Comment l'équipe RH de Décathlon Réunion a dit adieu à Excel pour améliorer le parcours de ses 250 collaborateurs.Comment l'équipe RH de Décathlon Réunion a dit adieu à Excel pour améliorer le parcours de ses 250 collaborateurs.

Le défi logistique du multisite pour une équipe RH de 4 personnes

“Le gain de temps est indéniable, il n’y a pas photo. C’est un outil tellement simple que même sans formation, on sait se débrouiller.”

À la tête d'une équipe de quatre personnes, Aurélie Payet Maillot, Responsable RH, gère le quotidien de trois magasins Décathlon (Saint-Pierre, Saint-Denis et Sainte-Suzanne). Accompagnée d’Indira Comorassamy, Chargée de développement RH qui s'occupe principalement du recrutement, de l'intégration et de la formation pour les trois magasins de La Réunion, elles nous ont raconté comment l'adoption d'Empowill leur a permis de surmonter le défi logistique du multisite, en simplifiant la gestion de leurs campagnes d'entretiens et le suivi des compétences de leurs collaborateurs.

Du format papier au manque de visibilité : les limites de l'ancienne gestion

L’ancienne méthode de gestion des entretiens et du parcours des collaborateurs reposait uniquement sur des fichiers Word et Excel. Avec près de 230 collaborateurs à accompagner sur 3 magasins et une croissance rapide de l’entreprise,cette méthode est vite devenue un point de blocage majeur. 

La dématérialisation et l'archivage des données sont alors apparus comme des priorités absolues pour le service.

En effet, la gestion manuelle des tâches (entretiens, formations, signatures physiques, scans et archivage) rendait le suivi complexe et fastidieux. Le format papier montrait surtout ses limites dès qu'un collaborateur changeait de poste ou quittait l'entreprise, un risque également accentué par la distance géographique entre les 3 sites dès lors que les documents devaient transiter. La traçabilité des données n'était pas garantie ce qui impactait les démarches RH. 

« Avant, on récupérait les dossiers et on les scannait. Étant donné que nous sommes multisites, il suffisait d'un départ pour qu'on ne trouve plus le dossier physique. Là, tout est centralisé, on sait que c'est dans l'outil et c'est une vraie plus-value. C'est plus facilitant pour la partie RH de tout avoir au même endroit. »

Le choix de l'ergonomie, de l'autonomie et de la connexion paie

Pour trouver la solution idéale adaptée aux besoins de Décathlon Réunion, l'équipe a dans un premier temps entamé ses recherches sur internet avant de se tourner vers un partenaire de confiance. Indira a contacté Jean-Luc Teil de chez SRA Réunion, un expert spécialisé dans les solutions de gestion et partenaire d'Empowill sur l'île. 

Après avoir étudié plusieurs solutions du marché et assisté à quatre démonstrations de concurrents, le choix de Décathlon Réunion s'est arrêté sur Empowill.

Trois critères majeurs ont fait pencher la balance : l'ergonomie, la simplicité d'utilisation pour le terrain, et la compatibilité technique avec leur logiciel de paie Cegedim. 

De plus, pour l’équipe RH, l’autonomie était un prérequis indispensable. Comme l'explique Aurélie, l'objectif était d'avoir « vraiment la main pour quasiment tout faire et ne pas être obligée de demander systématiquement de l’aide à quelqu'un. »

Une centralisation des données et un outil adopté par les managers

Un déploiement intuitif et une extension demandée par le terrain

La transition vers un nouveau logiciel RH suscite parfois des appréhensions, mais chez Décathlon Réunion, le déploiement a été particulièrement rapide et fluide. Grâce à un accompagnement sur-mesure et des webinaires adaptés, les équipes se sont appropriées la plateforme immédiatement, évitant ainsi l'effet « usine à gaz » tant redouté.

« C'est un outil où, même si tu n'es pas formé, tu sauras te débrouiller. Tu n'as pas besoin d'une formation de trois heures pour apprendre à l'utiliser. »

Si le taux de complétion des campagnes était déjà bon auparavant en raison de leur caractère obligatoire, l'outil a profondément transformé l'expérience vécue sur le terrain, apportant plus de plaisir, de facilité et de fluidité lors des échanges.

Cette forte adhésion a d'ailleurs poussé les managers à demander eux-mêmes le recours à  la solution Empowill lors de leurs rituels managériaux plus réguliers. 

Initialement déployée pour les entretiens d'évaluation et professionnel, la plateforme accueille désormais les entretiens individuels mensuels et bimensuels. 

Une évolution des processus RH qui offre aux managers une autonomie totale au quotidien, avec la satisfaction de pouvoir tout modifier eux-mêmes.

Un pilotage RH basé sur la donnée réelle et le suivi de formation

Pour l’équipe RH, la centralisation sur une plateforme unique a radicalement transformé la méthode de travail. Auparavant, le suivi des campagnes d'entretiens reposait essentiellement sur du déclaratif et des échanges informels. 

Grâce aux tableaux de bord visuels et à la remontée automatique des indicateurs clés, la direction RH dispose désormais d'une visibilité en temps réel, offrant un pilotage beaucoup plus fiable et rigoureux pour animer les campagnes auprès des managers.

« Avant, notre suivi de campagnes se basait  sur du déclaratif. Un manager pouvait me dire "Oui, 80 % de mon équipe est passée". Sauf qu'aujourd'hui, je regarde l'outil et je peux lui dire "Non, ce n'est pas tout à fait ça". Cela nous permet un meilleur suivi. »

Cette logique de centralisation et de sécurisation des données s’applique également à la gestion des compétences et de la formation. Dans une démarche structurée, l’équipe a opté pour un déploiement progressif.

La première étape a consisté à intégrer le référentiel en rattachant les compétences et les savoir-faire directement aux fiches métiers de l'enseigne. 

En parallèle, le module formation, piloté par Indira, monte lui aussi en puissance. Après une première année centrée sur la prise en main et l'archivage des données pour gagner du temps, le service RH passe à la vitesse supérieure. L'outil devient un levier opérationnel : l'envoi des convocations se fait désormais directement depuis la plateforme, et l'ensemble des documents administratifs nécessaires y sont regroupés, rendant le suivi global beaucoup plus riche et complet.

Les bénéfices d’une solution comme Empowill

Un gain de temps indéniable et une totale confiance en l'avenir

S'il est difficile de chiffrer précisément le nombre d'heures économisées chaque semaine, l'impact d'Empowill sur le quotidien de l'équipe RH est concret. Le bénéfice se ressent aussi bien dans la gestion courante que lors des temps forts de l'année. La préparation et la diffusion des trames, le suivi des relances, ou encore l'archivage des entretiens sont désormais automatisés.

Cette sérénité retrouvée permet à l'équipe d'aborder l'avenir avec sérénité. Interrogée sur sa capacité à gérer les futures réformes de l'entretien professionnel grâce à l'outil, Aurélie affiche une note de confiance de 8/10, attendant simplement de voir si les rappels des échéances se feront de manière automatisée ou via un paramétrage manuel.

« C'est sûr qu'on gagne du temps au quotidien et lors des campagnes d'entretien. Tout est centralisé, on sait que c'est dans l'outil et c'est une vraie plus-value pour l'archivage et le suivi. »

Une écoute produit et un support réactif, même à des milliers de kilomètres
Au-delà des fonctionnalités de la plateforme, c'est la qualité de la relation humaine avec les équipes d'Empowill, basées à Paris, qui fait la différence. 

De la fluidité des premiers échanges avec l’équipe commerciale à l'accompagnement au long cours avec leur responsable de compte dédiée, la distance géographique avec la métropole n'a jamais été un frein.

L'équipe RH a particulièrement apprécié l'écoute active des équipes techniques. Lors du lancement, les utilisateurs terrain avaient exprimé le besoin de pouvoir personnaliser leurs textes (écrire en gras, souligner) ou d'ajouter des pièces jointes et des photos. Une demande entendue et intégrée dans les mises à jour de l'outil un an plus tard.

« Je n'ai pas de points négatifs à remonter sur l'outil, et c'est rare parce qu'on est assez exigeantes ! Quand c'est fluide, il faut le reconnaître. Il faut dire aux gens de ne pas avoir peur, qu'ils testent. Même si nous sommes à La Réunion et qu'il n'y a pas d'antenne locale, les équipes support restent hyper réactives. C'est hyper précieux. »

Si vous rencontrez des défis similaires, n'hésitez pas à prendre rendez-vous avec l'un de nos experts pour découvrir Empowill.