Le guide de la GPEC : comment gérer efficacement les compétences ?

"Les métiers d'aujourd'hui ne seront plus les mêmes demain."

On entend de plus en plus souvent cette phrase qui met bien en avant la rapidité d'évolution des métiers de nos jours.

Les responsables des ressources humaines doivent non seulement s’adapter constamment aux mouvements de l’entreprise mais aussi et surtout à ceux de son environnement. Et cela passe notamment par l'actualisation, en permanence, des compétences des salariés. La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) devient alors un démarche indispensable.

Pourtant, pour beaucoup, cet acronyme reste souvent abstrait, incompréhensible. Alors que si ça se trouve, vous avez déjà entamé la démarche sans même vous en rendre compte !

Pour vous aider à y voir plus clair, cet article traite de tout ce qu'il faut savoir sur la gestion des emplois et des compétences, sa mise en place et les obligations légales.

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Définition et origine de la gestion prévisionnelle des emplois

Qu’est-ce que la GPEC ?

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) est un outil de gestion RH essentiel. Il permet à l’entreprise d’anticiper les évolutions socio-économiques, technologiques ou organisationnelles et d’adapter les compétences des salariés pour faire face à ces évolutions.

Il s’agit d’une démarche importante pour la pérennité de l’entreprise.

En effet, la GPEC répond à une question majeure de votre organisation : « comment m’assurer d’avoir les bonnes compétences au bon endroit et au bon moment pour déployer ma stratégie et atteindre mes objectifs ? »

Pour fonctionner efficacement, la GPEC doit donc obligatoirement prendre en compte tous les collaborateurs de votre entreprise. L’objectif étant de fédérer toutes vos équipes autour de ce projet, qui a pour finalité de motiver et qui peut conduire à des changements considérables en interne.

À noter qu'il il existe trois niveaux de démarche GPEC :

• La gestion des emplois au niveau de l'entreprise
• La gestion des emplois au niveau d'une branche professionnelle
• La gestion des emplois au niveau territorial

L'historique de la GPEC

La GPEC ne date pas d’hier. Son origine remonte aux années 80.

Saviez-vous que cet outil RH a été développé pour amortir le choc social des fermetures programmées des bassins miniers français ? Il était question à l’époque de permettre les reconversions professionnelles des mineurs !

C'est en 2005, avec la loi Borloo, que la GPEC s'officialise dans le Code du travail.

Aujourd’hui, ce dispositif intervient dans la stratégie des entreprises et des modifications de leurs environnements économique, technologique, social et juridique.

De la GPEC à la GEPP : qu'est-ce qui a changé ?

À la suite de la réforme du Code du travail marquée par les Ordonnances Macron de 2017, certains changements ont été mis en place dans le cadre juridique.

L’un d’eux concerne la mise à jour de la GPEC par la Gestion des Emploi et Parcours Professionnels – également appelée GPEC.

Par rapport à la GPEC, la GEPP ne se limite pas uniquement à anticiper les évolutions futures. En effet, son objectif est de mettre en place une stratégie de l’emploi sur le long terme en accompagnant le changement de façon dynamique. Elle vise à replacer l’humain au cœur de la gestion des ressources humaines.

Voici les principaux changements :

• Tout d’abord l’intégration de la notion de “parcours professionnel”. La formation professionnelle a été remplacée par la notion de formation continue et n’est plus obligatoire.
• Ensuite, la reconnaissance de la transition écologique est définie comme un facteur de changement systémique auquel les entreprises doivent s’adapter.
• Enfin, la périodicité de négociation peut être fixée par les partenaires sociaux à condition de ne pas excéder un délai de 4 ans.

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Les objectifs principaux de la GEPP

Anticiper les besoins en compétences

La GPEC a pour objectif principal de prédire les besoins en compétences de l'entreprise sur les moyens et longs termes :

• Adapter les emplois aux évolutions de l’environnement et à la stratégie de l’entreprise.
  En effet, il est important de prendre en considération l’évolution du marché, et des besoins de l’entreprise. La GPEC, en vous permettant de suivre les compétences avec finesse vous permet d’anticiper ces évolutions. Ainsi, vous pourrez répondre plus facilement aux demandes en ayant les bonnes personnes en interne.
• Faciliter la transmission des savoirs et savoir-faire pour valoriser les compétences clés de l’entreprise. Cela va favoriser les échanges en interne entre différents collaborateurs, ainsi que les managers. En mettent en avant les expertises clés et en favorisant l’échange de connaissances, la GPEC facilite la création de nouvelles synergies, le partage de bonnes pratiques au sein de l’entreprise et la collaboration transversale entre les différentes équipes.
• Anticiper une problématique interne liée à la pyramide des âges. Il est important de prévenir les éventuels déséquilibres liés aux arrivées de nombreux jeunes salariés. De plus, la pyramide des âges peut aussi générer des conflits intergénérationnels. De ce fait, la GPEC va permettre de mettre en lumière les problèmes de pénurie de main-d’œuvre, d’encadrement, de dynamisme, de compétitivité,…Et les anticipera en trouvant une solution globale en amont.

Gérer les carrières et la mobilité

• Trouver de nouveaux leviers de fidélisation pour les collaborateurs de la structure. La fidélisation de vos collaborateurs est tout aussi importante que la fidélisation de vos clients. En effet, plus vos collaborateurs se sentiront engagés, plus ils seront productifs. Dynamiser et motiver les salariés par la valorisation de leurs compétences et par l’accompagnement de leurs projets professionnels est important pour l’entreprise. En effet, cela contribuera à créer un environnement propice à l’apprentissage et à l’expérimentation. De plus, une montée en compétences de certains de vos collaborateurs permet de stimuler et de motiver encore plus.
• Favoriser la mobilité en interne. Rester au même poste plus de 5 ans, sans changements de responsabilité, ni de missions, nuit beaucoup à l’épanouissement du collaborateur. C’est pourquoi il est important d’écouter les besoins de ses salariés et d’agir en conséquence. Ainsi, avec une analyse fine des compétences et des métiers, il devient plus facile de proposer des mobilités et des mutations à vos équipes.
• Assurer une meilleure organisation en interne et valoriser les conditions de travail dans la société. En effet, il est important que chaque salarié trouve sa place dans l’organigramme, tout en bénéficiant d’un encadrement de proximité. La GPEC permet de mieux clarifier l’organisation interne de l’entreprise et de positionner les bonnes ressources aux bons endroits, au bon moment.

Accompagner les mutations économiques et technologiques

• Développer l’activité économique sur le long terme par la sauvegarde d’une compétitivité importante. Effectivement, se montrer compétitif, à travers ses méthodes, tout comme ses produits/services permet de maintenir son activité.
• Affirmer la valeur ajoutée de l’entreprise sur le marché par l’évolution cohérente des métiers en interne. En effet, mettre en avant le potentiel des collaborateurs présent en interne permet de crédibiliser encore davantage l’image de l’entreprise. Il s’agit ici de mettre en avant l’expertise de la marque grâce à des collaborateurs en perpétuelle montée de compétences, notamment pour attirer de nouveaux talents et alimenter le renouvellement des compétences.

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Les acteurs impliqués dans la mise en œuvre de la GEPP

Le rôle des directions des ressources humaines (DRH)

Les DRH sont au cœur de la stratégie RH, responsables de l'identification et de l'anticipation des besoins en compétences de l'entreprise.  En matière de GPEC :

• En collaboration avec les managers, les DRH analysent les évolutions du marché et des métiers pour ajuster les plans de formation et de développement.
• Ils veillent à la mise en place de dispositifs adaptés pour le recrutement, la mobilité interne et la gestion des talents, garantissant ainsi une adéquation optimale entre les compétences disponibles et les besoins futurs.
• Les DRH doivent sensibiliser et accompagner les salariés dans leurs parcours professionnels, favorisant leur montée en compétences et leur engagement.
• En intégrant des outils digitaux et des méthodes innovantes, les DRH optimisent les processus de GPEC, renforçant ainsi la compétitivité et la résilience de l'organisation.

Les managers et responsables de pôles

En première ligne des opérations, les managers possèdent une connaissance approfondie des compétences nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise. Ils sont chargés :

• D'identifier les besoins en compétences au sein de leurs équipes et de détecter les écarts entre les compétences actuelles et futures.
• D'évaluer, grâce à leur proximité avec les collaborateurs, les performances individuelles et collectives notamment lors d'un entretien professionnel, et de proposer des plans de développement personnalisés.
• De participer activement à la mise en place de formations et à la gestion de la mobilité interne.
• D'assurer une communication fluide en collaboration avec la fonction RH.
• De motiver les collaborateurs et les accompagner dans leur évolution professionnelle.

L’implication des salariés et de leurs représentants

• Les représentants du personnel

Les représentants du personnel sont présents lors de la négociation, donc avant que le projet soit validé. Ils cherchent à déterminer les mesures d’accompagnement à mettre en place.

• Les collaborateurs

Il est important que les collaborateurs fassent partie intégrante du projet. En effet, la mise en place d’une GPEC est une démarche participative et globale de la structure. Il est donc nécessaire d’inclure toutes les parties prenantes pour ne pas avoir à faire face par la suite à des résistances concernant les évolutions.

Le soutien des institutions publiques et des branches professionnelles

Les institutions publiques et les branches professionnelles jouent un rôle déterminant dans le soutien et la promotion du pilotage des compétences.

Les institutions publiques, telles que les ministères du travail et de l'emploi, proposent des cadres réglementaires et des dispositifs de financement pour encourager les entreprises à adopter des pratiques de management des compétences.

Elles offrent également des ressources et des outils, tels que des études de marché et des analyses sectorielles, pour aider les entreprises à anticiper les évolutions économiques et technologiques.

De leur côté, les branches professionnelles mettent en place des observatoires des métiers et des compétences pour suivre les transformations du secteur et identifier les besoins émergents. Elles élaborent des référentiels de compétences et des formations adaptées aux spécificités de chaque secteur, facilitant ainsi la montée en compétences des salariés.

Par ailleurs, elles jouent un rôle de médiation en favorisant le dialogue social entre employeurs et salariés, essentiel pour la mise en œuvre réussie de la GPEC.

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Les étapes clés pour mettre en œuvre une GPEC efficace

Diagnostic et cartographie des compétences actuelles

Une fois que les objectifs stratégiques de la GEPP sont bien cadrés, en lien avec la stratégie globale de l’entreprise, il est important de dresser la liste des postes occupés ainsi que le référentiel et la cartographie des compétences disponibles.

Faire un état des lieux permet de savoir où l’on se situe et permet de préparer le déploiement opérationnel de la gestion des emplois.

Il est alors important de cadrer les différents éléments :

• Comment les compétences seront-elles évaluées ? Combien de niveaux comportera la grille d’évaluation ? Qui seront les évaluateurs ? Seront-ils formés ?
• Comment est formalisé le référentiel de compétences ? Comment sont formalisées les fiches de postes ? Ces éléments sont-ils communiqués à tous les collaborateurs ?
• Cette formalisation se fait-elle en interne ou avec le soutien d’un consultant extérieur ? S’il y a une intervention extérieure, quel est le cahier des charges ?
• Quels sont les outils utilisés pour la gestion de la GPEC ? Quelle visualisation sera possible ? Comment les compétences seront-elles évaluées ? À quelle fréquence ?
• Qui sera chargé de piloter le projet de GPEC et quelle latitude est-ce qu’il/elle aura dans l’organisation ?

Identification des besoins futurs en compétences

Une fois que la première étape d’état des lieux est terminée, il est temps d’identifier quels sont les écarts entre les besoins de l’entreprise pour atteindre ses objectifs et la situation actuelle. Cette étape primordiale permettra de définir un plan d’actions précis.

Attention, il est indispensable d’avoir collecté une quantité significative de données pour pouvoir mener une étude apportant des résultats fiables et exploitables.

Élaboration et mise en place d'actions de formation et d'adaptation

Une fois que la situation actuelle a été étudiée, la mise en place d’un plan d’action est primordiale. Il est alors important de penser à court et moyen terme, car ce genre de projet ne porte ses fruits que s’il est construit dans la durée. Le plan d’action mis en place doit intégrer différents leviers d’action RH : evaluation professionnelle, actions de formations, recrutement externe et mobilité interne…

Une fois que les actions ont été listé et priorisé, il est nécessaire de les déployer. Ainsi, les RH ont pour mission de faire connaître à tous ce qui va être mis en place, et superviser le bon déroulement du projet. Il est important que tout le monde accepte, et comprenne ce qui a été choisi. Ainsi, la démarche GPEC pourra être déployée à travers l’entreprise.

La conduite du changement nous apprend qu’il est alors important d’identifier clairement le rôle de chacune des parties prenantes dans le déploiement des actions, mais également de soigner la communication et la sensibilisation de tous les acteurs. Il peut notamment être intéressant de mettre en place des phases “pilotes” pour tester les nouveaux dispositifs puis s’appuyer sur la réussite de ces pilotes pour déployer le plan à plus grande échelle.

Le suivi et l'évaluation des actions de GPEC

Cette étape est tout aussi importante que les autres, analyser les résultats permet de réajuster ce qui n’a pas bien fonctionné, ou au contraire de mettre l’accent sur ce qui a bien fonctionné.

Et le KPI à prendre en considération est le retour sur investissement (ROI). Dresser un tableau de résultats en mesurant le ROI reflétera alors la réussite ou non de la mise en place d’une gestion prévisionnelle des ressources humaines.

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Les enjeux et défis de la GPEC pour les entreprises

Les avantages de la GEPP pour l'organisation et les salariés

À l'échelle de l'entreprise, la GPEC permet d'anticiper les évolutions du marché et de s'adapter aux changements structurels, ce qui améliore sa compétitivité et sa capacité à innover.

En optimisant la gestion des compétences, une entreprise favorise une allocation plus efficace des ressources humaines, réduisant ainsi les coûts liés au recrutement et à la formation.

À l'échelle individuelle du salarié, la GEPP est une opportunité de développement professionnel continu. Elle permet une meilleure visibilité sur les parcours de carrière, encourage la montée en compétences et favorise la mobilité interne.

Cela contribue à une plus grande satisfaction au travail et à une meilleure fidélisation des employés. D'où la réduction du turnover et des coûts liés aux recrutements !

Les difficultés rencontrées et les obstacles à surmonter

Malheureusement, nous constatons tout de même des freins dans le pilotage de la GEPP.

Nous en distinguons 3 qui sont récurrents, et assez bloquants.

Avoir une vision trop ambitieuse

La plupart du temps, les entreprises, lorsqu’elles souhaitent mettre en place une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, ont certaines attentes, certains objectifs. Pourtant, cela s’avère être souvent trop ambitieux, et donc difficilement applicable.

Le temps manque parfois, et les objectifs ne sont pas assez adaptés aux réels besoins de l’entreprise. En conséquence, le projet n’aboutit pas, ou alors abouti mais n’est pas bénéfique car mal réalisé.

Il est alors important de bien étudier ses besoins, et les moyens pour les satisfaire.

Un désalignement des acteurs

On entend par là, un désaccord entre les différentes parties prenantes du projet.

Comme vu ci-dessus, nombreux sont les acteurs, ce qui rend la cohésion plus dure. Les RH, et managers ont parfois tendance à mal s’aligner avec les besoins des collaborateurs, ce qui, par la suite, crée des résistances. Cela est naturel.

Il est important de garder en tête que la mise en place d’une GEPP doit être acceptée par tous, tant par les managers que par les collaborateurs. En effet, le but principal est la bonne évolution de tous au sein d’un projet commun.

Le manque de bons outils

Enfin, le troisième frein, qui survient de manière récurrente est le manque d’outils.

Nombreuses sont les entreprises qui se développent, grandissent, mais continuent d’utiliser les mêmes outils qu’avant leur expansion.

Par conséquent, un problème se pose : sans outils adéquats les objectifs ne pourront être atteints, la qualité ne suivra pas, et de ce fait, les données recueillies seront difficilement exploitables ou fiables.

Avoir les bons outils permet de donner un sens aux données, et ainsi de mieux encadrer et gérer les projets. La GPEC demande en effet d’être précis et rigoureux sur l’exploitation des données, pour mieux mesurer les résultats ensuite.

Quelques exemples d’outils de GEPP pour les équipes RH :

• Un référentiel des emplois et compétences de l'entreprise
• L'élaboration de fiches emplois
• La cartographie des compétences disponibles
• L'identification de passerelles de mobilité
• Un logiciel GPEC comme Empowill

L’importance de la GPEC dans un contexte de transformation digitale

Dans un contexte de transformation digitale, la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences devient un levier stratégique incontournable pour les entreprises.

Effectivement, la digitalisation accélère les changements technologiques et modifie profondément les métiers. Les compétences doivent suivre pour garantir la compétitivité de l'organisation !

La GPEC permet d'identifier les compétences digitales clés, d'anticiper les besoins futurs et de planifier les formations nécessaires pour combler les écarts de compétences. Elle facilite également la gestion du changement en accompagnant les salariés dans l'acquisition de nouvelles compétences, réduisant ainsi la résistance au changement et favorisant une culture d'innovation.

En intégrant la GPEC dans leur stratégie de transformation digitale, les entreprises peuvent non seulement optimiser leur performance, mais aussi garantir l'engagement et la satisfaction de leurs employés face aux nouveaux défis technologiques.

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La GPEC et le cadre légal

Les obligations légales des entreprises

La loi Borloo datant de 2005 rend la GPEC obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés (et les entreprises ou groupes de dimension communautaire employant au moins 150 salariés en France). Ces entreprises ont l'obligation d’engager des négociations à ce sujet au moins tous les 3 ans. De plus, tous les effectifs de l'entreprise sont concernés par les mesures mises en place à travers la GPEC.

Pour encourager malgré tout les entreprises de moins de 300 salariés à mettre en place la GPEC au sein de leurs équipes, un dispositif d’appui-conseil et une aide financière de l’État pour élaborer un plan de GPEC ont été mis en place. Ces dispositifs sont accessibles via les OPCO et les montants dépendent des différentes conventions collectives.

Les accords de branche et d'entreprise

Un accord de branche ou d’entreprise peut organiser les négociations obligatoires en déterminant les différents éléments : calendrier (au moins une fois tous les 4 ans), périodicité, thèmes et modalités de négociation. S’il n’existe pas un tel accord, la négociation doit avoir lieu tous les 3 ans.

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