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« Empowill un outil que je conseillerais [...]. On est bien accompagné, c'est très plaisant d'avoir toujours un interlocuteur à l'écoute. L'outil est fluide, l’entreprise à taille humaine, et quand on fait des remontées, nous avons l'impression qu'elles sont vraiment prises en compte. C’est cette souplesse que je soulignerai chez Empowill. »
Chez Gautier Fret Solutions (GFS), les équipes RH doivent jongler avec des métiers en tension nécessitant de forts besoins de recrutement, et une population de conducteurs routiers très mobiles, sur la route toute la journée. Avec des process initiaux entièrement au format papier et des suivis sur Excel, l'entreprise souhaitait moderniser sa gestion pour l'adapter à ses contraintes.
Justine Berthelin, Responsable du Développement RH chez Gautier Fret Solutions, revient sur la manière dont Empowill leur a permis de digitaliser leurs campagnes d'entretiens, de fluidifier le recueil des besoins en formation et de sécuriser le suivi de leurs nombreuses habilitations obligatoires.
Les enjeux de digitalisation RH chez Gautier Fret Solutions : une organisation multi-sites et des collaborateurs itinérants.
Quelles sont les spécificités des populations dont vous assurez la gestion ?
« Gautier Fret Solutions (GFS) compte 480 collaborateurs répartis sur 8 sites. La majorité des postes sont opérationnels : environ la moitié des effectifs est composée de conducteurs routiers, et un tiers travaille sur les quais. Les autres collaborateurs occupent principalement des fonctions d’exploitation ou des fonctions supports.
Par exemple, nos conducteurs passent la majeure partie de leur journée sur la route et ne disposent pas d’ordinateur. Plus largement, la majorité de nos collaborateurs ne possède pas d’adresse e-mail professionnelle.
Par ailleurs, nos métiers, pour la plupart en tension, nécessitent le suivi régulier de formations obligatoires, indispensables au bon fonctionnement de notre activité. »
Dans quel contexte avez-vous découvert Empowill ?
« Dans notre contexte multi-site, nous avions besoin d’outils permettant d’automatiser la gestion RH et de fluidifier nos processus.
Avant l’arrivée d’Empowill, les entretiens annuels étaient gérés sur papier et la formation sur Excel. La gestion des campagnes était particulièrement chronophage, en raison des nombreuses relances et des saisies manuelles. Par ailleurs, la trame d’entretien se limitait aux exigences réglementaires de l’entretien professionnel, et la plupart des collaborateurs ne préparaient pas leur entretien en amont, faute d’outils adaptés.
Nous souhaitions donc moderniser ce processus et permettre à chacun d’accéder facilement à son entretien afin de le préparer préalablement. L’objectif était également de donner aux managers une meilleure visibilité sur l’avancement des campagnes d’entretien au sein de leurs équipes.
Lors de notre benchmark, notre priorité était de choisir un outil simple d’utilisation, adapté à des populations parfois éloignées des usages informatiques.»
À quels besoins spécifiques répondez-vous avec Empowill aujourd'hui ?
Centraliser les entretiens pour pouvoir instaurer un véritable entretien annuel d'évaluation
« Pour nous, le logiciel Empowill représente un gain de temps important notamment grâce à la centralisation de l’ensemble de nos suivis sur un seul et même outil. Nous pouvons gérer les relances et suivre l’avancement des campagnes d’entretien directement depuis la plateforme.
Depuis sa mise en place, nous avons également structuré un véritable entretien annuel d’évaluation, intégrant l’analyse des compétences, qu’elles soient techniques (hard skills) ou comportementales (soft skills). Ce format plus complet permet de renforcer la qualité des échanges lors de ce temps fort annuel.»
Automatiser le plan de formation
« Le recueil des besoins en formation est réalisé une fois par an avec nos directeurs. La mise en place d’entretiens structurés permet désormais de faire remonter de manière spontanée et automatisée une grande partie des besoins directement dans Empowill.
Il ne nous reste ensuite qu’à compléter avec les demandes qui n’auraient pas été exprimées lors des entretiens. Cela représente un réel gain de temps, notamment grâce à la possibilité de passer en un clic du recueil des besoins au plan de formation. »
Intégrer un catalogue de formation à l’outil pour limiter les ressaisies inutiles
« Nous avons intégré l’ensemble des formations de notre catalogue dans Empowill, qu’elles soient internes ou externes. Les coûts et les durées sont déjà paramétrés dans l’outil, ce qui limite fortement les ressaisies. »
Simplifier le suivi des habilitations et des formations
« Nous avons de nombreuses habilitations obligatoires nécessaires à l’exercice de nos métiers. L’outil nous permet d’en assurer un suivi précis : dès qu’une formation est réalisée, l’habilitation est automatiquement mise à jour.
Par ailleurs, nos trois formateurs internes, dédiés aux populations opérationnelles, utilisent Empowill pour piloter les accompagnements qu’ils réalisent. Ils sont également en charge de délivrer les autorisations de conduite des engins de manutention.
Auparavant, ces tâches étaient gérées sur Excel, avec la création manuelle de supports, ce qui était particulièrement chronophage. Aujourd’hui, ils s’appuient sur l’onglet « Certifications » d’Empowill pour suivre les accompagnements : en un clic, ils peuvent générer une autorisation de conduite et la soumettre à signature. Le gain de temps est significatif, et leur retour est très positif.
Ils interviennent également sur des formations non obligatoires (éco-conduite, manœuvres, etc.) et réalisent des accompagnements tous les deux ans. Empowill leur permet d’ajouter des pièces jointes et de suivre l’ensemble de l’historique des formations de chaque collaborateur, ce qui constitue, là encore, un véritable gain de temps. »
L'adoption d'Empowill
Un cadre pour restructurer et sécuriser les process
« Nous avions déjà des process en place pour suivre nos habilitations, mais Empowill nous a permis de sécuriser le suivi de nos certifications et de les fluidifier.
Le passage sur Empowill a aussi été le déclencheur d’un travail en interne sur nos compétences. Nous avons réuni plusieurs groupes de travail pour remettre à plat l’ensemble de nos compétences (soft skills, hard skills…), qui ont ensuite été paramétrées dans l’outil. »
Comment s'est passée la prise en main de l’outil ?
« La prise en main par les équipes RH, mais aussi par les managers et les collaborateurs y compris ceux peu à l’aise avec les outils informatiques s’est révélée particulièrement intuitive.
L’un des points les plus appréciés réside dans la simplicité d’accès : en un clic, sans nécessité de connexion, de mot de passe ou de création de compte. Pour les collaborateurs ne disposant pas d’adresse e-mail professionnelle, c’est un véritable atout qui permet d’éviter les problématiques liées aux identifiants.
Par ailleurs, des formations ont été mises en place à destination des managers, contribuant à faciliter encore davantage la prise en main de l’outil.»
Quels sont selon vous les points forts d'Empowill ?
- L'intuitivité et le gain de temps
« La prise en main par l’équipe RH a été particulièrement intuitive. Sur l’année, l’outil nous permet de gagner en moyenne environ 3 heures par semaine » - La fluidité des process
« Empowill nous a permis de gagner en fluidité et en efficacité, notamment dans le suivi du plan de formation et des certifications obligatoires » - L'accompagnement et l'écoute
« Le déploiement s'est bien déroulé, le timing a été respecté et nous avons été bien suivis. Les équipes sont réactives. Il y a des idées d'amélioration qui sont vraiment prises en compte et mises en place, on sent une vraie écoute. »
Si vous rencontrez des défis similaires en matière de gestion des entretiens et de gestion des formations obligatoires/habilitations, n'hésitez pas à prendre rendez-vous avec l'un de nos experts pour découvrir Empowill.
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