5 min
Cahier des charges pour choisir votre logiciel de gestion de carrière
Avez-vous pensé à tout pour choisir votre outil de gestion des carrières ? Découvrez les critères essentiels à prendre en compte, des fonctionnalités fondamentales aux options avancées, en passant par l'adéquation à vos besoins relatifs à votre domaine d'activité.
À retenir :
Vous utilisez des briques logicielles RH externes à votre logiciel de paie ? Parlons d’une situation que vous avez déjà rencontré au moins une fois au cours de votre carrière.
Admettons que votre collaborateur change d'établissement. L'information est saisie dans votre logiciel de paie le jour même.
Problème, trois semaines plus tard, sa fiche dans votre outil de gestion de carrière affiche encore l'ancien site, et c'est un manager qui s'en aperçoit en préparant une campagne d'entretiens. Vous corrigez à la main.
Ce n'est pas un bug, c'est l'absence de connexion entre les deux systèmes.
C'est précisément pour solutionner ce genre de situation que le logiciel de gestion de carrière Empowill s'interface techniquement avec un logiciel de paie et les SIRH les plus reconnus sur le marché.
Ce que coûte vraiment la ressaisie
C'est une conviction qu'on porte chez Empowill, et elle dépasse le seul sujet de la paie : les équipes RH passent en moyenne près de 6 heures par semaine sur des tâches administratives manuelles : de la saisie, des vérifications, des corrections, souvent sur des informations qui existent déjà ailleurs dans le système d'information. La ressaisie entre le logiciel de paie et l'outil RH en fait partie, et elle pèse double.
D'abord en temps : remettre à jour à la main un établissement, un poste ou une date de contrat dans deux outils distincts, à chaque mouvement de collaborateur, sur des effectifs de plusieurs centaines de personnes.
Ensuite en fiabilité : chaque ressaisie manuelle est une occasion pour une donnée de diverger entre les deux systèmes (une date mal recopiée, une mise à jour faite côté paie mais oubliée côté RH…).
Le résultat n'est pas qu'une perte de temps, c'est une perte de confiance dans les deux bases : on ne sait plus laquelle dit la vérité.
C'est exactement ce que résout une connexion entre votre logiciel de paie et votre outil de gestion de carrière : moins de temps passé à corriger, et des données enfin cohérentes entre les deux systèmes ; donc la sérénité de piloter ses entretiens, ses compétences ou sa people review sur une base que l'on n'a pas à revérifier sans cesse avant chaque usage.
Pourquoi la question se pose dès qu'on connecte deux systèmes RH ?
Le logiciel de paie reste, dans la quasi-totalité des organisations, la source de vérité pour les données d'identité et de contrat : matricule, établissement, type de contrat, date d'entrée, poste occupé. Quel que soit votre logiciel de gestion de carrière, vous avez besoin de ces données pour fonctionner correctement, cibler une campagne d'entretiens par établissement, aligner une fiche de poste sur l'organigramme réel, déclencher une alerte d'échéance liée à l'ancienneté.
Sans connexion entre les deux, il reste deux options : la ressaisie manuelle régulière, ou le décalage progressif entre ce que dit la paie et ce qu'affiche l'outil RH. Aucune des deux n'est satisfaisante passé un certain effectif, et c'est pour ça que la question de l'interfaçage devient structurante dès qu'on dépasse quelques centaines de collaborateurs ou plusieurs sites.
Ce qu'Empowill fait, et ce qu'il ne fait pas
Empowill ne traite pas la paie. Bulletins de salaire, déclarations sociales, virements : tout ça reste dans votre outil de paie. Empowill se positionne en complément sur le parcours collaborateur : entretiens, compétences et GEPP, plan de formation, people review.
Empowill ne cherche pas à dupliquer ce que fait déjà votre core RH, mais à vous proposer des solutions métiers efficaces et fonctionnelles.
L'interfaçage API ou SFTP sert exactement à ça : faire vivre cette complémentarité sans que les deux outils ne se chevauchent ni ne se contredisent.
Comment se fait, concrètement, la connexion entre votre paie et Empowill ?
Trois méthodes coexistent. Le choix dépend essentiellement de ce que propose votre éditeur de paie, pas d'une préférence d'Empowill pour l'une ou l'autre.
Méthode | Quand l'utiliser ? | Qui l'active ? |
Connecteur marketplace dédié | Votre éditeur paie propose un connecteur Empowill prêt à l'emploi | Empowill, avec le contact technique côté éditeur |
SFTP automatisé | Pas de connecteur natif, mais un échange de fichiers possible | Empowill, lors du déploiement |
Import/export Excel | Connexion technique impossible ou non prioritaire à ce stade | Votre équipe RH, en autonomie |
Le connecteur marketplace, quand votre éditeur en propose un
Certains éditeurs paie maintiennent une marketplace de connecteurs prêts à l'emploi. C'est le cas de Lucca, qui référence un connecteur Empowill. Silae est également compatible avec Empowill
Les données synchronisées via ce connecteur sont précises et limitées à l'identité et au contrat (matricule, nom, prénom, e-mail professionnel et personnel, établissement, département, intitulé de poste, etc.). Le flux va de la paie vers Empowill : c'est la paie qui reste la source de vérité, Empowill se met à jour en miroir.
Le SFTP automatisé, en l'absence de connecteur dédié
Pour les éditeurs sans connecteur marketplace, Empowill propose une mise à jour automatique des données via SFTP.
Le principe : un dépôt de fichier planifié et récurrent, qui actualise la base collaborateurs sans intervention manuelle répétée de la RH.
Quelles données circulent, et dans quel sens ?
Le sens du flux mérite d'être clair, parce que c'est souvent là que se logent les attentes mal calibrées côté DSI ou côté client. Pour les données d'identité et de contrat, le flux est à sens unique : de la paie vers Empowill. Une correction se fait dans la paie, jamais dans Empowill, puis elle se propage.
Au-delà de l'identité, certaines données paie alimentent des usages précis plutôt qu'une synchronisation continue de tout le salaire : dans le plan de formation, la valorisation salariale du budget est calculée à partir des données de paie importées, ce qui donne un coût réel plutôt qu'une estimation forfaitaire. C'est un usage ciblé, pas une réplication permanente des bulletins.
Autre point souvent sous-estimé : quand un collaborateur quitte l'entreprise, son historique reste stocké dans Empowill (entretiens, compétences évaluées, formations suivies) même si son dossier est clos côté paie. C'est ce qui permet de présenter, plusieurs années après, un dossier collaborateur consolidé lors d'un contrôle URSSAF ou d'une inspection.
Ce que ça change concrètement pour vos équipes
Les bénéfices sont bien concrets : plus de double saisie quand un collaborateur change de poste ou de site.
Une campagne d'entretiens peut être ciblée par établissement ou par département en confiance, sans vérification manuelle préalable. Et le dossier collaborateur consolidé reste fiable parce que sa base d'identité l'est aussi.
C'est ce qu'on entend par sérénité : ne plus se demander, avant de lancer une campagne ou de présenter un bilan en comité, si la donnée affichée correspond encore à la réalité côté paie. Le temps gagné sur la ressaisie compte, mais c'est la qualité retrouvée des données qui change vraiment la façon de travailler.
Sécurité et conformité : ce qui rassure votre DSI
Sur le plan technique, plusieurs points de sécurité exigés par Empowill structurent la confiance :
- Certification ISO 27001 : la certification qui garantit le plus haut niveau de sécurité possible pour vos données. Elle porte sur l'ensemble du système de management de la sécurité de l'information, pas seulement sur l'hébergement : gestion des accès, formation des équipes, procédures de réponse aux incidents.
- Conformité RGPD : plus d’une vingtaine de groupes de permissions personnalisables permettent de définir précisément qui accède à quelle donnée, et pour quel usage.
- Hébergement en France : il s'accompagne d'une base de données chiffrée et de sauvegardes gérées en parallèle de l'hébergement principal.
Qui s'occupe de la mise en place ?
La configuration n'est pas une option qu'on active seul. Le connecteur marketplace, comme le SFTP, est mis en place par vos équipes Empowill en lien direct avec le contact technique côté éditeur de paie. La reprise initiale des données est, elle aussi, généralement prise en charge par les équipes Empowill au démarrage du projet, quel que soit le mode de mise à jour retenu par la suite.
Questions fréquentes
Empowill remplace-t-il mon logiciel de paie ?
Non. Empowill ne traite ni les bulletins de salaire ni les déclarations sociales. Il se connecte à votre outil de paie pour récupérer les données collaborateur nécessaires au pilotage des entretiens, des compétences, de la formation et de la people review.
Quels logiciels de paie sont compatibles avec Empowill ?
Empowill s'interface avec les principaux éditeurs du marché, notamment Silae, Lucca et bien d’autres. Le mode de connexion dépend de ce que propose chaque éditeur.
Les salaires sont-ils synchronisés automatiquement ?
Pas systématiquement. Les connecteurs se concentrent sur les données d'identité et de contrat. Quand une donnée salariale est nécessaire à un usage précis, comme la valorisation budgétaire d'une formation, elle est récupérée dans ce cadre ciblé plutôt que synchronisée en continu.
Que se passe-t-il si mon logiciel de paie n'a pas de connecteur dédié ?
Une mise à jour automatisée par SFTP peut être mise en place en option. Si ce n'est techniquement pas envisageable, l'import/export Excel reste une solution de repli pour garder votre base à jour.
