10 conseils pour bien choisir son logiciel de gestion de la formation professionnelle

Choisir un logiciel de gestion de la formation professionnelle n’est pas toujours évident. De nombreuses solutions existent sur le marché et pour bien faire son choix il convient de comprendre les différents avantages et inconvénients. Nous avons sélectionné ici une liste de 10 conseils qui vous permettront d’orienter votre choix vers le logiciel de gestion de la formation professionnelle qui répondra le mieux à vos besoins présents et futurs. 

1) Choisir un logiciel de gestion de la formation professionnelle qui s’adapte à vos besoins et non l’inverse

L’élément le plus important à garder en tête est le suivant : un logiciel de gestion RH doit s’adapter aux besoins de l’entreprise et du responsable formation, et non l’inverse. De trop nombreux outils standardisés imposent plutôt qu’ils ne proposent des processus. Le marché s’est structuré de cette manière au début des années 2000 alors que de nombreuses entreprises ne plaçaient pas la réflexion sur l’ingénierie pédagogique au centre de leurs préoccupations et acceptaient de s’équiper d’outils standardisés qui calquaient des modes opératoires standardisés. 

Cette manière de procéder est aujourd’hui révolue et une politique de formation efficace est nécessairement adaptée aux enjeux de l’entreprise, à sa culture, aux besoins de ses salariés. Un logiciel de gestion de la formation professionnelle doit donc vous permettre de mettre en musique la politique de formation que vous souhaitez et non l’inverse. 

2) La solution la plus exhaustive n’est pas toujours la plus efficace

De nombreux logiciels de gestion RH se sont développés entre les années 2000 et 2010 avec une vocation claire : proposer la solution la plus complète et sophistiquée de gestion de la formation. Si on doit leur reconnaître leur exhaustivité, ces logiciels manquent malheureusement de simplicité d’utilisation et d’efficacité. Ainsi, nous vous conseillons d’éviter les solutions trop techniques proposant des modules avancés, complexes à paramétrer et longs à mettre en place. Favorisez à l’inverse des solutions plus agiles et modulables qui seront plus adaptées à vos besoins et plus rapides à déployer. 3) 3)

3) Privilégier le mode SaaS, aujourd’hui incontournable

Les offres SaaS se sont largement démocratisées ces dernières années, elles couvrent aujourd’hui non seulement les besoins les plus courants comme la gestion administrative, mais également des modules plus spécifiques comme la gestion des compétences ou des entretiens annuels. L’avantage de ce type d’outils est la facilité d’utilisation (100% accessible en permanence), la modularité et la facilité d’évolution. 

En moyenne, un logiciel de gestion de la formation professionnelle en mode SaaS permet de dématérialiser 80% des processus administratifs RH et d’économiser 25 à 50% du temps administratif. 

4) L’ergonomie et la facilité de prise en main

L’interface et la qualité de l’expérience utilisateur sont des éléments clés dans la prise en main du logiciel de gestion RH. Mieux vaut privilégier un logiciel intuitif, facile à utiliser, qui ne nécessite pas de longues heures de prise en main plutôt qu’un logiciel complexe, aux fonctionnalités avancées qui ne seront jamais vraiment exploitées. 

5) L’intégration avec d’autres logiciels SIRH

Aujourd’hui, les meilleurs logiciels de gestion de la formation professionnelle proposent des intégrations avec de nombreux SIRH ou autres plateformes. Ces intégrations permettent un gain de temps considérable à la mise en place de l’outil, mais aussi dans la gestion au quotidien et la centralisation des informations. C’est un point à ne pas négliger pour éviter de jongler entre de trop nombreux outils. 

6) L’automatisation facile grâce à un logiciel de gestion RH

L’un des principaux intérêts d'un logiciel de gestion de la formation professionnelle est le gain de temps sur les tâches administratives et répétitives. Il convient donc de s’assurer que la solution qui vous intéresse propose d’automatiser la majorité des tâches que vous avez à effectuer. 

Quelques exemples : envoi d’emails lorsque l’on planifie des formations, centralisation automatique des données liées aux formations des salariés, l’envoi de documents permettant de fluidifier la gestion administrative...

7) La production de rapports et chiffres

Une plateforme de gestion de la formation permet au responsable formation de valoriser son métier via la production de rapports chiffrés. Mieux vaut donc orienter son choix vers une solution capable de facilement proposer des rapports sur les principaux indicateurs de performance de votre politique de formation : budget, nombre de formations effectuées, taux de satisfactions etc. 

8) Un fournisseur qui connaît le métier

De nombreux prestataires de logiciels de formation sont de simples agences webs qui ont développé des outils digitaux. Pourtant, l’expérience montre que les meilleurs logiciels sont développés par des acteurs qui connaissent le marché et disposent d’une réelle expertise métier. C’est pourquoi nous vous conseillons de vous renseigner avec soin sur l’entreprise et de préférer un fournisseur disposant d’une réelle expertise métier, c’est un gage de qualité pour le logiciel de gestion de la formation professionnelle. 

9) La qualité et la réactivité du support client

La mise en place de ce genre d’outil se fait rarement de manière 100% automatisée, au delà de la prise en main par le responsable formation, il s’agit de maîtriser l’ensembles du fonctionnement de la solution que vous choisissez, mais également de la déployer de la manière la plus efficace au sein de l’entreprise. Pour réussir ces étapes clés, le mieux est souvent de s’appuyer sur votre prestataire qui pourra alors vous proposer un support projet pour le déploiement et la prise en main de l’outil. Cette proposition de valeur est clé et vous permettra de distinguer le simple prestataire de solution digitale du véritable expert métier qui vous accompagnera dans la durée. 

10) La facilité d’utilisation pour les salariés formés

De trop nombreuses solutions et plateformes sollicitent les salariés, leurs demandent de créer des comptes, télécharger des applications ou  de se connecter à des outils qu’ils n'utiliseront le plus souvent jamais. Pour être le plus efficace possible, votre solution de gestion de la formation professionnelle doit être transparent pour les salariés. Cela suppose de leur demander le minimum de travail possible et de ne les solliciter que lorsqu’ils ont besoin d’effectuer des actions précises, le plus souvent par mail. 

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