Outil d’évaluation des compétences : comment bien choisir ?

L’évaluation des compétences s’impose aujourd’hui comme l’un des piliers fondamentaux de la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP). Elle repose sur des rituels structurés permettant de collecter des données précises sur le niveau de maîtrise des collaborateurs, qu'il s'agisse de savoir-faire techniques (hard skills) ou de qualités comportementales (soft skills).

Mais comment structurer efficacement sa méthodologie ? Comment optimiser la gestion des talents, en particulier dans les secteurs où les savoir-faire sont spécifiques, voire pénuriques ? Pour répondre à ces enjeux, une véritable stratégie de développement des compétences est indispensable. Ce guide vous aide à prendre de la hauteur sur vos méthodes d’évaluation et à identifier les outils les plus adaptés à vos besoins.

Les acteurs de l’évaluation des compétences

L'évaluation n'est pas un exercice unilatéral ; elle gagne en richesse lorsqu'elle croise plusieurs regards.

• Le collaborateur via l’auto-évaluation : En évaluant son propre niveau de maîtrise, le salarié devient acteur de son développement. C’est un levier d’engagement puissant qui permet de préparer sereinement l’échange avec le management.
• Le manager : Garant de la performance opérationnelle, il évalue les compétences au regard de la fiche de poste, principalement lors des entretiens annuels et professionnels.
• Les pairs (Évaluation 360) : Les autres collaborateurs peuvent également contribuer, notamment pour évaluer les soft skills, offrant ainsi une vision plus transverse du profil évalué.

Ces évaluations s’articulent généralement autour de deux rendez-vous clés :

• L’Entretien Annuel d'Évaluation (EAE) : Le socle classique orienté sur le bilan de l’année écoulée et l’atteinte des objectifs.
• L’Entretien de Parcours Professionnel (EPP) : Obligatoire tous les 4 ans en France, il se concentre sur les perspectives d’évolution, le projet professionnel et les dispositifs comme le CPF ou la VAE.

Quels sont les outils qui structurent votre évaluation des compétences ?

Pour évaluer, il faut avant tout un cadre. Sans un inventaire clair des compétences et une vision précise des besoins par poste, l’exercice perd de sa substance.

La cartographie des compétences

La cartographie des compétences est une représentation structurée et visuelle de l’ensemble des savoirs, savoir-faire et savoir-être disponibles au sein d'une organisation à un instant T.

À titre d’exemple, pour une industrie lançant une nouvelle ligne de production, la cartographie permet de déterminer instantanément si l'expertise nécessaire, qu'il s'agisse d’ingénieurs ou d’opérateurs métiers, est déjà présente dans les effectifs.

L’avis d’expert Empowill 💡 : une cartographie réussie commence par des fiches de postes claires et standardisées, sans doublons. C’est la base indispensable pour obtenir une vision claire de votre organisation.

La cartographie des compétences sert de référentiel pour transformer l’évaluation des compétences en un levier de croissance. Elle permet l’identification des écarts de compétences ou compétences manquantes en confrontant les compétences actuelles aux besoins futurs, la dynamisation de la mobilité interne en mettant en lumière des compétences parfois sous-exploitées et l’alignement stratégique avec les objectifs business de l’entreprise.

Le référentiel de compétences

Le référentiel de compétences est un document normatif qui répertorie, classifie et définit de manière exhaustive les compétences (savoirs, savoir-faire, savoir-être) requises pour chaque métier ou poste de l'organisation. Contrairement à la cartographie, qui s'adapte aux évolutions des ressources en place, le référentiel est un outil fixe et structurant.

Dans le cadre de l’évaluation des compétences (entretiens annuels, entretiens professionnels ou revues de personnel), le référentiel joue un rôle de garant :

1. Objectiver la performance : En définissant des critères de succès précis et identiques pour un même poste, il élimine la subjectivité du manager. L’évaluation ne repose plus sur un ressenti, mais sur une confrontation factuelle entre les attendus du référentiel et la réalité du terrain.
2. Harmoniser les attentes : Il permet au collaborateur de comprendre exactement ce qui est attendu de lui. Cette transparence est un levier puissant d'engagement et de confiance, car elle clarifie les règles du jeu en matière de performance.
3. Identifier les besoins de développement : C’est lors de l’évaluation, en mesurant l’écart entre le profil réel du salarié et le profil cible défini par le référentiel, que les besoins en formation émergent avec le plus de pertinence.
4. Soutenir la GEPP : Bien que distinct de la cartographie, le référentiel en est le socle. Sans un référentiel bien défini, la cartographie perd de sa précision car elle manquerait d'unités de mesure communes pour évaluer les « gaps » de compétences.

La matrice de polycompétences 

Il s’agit là d’un outil visuel qui croise les collaborateurs d'une équipe ou d’un département donné avec les compétences ou les postes de travail requis pour un service.

La matrice de polycompétences est un outil micro-opérationnel qui indique précisément « qui sait faire quoi » et à quel niveau de maîtrise (apprenti, autonome, expert, tuteur). C'est un outil vivant, utilisé quotidiennement par les managers de proximité pour assurer la continuité de l'activité.

Cette table permet aussi d’évaluer des besoins en formations en présence de compétences pénuriques. C’est un outil clé dans des métiers qui requièrent une grande polyvalence, comme la logistique, l’industrie ou encore le BTP.

Logiciels spécialisés dans la gestion des compétences et la GEPP

Les logiciels RH spécialisés dans la gestion des compétences permettent de centraliser, automatiser et analyser l'ensemble des données liées aux compétences et nécessaires à leur évaluation.

Ces derniers sont alimentés automatiquement par les datas issues des entretiens annuels ou professionnels.

Il ne s'agit pas d'un simple outil de stockage, mais d'un écosystème qui interconnecte les référentiels de métiers, les évaluations individuelles et les plans de développement.

Contrairement aux outils manuels, un logiciel GEPP offre une donnée vivante et consolidée en temps réel. Il permet de digitaliser le triptyque : Référentiels - Cartographie  Matrice de polycompétences.

L'intégration d'un logiciel dédié transforme radicalement le processus d'évaluation des compétences, le rendant plus fluide et stratégique :

1. Fiabilisation et standardisation des évaluations en garantissant que chaque manager utilise le même référentiel de compétences lors des entretiens. Les biais de notation sont réduits grâce à des échelles de notation uniformisées, assurant une équité de traitement sur l'ensemble du périmètre de l'entreprise.
2. Faciliter la vision macro des compétences à travers la consolidation des résultats d’évaluations, qui viennent enrichir la cartographie des compétences globale de manière automatisée. Pour vous RH, cela met le doigt sur de potentiels déficits de compétences par service ou par site, en évitant les traitements de données manuels.
3. Reporting et pilotage stratégique (Data RH) : un logiciel GEPP vous aide à répondre à des questions critiques : « Quelles compétences perdrons-nous dans 3 ans avec les départs à la retraite ? » ou « Sommes-nous prêts pour la transformation digitale de notre secteur ? ».

Certains logiciels GEPP comme Empowill permettent un lien direct entre l'évaluation et l’action, en liant la gestion des compétences au pilotage des plans de formations. Ainsi, si un écart est observé entre le niveau d'un collaborateur et les attentes du poste, les besoins de formation ou des étapes de mobilité interne, facilitant ainsi la co-construction du plan de développement des compétences.

Comment choisir son outil d’évaluation des compétences ?

Le choix d’un outil ne doit pas se limiter à la simple collecte de données. Il doit avant tout offrir une vision claire des attentes liées à chaque poste, tant pour la direction RH que pour les managers et les collaborateurs eux-mêmes. 

L'objectif est de privilégier une solution qui donne du sens et de la visibilité aux parcours professionnels

Pour faire le bon choix, trois dimensions sont à analyser : 

• La taille et la structure de l’entreprise : Si un tableur Excel peut suffire aux petites structures, cette méthode devient trop complexe dès que l’organisation dépasse les 100 collaborateurs. Pour les PME, les ETI ou les entreprises multi sites, un logiciel spécialisé en GEPP est indispensable pour garantir l’efficacité de la gestion des talents.
• Le profil des collaborateurs : L’outil doit s’adapter à la réalité quotidienne de vos équipes. Pour les populations "terrain", il est crucial de privilégier des solutions mobile-friendly ou accessibles sur tablette. Cela est d'autant plus vrai pour les salariés ne disposant pas d'un poste informatique fixe ou d'une adresse email professionnelle. En somme, le processus doit s'adapter aux contraintes opérationnelles (horaires décalés, pression de production) et non l'inverse.
  
  
• La complémentarité avec votre stack RH : Un logiciel spécialisé doit pouvoir s'interfacer avec votre SIRH ou votre logiciel de paie. Pour être pertinent, l’outil d’évaluation doit se baser sur des données unifiées remontant automatiquement de votre "core data". Enfin, assurez-vous qu'il communique avec votre solution de gestion des formations, sans quoi vous ne pourrez pas transformer vos évaluations en leviers d'action concrets.

Le critère indispensable pour choisir un outil d’évaluation des compétences

Votre logiciel GEPP doit garantir la sécurité des données traitées. Une simple affirmation ne suffit lorsqu’il s’agit de données sensibles comme les données RH. Assurez-vous donc que votre outil bénéficie de certifications reconnues, comme l’ISO 27001, qui est la référence en la matière.

Empowill : l’outil d’évaluation des compétences de référence pour les populations terrain

Le logiciel Empowill avec ses modules de gestion des compétences, de la formation et des entretiens, permet une remontée de centraliser et structurer vos processus de gestion des compétences, tout en garantissant une exploitation optimale de la donnée RH.

La plateforme propose des fonctionnalités clés pour le pilotage opérationnel :

• Suivi des habilitations : Elle automatise les rappels pour les renouvellements de CACES ou SST, évitant ainsi toute rupture de conformité.
• Pilotage du plan de développement des compétences : Elle transforme les besoins identifiés lors des entretiens en actions de formation concrètes.
• Accessibilité et autonomie : Idéale pour les PME et ETI avec des populations terrain, son interface intuitive permet aux RH, managers et collaborateurs de s'approprier l'outil en toute autonomie.

En simplifiant un exercice souvent perçu comme une contrainte, l'outil devient un vecteur d’engagement pour les managers et les salariés.

Le petit plus "terrain" : Grâce à des liens d'auto-connexion, Empowill permet aux collaborateurs sans adresse email professionnelle d'accéder à leurs entretiens directement sur mobile.