ont l’impression de courir après le temps — sans jamais le rattraper. Pourtant, selon le baromètre Tissot/Payfit 2025, 60 % d’entre eux consacrent plus de la moitié de leur temps à des tâches administratives.

Lors de sa masterclass, Christelle Vaugelade Kalipé, DRH chez Bene Bono invite à changer de perspective : arrêter de subir son agenda, et reprendre le contrôle. Avec une approche pragmatique et minimaliste, elle partage des méthodes concrètes, nées du terrain, pour passer du mode pompier à un vrai pilotage par la priorisation.

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1. RH : une vie à contre-la-montre

Dans beaucoup d’entreprises, les RH ressemblent à des chefs d’orchestre sans baguette : toujours en mouvement, rarement en contrôle. Les urgences opérationnelles s’enchaînent, les priorités se télescopent, et les journées s’allongent sans que la pile de dossiers ne diminue vraiment.

Chez Bene Bono, entreprise en quête de rentabilité, la situation était emblématique : peu de moyens humains en RH, des enjeux de production forts, et une pression permanente pour “tenir la cadence”. Christelle y a vécu la bascule — celle du passage du mode pompier à une organisation par la priorisation.

Le constat est clair : les équipes RH sont souvent sous-dotées. Le benchmark Gartner recommande un ratio d’un RH pour 100 salariés, mais dans la réalité, les PME tournent souvent autour d’un pour 150 à 200. Résultat : on fait plus avec moins, tout en essayant de ne pas s’épuiser.

Christelle rappelle alors une évidence qu’on oublie souvent : la gestion du temps n’est pas un luxe, c’est une condition de survie. Reprendre le contrôle de son agenda, ce n’est pas ralentir, c’est reprendre le pouvoir sur ce qui compte vraiment.

“Quand on travaille dans des environnements à forte contrainte, le temps devient une ressource stratégique. Il faut apprendre à le piloter comme on pilote la performance.” — Christelle Vaugelade Kalipé

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2. L’agenda RH : tout faire, tout le temps ? Mission impossible

Les RH vivent un grand écart permanent entre l’opérationnel, qui ne peut pas attendre (paie, contrats, urgences), et le stratégique, souvent repoussé faute de temps. Pourtant, l’un ne peut exister sans l’autre.

“L’opérationnel est non négociable, le stratégique doit être protégé.” — Christelle Vaugelade Kalipé

La clé, selon Christelle, n’est pas de choisir entre les deux, mais de les orchestrer. Elle est passée d’une to-do list infinie à une to-do trimestrielle, avec des temps de planification dédiés. Une manière simple mais puissante de remettre de l’ordre dans le chaos, et de faire du temps un allié plutôt qu’un adversaire.

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3. Faire plus avec moins : la méthode 3M

Face à la sous-dotation chronique des équipes RH, Christelle propose une règle simple : changer de méthode, pas travailler plus.

Sa “méthode 3M” repose sur trois leviers :

• Minimalisme : accepter les 80/20, tout ne doit pas être parfait.
  
  
• Méthode agile : lancer une version simple d’un projet, puis l’améliorer. Ne pas viser la perfection dès le début.
  
  
• Management collectif : déléguer et co-construire avec d’autres services.
  
  

“Tout n’a pas besoin d’être parfait, ni porté par les RH seuls.” — Christelle Vaugelade Kalipé

Un état d’esprit plus léger et plus efficace, qui transforme la contrainte en créativité.

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4. Les RH sont souvent nulles en gestion de projet (et ce n’est pas grave)

Ce n’est pas un manque de volonté, mais souvent un manque d’outillage. Beaucoup de RH pilotent leurs projets à l’instinct, sans cadre ni méthode, ce qui alimente la dispersion et la fatigue.

Christelle invite à adopter une approche agile, mais pragmatique :

• Utiliser un backlog RH visible du CODIR, c’est-à-dire une liste de tâche/projet à garder en tête qui basculeront petit à petit dans la to-do opérationnelle.
  
  
• Travailler avec une roadmap trimestrielle, et s’engager sur la complétion de certaines tâches dans ce trimestre.
  
  
• Organiser des points mensuels centrés sur trois indicateurs : 1 chiffre, 1 projet, 1 alerte.
  
  

Résultat : plus de clarté, plus de pilotage, et surtout, la reconnaissance du travail RH comme un véritable projet d’entreprise.

Et surtout, si vous le pouvez, formez-vous à la gestion de projet ! C’est une compétence et ça se travaille.

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5. Fixer les priorités : la boussole du RH moderne

Quand tout devient urgent, plus rien ne l’est vraiment. Pour sortir de cette spirale, Christelle propose un outil simple mais redoutable : la matrice de priorisation impact X effort — Quick Wins, Big Bets, Nice to Have, Time Wasters.

Cet exercice permet de repositionner chaque demande et d’assumer des arbitrages clairs : ce qui compte, ce qu’on diffère, et ce qu’on abandonne.

“Dire non, ce n’est pas refuser d’aider. C’est protéger son impact.” — Christelle Vaugelade Kalipé

Elle conseille aussi de tenir une “liste des non” à partager en CODIR, pour garder la trace des choix faits et rappeler que la priorisation, c’est une stratégie, pas une excuse.

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6. Mesurer pour mieux arbitrer

On ne peut pas prioriser ce qu’on ne mesure pas. Trop souvent, les arbitrages RH se font au ressenti, voire sous pression. Christelle recommande de mesurer le temps réellement passé sur chaque mission, ne serait-ce qu’une semaine, pour objectiver les décisions.

Chaque membre de l’équipe note ses temps par grandes catégories : paie, recrutement, projets, réunions, demandes ad hoc. Ces données révèlent vite les déséquilibres et les tâches “invisibles” qui grignotent les journées.

“Mesurer, c’est se donner la permission d’arbitrer.” — Christelle Vaugelade Kalipé

À partir de là, les RH peuvent décider collectivement de redéployer leur énergie sur ce qui crée le plus de valeur, avec des arguments concrets à présenter au CODIR.

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7. L’intelligence collective, le meilleur gain de temps

Plutôt que de chercher la méthode parfaite, Christelle encourage à capitaliser sur les astuces de l’équipe. Chacun a ses propres “hacks de temps” : un créneau sans réunion, une routine d’e-mails, un outil d’organisation.

“Le meilleur outil de productivité RH, c’est l’équipe RH.” — Christelle Vaugelade Kalipé

Lors de la masterclass, les participants ont partagé leurs pratiques : “deux créneaux mails par jour”, “no meeting Wednesday”, ou encore “un point hebdo de 20 minutes chrono”. Ces petits rituels changent tout — à condition qu’ils soient choisis collectivement et tenus dans la durée.

Le message est simple : il n’existe pas de recette universelle, mais une culture commune du temps à construire ensemble.

8. Le relais manager : la clé du temps retrouvé

Les RH créent les cadres, les managers les font vivre. Trop souvent, les RH se retrouvent à gérer des sujets qui devraient être portés par les managers — entretiens, recadrages, suivi de performance. Résultat : ils s’épuisent à faire à la place des autres.

“Si les managers ne relaient pas, vous devenez le baby-sitter de l’organisation.” — Christelle Vaugelade Kalipé

La solution : clarifier les rôles. Aux RH de fournir les outils (guides d’entretien, trames de suivi, plans d’action). Aux managers de les utiliser au quotidien. C’est ce relais qui libère enfin du temps pour piloter, anticiper et faire grandir la fonction RH.

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Conclusion : Protéger son temps, c’est protéger sa valeur !

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Les questions que les RH se posent

Comment je peux savoir à l’avance le temps que me prendra un projet que je réalise pour la première fois ?

Le conseil de Christelle, DRH chez Bene Bono : l’appel à un ami, à un pair RH en l'occurrence, qui aurait mené à bien un tel projet et qui peut vous aiguiller sur les erreurs à ne pas commettre, les bonnes pratiques et aussi une bonne estimation du temps. Christelle souligne l’importance d’être bien entourée et de faire partie d’une communauté RH.

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