“Empowill me permet d’accéder rapidement aux informations dont j’ai besoin, de hiérarchiser et suivre les formations passées, les entretiens annuels, les certifications… le tout facilement.”
Appart’City, c’est le leader français des appart-hôtels avec plus d’une centaine d’établissements dans toute la France, la Belgique et la Suisse. L’entreprise compte 1 400 collaborateurs engagés dans la construction d’une relation de confiance dans la durée avec leurs clients.
Le développement des compétences et l’engagement des équipes font partie des enjeux principaux de l'entreprise, qui dispose d’une académie interne pour les formations métiers sur de nombreux modules différents.
Depuis maintenant 6 années consécutives, Appart’City est dans le top 500 des meilleurs employeurs de France, d’après une étude du magazine Capital en février 2024. L’entreprise arrive en 6e position dans le secteur “Hôtel, Tourisme, Loisirs”, sur 62 entreprises du secteur, ce qui témoigne de l’importance et de l’investissement dédié à l’expérience collaborateur au sein du groupe.
Des enjeux de taille, vite limités avec les processus RH historiques. En effet, il était très difficile d’imaginer conserver cette exigence liée au parcours des collaborateurs en continuant à évoluer avec la suite Office, les entretiens papiers, et les fichiers Excel.
C’est une méthode qui fonctionne, mais pas optimale pour répondre aux objectifs de croissance d’Appart’City et optimiser l’expérience des collaborateurs. C’est pourquoi l’entreprise a décidé de se concentrer sur la transformation digitale du volet RH, et de faire confiance à Empowill, pour la formation et les entretiens.
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Les défis RH d’Appart’City
Axel Bican est Chef de Projet SIRH rattaché à la DSI d’Appart’City. Spécialisé dans la digitalisation des processus RH, il a rejoint l’entreprise notamment pour assurer la transformation digitale du service RH.
Initialement, la gestion des entretiens de carrière et de la formations des 1 400 collaborateurs se faisait selon des processus traditionnels et chronophages. Piloter à la main les différents sujets RH de ces 1 400 collaborateurs n’était tout simplement plus imaginable.
Le rôle d’Axel, dans cette conduite du changement, était donc d’aider l’entreprise à choisir le bon outil, le bon équipement digital pour la transformation du service RH. Il a sélectionné plusieurs éditeurs, et Empowill s’est finalement démarqué.
Un des objectifs principaux était également de réussir à impliquer les collaborateurs RH concernés par ce changement, notamment le Responsable Formation, et le Responsable Entretiens, qui auront une utilisation quotidienne de la plateforme.
Transformer tout le volet RH
Avant de s’équiper d’un outil digital spécialisé sur la gestion de talents, le quotidien du service RH d’Appart’City ressemblait à une gymnastique documentaire, noyé de tâches administratives répétitives, et sujets aux erreurs de saisie.
D’une part, les entretiens de carrière étaient conduits sur papier pour l’ensemble des 1 400 employés. Ce processus demandait aux RH d'effectuer d’innombrables relances aux collaborateurs et aux managers pour compléter leurs entretiens. Le suivi était fastidieux et compliqué à gérer. De plus, la saisie puis la centralisation des informations leur prenait un temps considérable ce qui laissait peu de temps à l’analyse des demandes.
D’autre part, le plan de formation était quant à lui piloté sur un fichier Excel. Imaginez un tableau indigeste de plus de 1 400 lignes, 20 colonnes, et aucune possibilité d’identifier les informations rapidement. Les convocations et les attestations de formation étaient éparpillées dans des fichiers… Bref, un équipement obsolète qui peinait à répondre aux ambitions RH de l’entreprise, qui frustrait l’équipe et qui ne répondait pas aux attentes autour de l’expérience des collaborateurs.
La formation et le développement des compétences étant un point central de la stratégie RH d’Appart’City, il était donc nécessaire de s’équiper d’un outil spécialisé pour gagner en efficacité et en fluidité sur le volet formation.
Avec l’ambition de croissance de l’entreprise, il était également primordial de trouver une solution adaptée, pour identifier les bons besoins en formation, accompagner les nouveaux arrivants et offrir des perspectives de carrière et d'évolution à tous les salariés les plus anciens.
Face à un système RH limité, Axel lance alors un projet de digitalisation ambitieux. Tout était à faire : il y avait un réel besoin de digitalisation du service RH dans sa globalité, particulièrement sur le volet des entretiens, de la formation, et de la gestion des certifications Il fallait étudier les différents outils disponibles sur le marché pour répondre à ce besoin. C’est ainsi qu’Empowill a été retenu.
Accompagner et former les utilisateurs
Prendre un virage digital, surtout lorsqu’il s’agit de la première fois, n’est pas une tâche facile. C’est un grand pas à franchir qui porte de nombreux risques pour l’entreprise, surtout si de mauvais choix sont faits en termes d’outil et d’accompagnement au changement.
Axel avait donc un double enjeu pour atteindre cet objectif ambitieux :
- Côté collaborateur : trouver un outil facile d’utilisation, intuitif, accessible, qui permette aux collaborateurs terrain, avec des appétences digitales différentes, de s’en servir de manière autonome.
- Côté RH : trouver un outil facile à prendre en main pour pouvoir former les collaborateurs et qui réponde à des exigences élevées concernant les processus RH d’entretiens, de formation et de compétences.
Il y avait également un réel enjeu de trouver un outil facile d’utilisation. L'objectif était que tous les acteurs soient impliqués, et puissent s’en servir de manière autonome, tout en prenant en compte le niveau de digitalisation des différents collaborateurs : l'adoption d'une solution digitale conviviale, simple et intuitive était donc cruciale pour embarquer l'ensemble des collaborateurs, y compris ceux sur le terrain moins à l'aise avec le numérique, dans la transformation digitale en marche.
Malgré son expertise et sa détermination, l'équipe RH ne disposait pas des outils adéquats pour concrétiser ses ambitions au sujet du développement des compétences des collaborateurs d'Appart'City. Il fallait donc absolument trouver une solution complète qui réponde aux besoins du service RH, tout en restant simple et accessible.
Le manque de fiabilité et d’exploitation des données RH
Au vu du nombre de collaborateurs, l’équipe RH d’Appart’City manipule un grand nombre de données. Assurer la fiabilité et la qualité de celles-ci est essentiel pour garantir une exploitation juste de leur tableau de bord RH et des prises de décision stratégiques pertinentes.
Les erreurs dans les données RH étaient malheureusement fréquentes au vu des processus historiques. Tout était traité manuellement, et toutes les données étaient susceptibles de contenir des erreurs de saisie, des incohérences... C’est pourquoi il était nécessaire d’outiller tout le service RH, pour améliorer le processus, et garantir la qualité des données pour mieux les exploiter.
Appart’City retient Empowill pour digitaliser ses campagnes d’entretiens RH et piloter la formation
Empowill a été choisi par Appart’City pour trois raisons : la qualité de l’accompagnement, l’accessibilité digitale, et la simplicité :
“Empowill est le meilleur logiciel sur l’aspect digitalisation et facilité d’utilisation. Et surtout, nos besoins évoluent en même temps que la solution.”
Les bénéfices perçus par Appart’City
Une digitalisation sans accroc grâce à une solution simple d’utilisation
Après avoir rencontré plusieurs acteurs du marché, dont des logiciels historiques avec une vaste couverture fonctionnelle, Appart’City a finalement opté pour Empowill plutôt qu’un acteur généraliste comme un SIRH complet.
La modernité, la simplicité, l’accessibilité et la spécialisation de la plateforme dans le parcours collaborateur ont conforté Axel dans son choix. Un ensemble de critères qui garantissent une adoption optimale du logiciel en interne.
La digitalisation, et la conduite du changement peuvent s’avérer être vraiment fastidieux :
“Quand on travaille au quotidien avec des applications, et qu’on voit les interfaces des logiciels historiques du marché, il n’y a pas d’effet “wow”. C’est tout le contraire avec Empowill !”
Pour Axel, Empowill est un outil challenger, plus simple d’utilisation, avec de nombreuses fonctionnalités et mises à jour, des informations fiables et accessibles instantanément, une gestion des rôles d’utilisateurs simple, ainsi qu’une une interface bien pensée. Des éléments qui font la différence : les différents collaborateurs, managers et responsables ont pris en main cette nouvelle solution facilement et rapidement.
Un outil flexible qui s’adapte aux usages d’Appart’City
La capacité d'évolution et de flexibilité de la plateforme Empowill était l'un des éléments différenciants décisifs pour Appart'City.
L'option d'une solution implantée sur le marché depuis plus longtemps était envisagée mais le risque de faire face à un outil trop complexe, fastidieux à utiliser et peu évolutif était trop grand. L’équipe RH d’Appart'City souhaitait un outil complet qu'elle utiliserait à son plein potentiel.
Face aux besoins croissants et à l'évolution rapide de l’entreprise, Axel et le pôle RH d'Appart'City ont fait le choix d'adopter une solution RH plus récente et plus flexible et innovante.
Cette décision stratégique s'inscrit dans une volonté d'accompagner la croissance de l'entreprise et de répondre aux attentes toujours plus précises de ses collaborateurs. Axel souligne l'avantage indéniable d’Empowill : sa capacité à évoluer en synergie avec Appart'City, de par sa proximité avec ses utilisateurs. En effet, depuis la création de la société, Empowill dispose d'une équipe produit qui travaille en collaboration avec tous les utilisateurs pour comprendre au mieux leurs besoins, anticiper les évolutions des attentes des équipes RH et proposer les fonctionnalités les plus pertinentes.
Ainsi, Appart'City bénéficie d'une plateforme RH en constante amélioration, qui tend vers les indicateurs clés de performance les plus pertinents et répond parfaitement aux attentes du pôle RH.
Un accès instantané aux informations collaborateurs
Avec un seul outil, les managers ont accès aux informations dont ils ont besoin : suivi des formations passées et à venir, consultation et hiérarchisation des entretiens, des certifications… Le suivi du développement professionnel de leur équipe est plus complet et simple.
C’est également un réel gain de temps pour le pôle RH, qui se concentre désormais sur des tâches à forte valeur ajoutée, et qui n’a pas à se soucier de la collecte, de la saisie et de l’exploitation des données. De plus, les règles métier présentes nativement dans l’application Empowill garantissent une fiabilité des données.
Aujourd’hui, les responsables n’ont plus besoin de passer des heures à chercher et collecter des informations, tout est disponible instantanément, et en autonomie sur la plateforme ! De plus, la donnée est unique, mise à jour en temps réel, fiable, et analysable directement depuis la plateforme Empowill via des dashboards prévus à cet effet.
Une proximité et un accompagnement de qualité
L’accompagnement humain était un réel élément décisionnel :
“On a vraiment eu envie de travailler avec vous après vous avoir rencontrés et avoir échangé.”
Axel apprécie particulièrement la simplicité des échanges avec les commerciaux, qui ont su adapter leur présentation en fonction des besoins spécifiques d’Appart’City.
Plus encore, les points de cadrage du projet et l’accompagnement lors de la mise en place de l’outil sont un réel point fort également :
“Chez Appart’City, on est assez exigeants, et l’accompagnement et la mise en place se sont très bien passés, peu importe les interlocuteurs”.
L’accompagnement est une des forces d'Empowill. L’équipe support prend le temps de former les managers et l’équipe RH à la prise en main de l’outil, d’organiser des points de cadrage et de déploiement. La plateforme de e-learning mise à disposition permet également aux managers et aux collaborateurs de se former à l’outil en autonomie à n’importe quel moment.
“Empowill nous permet de gagner du temps, et donne envie aux gens d’utiliser la solution. Certains entretiens peinent à susciter l'intérêt et la motivation des collaborateurs, se traduisant par un faible taux de complétion, donc plus la plateforme est agréable, mieux c’est !”
Si vous partagez les mêmes défis liés à la digitalisation de la formation et des campagnes d'entretiens, nous vous invitons à prendre rendez-vous avec l'un de nos experts !
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