Le logiciel de gestion des entretiens qui réconcilie conformité et engagement

En moyenne, le déploiement d'un logiciel de gestion des entretiens prend 3 mois. Peu de données sont nécessaires au lancement de l'application, nous reprenons intégralement les données essentielles et vous donnons accès à des trames d'entretiens préconstruites (les vôtres, ou des modèles issus de notre bibliothèque)

Tous les échanges n'ont pas la même valeur juridique ni la même finalité. Un outil qui ne gère qu'un seul type d'entretien vous obligera à tenir le reste dans un tableur, perdant ainsi tout le bénéfice d'un logiciel de gestion des entretiens.

Regrouper les différents types d'entretiens ci-dessous dans un même outil évite ce morcellement et rend vos échéances visibles au même endroit.

L'entretien de parcours professionnel (à 1-4-8 ans)

L'entretien de parcours professionnel porte sur les perspectives d'évolution, les qualifications et l'emploi. Il ne traite pas de l'évaluation de la performance, la confusion entre les deux reste la première source de contentieux. Le bilan récapitulatif intervient à 8 ans : vous devez y démontrer que le salarié a bien eu ses entretiens et qu'il a suivi au moins une action de formation non obligatoire.

L'entretien annuel d'évaluation

Celui-ci se concentre sur l'atteinte des objectifs et la fixation de nouveaux buts. Il n'a pas de caractère légal obligatoire, mais il structure le pilotage de la performance et alimente les décisions de rémunération et de mobilité.

L'entretien de mi-carrière et l'entretien de fin de carrière

Le premier fait le point sur l'adéquation entre le poste et l'état de santé du salarié, le second accompagne la transition vers la retraite. Ce sont des échéances individuelles, déclenchées par l'âge et pas par le calendrier de campagne : sans alerte automatisée, elles passent inaperçues.

Les points intermédiaires et le feedback 360

Lorsque votre organisation s'y prête, les points semestriels ou trimestriels ajustent les objectifs en cours de route et désamorcent les tensions avant qu'elles ne s'installent. Ajoutez-y l'intégration, le départ et le suivi de la charge de travail au forfait jours.

Oui. Ils reçoivent un lien sécurisé d'auto-connexion qui ouvre directement leur support d'entretien, sans identifiant ni mot de passe à retenir. C'est la réponse apportée aux effectifs terrain du BTP, de l'industrie, de la logistique et de la restauration, où une large part des salariés n'a pas de poste de travail.

Des modèles peuvent vous être fournis pour les entretiens de parcours professionnel, les entretiens annuels ou encore les bilans. Vous pouvez les utilisez tels quels ou les adapter à votre convention collective et à vos métiers en personnalisant le format des questions, les grilles d'évaluation des compétences, les caractères obligatoires, langues etc. Le logiciel s'adapte aux besoins de votre entreprises. Vous créez autant de trames que vous le souhaitez.
Nos équipes peuvent aussi implémenter vos trames pour vous fournir une solution clé en main.

Oui, les effectifs et les mouvements se synchronisent avec votre SIRH pour éviter la double saisie.

Oui. Une campagne d'entretiens annuels et une campagne d'entretiens de parcours professionnel peuvent tourner en parallèle, sur des populations différentes ou sur les mêmes. Chaque campagne garde son calendrier, ses relances et son tableau de suivi.

Oui, Empowill se charge de relancer les parties prenantes à l’entretien pour la complétion du support en amont. Par exemple : les collaborateurs reçoivent une notification pour compléter le support d’entretien et une relance avant la date de rendez-vous.

Le manager reçoit également une notification et une relance pour remplir sa partie du support.Les notifications de rappels peuvent être automatiques ou paramétrées manuellement.

Ils sont datés et conservés dans la plateforme, accessibles aux seules personnes habilitées. Cette trace est ce qui vous est demandé lors d'un contrôle ou d'un litige, en particulier pour le bilan récapitulatif à 8 ans.

Empowill gère parfaitement le multilingue pour la gestion des entretiens. Les équipes RH d'entreprises internationales peuvent rédiger les questions, les intitulés de compétences ou encore le module de fixation d’objectifs dans la langue qu'elles le souhaitent. Notre outil est conçu pour cet usage.

Une campagne se joue autant avant et après l'échange que pendant. Empowill permet la gestion des entretiens de bout en bout, en voici les étapes.

Préparer la campagne et diffuser la trame

La trame assure le respect de l'équité de traitement entre les collaborateurs et garantit qu'aucun sujet ne passe à la trappe. Adaptez le questionnaire selon l'objectif : on ne pose pas les mêmes questions pour un entretien de parcours professionnel que pour un entretien annuel. La diffusion, elle, est automatique : dès le lancement de la campagne, chaque collaborateur et son manager reçoivent une notification avec un accès direct au formulaire, en amont de la rencontre. Chacun a le temps de mûrir sa réflexion avant le moment de l'échange, ce qui reste la bonne pratique la plus efficace pour éviter les entretiens expédiés en quinze minutes.

Mener l'entretien, même sans poste de travail

L'échange se remplit sur smartphone, sur tablette ou sur ordinateur, avec l'historique du collaborateur sous les yeux. Les populations terrain sans adresse e-mail professionnelle passent par un lien sécurisé d'auto-connexion, sans création de compte à gérer côté RH.

Signer électroniquement et archiver

La demande de signature part automatiquement à la fin de l'entretien. Les comptes rendus signés sont horodatés et conservés dans la plateforme, ce qui constitue la trace demandée en cas de contrôle ou de contentieux. Vous n'avez plus de PDF à ranger dans un dossier partagé, ni de version papier à scanner.

C'est aussi ce qui rend le bilan à 8 ans opposable. Le jour où vous devez démontrer qu'un collaborateur a bien eu ses entretiens et suivi une formation non obligatoire, la reconstitution à partir de fichiers épars prend des heures et laisse toujours des trous. L'archivage continu répond à la question en quelques clics.

Transformer les résultats en décisions

Les demandes de formation exprimées pendant les entretiens remontent directement dans votre recueil des besoins en formation. Les évaluations de compétences alimentent votre cartographie. C'est cette continuité qui distingue un outil de gestion des entretiens d'un simple formulaire en ligne.

Concrètement, à la clôture d'une campagne vous disposez du taux de réalisation par service, des objectifs fixés, des écarts de compétences repérés et du volume de demandes de formation par thème. Ces éléments facilitent la construction d'un plan d'action et et le rendent défendable en comité de direction, sans repasser par une phase de compilation manuelle qui prend souvent plusieurs journées.