Le guide complet de l’entretien individuel des salariés

L'entretien individuel est une pratique courante en entreprise et dans le monde du travail. Il s'agit d'un moment d'échange entre un manager et son salarié, visant à faire le point sur le travail accompli, à fixer des objectifs et à discuter des éventuels problèmes rencontrés. Bien que cette pratique soit répandue, elle peut parfois être mal perçue ou mal utilisée. Dans cet article, nous allons vous expliquer tout ce que vous devez savoir sur l'entretien individuel.

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Qu’est-ce que l’entretien individuel ?

L'entretien individuel - également appelé entretien d'évaluation - est un moment de discussion privilégié entre un manager et son salarié. Il peut être organisé à différents moments de l'année, en fonction des objectifs fixés par l'entreprise.

Généralement, il s’agit d’un entretien annuel mais il est possible de le réaliser de manière semestrielle ou trimestrielle. Plus qu'une simple évaluation, il s'agit d'une opportunité pour ouvrir la discussion et de faire un bilan de la période écoulée.

Attention, certaines conventions collectives ou accords d'entreprise peuvent imposer de mener un entretien individuel.  

Les objectifs de l’entretien individuel diffèrent selon le rôle occupé.

Permettre aux collaborateurs de prendre du recul sur leurs missions pendant cet entretien

Côté salarié, les objectifs d'un entretien individuel sont les suivants : 

• Faire un bilan de son activité : évaluer l’atteinte ou non des objectifs, les compétences, afin d’obtenir un feedback sur son travail.
• Profiter d'un moment d'échange privilégié où le salarié peut s’exprimer sur son bien-être, ses besoins, ses attentes et ses éventuelles difficultés. 
• Prendre du recul sur sa carrière, ses ambitions et sa projection dans l'entreprise. En effet, lors de ce rendez-vous, les projection de l'employé sont également examinés, ainsi que les possibilités d'évolution professionnelle et les domaines dans lesquels le salarié peut améliorer sa performance.

Permettre aux entreprises d'accompagner et de créer une relation de confiance

L’entretien individuel est également un moment important pour le manager/l’employeur puisqu’il permet de : 

• Dialoguer librement avec son salarié et de détecter des signaux faibles intéressants. 
• S’assurer du bien-être et de l’intégration des employés au sein de l’entreprise.
• Repérer les difficultés rencontrées par les salariés afin d’y apporter une solution.
• Avoir des feedbacks sur son management.
• Fidéliser dans la durée et anticiper une évolution de poste ou une formation nécessaire. 

L’entretien individuel n’est pas obligatoire parce que le Code du travail n’indique pas sa mise en place. Toutefois, il est recommandé et pratiqué dans de nombreuses entreprises. 

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Comment s’organise un entretien individuel ?

L'entretien individuel est généralement planifié à l'avance et peut avoir lieu annuellement, trimestriellement ou mensuellement selon les pratiques de l'entreprise. 

Au cours de cet entretien, le collaborateur et son superviseur discutent de l'ensemble des aspects de la performance du collaborateur, tels que ses réalisations, ses défis et ses besoins en formation.

Voici quelques étapes à suivre pour organiser votre entretien individuel :

Étape 1 : Fixer un cadre et l'objectif du rendez-vous

Tout d’abord, il convient de fixer un cadre clair pour l'entretien. Cela passe par une communication explicite sur le déroulement de l’entretien, la durée, la date, le lieu et son objectif. Toutes ces informations doivent être communiquées en amont au collaborateur afin de lui permettre de s’organiser et de se préparer.

Une communication claire sur la mise en œuvre de l'entretien est un grand vecteur de réassurance pour les salariés et ne doit donc pas être négligée.

Étape 2 : Définir la trame d’entretien 

Côté manager, il est essentiel de définir les éléments à évoquer, ce qui permettra de déterminer un plan d’action clair et personnalisé pour chaque collaborateur. Pour organiser l’entretien annuel par exemple et assurer un échange complet et rythmé, une trame d’entretien annuel est essentielle. Elle se co-construit généralement entre le manager et l'équipe RH. Elle permet enfin d’assurer que tous les points pertinents sont abordés : 

• Le bilan de l’année passée
• L’organisation et la charge de travail
• Les projections pour l’année à venir
• Les objectifs de l’année passée et pour l’année à venir
• L’évaluation des compétences

De manière générale, ce template peut être communiqué au collaborateur en amont afin de lui permettre de préparer l’entretien de son côté et ainsi de n’oublier aucun élément le jour venu. 

Étape 3 : La préparation de l’entretien individuel 

Côté collaborateur, pour bien préparer un entretien individuel, il est important de prendre le temps de réfléchir aux points que l'on souhaite aborder avec son manager. Le collaborateur doit se poser les bonnes questions : “Quels sont mes objectifs ? Quels sont mes résultats ? Quelles sont mes difficultés ? Quelles sont mes attentes vis-à-vis de mon manager ?”. Il s’agit de réaliser la rétrospective de son année. 

Cette étape de préparation est également importante pour le manager car c'est l'occasion de préparer ses messages, cadrer l'objectif du rendez-vous, préparer des questions complémentaires, etc.

Étape 4 : Conduire l’entretien en favorisant l’écoute réciproque

L'objectif d'un entretien individuel en entreprise est d'être un échange et non un monologue. Ainsi, à tour de rôle collaborateur et manager doivent être à l’écoute. Chacun doit se sentir libre de dire les choses telles qu’il les pense et le collaborateur doit pouvoir exprimer ses aspirations professionnelles.

Il s’agit d’un moment idéal pour valoriser le travail accompli par le salarié mais aussi pour aborder les points à améliorer et les solutions à apporter. Cela va permettre de maintenir une communication transparente et d'assurer une progression professionnelle harmonieuse.

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Comment former vos managers aux entretiens individuels ?

Nous l'avons vu, si c'est la direction qui impulse la dynamique, la réussite d'un entretien individuel repose sur les managers. Il est donc primordial pour un employeur de former et sensibiliser ses managers.

Communiquer en amont sur les enjeux de l'entretien individuel

Pour que la campagne d'évaluation ne soit pas vécue comme une sinécure, il est essentiel de mener une communication adaptée :

• Impliquez certains managers dans l'élaboration du processus et notamment la trame d'entretien.
• Mettez en avant les bénéfices de la campagne d'entretiens individuels pour les équipes de managers.
• Formez à la conduite des entretiens, à l'écoute active et à la communication non violente par exemple.
• Si vous utilisez un outil, organisez des ateliers de prise en main pour que vos managers adoptent l'outil.

Accompagner pendant le processus d'entretien individuel

Le travail d'accompagnement doit ensuite se poursuivre tout au long de la campagne. Il faut que l'équipe RH soit disponible pour répondre aux différentes questions, préciser les règles, prodiguer des conseils quand nécessaire, insister sur un objectif au besoin, proposer des exemples de questions...

C'est en jouant un rôle de conseil et en déployant une véritable expertise que l'équipe RH pourra profiter de ce processus pour renforcer sa légitimité.

Enfin, ne négligez pas l'importance du retour d'expérience : un moment de bilan avec vos équipes quelques mois après une campagne est un excellent moyen d'améliorer vos processus RH et de proposer la meilleure expérience collaborateur.

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Comment Empowill simplifie la conduite d'un entretien individuel dans les entreprises ?

Empowill est un logiciel de gestion des entretiens individuels qui permet de simplifier tout le processus RH, de A à Z. Grâce à son interface intuitive, le logiciel offre une expérience utilisateur fluide et conviviale, facilitant la planification, la réalisation et le suivi des entretiens individuels. 

Préparez en amont vos campagnes pour cultiver une culture de l'échange

L'entretien individuel sera d'autant mieux vécu par vos salariés qu'il s'inscrit dans une culture globale. Pour cultiver cette communication transparente, il est possible :

• De vous appuyer sur un référentiel de compétences ou d'objectifs partagé commun aux différentes équipes.
• De profiter de l'entretien individuel pour évoquer les valeurs de l'entreprise et demander au salarié de se positionner.
• De partager les fiches de postes des différents services pour permettre aux salariés de se projet dans un parcours carrière.
• Organiser des évaluations 360° pour cultiver la culture du feedback et les échanges entre les équipes.

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Gagnez du temps dans son organisation en automatisant et optimisant vos tâches

Ainsi, en utilisant un outil de gestion tel qu’Empowill vous allez : 

• Faciliter l’organisation et la planification de tous vos entretiens RH
• Gagner du temps en automatisant les tâches manuelles : convocation des collaborateurs, relances, réalisation de trame… 
• Bénéficier d’un suivi efficace de sa campagne, avec des rapports de synthèse détaillés.

Grâce à Empowill, la planification de vos campagnes et la conduite de l'entretien individuel devient plus simple, plus efficace et plus collaborative, contribuant ainsi à l'amélioration de la performance et de la satisfaction des collaborateurs.

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5 erreurs classiques que font les entreprises pendant un entretien individuel

1) Négliger votre trame d'entretien individuel

Ces trames peuvent inclure des évaluations de compétences, un suivi des objectifs, des demandes de formation... L'idéal est de tester ces questions en amont et de coconstruire votre grille avec des opérationnels terrain.

N'oubliez pas de demander un compte rendu de la période écoulée ainsi que d'évoquer les perspectives d'évolution du salarié (notamment au regard de l'atteinte de ses objectifs).

2) Faire de ce rendez-vous un moment ponctuel vite oublié

Ces entretiens d'évaluation doivent s'inscrire dans une politique globale de gestion des ressources humaines, c'est à dire qu'ils seront d'autant plus efficaces si les échanges sont suivis. De nombreuses entreprises organisent des rencontres de suivi après une évaluation annuelle pour s'assurer que les actions nécessaires soient bien mises en place.

3) Négliger les sujets liés à la formation pendant l'entretien

L'entretien individuel est souvent une excellente opportunité d'aborder les questions de formation et de compétences. C'est le moment idéal pour recueillir les besoins de formation et ainsi construire votre plan stratégique de développement des compétences.

4) Ne pas prendre le temps d'analyser et de réagir aux remontées des entretiens individuels

Rien n'est plus frustrant pour des salariés d'évoquer des frustrations et problèmes sans recevoir de retour. C'est pourquoi il est primordial d'accompagner vos managers pour vous assurer que les informations soient bien communiquées, mais aussi de vous ménager du temps pour relire et analyser les résultats de votre campagne d'entretiens.

5) Ne pas profiter pour valider vos obligations légales pendant ces entretiens individuels

Il existe certains rituels obligatoires, comme les entretiens professionnels et surtout le bilan à 6 ans. Lorsque vous organisez un entretien individuel, veillez à bien vous renseigner sur les obligations légales (par exemple l'information des salariés sur leur droit au CPF), pour intégrer dans le déroulé de l'entretien individuel les éléments nécessaires.

De plus, ne négligez pas de produire un compte rendu et un document signé pouvant attester que l'entretien a bien eu lieu.

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Il est temps d'intégrer l'entretien individuel dans vos rituels de management

En conclusion, les entretiens individuels sont un outil important pour les employeurs et les employés car ils permettent d'établir une communication claire et transparente sur les objectifs, les attentes et les performances de chacun. Ces rendez-vous offrent une occasion pour les collaborateurs de donner leur feedback, de discuter de leur développement professionnel et de leurs perspectives d'avenir au sein de l'entreprise.

Un entretien annuel permet également aux employeurs d'évaluer les performances de leurs employés, de leur donner un feedback constructif et de les aider à améliorer leurs compétences et à atteindre leurs objectifs professionnels. En somme, les entretiens individuels sont une pratique de gestion du personnel importante qui peut contribuer à une meilleure satisfaction des employés, une amélioration des performances et une croissance à long terme de l'entreprise.

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FAQ

Quelles questions poser lors d'un entretien individuel ?

Il y a énormément de questions possibles, le mieux est de personnaliser vos questions en fonction de vos objectifs et de votre culture d'entreprise. Vous pouvez télécharger un exemple ici.

Comment bien réaliser un entretien individuel ?

Anticipez, formez, impliquez, communiquez, rassurez, accompagnez, suivez, analysez, améliorez.

Est-ce qu'un entretien individuel est obligatoire ?

L'entretien professionnel est obligatoire, c'est un format particulier d'entretien individuel.

Pour en savoir plus, consultez notre guide complet sur l'entretien professionnel.

Qui doit être présent lors d'un entretien individuel ?

Le salarié concerné au minimum. Il peut avoir en face de lui son manager et l'équipe RH peut également être présente.