Qu’est-ce que l'entretien individuel ? Tout ce que vous devez savoir

L'entretien individuel est une pratique courante dans le monde du travail. Il s'agit d'un moment d'échange entre un manager et son collaborateur, visant à faire le point sur le travail accompli, à fixer des objectifs et à discuter des éventuels problèmes rencontrés. Bien que cette pratique soit répandue, elle peut parfois être mal perçue ou mal utilisée. Dans cet article, nous allons vous expliquer tout ce que vous devez savoir sur l'entretien individuel.

Qu’est-ce que l’entretien individuel ?

L'entretien individuel - également appelé entretien d'évaluation - est un moment de discussion privilégié entre un manager et son collaborateur. Il peut être organisé à différents moments de l'année, en fonction des objectifs fixés par l'entreprise. Généralement, il s’agit d’un entretien annuel mais il est possible de le réaliser de manière semestrielle ou trimestrielle.

Les objectifs de l’entretien individuel diffèrent selon le rôle occupé.

Côté collaborateur, les objectifs sont les suivants : 

• Faire un bilan de son activité : évaluer l’atteinte ou non des objectifs, les compétences, afin d’obtenir un feedback sur son travail.
• De même, il s'agit d'un moment d'échange où le collaborateur peut s’exprimer sur son bien-être, ses besoins, ses attentes et ses éventuelles difficultés. 
• Les objectifs à court et à long terme de l'employé sont également examinés, ainsi que les possibilités d'évolution professionnelle et les domaines dans lesquels l'employé peut améliorer sa performance.

L’entretien individuel est également un moment important pour le manager/l’employeur puisqu’il permet de : 

• Dialoguer librement avec son employé. 
• S’assurer du bien-être et de l’intégration des employés au sein de l’entreprise.
• Repérer les difficultés rencontrées par les salariés afin d’y apporter une solution.
• Avoir des feedbacks sur son management. 

L’entretien individuel n’est pas obligatoire parce que le Code du travail n’indique pas sa mise en place. Toutefois, il est recommandé et pratiqué dans de nombreuses entreprises. 

Comment s’organise un entretien individuel ?

L'entretien individuel est généralement planifié à l'avance et peut avoir lieu annuellement, trimestriellement ou mensuellement selon les pratiques de l'entreprise. 

Au cours de cet entretien, le collaborateur et son superviseur discutent de l'ensemble des aspects de la performance du collaborateur, tels que ses réalisations, ses défis et ses besoins en formation.

Voici quelques étapes à suivre pour organiser votre entretien individuel :

Étape 1 : fixer un cadre

Tout d’abord, il convient de fixer un cadre clair pour l'entretien. Cela passe par une communication explicite sur le déroulement de l’entretien, la durée, la date, le lieu et le sujet. Toutes ces informations doivent être communiquées en amont au collaborateur afin de lui permettre de s’organiser et de se préparer.

Étape 2 : définir la trame d’entretien 

Côté manager, il est essentiel de définir les éléments à évoquer, ce qui permettra de déterminer un plan d’action clair et personnalisé pour chaque collaborateur. Pour organiser l’entretien et assurer un échange complet et rythmé, une trame d’entretien annuel est essentielle. Elle permet par ailleurs d’assurer que tous les points pertinents sont abordés : 

• Le bilan de l’année passée
• L’organisation et la charge de travail
• Les projections pour l’année à venir
• Les objectifs de l’année passée et pour l’année à venir
• L’évaluation des compétences

De manière générale, cette trame peut être communiquée au collaborateur en amont afin de lui permettre de préparer l’entretien de son côté et ainsi de n’oublier aucun élément le jour venu. 

Étape 3 : La préparation de l’entretien individuel 

Côté collaborateur, pour bien préparer un entretien individuel, il est important de prendre le temps de réfléchir aux points que l'on souhaite aborder. Le collaborateur doit se poser les bonnes questions : “Quels sont mes objectifs ? Quels sont mes résultats ? Quelles sont mes difficultés ? Quelles sont mes attentes vis-à-vis de mon manager ?”. Il s’agit de réaliser la rétrospective de son année. 

Étape 4 : Conduire l’entretien en favorisant l’écoute réciproque

L’entretien doit être un échange et non un monologue. Ainsi, à tour de rôle collaborateur et manager doivent être à l’écoute. Chacun doit se sentir libre de dire les choses telles qu’il les pense et le collaborateur doit pouvoir exprimer ses aspirations professionnelles. Il s’agit d’un moment idéal pour valoriser le travail accompli par le collaborateur mais aussi pour aborder les points à améliorer et les solutions apportées à cela. Cela va permettre de maintenir une communication transparente et d'assurer une progression professionnelle harmonieuse.

Comment Empowill simplifie la conduite des entretiens individuels ?

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Ainsi, en utilisant un outil de gestion tel qu’Empowill vous allez : 

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• Gagner du temps en automatisant les tâches manuelles : convocation des collaborateurs, relances, réalisation de trame… 
• Bénéficier d’un suivi efficace des entretiens, avec des rapports de synthèse détaillés.

Grâce à Empowill, la conduite des entretiens individuels devient plus simple, plus efficace et plus collaborative, contribuant ainsi à l'amélioration de la performance et de la satisfaction des collaborateurs.

En conclusion, les entretiens individuels sont un outil important pour les employeurs et les employés car ils permettent d'établir une communication claire et transparente sur les objectifs, les attentes et les performances de chacun. Ces entretiens offrent une occasion pour les collaborateurs de donner leur feedback, de discuter de leur développement professionnel et de leurs perspectives d'avenir au sein de l'entreprise. Les entretiens annuels permettent également aux employeurs d'évaluer les performances de leurs employés, de leur donner un feedback constructif et de les aider à améliorer leurs compétences et à atteindre leurs objectifs professionnels. En somme, les entretiens individuels sont une pratique de gestion du personnel importante qui peut contribuer à une meilleure satisfaction des employés, une amélioration des performances et une croissance à long terme de l'entreprise.