Qu’est-ce que l’entretien annuel en entreprise ?

L'entretien annuel est un rendez-vous incontournable entre l'employeur et l'employé. Il s'agit d'une occasion privilégiée pour faire le point sur les performances, fixer de nouveaux objectifs et discuter des perspectives d'évolution. Cet entretien permet également de renforcer la communication et de clarifier les attentes de chaque partie.

Découvrez pourquoi cet entretien est essentiel pour le développement professionnel et la réussite de votre entreprise. Plongeons dans les détails de cette pratique incontournable.

L'entretien annuel d'évaluation : définition

L'entretien annuel d'évaluation est l'un des entretiens professionnels les plus réalisés au sein des entreprises. C'est un entretien essentiel dans la carrière d'un collaborateur car il s'agit d'un échange privilégié entre un manager et un membre de son équipe, qui a généralement lieu une fois par an.

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Les objectifs de l'entretien annuel

L'objectif de cet échange est d'effectuer un bilan de l'année écoulée, en mentionnant les performances du collaborateur, ainsi que de le projeter sur l'année à venir.

Les sujets abordés lors de l'entretien annuel d'évaluation sont généralement les suivants :

• C'est l'occasion d'ouvrir un dialogue honnête et transparent sur le ressenti global du salarié, son état d'esprit et son appréciation des conditions de travail (équipe, ambiance, lieu et charge de travail, relation avec son manager...)
• L'évaluation de sa performance par rapport aux objectifs qui lui ont été fixés. Le manager peut décider de fixer les objectifs de l'année suivante lors de l'entretien annuel.
• L'évaluation des compétences techniques et interpersonnelles pour faire un état des lieux de la progression du collaborateur et de ses axes d'amélioration.
• La projection du collaborateur sur son poste, notamment l'évolution de ses missions et de ses responsabilités, ses souhaits de formation professionnelle etc...

Il ne faut pas confondre entretien annuel et professionnel. La différence entre l'entretien annuel et professionnel est subtile mais ces entretiens ne servent pas les mêmes objectifs et ne sont pas tenus à la même fréquence.

L'entretien annuel est-il obligatoire ?

L'entretien annuel n'est pas obligatoire en France. Sauf si votre convention collective ou un accord collectif le stipule autrement.

Cependant, il existe des obligations pour un employeur, inscrites dans le code du travail, si celui-ci décide de conduire des entretiens annuels d'évaluation de ses collaborateurs.

Effectivement, un employeur est tenu d'informer le Comité Social et Economique (CSE) de l'entreprise qu'il souhaite mener des entretiens annuels. Le CSE pourra évaluer les modalités de l'entretien et vérifier que cette campagne n'engendre pas de stress ou de pression néfaste pour les salariés.

L'entreprise est également obligée de tenir les collaborateurs informés de la mise en place d'un entretien annuel d'évaluation et des méthodes d'évaluation utilisées. Si le collaborateur n'en est pas informé en amont, il est en droit de refuser de faire son entretien annuel.

-> Pour en savoir plus : Tout ce qu'il faut savoir sur l'entretien annuel obligatoire

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Comment préparer un entretien annuel ? 5 étapes faciles

La clé d'un entretien annuel d'évaluation réussi c'est sa préparation ! Autant du côté du manager que du côté du salarié et celui du responsable des ressources humaines.

En effet, c'est un exercice pas toujours évident et souvent porteur de stress pour les collaborateurs. La préparation permet aux parties prenantes de bien cadrer leurs messages et d'avoir un échange fluide le jour J.

Les RH ont un rôle crucial à jouer dans la préparation de ce rituel : celui de coordinateur et facilitateur afin que la campagne soit une réussite.

Voici les 5 étapes à garder en tête pour préparer un entretien annuel.

1. Préparer la trame d'entretien annuel

Vous savez que vous souhaitez mettre en place des entretiens annuels pour vos salariés.

La première étape est de vous lancer dans la confection d'une trame d'entretien annuel efficace et utile, qui sert les objectifs de cet échange.

Pour rappel, un entretien annuel d'évaluation a pour objectif de faire le bilan de l'année écoulée, d'évaluer la performance du collaborateur (objectif et compétences) et de le projeter sur l'année à venir. Il est essentiel d'inclure des questions qui vont dans ce sens.

Pour être efficace, divisez votre trame d'entretien en plusieurs parties qui répondent à ces objectifs :

• Partie 1 : Bilan de l'année
• Partie 2 : Évaluation de la performance (qui comprend l'évaluation des compétences ainsi que de l'atteinte des objectifs)
• Partie 3 : Évolution en année n+1, perspectives, solutions et objectifs

De manière générale, privilégiez des questions ouvertes pour laisser libre court à la discussion entre le manager et son salarié.

Concernant l'évaluation de la performance, privilégiez des indicateurs de performance chiffrés pour plus d'objectivité.

Le conseil d'expert d'Empowill : n'hésitez pas à faire appel à vos managers pour vous aider à construire cette trame d'entretien car ils sauront identifier une liste de questions pertinentes à poser à leurs collaborateurs. Attention à ne pas rallonger inutilement la trame, soyez sélectif et gardez en tête les objectifs de l'entretien annuel.

Nous avons rassemblé l'ensemble de nos conseils dans cet article pour construire une trame d'entretien annuel efficace.

Lire plus : Digitalisez vos trames d'entretien sur notre logiciel de gestion des entretiens Empowill.

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2. Envoyer les convocations et les relances

Pour organiser un entretien annuel dans les règles de l'art, l'entreprise a pour obligation de convoquer officiellement ses collaborateurs à cet échange, en leur stipulant clairement le but de ce rendez-vous.

Après avoir confectionné votre trame, il faut donc rédiger votre lettre de convocation à l'entretien annuel et l'envoyer par courrier ou par e-mail à chacun de vos salariés et managers.

La lettre de convocation devra contenir :

• L'objectif de l'entretien
• Le nom de l'évaluateur et de l'évalué
• Le lieu du l'entretien
• La date et l'heure

Pour vous faire gagner du temps, nous avons conçu un modèle de lettre de convocation à télécharger gratuitement. Cliquez sur la bannière ci-dessous pour l'obtenir.

Le conseil d'expert Empowill : joignez la trame de l'entretien annuel à votre convocation afin que le collaborateur et son manager puissent préparer l'échange avant la rencontre. Les deux parties seront ainsi plus à l'aise le jour J pour discuter des différents points.

Qui dit convocation à un entretien, dit relances inévitables. Pensez à envoyer des rappels à vos salariés pour qu'ils préparent ces échanges dans les temps et qu'ils soient dans les meilleures conditions le jour J.

Les outils spécialisés dans la gestion des entretiens comme Empowill peuvent vous faire gagner du temps sur toutes ces tâches administratives répétitives. Les relances sont notamment automatisées en fonction de la date d'entretien renseignée.

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3. Former les collaborateurs et les managers à l'exercice des entretiens

Sensibiliser pour préparer la campagne

L'exercice de l'entretien annuel d'évaluation n'est pas toujours facile et perçu positivement. D'ailleurs, c'est parfois une première pour certains et l'enjeu d'un tel rendez-vous n'est pas toujours bien compris.

En effet, certains sujets délicats peuvent être abordés lors de l'entretien, tels que l'augmentation de salaire, les feedbacks constructifs ou une divergence de point de vue sujet à conflit.

Adopter le bon discours et la bonne posture pour toutes les situations cela s'apprend ! Et nous encourageons fortement les professionnels RH à accompagner, à rassurer et à former les managers et les salariés pour le bon déroulement de l'entretien.

Former pour maximiser l'impact des entretiens

La mise en place de brief pour les managers avant la campagne peut par exemple aider ces derniers. C'est l'occasion pour eux de vous poser leurs questions et pour vous, RH, de clarifier vos attentes quant à leur posture, aux messages à faire passer etc...

Côté collaborateur, vous pouvez les former à l'exercice de l'auto-évaluation des compétences et des objectifs ou bien encore les conseiller quant au don de feedback envers leur supérieur.

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4. Récolter et analyser les comptes rendus d'entretien pour établir un plan d'action

Chaque entretien annuel d'évaluation doit aboutir à un compte rendu avec le bilan de tout ce qui a été dit pendant le rendez-vous. Les comptes-rendus doivent être signés pour être conformes.

Une fois tous les comptes-rendus récoltés, procédez à une analyse approfondie des remontées des collaborateurs notamment concernant la demande d'une augmentation, d'une formation, d'une mobilité ou autre. Cela vous permettra d'inclure leurs souhaits (ou non) à votre plan d'action RH global.

L'analyse des comptes rendus permet également de prendre le pouls des équipes, d'attester de leur état de santé général, d'identifier des signaux faibles de désengagement et les formations à prévoir.

Sur Empowill, vous avez accès à un dashboard analytique de toutes vos campagnes d'entretien. Vous pouvez analyser les réponses de vos salariés par question pour déceler des grandes tendances et façonner votre plan stratégique.

5. Communiquer sur les actions mises en place à la suite de l'entretien annuel

Faire des entretiens annuels un moment privilégié pour faire passer des messages

Nous entendons souvent que l'entretien annuel d'évaluation est dénué de sens. Qu'il ne sert à rien et qu'il ne s'agit que d'une formalité administrative pour être conforme au code du travail.

Si cet entretien a si mauvaise réputation, c'est qu'il est souvent peu suivi d'action RH concrètes pour répondre aux demandes de vos salariés.

Pour répondre à ce travers, nous recommandons de favoriser la transparence et vous encourageons fortement à montrer à vos salariés que vous avez bien pris en compte leurs demandes puis communiquer sur les décisions prises par votre direction et leurs raisons.

Communiquer efficacement en aval de vos campagnes d'entretiens annuels

Vous pouvez par exemple vous appuyer sur les managers pour faire le relai de ces décisions. Ou bien, dédier un mail personnalisé à chaque collaborateur avec les réponses à chacune de ses attentes.

Et surtout, si vous n'avez pas encore de réponse à apporter dans un délai court, évitez le silence radio. Informez vos collaborateurs que leur demande est effectivement bien remontée, qu'il vous faut du temps pour pouvoir la traiter et que vous reviendrez vers eux (avec une date précise c'est toujours apprécié) pour leur apporter un retour.

Au delà des demandes, si vous percevez un manque de motivation, une perte de sens au travail, un équilibre vie pro vie perso fragile ou d'autres signaux que l'environnement de travail ne satisfait pas, communiquez également sur les actions que vous mettrez en place pour améliorer la situation. De manière collective, ou de manière individuelle si les sujets sont isolés.

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Comment bien mener un entretien annuel ?

L'entretien annuel d'évaluation est souvent associé à un moment désagréable, anxiogène, où l'on risque de subir des reproches et d'effectuer des demandes qui seront refusées.

Il est important de redorer l'image de cet entretien et c'est un ensemble de critères réunis qui vous permettront de bien mener cet échange.

Un cadre calme et privé pour une évaluation sereine

Pour assurer le bon déroulement de l'entretien, il faut de préférence fournir un lieu calme, privé, confortable et chaleureux pour mettre les interlocuteurs dans les meilleures conditions.

Les parties prenantes doivent prendre leurs dispositions pour être ponctuelles et en état psychologique de mener cette discussion. Évitez par exemple de programmer l'entretien annuel le soir, après une longue journée de travail où les deux interlocuteurs seront surement menés par la fatigue.

Une posture avenante et détendue

Concernant la posture, il faut encourager une posture avenante, ouverte à la communication car finalement les managers et les collaborateurs ont le même objectif en tête : le développement du collaborateur pour servir les objectifs de l'entreprise.

Encourager l'écoute active. Ne pas se couper la parole. Donner des exemples concrets à chaque constat. Ne pas tomber dans le passif agressif. S'exprimer de manière claire et calme. Tout cela permettra à la conversation d'être fluide et constructive.

Un contenu bien préparé

La clé pour bien mener l'entretien annuel d'évaluation reste la préparation de son contenu en amont. D'où l'importance de communiquer la trame de l'entretien au moins 2 semaines avant l'échange, pour laisser le temps au salarié et à son supérieur de préparer leurs réponses. L'auto évaluation de la performance prend notamment du temps à être remplie.

Il faut également prévoir suffisamment de temps pour l'échange : au moins 1h30 à 2 heures pour traiter chaque partie correctement.

Autre information importante à retenir : encouragez vos managers à mettre en lumière ce que le salarié a réussi. L'entretien annuel d'évaluation sert aussi à célébrer les victoires, à féliciter les réussites et pas seulement à identifier les axes d'amélioration. C'est cette partie de l'entretien qui permettra aussi de le rendre plus agréable !

Enfin, il est important de conclure l'échange par un bilan de ce qui a été dit et une liste d'actions concrètes à suivre après l'entretien, notamment concernant les perspectives du salarié pour ne pas laisser l'espoir d'une évolution retomber.

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Quelles questions poser lors d'un entretien annuel ?

Voici quelques exemples de question fréquemment posées lors de l'entretien annuel :

• Quel bilan faites-vous de votre année écoulée ?
• Quelles difficultés avez-vous rencontrées cette année ? Quelles ont été vos victoires cette année ?
• Quelles compétences aimeriez-vous développer sur l'année à venir ?
• Comment jugez-vous votre équilibre vie pro vie perso ?
• Vous sentez-vous intégrez dans la vie informelle de l'entreprise ?
• Comment évaluez-vous votre relation avec votre manager ?
• Qu'est-ce qui vous freiné pour atteindre vos objectifs ? Qu'est-ce qui vous a aidé à les atteindre ?
• Comment souhaiteriez-vous que votre poste évolue sur l'année à venir ?

La trame de questions peut varier en fonction des entreprises, des métiers, du type de campagne. Il faut simplement bien aligner l'objectif de l'entretien avec la trame.

Pour avoir plus d'exemples, consultez notre article avec +20 suggestions de question d'entretien annuel.

Le conseil d'expert Empowill : ne dépassez pas 15 questions pour l'entretien annuel d'évaluation. Cela risquerait de faire perdre de vue l'objectif principal de l'échange et surtout de le faire durer trop longtemps.

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En résumé, l'entretien annuel en entreprise est un outil précieux pour le développement personnel et professionnel des employés. Il favorise une meilleure compréhension des attentes, une évaluation honnête des performances et une planification efficace des objectifs futurs. En instaurant un dialogue ouvert et constructif, cet entretien contribue à la croissance et à la réussite de l'entreprise. Le tout c'est de bien le préparer !

N'attendez plus pour mettre en place ce rendez-vous essentiel et optimiser ainsi le potentiel de vos équipes.

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